大數(shù)據(jù)背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位提高檔案管理效率策略探析

摘 要：近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，科技水平顯著提升，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的推動(dòng)下，加快了各領(lǐng)域的改革進(jìn)程。在我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)檔案管理方面，隨著大數(shù)據(jù)管理模式的應(yīng)用，檔案管理效率大幅提高，進(jìn)一步發(fā)揮政府職能為社會(huì)服務(wù)的價(jià)值?；诖?，文章立足大數(shù)據(jù)背景下，分析大數(shù)據(jù)概念及在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的作用，并探究如何提高事業(yè)單位檔案管理效率，以供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；提高

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，給各行業(yè)發(fā)展帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，在檔案管理方面，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)極大改變了以往處理方式存在的弊端，促使事業(yè)單位在檔案管理方面的深入改革。為充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用，作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身管理情況，合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)，從而提高檔案管理效率。

一、大數(shù)據(jù)的基本概念及技術(shù)特點(diǎn)

1.大數(shù)據(jù)的基本概念

大數(shù)據(jù)是基于網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)展的時(shí)代產(chǎn)物，將信息資訊以虛擬化形式存儲(chǔ)和使用，在應(yīng)用中充分體現(xiàn)信息技術(shù)具有的特點(diǎn)，促使信息資源完成共享目標(biāo)。

2.大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點(diǎn)

（1）載體虛擬化

隨著各種多媒體設(shè)備設(shè)施的出現(xiàn)，推動(dòng)大數(shù)據(jù)在多領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，在減少資源浪費(fèi)情況方面具有重要意義。在數(shù)據(jù)載體虛擬化這一特點(diǎn)的支持下，數(shù)據(jù)信息能夠以虛擬信號(hào)呈現(xiàn)，在這一過(guò)程中的傳輸速度和效率尤為明顯。另外，通過(guò)應(yīng)用大容量計(jì)算機(jī)，可在同一時(shí)間內(nèi)完成多個(gè)信號(hào)的處理，隨后自動(dòng)存儲(chǔ)在磁盤(pán)內(nèi)。在這種方式的應(yīng)用下，能夠更好地體現(xiàn)信息的真實(shí)性和全面性。

（2）效率化

信息技術(shù)在處理信息方面的速度非常快，主要是大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠自動(dòng)處理內(nèi)容，比傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)檔案處理方式更高效。近幾年，隨著我國(guó)科技水平的提高，計(jì)算機(jī)處理信息的效率和準(zhǔn)確度進(jìn)一步提高，在檔案管理方面，為使用者提供了更大的便利條件。

3.事業(yè)單位檔案管理效率提高的背景

結(jié)合近幾年我國(guó)時(shí)代發(fā)展和變化，信息技術(shù)的出現(xiàn)深受社會(huì)各界歡迎，因而在社會(huì)中的普及程度越來(lái)越高，廣泛應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)。結(jié)合過(guò)去機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理模式都是以紙質(zhì)形式呈現(xiàn)，給檔案的搜集和整理帶來(lái)了很大的困難。尤其是紙質(zhì)檔案的儲(chǔ)存必須有足夠的空間。另外，如果儲(chǔ)存環(huán)境出現(xiàn)變化，很容易出現(xiàn)檔案損壞的問(wèn)題。目前，事業(yè)單位提高檔案管理效率的背景主要體現(xiàn)在時(shí)代背景和技術(shù)發(fā)展背景。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的重要作用

大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)和應(yīng)用推動(dòng)事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在自身發(fā)展中應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要性有全面的認(rèn)識(shí)，將其合理融入具體工作和環(huán)節(jié)中，從而為后續(xù)相關(guān)工作開(kāi)展奠定良好基礎(chǔ)，提高發(fā)展能力和水平。

1.促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革轉(zhuǎn)型

伴隨科技的不斷發(fā)展，我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位改革在穩(wěn)步推進(jìn)，其中檔案管理改革最為明顯。傳統(tǒng)的檔案收集、保管等模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足事業(yè)單位的需求，對(duì)于內(nèi)容較多且信息量大的事業(yè)單位檔案，如果仍按照傳統(tǒng)方式管理，不僅無(wú)法進(jìn)一步提高管理效率，還不利于單位后續(xù)發(fā)展。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用，事業(yè)單位在面對(duì)海量信息時(shí)可以快速獲取分析結(jié)果，精確掌握相關(guān)信息，為單位改革發(fā)展帶來(lái)積極作用。

2.發(fā)揮檔案管理信息化的作用

結(jié)合實(shí)際，機(jī)關(guān)單位大多是以紙質(zhì)檔案管理開(kāi)展相關(guān)工作，對(duì)溫度、濕度等會(huì)有相應(yīng)的要求，若在該環(huán)節(jié)中出現(xiàn)問(wèn)題，則會(huì)引發(fā)多個(gè)問(wèn)題出現(xiàn)，如紙質(zhì)變質(zhì)、資料嚴(yán)重?fù)p壞等。隨著電子檔案，逐漸替代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案形式，在這種檔案管理模式下，能夠充分體現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用，提高單位工作效率。

電子檔案的出現(xiàn)和應(yīng)用，幫助事業(yè)單位簡(jiǎn)化檔案管理流程。因傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中會(huì)消耗大量的人力和物力，影響工作效率的提高，而電子檔案的使用則可在數(shù)字化方式下，將檔案存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)或云端，不僅有效節(jié)省存儲(chǔ)空間，還大幅降低了單位的管理成本。另外，電子檔案在檢索和查詢(xún)方面也更為方便和快捷，通過(guò)搜索關(guān)鍵詞和日期等方式，極大提高了檔案的利用效率。電子檔案在檔案管理中的應(yīng)用，顯著提高了事業(yè)單位的工作效率。檔案查閱和利用是大多數(shù)單位日常工作中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。通過(guò)利用電子檔案，相關(guān)工作人員能夠隨時(shí)訪(fǎng)問(wèn)和獲取，有效避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案借閱和歸還等煩瑣流程，使得工作效率明顯提高。電子檔案在備份和傳承方面同樣發(fā)揮了重要作用，因傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理中易受到損壞和遺失，而電子檔案的備份和恢復(fù)可以快速完成，大幅提高了檔案的安全性和完整性。

3.有效滿(mǎn)足檔案存儲(chǔ)信息化要求

近幾年，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展，作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位面臨的挑戰(zhàn)增多，具體表現(xiàn)在工作量增加、檔案數(shù)量增加等方面。在這種情況下，給檔案管理人員工作開(kāi)展增加不小的難度。事業(yè)單位通過(guò)引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠推動(dòng)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的深入優(yōu)化，提高對(duì)信息數(shù)據(jù)的分類(lèi)程度，使檔案管理人員能夠高效獲取相關(guān)信息，保證檔案管理工作開(kāi)展效率和質(zhì)量。

三、基于大數(shù)據(jù)應(yīng)用的檔案管理效率問(wèn)題

結(jié)合目前大數(shù)據(jù)環(huán)境下單位在檔案管理效率方面存在的問(wèn)題，必須予以重視，還要深入分析出現(xiàn)問(wèn)題的原因，之后在該基礎(chǔ)上制定相應(yīng)的策略，促使檔案管理工作高效完成，實(shí)現(xiàn)提高效率的目標(biāo)。

1.檔案管理制度有待革新

以往人工管理模式是事業(yè)單位檔案管理工作的主要形式，在具體工作中，管理人員要收集和整理各項(xiàng)文件資料，歸納為完整的紙質(zhì)檔案。在整個(gè)流程中，需要工作人員耗費(fèi)較多的時(shí)間和精力。如果出現(xiàn)疏忽管理的情況，紙質(zhì)檔案就會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性產(chǎn)生嚴(yán)重影響。

在檔案信息化管理過(guò)程中，應(yīng)更加注重對(duì)數(shù)字資源的整合，合理完善系統(tǒng)功能，不僅能夠有效提高檔案信息的安全性，還可以極大地保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確分析的功能和高效服務(wù)，輔助相關(guān)部門(mén)制定決策。檔案管理是事業(yè)單位管理中的重要部分，為確保相關(guān)工作有序開(kāi)展，加強(qiáng)管理制度的完善十分必要。在當(dāng)前數(shù)據(jù)環(huán)境下，雖然事業(yè)單位已經(jīng)逐漸改變檔案管理模式，但是在相應(yīng)的制度建設(shè)方面依然存在不足，這種情況的出現(xiàn)，給事業(yè)單位后續(xù)工作開(kāi)展帶來(lái)不利影響，使得工作質(zhì)量無(wú)法得到有效保障，進(jìn)而制約了檔案管理效率的提高。另外，當(dāng)前不少事業(yè)單位在檔案管理制度建設(shè)方面存在相同的問(wèn)題，即制度不完善、管理流程不規(guī)范、人員素質(zhì)不高等。這些問(wèn)題的出現(xiàn)，已經(jīng)對(duì)單位檔案管理工作開(kāi)展質(zhì)量產(chǎn)生了影響。

2.缺乏專(zhuān)業(yè)人才，檔案信息意識(shí)薄弱

大數(shù)據(jù)背景下的機(jī)關(guān)事業(yè)單位，在檔案管理工作中面臨比較多的挑戰(zhàn)，其中包括人員素質(zhì)問(wèn)題。結(jié)合相關(guān)調(diào)查，有些機(jī)關(guān)事業(yè)單位現(xiàn)有檔案管理工作人員比較少，通常為兼職，這些人員并未接受過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)。同時(shí)，在檔案管理經(jīng)驗(yàn)方面也較為欠缺，使其在實(shí)際工作中不夠熟悉具體操作和相關(guān)知識(shí)，進(jìn)而影響了檔案管理的質(zhì)量和效率。隨著我國(guó)數(shù)字化技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，檔案管理工作對(duì)人員的技能和知識(shí)提出更高的要求。但是，因?yàn)槿狈ο嚓P(guān)專(zhuān)業(yè)背景和技能的人才，事業(yè)單位在推進(jìn)檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中往往會(huì)遇到諸多困難，不僅會(huì)影響檔案管理的效率，還可能對(duì)事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)產(chǎn)生負(fù)面影響。

3.設(shè)備設(shè)施及技術(shù)投入不足，信息安全性不高

在當(dāng)前檔案管理工作中，數(shù)字化檔案管理成為機(jī)關(guān)單位主要的使用方式。結(jié)合目前數(shù)字檔案應(yīng)用情況，在技術(shù)方面仍有待提升，部分事業(yè)單位在檔案管理工作中使用的管理技術(shù)比較落后，導(dǎo)致數(shù)字化檔案管理效果不理想。雖然數(shù)字化技術(shù)在應(yīng)用中能夠有效提高檔案管理效率，但依然要注意檔案數(shù)據(jù)安全，如果數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)受到病毒或黑客攻擊，就會(huì)給檔案信息安全造成嚴(yán)重影響。另外，一些單位檔案工作人員缺乏經(jīng)驗(yàn)，未能深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理的作用，致使信息被泄露的問(wèn)題愈發(fā)嚴(yán)重。

4.數(shù)據(jù)資源開(kāi)發(fā)力度不足，數(shù)據(jù)基礎(chǔ)不夠?qū)挿?/p>

在事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展期間，需要相關(guān)人員按照要求做好檔案資料內(nèi)容的鑒定，主要是評(píng)估是否具有檔案的性質(zhì)。在大數(shù)據(jù)管理下，能夠有效把控現(xiàn)有的數(shù)據(jù)資源范圍，特別是通過(guò)對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)手段的使用，能夠有效提升檔案管理質(zhì)量。與過(guò)去的工作方式相比，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠提高信息資源在整合和使用上的合理性，在具體工作中減少人員的勞動(dòng)量。

四、大數(shù)據(jù)背景下提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理效率的具體策略

隨著信息化時(shí)代到來(lái)，檔案管理在逐漸發(fā)展變化，為提高檔案管理水平，事業(yè)單位應(yīng)積極融入信息技術(shù)，改變當(dāng)前檔案管理存在的不足，在該基礎(chǔ)上實(shí)施合理且具體的策略。

1.建立完善的大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)

首先，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中要充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用，要確定著手點(diǎn)，結(jié)合實(shí)際情況積極完善現(xiàn)有的數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步推動(dòng)數(shù)字化檔案管理工作的開(kāi)展。事業(yè)單位要根據(jù)自身情況設(shè)計(jì)出符合需求的數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)，突破信息壁壘，加快檔案信息共享。

其次，要充分考慮模式的完整性，根據(jù)實(shí)際要求統(tǒng)一檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)，開(kāi)放共享端口。通過(guò)這一方式，能夠有效減少信息交互存在的緩慢問(wèn)題，降低對(duì)檔案利用的影響。對(duì)事業(yè)單位而言，完整的技術(shù)應(yīng)用模式可促進(jìn)各部門(mén)信息流通順暢，減少發(fā)生信息孤島的情況。檔案管理人員在制定技術(shù)模式期間，要結(jié)合不同部門(mén)的需求和特點(diǎn)，確保應(yīng)用模式的合理性。與此同時(shí)，還要根據(jù)具體變化情況及時(shí)做好調(diào)整，從而更好地適應(yīng)現(xiàn)代工作環(huán)境的要求。通過(guò)對(duì)檔案信息制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，可進(jìn)一步提高整個(gè)檔案管理的規(guī)范性，有助于檔案管理部門(mén)有效完成信息共享。在標(biāo)準(zhǔn)制定期間，事業(yè)單位要重點(diǎn)考慮檔案信息的要求，即分類(lèi)、編碼和存儲(chǔ)等，還要做好相應(yīng)的監(jiān)管工作。開(kāi)放共享端口能夠有效推動(dòng)相關(guān)部門(mén)信息交互，顯著提高工作效率。在共享端口開(kāi)放環(huán)節(jié)中，作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須保證信息的安全性。通過(guò)采取有效策略，避免發(fā)生檔案信息被泄露和濫用的情況。事業(yè)單位還需加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)運(yùn)行效果的觀(guān)察，通過(guò)定期檢查和分析，可在第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并妥善處理，并在此基礎(chǔ)上合理優(yōu)化數(shù)據(jù)平臺(tái)。在觀(guān)察和反饋過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)及時(shí)收集各部門(mén)意見(jiàn)，針對(duì)問(wèn)題原因做好分析，并采取相應(yīng)策略予以改進(jìn)。

2.提高數(shù)據(jù)分析服務(wù)能力

在信息化背景下，無(wú)論是數(shù)據(jù)信息匯總，還是分析環(huán)節(jié)，均發(fā)生了顯著的變化，給檔案管理工作的開(kāi)展帶來(lái)一定挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，減少了事業(yè)單位的管理成本，能夠確保工作有序開(kāi)展。在大數(shù)據(jù)技術(shù)中，數(shù)據(jù)分析功能占據(jù)重要地位。要想準(zhǔn)確掌握數(shù)據(jù)的隱藏價(jià)值，必須不斷提高檔案管理人員的信息數(shù)據(jù)分析能力。同時(shí)，要結(jié)合單位實(shí)際情況，因?yàn)槭聵I(yè)單位檔案信息類(lèi)型比較繁多，所以為保障檔案管理的有效性，機(jī)關(guān)事業(yè)單位有必要加強(qiáng)數(shù)據(jù)分析的能力，從而更好地適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作的要求。

3.加強(qiáng)檔案管理體系的規(guī)范性

作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位，其檔案管理工作與社會(huì)事務(wù)之間具有一定的關(guān)聯(lián)性。對(duì)此，事業(yè)單位應(yīng)擴(kuò)大檔案管理的范圍，制定相關(guān)的法律法規(guī)，并規(guī)范檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行中暴露的問(wèn)題，要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)合理完善檔案管理體系。對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，檔案管理工作是重要的組成部分，要想確保檔案管理工作順利開(kāi)展，作為管理者則要立足實(shí)際，制定相關(guān)政策法規(guī)和制度體系，為檔案管理工作開(kāi)展提供重要指導(dǎo)，為管理者提供有效的工具，促使檔案管理工作有序開(kāi)展。在制定政策法規(guī)和制度體系時(shí)，管理者要對(duì)單位實(shí)際情況開(kāi)展調(diào)查，結(jié)合各種因素，在最大程度上保證政策法規(guī)和制度體系在應(yīng)用中具有針對(duì)性。與此同時(shí)，管理者還要加強(qiáng)對(duì)管理體系的設(shè)計(jì)，管理體系應(yīng)結(jié)構(gòu)清晰、層次分明，通過(guò)合理設(shè)計(jì)，進(jìn)一步提高檔案管理工作效率，切實(shí)滿(mǎn)足單位各項(xiàng)工作開(kāi)展的需求。此外，管理者還要重視對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的問(wèn)題，促使檔案管理工作得到有效完善和優(yōu)化。

4.組建信息化管理團(tuán)隊(duì)

在檔案信息管理方面，機(jī)關(guān)事業(yè)單位有必要組建專(zhuān)業(yè)的信息化管理團(tuán)隊(duì)。檔案管理信息化建設(shè)需要人力提供重要的支撐，事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)中要注重人才的培養(yǎng)。檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，轉(zhuǎn)變檔案管理理念。與此同時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)對(duì)現(xiàn)有人員開(kāi)展培訓(xùn)工作，通過(guò)組織參加外部培訓(xùn)活動(dòng)，不斷提高員工管理水平。還可以在內(nèi)部開(kāi)展信息化檔案管理模式的學(xué)習(xí)或培訓(xùn)課，邀請(qǐng)行業(yè)專(zhuān)家來(lái)單位給檔案工作人員指導(dǎo)和教學(xué)，使其能夠深入了解和認(rèn)識(shí)信息化管理系統(tǒng)操作和使用情況。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在大數(shù)據(jù)背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案管理方面應(yīng)積極改變以往的管理模式，深入分析目前存在的問(wèn)題，更好地發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的作用，提高檔案管理工作效率，為事業(yè)單位后續(xù)發(fā)展奠定重要基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]何 品.淺析新形勢(shì)下事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀和對(duì)策——以省直事業(yè)單位為例[J].中國(guó)科技縱橫，2022（14）：133-135.

[2]張 鶴.提高機(jī)關(guān)檔案收集效能推進(jìn)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展——以包頭市檔案業(yè)務(wù)工作為例[J].卷宗，2020，10（35）：88.

[3]鐘莉芬.行政審批檔案信息化建設(shè)的路徑探析——以G市行政審批局檔案信息化建設(shè)為例[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2022（32）：13-15.

[4]喬才元，喬鎮(zhèn)軍，趙奕霖.立足全局推進(jìn)事業(yè)單位深化改革——由干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)改革引起的思考[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2021（15）：24-25.

[5]李 瀟，張?jiān)狡?，蔣 韜.新時(shí)期農(nóng)業(yè)科研單位檔案數(shù)字化管理工作現(xiàn)狀、問(wèn)題與對(duì)策——以北京市農(nóng)林科學(xué)院為例[J].中國(guó)科技縱橫，2022（22）：166-168.

（作者單位：青島市黃島區(qū)建筑工程管理服務(wù)中心）

作者簡(jiǎn)介：云志（1974—），女，漢族，山東淄博人，本科，館員，研究方向：檔案管理類(lèi)。