信息化時(shí)代人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作探析

摘 要：信息化是社會(huì)進(jìn)步的表現(xiàn)，信息技術(shù)給人們的工作和生活帶來便利。人力資源和社會(huì)保障檔案涉及人員范圍廣、信息量龐大以及內(nèi)容復(fù)雜，在信息化時(shí)代，傳統(tǒng)檔案管理模式存在的問題逐漸暴露，檔案管理信息化不足、缺乏保障機(jī)制、管理人員專業(yè)化水平較低。新時(shí)代對(duì)檔案管理提出檔案查詢便捷化、信息共享高效化、保存安全性等要求，為使人力資源和社會(huì)保障檔案管理實(shí)現(xiàn)從“紙件”到“指尖”的轉(zhuǎn)變，文章針對(duì)人力資源和社會(huì)保障相關(guān)部門實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的途徑展開分析，以期為提升檔案管理質(zhì)量提供幫助。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；人力資源社會(huì)保障；檔案管理

中圖分類號(hào)：D632.1；G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作是民生檔案管理的重要組成部分，其內(nèi)容包含大量的民生信息，如就業(yè)登記信息、養(yǎng)老保險(xiǎn)信息、技能培訓(xùn)信息、職工檔案信息以及人事考試信息等。隨著社會(huì)的發(fā)展，我國進(jìn)入信息化時(shí)代，信息技術(shù)是時(shí)代先進(jìn)的生產(chǎn)力，大數(shù)據(jù)技術(shù)極大地提高了信息獲取、處理、儲(chǔ)存及傳輸速度，并提高了時(shí)代運(yùn)行的效率。在信息化時(shí)代，為提高人力資源和社會(huì)保障檔案管理水平，應(yīng)積極利用先進(jìn)的信息技術(shù)，并將其融入檔案管理過程中，搭建數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案管理，提高檔案利用效率。為使檔案管理真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和信息化，應(yīng)通過有針對(duì)性的培訓(xùn)提高檔案管理人員的專業(yè)水平，并制定科學(xué)有效的檔案管理制度，不斷提高人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作效能。

一、信息化時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出的新要求

信息時(shí)代的檔案管理工作是建立在現(xiàn)代化信息技術(shù)基礎(chǔ)上開展的，人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作紛繁復(fù)雜，信息化時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出了檔案查詢便捷化、信息共享高效化及保存安全性的新要求。

首先，檔案管理工作要滿足查詢便捷化的需求。信息化時(shí)代，數(shù)字化檔案管理有信息技術(shù)支持，可以使用網(wǎng)絡(luò)查詢，利用網(wǎng)絡(luò)打印檔案資料，為檔案利用提供便利。數(shù)字化檔案管理能夠?qū)⒛夸浥c全文檢索相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案查詢速度的升級(jí)，能夠準(zhǔn)確調(diào)閱和查詢使用人員想要的檔案信息，節(jié)約檔案信息查詢時(shí)間，彌補(bǔ)人工檔案管理的不足，提高檔案管理的效率。例如，審核職工檔案辦理退休業(yè)務(wù)時(shí)，無須企業(yè)攜帶員工紙質(zhì)檔案到現(xiàn)場審核，只需在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下利用數(shù)字檔案系統(tǒng)檢索查詢，就能找到需要審核確認(rèn)的材料，縮短檔案查詢時(shí)間，加快業(yè)務(wù)辦理的速度。

其次，信息化時(shí)代提出了對(duì)海量信息高效共享的要求。人力資源和社會(huì)保障檔案信息隨著時(shí)代的發(fā)展管理內(nèi)容逐漸增多，檔案數(shù)量激增增加了管理的難度。檔案信息的需求者可以自行在檔案數(shù)字化系統(tǒng)中查詢檔案資料，節(jié)約查詢檔案的時(shí)間。數(shù)字化系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的自動(dòng)歸檔、保存。檔案信息共享的主要目的是為了用戶能隨時(shí)查詢所需的檔案資料，對(duì)此，可以開設(shè)專門的窗口供用戶查詢，實(shí)現(xiàn)檔案資料共享。

最后，信息化時(shí)代檔案保存可能存在被泄露的安全風(fēng)險(xiǎn)。使用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠有效規(guī)避管理風(fēng)險(xiǎn)。系統(tǒng)可以自動(dòng)存儲(chǔ)和查閱檔案信息，并利用權(quán)限管理措施加強(qiáng)檔案管理的安全級(jí)別，確保管理人員在限制的權(quán)限內(nèi)查詢檔案，避免檔案信息被泄露，保證人力資源和社會(huì)保障檔案信息的安全性。

二、數(shù)字化檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)

1.檔案管理信息化程度較低

在信息時(shí)代發(fā)展助推下，人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作開始逐步利用信息技術(shù)，其檔案管理效率在一定程度上得到提高，但同時(shí)，由于數(shù)字化檔案管理模式不夠成熟，也暴露出許多檔案管理問題。例如，檔案數(shù)字管理系統(tǒng)不完善、檔案管理服務(wù)手段落后，不能為用戶提供良好的檔案利用服務(wù)。部分單位檔案管理信息化程度不足，無法滿足當(dāng)代社會(huì)檔案管理的實(shí)際需求及用戶的現(xiàn)實(shí)使用需求，群眾多跑腿的現(xiàn)象仍然存在。同時(shí)，各級(jí)各部門所用檔案管理系統(tǒng)不同，無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，不利于檔案信息的管理利用，沒有充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，甚至影響檔案儲(chǔ)存與使用，阻礙檔案管理工作高質(zhì)量開展。

2.檔案管理工作中存在泄露信息的風(fēng)險(xiǎn)

信息化時(shí)代，信息化檔案管理檢索迅速、查找方便以及存儲(chǔ)量大，但容易遭受信息安全問題困擾，包括計(jì)算機(jī)病毒風(fēng)險(xiǎn)、網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)以及應(yīng)用系統(tǒng)的安全風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)重破壞檔案管理系統(tǒng)，甚至導(dǎo)致重要信息被泄露。加強(qiáng)檔案安全管理是人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵。檔案管理信息被泄露的途徑包括拷貝、存儲(chǔ)設(shè)備丟失及網(wǎng)絡(luò)入侵等。防止信息數(shù)據(jù)被泄露需要利用網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)保護(hù)檔案信息。信息時(shí)代，數(shù)據(jù)互通互聯(lián)，數(shù)據(jù)共享過程中容易被惡意者通過密鑰查閱文檔，導(dǎo)致文檔信息被泄露。檔案信息被泄露不僅侵害當(dāng)事人的權(quán)益，還對(duì)單位造成不良影響，給事業(yè)單位檔案管理信息化轉(zhuǎn)變帶來極大隱患。因此，為了避免重要數(shù)據(jù)信息被泄露，需要加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高檔案管理安全級(jí)別。

3.檔案管理人員的專業(yè)化水平不高

在傳統(tǒng)檔案管理模式中，人力資源和社會(huì)保障檔案工作人員大多關(guān)注紙質(zhì)檔案的整理，缺乏信息技術(shù)知識(shí)，整體信息化素養(yǎng)較低，專業(yè)化水平亟須提高。目前，大部分從事人力資源和社會(huì)保障檔案工作的一線職工并非檔案專業(yè)科班出身、工作人員的專業(yè)化水平并不統(tǒng)一。管理人員對(duì)新老員工的培訓(xùn)模式較為簡單，通過老帶新的系統(tǒng)化模式培訓(xùn)新人，導(dǎo)致培訓(xùn)效果不明顯。此外，檔案工作人員培訓(xùn)體系不夠完善，管理人員專業(yè)水平與專業(yè)素養(yǎng)不適應(yīng)信息時(shí)代檔案管理的需求。除單位培訓(xùn)體系不完善外，與人力資源和社會(huì)保障檔案管理人員較少主動(dòng)提升自我，對(duì)提升專業(yè)能力積極性較差也有關(guān)。因此，需要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的工作態(tài)度，提高檔案管理工作的整體水平。

4.缺乏完善的檔案管理制度

大部分事業(yè)單位檔案管理工作逐漸向信息化發(fā)展，但缺乏完善的檔案管理制度，仍然使用傳統(tǒng)的管理制度，無法滿足信息時(shí)代檔案管理的需求。例如，由于管理制度不完善，普遍存在各種不規(guī)范的問題，檔案管理人員忽視網(wǎng)絡(luò)安全、信息安全工作建設(shè)，在收集檔案信息時(shí)可能出現(xiàn)鉆制度漏洞，導(dǎo)致檔案信息丟失、外泄等安全問題，不利于單位發(fā)展。傳統(tǒng)檔案管理制度與現(xiàn)代檔案管理工作要求不協(xié)調(diào)，無法發(fā)揮檔案管理的實(shí)際功能，檔案制度不完善使檔案管理工作缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，加之人員管理觀念固化，難以完善檔案管理制度，隨著信息技術(shù)不斷普及，將會(huì)給事業(yè)單位檔案管理工作順利開展造成阻礙。

三、人力資源和社會(huì)保障檔案數(shù)字化管理實(shí)現(xiàn)途徑

信息時(shí)代，現(xiàn)代化管理技術(shù)被廣泛使用在各個(gè)行業(yè)。傳統(tǒng)檔案管理模式無法滿足現(xiàn)代檔案管理工作的需求，為了提高人力資源和社會(huì)保障檔案信息的安全性，使檔案儲(chǔ)存更便利，檔案管理更高效，亟須實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，從構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)、加強(qiáng)檔案管理人員信息培訓(xùn)、完善檔案管理制度等方面提高檔案管理信息化程度。

1.構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提高信息化管理程度

在信息時(shí)代，為了提高人力資源和社會(huì)保障檔案管理信息化程度，確保信息數(shù)據(jù)的安全性，可以利用信息技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理的效率。區(qū)塊鏈技術(shù)是在信息時(shí)代產(chǎn)生的新技術(shù)之一，利用專門的數(shù)據(jù)技術(shù)傳輸數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩浴Ｓ捎谌肆Y源和社會(huì)保障檔案數(shù)據(jù)體積較大，內(nèi)容較多，數(shù)據(jù)在共享過程中容易出現(xiàn)被泄露、篡改，而數(shù)字檔案管理系統(tǒng)在計(jì)算過程中可以保護(hù)數(shù)據(jù)的安全性，提高數(shù)據(jù)共享的效率和安全性。因此，建立人力資源和社會(huì)保障檔案數(shù)據(jù)區(qū)塊鏈結(jié)構(gòu)十分必要。

構(gòu)建檔案管理信息化系統(tǒng)需要將區(qū)塊鏈技術(shù)與檔案數(shù)據(jù)相融合，使用區(qū)塊鏈技術(shù)對(duì)檔案管理實(shí)行整體規(guī)劃，充分發(fā)揮區(qū)塊鏈的優(yōu)勢，避免檔案管理出現(xiàn)無序擴(kuò)張現(xiàn)象，并對(duì)每一個(gè)參與節(jié)點(diǎn)加以管控。利用區(qū)塊鏈的去中心化讓檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)設(shè)置的權(quán)限與管理業(yè)務(wù)對(duì)等，數(shù)據(jù)信息均使用“區(qū)塊鏈＋檔案信息”的形式實(shí)施儲(chǔ)存和監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互通互聯(lián)，便于管理和監(jiān)控。在互識(shí)機(jī)制中可以實(shí)時(shí)監(jiān)管儲(chǔ)存的檔案信息，檔案管理人員可自行在服務(wù)端查詢檔案，并利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)完成數(shù)據(jù)傳輸。其中，訪問機(jī)制設(shè)定了訪問協(xié)議，未經(jīng)授權(quán)不能訪問，檔案信息不易被篡改。在這一過程中，充分尊重用戶個(gè)人隱私，在人力資源和社會(huì)保障檔案管理工作中結(jié)合檔案業(yè)務(wù)的特征，使檔案管理節(jié)點(diǎn)響應(yīng)效率更高，提高了檔案管理信息化程度，也確保了檔案信息的安全性。此外，為解決檔案儲(chǔ)存的問題，可以積極使用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程下載文件，在無線環(huán)境下下載與安裝文件，并根據(jù)需求點(diǎn)開相應(yīng)的程序，完成遠(yuǎn)程文件處理，可以隨時(shí)“歸檔”。同時(shí)，使用RFID技術(shù)對(duì)實(shí)物檔案存放實(shí)行管理，完成附件實(shí)體信息的收集、整理、記錄與發(fā)送，及時(shí)傳輸文檔，即使雙方無接觸也能實(shí)現(xiàn)。

2.加強(qiáng)信息化培訓(xùn)，提高檔案管理人員信息素養(yǎng)

要想真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，需要重視檔案管理的人才隊(duì)伍建設(shè)，為檔案管理信息化建設(shè)提供人才支持，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)信息化管理。在轉(zhuǎn)向信息化檔案管理過程中，檔案管理人員起著非常重要的作用，隨著存儲(chǔ)的檔案數(shù)量越來越多，檔案管理任務(wù)重大，傳統(tǒng)人工管理效率較低，就需要檔案管理人員利用信息技術(shù)完成。因此，人力資源和社會(huì)保障相關(guān)部門需要重視檔案管理的專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，為檔案管理信息化建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的人才支持。

一是拓展培訓(xùn)渠道，利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)開展線上培訓(xùn)。檔案主管部門提供相關(guān)教育資源，獲取前沿信息化課程，依托專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育平臺(tái)開展檔案信息化培訓(xùn)。培訓(xùn)課程可以設(shè)置分析研討環(huán)節(jié)，組織職工分析檔案信息化建設(shè)存在的難點(diǎn)，由線上平臺(tái)專家制定有針對(duì)性的解疑課程，為職工學(xué)習(xí)提供支持。鼓勵(lì)檔案工作人員利用碎片化時(shí)間開展檔案數(shù)字化技術(shù)學(xué)習(xí)，利用職稱評(píng)審等機(jī)制激發(fā)檔案工作人員學(xué)習(xí)內(nèi)動(dòng)力，為數(shù)字化檔案管理奠定人才基礎(chǔ)。

二是實(shí)施檔案管理信息化人才定向培養(yǎng)計(jì)劃。通過線下活動(dòng)交流、學(xué)習(xí)，幫助檔案管理人員掌握最新理論、知識(shí)及技術(shù)?？梢杂嗅槍?duì)性地開展培訓(xùn)，定向培養(yǎng)某一方面的知識(shí)，確保培訓(xùn)的實(shí)效性。開展定向培訓(xùn)活動(dòng)時(shí)可以邀請(qǐng)專家召開學(xué)術(shù)研討會(huì)議，確保員工學(xué)習(xí)質(zhì)量。例如，某人力資源和社會(huì)保障部門開展信息化專題培訓(xùn)，重點(diǎn)圍繞檔案管理先進(jìn)技術(shù)在提升檔案管理質(zhì)量中的實(shí)踐和方法，培訓(xùn)專家為檔案管理人員講解如何實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，并詳細(xì)解讀新《檔案法》信息化相關(guān)章節(jié)，提高檔案管理人員的理論基礎(chǔ)。

三是引進(jìn)優(yōu)秀人才，為檔案管理隊(duì)伍注入新活力。如果檔案管理人員思想觀念陳舊，就會(huì)對(duì)工作質(zhì)量影響較大，降低工作效率。因此，要加大引進(jìn)優(yōu)秀人才，激發(fā)檔案管理部門內(nèi)部活力。檔案管理部門應(yīng)制定專業(yè)化考核標(biāo)準(zhǔn)，重視人才實(shí)踐能力，根據(jù)管理需求選擇適合的人才。此外，人力資源和社會(huì)保障相關(guān)部門也應(yīng)該適當(dāng)提高員工招聘的專業(yè)要求，選擇綜合素質(zhì)高的員工，設(shè)置人才競爭機(jī)制，以此調(diào)動(dòng)檔案工作人員的工作熱情。

3.制定檔案管理制度，促進(jìn)檔案制度落實(shí)

“無規(guī)矩不成方圓”。為實(shí)現(xiàn)人力資源和社會(huì)保障數(shù)字化檔案管理，提高檔案管理信息化程度，應(yīng)制定科學(xué)、合理的檔案管理制度，結(jié)合當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展特點(diǎn)以及人力資源和社會(huì)保障相關(guān)部門的工作要求，及時(shí)完善檔案管理制度，加大監(jiān)督檢查力度，并嚴(yán)格將制度落實(shí)到檔案管理工作中。

一是建立健全檔案管理制度。信息時(shí)代，人力資源和社會(huì)保障相關(guān)部門需要及時(shí)完善檔案管理制度，重新確定檔案管理模式，勇于創(chuàng)新，使用新技術(shù)推動(dòng)檔案管理工作的開展。例如，隨著互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的發(fā)展，各單位響應(yīng)政務(wù)公開的要求建設(shè)了官方網(wǎng)站。網(wǎng)頁信息檔案作為一種新型的檔案門類進(jìn)入檔案工作范圍，應(yīng)根據(jù)國家最新的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定符合本單位的網(wǎng)頁信息檔案管理制度，明確該類型檔案的歸檔范圍和保管期限，以制度為依據(jù)及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中出現(xiàn)的新問題，從而進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理制度不斷完善。

二是樹立法治思想，積極開展檔案監(jiān)督檢查工作。2021年新修訂的《檔案法》專門增設(shè)了“監(jiān)督檢查”一章，自實(shí)施以來，極大促進(jìn)了相關(guān)單位的檔案管理工作，強(qiáng)化了檔案工作人員的法治意識(shí)。此外，檔案信息化建設(shè)也應(yīng)納入檔案管理監(jiān)督檢查工作，推動(dòng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部樹立“依法治檔”的思想意識(shí)，不斷創(chuàng)新檔案工作理念，加大信息化手段的運(yùn)用，堅(jiān)決杜絕檔案信息化管理推動(dòng)不力或出現(xiàn)違規(guī)違紀(jì)行為。利用制度和監(jiān)督檢查手段推動(dòng)檔案管理工作落實(shí)，將抽象的管理制度條目化、網(wǎng)格化，為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理提供外部監(jiān)督保障。

四、結(jié)語

綜上所述，在信息化時(shí)代，檔案管理工作亟須轉(zhuǎn)變管理方式，提高管理人員的專業(yè)化水平。實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理是新時(shí)代對(duì)檔案管理工作提出的新要求。傳統(tǒng)檔案管理存在管理效率低的問題，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理可以利用區(qū)塊鏈技術(shù)構(gòu)建數(shù)字管理系統(tǒng)，提高檔案管理信息化程度，加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息保護(hù)，確保檔案管理的安全性。檔案管理人員是開展檔案管理工作的重要保障，為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，應(yīng)重視檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，可以通過線上線下培訓(xùn)，提高管理人員理論知識(shí)及信息化水平，為實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理提供保障。

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（作者單位：威海市人才創(chuàng)新發(fā)展院）

作者簡介：王齊雨（1989—），女，漢族，山東威海人，碩士研究生，館員，研究方向：機(jī)關(guān)檔案、文書檔案。