摘 要:隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,醫(yī)院財務(wù)檔案管理迎來了前所未有的發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)。文章概述了醫(yī)院財務(wù)檔案的管理范圍,詳細(xì)剖析了信息化背景下醫(yī)院財務(wù)檔案管理存在的主要問題,包括信息安全風(fēng)險、培訓(xùn)與技術(shù)普及不足以及成本壓力等,并提出了一系列切實可行的對策。例如,在培訓(xùn)與技術(shù)支持方面,強調(diào)了建立全面培訓(xùn)計劃和專業(yè)技術(shù)支持團(tuán)隊的重要性,在成本控制與效益分析方面,強調(diào)了合理投資、精細(xì)成本控制和持續(xù)效益評估等策略。能夠助力醫(yī)院健康、持續(xù)、高質(zhì)量發(fā)展,實現(xiàn)信息化背景下財務(wù)檔案管理的持續(xù)優(yōu)化和提升,為醫(yī)院在信息時代取得更大發(fā)展提供指導(dǎo)和支持。
關(guān)鍵詞:信息化;醫(yī)院;財務(wù)檔案
中圖分類號:G271;R197.322 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A
在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的時代,醫(yī)院財務(wù)檔案管理模式也經(jīng)歷著轉(zhuǎn)變。新興科技的涌現(xiàn)為醫(yī)療機構(gòu)帶來了數(shù)字化、自動化和智能化的全新機遇,為財務(wù)檔案管理注入了新的活力。然而,隨之而來的是一系列新的挑戰(zhàn),需要深入探討和應(yīng)對。通過深入剖析信息化背景下醫(yī)院財務(wù)檔案管理的趨勢、問題,并提出相應(yīng)的對策,旨在引領(lǐng)醫(yī)療行業(yè)更好地應(yīng)對數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的復(fù)雜挑戰(zhàn),以推動醫(yī)院財務(wù)檔案管理工作更高效、更安全的開展。在信息化背景下,如何巧妙應(yīng)用科技優(yōu)勢,既保障財務(wù)檔案的安全性和準(zhǔn)確性,又提升管理效率將是醫(yī)院亟須解決的核心議題。
一、信息化背景下醫(yī)院財務(wù)檔案管理概述
1.醫(yī)院財務(wù)檔案范圍
醫(yī)院財務(wù)檔案是指醫(yī)院為了記錄和管理財務(wù)活動而建立和維護(hù)的文件以及記錄體系,對于醫(yī)院的財務(wù)管理、財務(wù)報告及其合規(guī)性非常重要。按類別展開整理,醫(yī)院財務(wù)檔案主要包括:
(1)會計記錄:常見的財務(wù)報表,如資產(chǎn)負(fù)債表、損益表和現(xiàn)金流量表等,用于反映醫(yī)院的財務(wù)狀況和經(jīng)營業(yè)績。總賬記錄所有財務(wù)交易的賬戶,以確保準(zhǔn)確的財務(wù)報告;分類賬詳細(xì)記錄每一筆交易的分類,如收入、支出、資產(chǎn)以及負(fù)債等;日記賬按時間記錄所有財務(wù)交易的詳細(xì)信息。
(2)患者財務(wù)記錄:記錄患者在治病過程中的藥物、治療的賬單以及患者繳費后的收費單據(jù)、付款記錄。
(3)經(jīng)濟(jì)合同和協(xié)議:這一部分主要針對與醫(yī)院往來的藥物供應(yīng)商及保險公司等,還有明確記錄合同執(zhí)行情況的記錄報表。
(4)預(yù)算和財務(wù)規(guī)劃:對未來資金的安排等財務(wù)目標(biāo)、策略和規(guī)劃。
(5)稅務(wù)文件:申報稅務(wù)的文件和稅務(wù)合規(guī)文件。
以上只是一般性的檔案管理內(nèi)容,實際上可能會因醫(yī)院規(guī)模、類型和地區(qū)法規(guī)的不同而有所變化。保持財務(wù)檔案的完整性和準(zhǔn)確性對于醫(yī)院的財務(wù)健康和合規(guī)性至關(guān)重要。醫(yī)院財務(wù)檔案發(fā)揮著關(guān)鍵的作用,對醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)穩(wěn)健管理、法律合規(guī)性和整體運營的監(jiān)督起著重要作用。
2.信息化背景下醫(yī)院財務(wù)檔案管理趨勢
隨著社會的發(fā)展,信息技術(shù)像一只大手推動社會組織的運行,各行業(yè)領(lǐng)域越來越依賴數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化和智能化的運作和管理。在醫(yī)院財務(wù)檔案管理中,信息化背景涵蓋了以下幾個方面的發(fā)展:
(1)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。數(shù)字化轉(zhuǎn)型不是簡單地將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)為電子文檔,而是借助先進(jìn)的技術(shù)手段優(yōu)化整個財務(wù)管理流程,提高效率,降低成本,并增強了信息的可用性和安全性。通過數(shù)字化技術(shù),財務(wù)檔案可以存儲在電子文檔管理系統(tǒng)(EDMS)中,使信息檢索更加高效。電子文檔的可搜索性大幅提高,財務(wù)人員可以通過關(guān)鍵詞、日期等準(zhǔn)確、快速地找到需要的信息,促進(jìn)信息的即時共享。數(shù)字化轉(zhuǎn)型減少了對大量紙質(zhì)文件的需求,節(jié)約了辦公空間,減少了存儲和維護(hù)紙質(zhì)檔案的成本。降低紙張的使用對環(huán)境友好,符合可持續(xù)發(fā)展的環(huán)保理念。這一過程對于醫(yī)院財務(wù)檔案管理來說,是實現(xiàn)現(xiàn)代化管理和適應(yīng)信息時代要求的必然趨勢。
(2)自動化和工作流程優(yōu)化。自動化和工作流程優(yōu)化是指在醫(yī)院財務(wù)檔案管理中引入自動化工具和優(yōu)化工作流程,減少因人工操作造成的錯誤,提高工作效率,并優(yōu)化內(nèi)部控制。引入自動化工具,如財務(wù)管理軟件、電子審批系統(tǒng)等,以替代煩瑣的手工操作。自動化工具可以涵蓋財務(wù)流程的各個環(huán)節(jié),包括發(fā)票處理、支付審批、報銷管理等。設(shè)計并實施自動化的財務(wù)審批流程,以加速審批過程,包括自動化的審批通知、在線審批系統(tǒng)以及與相關(guān)部門的及時溝通。自動化工具能夠有效減少因人為錯誤引起的財務(wù)問題。通過預(yù)設(shè)規(guī)則、邏輯和驗證,自動化系統(tǒng)能夠識別潛在的錯誤并及時修正,降低了錯誤的發(fā)生率。通過自動化和工作流程優(yōu)化,醫(yī)院財務(wù)檔案管理不僅提高了工作效率,還增強了財務(wù)流程的透明度和精確性,為財務(wù)管理提供了更可靠的基礎(chǔ)。
(3)移動化應(yīng)用。移動化應(yīng)用是指通過移動設(shè)備,如智能手機、平板電腦等移動終端,安裝相關(guān)應(yīng)用程序,使財務(wù)人員能夠隨時隨地訪問和處理財務(wù)信息,不僅提高了工作的靈活性,還加強了團(tuán)隊之間的協(xié)作和信息分享。移動化應(yīng)用允許財務(wù)人員通過其移動設(shè)備隨時隨地訪問財務(wù)數(shù)據(jù)和系統(tǒng),不再受制于辦公場地的局限,財務(wù)人員可以在會議、外出辦公或在家工作的情況下依然能夠獲取所需的財務(wù)信息。移動應(yīng)用注重用戶體驗的設(shè)計,使財務(wù)人員可以通過直觀、易用的界面來執(zhí)行各種財務(wù)操作。優(yōu)化的用戶體驗提高了移動應(yīng)用的接受度和使用效果。移動化應(yīng)用的普及在醫(yī)院財務(wù)檔案管理中為財務(wù)人員提供了更靈活、便捷的工作方式,推動了團(tuán)隊協(xié)作和信息共享的效率提高。
(4)實時數(shù)據(jù)分析。實時數(shù)據(jù)分析是指醫(yī)院通過信息技術(shù),能夠在數(shù)據(jù)生成的同時對財務(wù)數(shù)據(jù)做出及時分析和處理。利用實時數(shù)據(jù)分析,可以生成即時的財務(wù)報告,包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表以及現(xiàn)金流量表等。實時數(shù)據(jù)分析有助于及時發(fā)現(xiàn)潛在的財務(wù)問題和異常情況,提前預(yù)警風(fēng)險。通過監(jiān)測關(guān)鍵的財務(wù)指標(biāo),可以迅速識別偏離預(yù)期的趨勢,從而及時采取糾正措施。醫(yī)院管理層可以隨時查看最新的財務(wù)狀況,了解醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)狀況。實時數(shù)據(jù)分析提供了客觀的財務(wù)績效評估,使管理層能夠更快速地了解各個部門和項目的表現(xiàn)。
二、信息化背景下醫(yī)院財務(wù)檔案管理存在的問題
1.信息安全風(fēng)險
在信息化背景下,醫(yī)院財務(wù)檔案管理所面臨的一系列信息安全風(fēng)險呈現(xiàn)多層次和多維度的挑戰(zhàn)。數(shù)字化和電子化的進(jìn)程雖然為財務(wù)管理提供了便捷性,卻也引發(fā)了一系列潛在問題。首先,數(shù)據(jù)被泄露成為一個顯著問題,數(shù)字檔案的傳輸和存儲容易受到未經(jīng)授權(quán)的訪問,可能導(dǎo)致敏感財務(wù)信息被泄露。其次,網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件造成嚴(yán)重的風(fēng)險,有可能導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓、數(shù)據(jù)丟失,甚至勒索行為。員工的疏忽和錯誤操作也成為財務(wù)檔案管理中一個難以忽視的問題,可能引發(fā)嚴(yán)重的數(shù)據(jù)安全問題。供應(yīng)鏈風(fēng)險則源于與外部合作伙伴或供應(yīng)商共享信息的不確定性,可能被泄露或濫用。此外,合規(guī)性和法規(guī)風(fēng)險,尤其是在醫(yī)療領(lǐng)域的特殊法規(guī)下,對財務(wù)檔案的管理提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。最后,社會工程學(xué)攻擊作為一種針對人的攻擊手段,增加了財務(wù)信息被非法獲取的風(fēng)險。這些問題相互交織,需要細(xì)致而全面的安全措施以應(yīng)對不同層面的威脅,確保醫(yī)院財務(wù)檔案安全可控。
2.培訓(xùn)及技術(shù)普及不足
在信息化大背景下,醫(yī)院財務(wù)檔案管理所面臨的培訓(xùn)與技術(shù)普及差距問題顯著,衍生出一系列潛在的難題。
首先,員工可能因缺乏對系統(tǒng)操作的充分培訓(xùn)而導(dǎo)致操作技能不足,從而引發(fā)數(shù)據(jù)輸入錯誤和操作失誤的潛在風(fēng)險,不僅可能對財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性產(chǎn)生負(fù)面影響,還可能導(dǎo)致整個財務(wù)檔案管理系統(tǒng)的運行效率下降。
其次,技術(shù)普及差距可能導(dǎo)致財務(wù)團(tuán)隊未能充分了解和適應(yīng)新的信息化系統(tǒng),進(jìn)而妨礙了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的有效應(yīng)用。員工可能因為對新技術(shù)的不熟悉而產(chǎn)生抵觸情緒,降低了系統(tǒng)的整體使用率。這種技術(shù)普及不足可能阻礙醫(yī)院財務(wù)團(tuán)隊充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的潛在優(yōu)勢,限制了系統(tǒng)的實際效益。
3.成本壓力
在信息化背景下,醫(yī)院財務(wù)檔案管理面臨著顯著的成本壓力。這一挑戰(zhàn)主要體現(xiàn)在技術(shù)投資、培訓(xùn)、數(shù)據(jù)遷移、安全隱私保護(hù)以及運維維護(hù)等方面。引入財務(wù)信息化系統(tǒng)需要龐大的投資,包括購置相關(guān)硬件和軟件,并需對員工開展相應(yīng)培訓(xùn),以適應(yīng)新系統(tǒng)。此外,從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理的過渡,涉及大量數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確遷移,需要耗費大量的時間和人力。安全性和隱私保護(hù)是醫(yī)療信息化的核心要求,因此,實施和維護(hù)高水平的安全措施也構(gòu)成了一項不可忽視的成本。此外,信息化系統(tǒng)的日常運行需要專業(yè)的技術(shù)支持和維護(hù),增加了醫(yī)院的運營開支。但是,從長遠(yuǎn)來看,信息化有望提高工作效率,減少錯誤,能夠給醫(yī)院財務(wù)管理帶來更為可觀的長期收益。醫(yī)院在決策時需要全面考慮短期成本與長期效益,以實現(xiàn)信息化建設(shè)的順利推進(jìn)。
三、信息化背景下醫(yī)院財務(wù)檔案管理對策
1.信息安全管理
為了應(yīng)對信息化背景下醫(yī)院財務(wù)檔案管理所面臨的成本壓力和信息安全管理的挑戰(zhàn),醫(yī)院可以采取一系列綜合對策。(1)建立詳盡的信息安全政策,確保患者信息和財務(wù)數(shù)據(jù)的合理使用、存儲和傳輸。(2)投資先進(jìn)的安全技術(shù)和設(shè)備設(shè)施,包括身份驗證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)加密技術(shù),以提高醫(yī)院整體的信息安全水平。(3)通過開展定期的培訓(xùn),增強醫(yī)院工作人員對信息安全威脅的認(rèn)識,降低社會工程學(xué)等攻擊的風(fēng)險。(4)建立權(quán)限管理制度,確保只有合適的人員能夠訪問敏感數(shù)據(jù),并實施審計機制以監(jiān)測數(shù)據(jù)訪問行為。同時,制訂完善的備份和災(zāi)難恢復(fù)計劃,應(yīng)對各類意外事件,保障財務(wù)檔案的可靠性和可用性。(5)與專業(yè)安全機構(gòu)合作,開展安全風(fēng)險評估和滲透測試,及時發(fā)現(xiàn)并解決潛在的安全問題。強調(diào)合規(guī)性與監(jiān)管遵從,確保信息安全體系符合相關(guān)法規(guī)要求。通過社交工程學(xué)培訓(xùn),使醫(yī)院員工具備防范釣魚攻擊、欺詐等威脅的能力。通過這些綜合對策,醫(yī)院能夠更有效地解決財務(wù)檔案管理的成本壓力,提高信息安全管理水平,保障醫(yī)療信息的完整性和保密性。
2.培訓(xùn)與技術(shù)支持
在信息化背景下,醫(yī)院財務(wù)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)可以通過強調(diào)培訓(xùn)與技術(shù)支持來得到有效解決。通過全面的員工培訓(xùn)計劃,確保工作人員熟練掌握新引入的財務(wù)信息化系統(tǒng),包括基本操作、數(shù)據(jù)輸入規(guī)范、信息安全意識等方面。同時,建立專業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊,能夠快速響應(yīng)并解決工作人員在系統(tǒng)使用中遇到的技術(shù)問題,提供多種支持渠道以方便獲取幫助。此外,還應(yīng)定期組織持續(xù)的培訓(xùn)活動,使員工能夠適應(yīng)系統(tǒng)的更新和變化,熟練掌握系統(tǒng)的應(yīng)用。鼓勵用戶提供反饋,建立反饋機制,以便及時發(fā)現(xiàn)問題并提供改進(jìn)。制作清晰易懂的操作手冊和文檔,并建立知識庫,為工作人員提供自助式的技術(shù)支持。通過這些對策,醫(yī)院能夠更好地提高工作人員對系統(tǒng)的接受度和使用效率,最大限度地發(fā)揮信息化帶來的作用。這種綜合的解決方案將有助于醫(yī)院有效應(yīng)對財務(wù)檔案管理的挑戰(zhàn),實現(xiàn)信息化管理的順利推進(jìn)。
3.成本控制與效益分析
為了解決信息化背景下醫(yī)院財務(wù)檔案管理的成本問題,醫(yī)院可以采取一系列綜合對策,側(cè)重在成本控制與效益分析方面。首先,建立明確的投資規(guī)劃,確保在引入信息化系統(tǒng)時資金的合理分配,并制定成本控制機制,監(jiān)控各方面的支出,防止不必要的開支;其次,定期開展效益分析和ROI評估,全面了解信息化系統(tǒng)的實際效果,包括工作效率的提高、錯誤減少等方面,給未來的決策提供參考依據(jù)。在選擇技術(shù)解決方案時,應(yīng)考慮系統(tǒng)的靈活性和可擴展性,避免出現(xiàn)過度投入或不足的情況。通過實現(xiàn)財務(wù)檔案管理的自動化和流程優(yōu)化,降低人工處理的時間和成本的同時,推動數(shù)字化轉(zhuǎn)型,并將更多財務(wù)流程納入信息化系統(tǒng)中,以進(jìn)一步提高效率,降低處理成本。此外,還應(yīng)定期評估系統(tǒng)性能,及時更新系統(tǒng),以防止額外的維護(hù)和升級成本。建立績效管理體系,通過設(shè)定與信息化目標(biāo)相關(guān)的績效指標(biāo),激勵員工積極參與和支持信息化建設(shè)。通過這些綜合對策,醫(yī)院可以更好地解決成本壓力和效益分析方面的問題,實現(xiàn)信息化系統(tǒng)的順利推進(jìn),提高醫(yī)院財務(wù)檔案管理的整體水平。
四、小結(jié)
在信息化背景下,醫(yī)院財務(wù)檔案管理正朝著數(shù)字化、自動化和智能化的方向迅速發(fā)展,以提高工作效率,并實現(xiàn)更好的數(shù)據(jù)管理與分析。醫(yī)院財務(wù)檔案室應(yīng)采取一系列措施解決信息安全風(fēng)險、培訓(xùn)與技術(shù)普及不足和成本壓力等問題。
為了應(yīng)對信息化背景下醫(yī)院財務(wù)檔案管理存在的問題,醫(yī)院可以采取建立信息安全管理體系、制訂全面的培訓(xùn)計劃、明確投資規(guī)劃等一系列有針對性的對策。同時,加強網(wǎng)絡(luò)安全、制定訪問權(quán)限規(guī)范和定期開展安全審計,以保障患者隱私和財務(wù)數(shù)據(jù)的安全。此外,對員工展開培訓(xùn),保證其能夠熟練掌握新系統(tǒng)的操作,建立專業(yè)的技術(shù)支持團(tuán)隊,以迅速解決員工在使用過程中的問題,提高系統(tǒng)的整體可用性。注重成本控制,并建立有效的效益分析機制,以確保投資的可持續(xù)性和合理性。通過這些綜合對策,能夠提高醫(yī)院財務(wù)檔案管理水平,助力醫(yī)院健康、持續(xù)發(fā)展。
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(作者單位:單縣婦幼保健院)
作者簡介:董秦(1978—),女,漢族,山東單縣人,本科,副研究館員,研究方向:檔案管理。