醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理有效路徑探析

摘 要：文章探討醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的價值和現(xiàn)有問題。醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理有助于提高工作效率，但也面臨著信息安全、數(shù)據(jù)對接、投入不足、管理體制不完善和管理人員能力不足等多種挑戰(zhàn)。為了應對這些問題，文章提出一系列有效路徑和策略，包括加強制度改革、完善資金投入、建立電子信息平臺、加強檔案風險管控、規(guī)范管理操作流程和提升管理人員素養(yǎng)等，以期為醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院人事檔案；數(shù)字化；信息安全；資金投入；人員素養(yǎng)

中圖分類號：G271；R197.3 文獻標識碼：A

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理正經(jīng)歷著從傳統(tǒng)紙質(zhì)管理向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)型。人事檔案作為醫(yī)院管理和運營的重要資料，其管理效率和準確性直接關(guān)系醫(yī)院的人力資源配置、決策制定和服務(wù)質(zhì)量。然而，傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代醫(yī)院日益增長的管理需求和復雜性，存在信息膨脹、管理效率低下和管理成本高昂等一系列現(xiàn)實問題。數(shù)字化管理作為一種解決方案逐漸受到醫(yī)院管理者的關(guān)注和重視。通過引入現(xiàn)代信息技術(shù)，如大數(shù)據(jù)、云計算及人工智能等，可以實現(xiàn)人事檔案的集中化、標準化和自動化管理，提高管理效率和數(shù)據(jù)準確性。同時，也能確保檔案的安全性和完整性。然而，數(shù)字化管理也帶來了新的挑戰(zhàn)和問題，如信息安全、系統(tǒng)集成、管理體制變革和人才培養(yǎng)等，需要醫(yī)院管理者和相關(guān)人員共同努力和探索。

一、醫(yī)院人事檔案管理中應用數(shù)字化管理的價值

1.提高人事管理工作效率

隨著醫(yī)院規(guī)模的擴大和業(yè)務(wù)的日益復雜化，人事管理工作面臨著更高的工作量和管理壓力。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式涉及大量的手工操作、物理存儲和手動檢索，不僅效率低下，還容易出現(xiàn)錯誤，已經(jīng)難以滿足醫(yī)院現(xiàn)代化管理的需求，而數(shù)字化管理的應用為這些問題提供了有效的解決方案。通過將人事檔案信息轉(zhuǎn)化為電子格式并存儲在云端，可以實現(xiàn)檔案的快速分類、歸檔和共享，不僅簡化了人事管理流程，還提高了工作效率。此外，數(shù)字化管理還能實現(xiàn)智能化的檢索功能，使人事檔案的查詢變得更加科學、簡便和高效，減少了檢索的時間和成本，提高了查詢的準確性和速度，為醫(yī)院人事管理提供了強有力的技術(shù)支持。

2.實現(xiàn)人事檔案的精確化管理

人事檔案的精確性和完整性對于醫(yī)院管理至關(guān)重要。傳統(tǒng)檔案管理方式往往存在人事檔案混雜、分類不明確和難以整理等問題，增加了管理的復雜性，容易導致錯誤和遺漏。通過數(shù)字化、信息化應用，人事檔案可以根據(jù)崗位、部門等關(guān)鍵因素實行科學、系統(tǒng)的分類和歸檔，建立一個完整、統(tǒng)一、可靠的檔案管理體系，不僅降低了人事檔案管理的錯誤率，還確保了檔案的完整性、安全性和保密性，有效維護了員工的合法權(quán)益和醫(yī)院的利益。

3.提升醫(yī)院管理的精益化水平

在現(xiàn)代醫(yī)院管理中，提高管理效益和服務(wù)質(zhì)量已經(jīng)成為醫(yī)院發(fā)展的關(guān)鍵因素。隨著醫(yī)院的發(fā)展，如何實現(xiàn)管理的精益化和高效化成為一個亟待解決的問題。數(shù)字化應用為醫(yī)院管理提供了一個全新的思路和工具。通過實時收集、分析和處理人事數(shù)據(jù)，醫(yī)院可以實現(xiàn)對人事管理的全面管控，從而為醫(yī)院的決策制定和運營管理提供有力的數(shù)據(jù)支持，不僅提高醫(yī)院管理的精益化水平，還為醫(yī)院的高效運營和持續(xù)發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

二、醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.投入不足

目前，許多醫(yī)院的管理層對于人事檔案信息化管理的價值沒有更深入的了解，導致在此方面的資金和技術(shù)投入明顯不足。醫(yī)院管理層沒有全面地認識到人事檔案信息化管理對醫(yī)院整體管理和發(fā)展的深遠影響，導致了對該領(lǐng)域的資金投入不足，限制了人事檔案信息化管理水平的提高。資金短缺不僅影響現(xiàn)代化軟件和硬件設(shè)備設(shè)施的購買和更新，還有可能忽視人員培訓、系統(tǒng)維護和日常運營等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，從而影響整體的管理效率和服務(wù)質(zhì)量?，F(xiàn)在的人事檔案管理需要強大的數(shù)據(jù)處理和分析能力，以支持決策制定、資源配置等關(guān)鍵管理活動。但是，受限于資金投入，許多醫(yī)院的計算機軟件和硬件設(shè)備設(shè)施較為陳舊，無法滿足當下復雜和多變的信息化管理需求，成為醫(yī)院人事檔案信息化管理的一大障礙，錯失了提高管理水平和服務(wù)質(zhì)量的機會。

2.管理體制不完善

在醫(yī)院人事檔案信息化管理的過渡中，管理體制的不完善成為一個不可忽視的問題。很多醫(yī)院在開展人事檔案信息化建設(shè)時，仍然沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理制度，未能滿足現(xiàn)代信息化管理的需求和標準。例如，紙質(zhì)檔案管理中可能不涉及或未充分考慮數(shù)據(jù)加密、網(wǎng)絡(luò)安全以及遠程訪問等與信息化管理相關(guān)的重要問題，導致在實際操作中容易出現(xiàn)安全隱患和數(shù)據(jù)被泄露的風險。由于這些制度存在一定的滯后性，往往未能及時跟進和適應信息技術(shù)的發(fā)展和變化。

3.信息安全問題突出

盡管信息技術(shù)的應用為人事檔案管理帶來了便利和效率提升，但同時，信息安全問題也成為制約醫(yī)院信息化管理的主要障礙。相關(guān)管理人員在開展人事檔案信息化管理時，普遍缺乏足夠的信息安全意識和專業(yè)知識。在信息收集、錄入、處理和應用等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，由于對信息安全的重視不足，可能存在操作不當、疏忽大意等情況，增加了人事檔案信息丟失以及被泄露的風險。當前，很多醫(yī)院在建設(shè)和應用信息化管理系統(tǒng)時，對系統(tǒng)的安全保護措施不夠嚴密和完善，給潛在的網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒侵襲以及數(shù)據(jù)篡改等安全風險留下了漏洞和隱患。例如，如果醫(yī)院的人事檔案管理系統(tǒng)遭受木馬攻擊或病毒侵襲，可能會導致系統(tǒng)崩潰、數(shù)據(jù)丟失，甚至可能導致整個醫(yī)院的人事檔案管理系統(tǒng)陷入癱瘓，嚴重影響醫(yī)院的正常運營和服務(wù)質(zhì)量。

4.檔案信息源分散，數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一

在醫(yī)院的人事檔案信息管理中，檔案信息源分散，數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，導致信息難以實現(xiàn)有效的對接和整合。由于各部門之間的信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)管理體系存在差異，分散在各個部門的數(shù)據(jù)信息往往難以實現(xiàn)有效的交流和對接。例如，當需要將醫(yī)務(wù)人員的工資信息與其工作經(jīng)歷實行關(guān)聯(lián)分析時，由于信息源的分散性和數(shù)據(jù)格式的不統(tǒng)一，數(shù)據(jù)整合以及清洗需要人事部門花費大量的時間和精力，增加了信息管理的復雜性和難度。此外，數(shù)據(jù)對接的困難也可能導致信息更新延遲、數(shù)據(jù)冗余和錯誤等問題，進一步影響人事管理工作效率和數(shù)據(jù)的準確性。

5.管理人員綜合能力有待提升

目前，醫(yī)院部分管理人員對檔案管理仍然持有傳統(tǒng)觀念，認為其發(fā)展前途有限，對檔案管理工作缺乏足夠的熱情和積極性。部分管理人員的年齡結(jié)構(gòu)偏大，在計算機應用和信息化管理方面的基礎(chǔ)和能力相對較弱，進一步限制了醫(yī)院人事檔案管理的信息化水平和效率。此外，醫(yī)院人事檔案管理人員普遍缺乏足夠的專業(yè)技能和知識，大多數(shù)人僅停留在基礎(chǔ)的計算機操作層面，沒有深入學習掌握信息化管理相關(guān)專業(yè)知識和技能，限制了他們在檔案管理工作中的應用能力，也影響了醫(yī)院人事檔案信息化管理的整體質(zhì)量和效果。

三、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的有效路徑和策略

1.提升重視程度

（1）完善制度和責任機制

首先，配套制定和完善一系列的管理制度和規(guī)章制度，明確各項工作流程、責任分工和執(zhí)行標準，以提高管理的規(guī)范性和效率。通過規(guī)章制度來強化管理人員的信息化管理意識，確保其在實際工作中能夠嚴格按照制度要求實行操作和管理。為了激勵管理人員的積極性和主動性，還需完善激勵機制，對在信息化管理工作中表現(xiàn)出色的管理人員給予獎勵和榮譽，對違反制度和規(guī)定的行為作出相應的懲罰和處理，確保制度執(zhí)行的嚴肅性和權(quán)威性。以醫(yī)療體制改革為基礎(chǔ)，對相關(guān)的管理制度持續(xù)完善和補充，以適應醫(yī)療體制改革和醫(yī)院發(fā)展的新要求。這包括但不限于對檔案數(shù)據(jù)的完整性、真實性和可靠性實行嚴格的監(jiān)控和管理，確保檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量和安全性，不僅可以提高管理效率，還可以提高醫(yī)院的整體管理水平和服務(wù)質(zhì)量，為醫(yī)院的長期發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

（2）加大資金投入力度

在推進醫(yī)院人事檔案信息化管理的過程中，充足的資金支持是確保項目順利實行和取得良好效果的基礎(chǔ)保障，不僅可以確保醫(yī)院的信息化建設(shè)工作得到有效的支持和保障，還可以提高醫(yī)院的整體管理水平和服務(wù)質(zhì)量。醫(yī)院及時購進并更新軟硬件設(shè)備設(shè)施是保證醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件。在資金充足的情況下，可以考慮引進最新的信息技術(shù)和設(shè)備設(shè)施，以滿足醫(yī)院人事檔案信息化管理的實際需求和挑戰(zhàn)。此外，建立并逐步完善信息化平臺是提升醫(yī)院人事檔案信息化管理重視程度的關(guān)鍵。通過對醫(yī)院職工所有信息資料真實、準確、全面、詳細的記錄和管理，確保醫(yī)院人事檔案信息化管理的有效性和可靠性。

2.建立電子信息平臺

（1）加強平臺建設(shè)

隨著信息化時代的到來，電子信息平臺的建設(shè)和完善成為提升醫(yī)院人事檔案管理效率和質(zhì)量的關(guān)鍵。標準化、復用性及功能拓展是平臺建設(shè)的基礎(chǔ)和核心。通過對平臺的標準化設(shè)計與開發(fā)，確保平臺的穩(wěn)定性和可靠性，并提高平臺的復用性，滿足不同業(yè)務(wù)和應用場景的需求。在平臺的功能設(shè)計和實現(xiàn)過程中，應充分考慮人事檔案管理的特點和需求，如文字信息、圖片信息和數(shù)字數(shù)據(jù)的整合以及管理等。通過數(shù)字化信息的形式實行分級分類管理，實現(xiàn)對多種類型的人事檔案資料的統(tǒng)一化管理，提高信息管理的效率和質(zhì)量。電子信息平臺的建設(shè)應注重信息的共享和交流，以實現(xiàn)不同部門和人員之間的信息共享和合作交流，防止出現(xiàn)信息孤島效應，提高醫(yī)院的整體管理效率和服務(wù)質(zhì)量。在電子信息平臺的建設(shè)過程中，應以技術(shù)平臺、業(yè)務(wù)平臺、數(shù)據(jù)交換平臺、集成平臺和應用平臺的構(gòu)建為核心內(nèi)容，加強各個子平臺的有效銜接和集成，為人事檔案信息數(shù)據(jù)的收集、整合、存儲、分析和調(diào)用等提供便捷和支持。

（2）數(shù)據(jù)庫建設(shè)

數(shù)據(jù)庫建設(shè)是電子信息平臺建設(shè)的重要組成部分，直接關(guān)系到人事檔案信息的管理效率和質(zhì)量。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，可以實現(xiàn)對人事檔案信息的高效管理和利用。通過對員工的個性化電子檔案信息展開統(tǒng)一管理，提高人事檔案信息的完整性和準確性。并且，應充分利用既有的信息化設(shè)備設(shè)施和資源，將之前的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為圖片形式，并納入電子檔案管理系統(tǒng)中。通過這種方式，可以實現(xiàn)對既有人事檔案信息的數(shù)字化管理，提高信息的安全性和可靠性。建立和完善人事檔案信息化數(shù)據(jù)庫管理體系，確保相關(guān)人員可以便捷地對檔案信息實行查閱和管理。通過對數(shù)據(jù)庫的建設(shè)和管理，實現(xiàn)對人事檔案信息的高效利用，提高醫(yī)院人事檔案管理的整體水平和服務(wù)質(zhì)量。

3.加強檔案風險管控

（1）安全意識培訓

安全意識是保證人事檔案信息安全的第一道防線，只有通過加強人員的安全意識培訓，才能確保每位員工能夠正確理解和執(zhí)行安全管理的相關(guān)規(guī)定和措施。通過定期組織安全培訓活動，對醫(yī)院的人事檔案管理人員開展系統(tǒng)的安全教育和培訓，增強他們的安全防范意識，提高應對突發(fā)情況的能力。培訓內(nèi)容應包括信息安全的基本知識、常見的安全威脅和風險、安全管理的相關(guān)規(guī)定和措施等。同時，通過組織安全意識競賽、演練和實際操作等活動，提高他們在實際工作中的安全管理水平和效果，確保醫(yī)院人事檔案信息得到有效的保護和管理，防止出現(xiàn)信息被泄露和損壞等安全風險。

（2）技術(shù)防護

技術(shù)防護是加強醫(yī)院人事檔案信息安全的重要手段。通過應用先進的技術(shù)手段和方法，可以有效防止各種安全威脅和風險，確保人事檔案信息的完整性、安全性和可靠性。應采用多層次的技術(shù)防護策略，包括網(wǎng)絡(luò)防護、系統(tǒng)防護、應用防護和數(shù)據(jù)防護等。通過建立健全安全防護體系，對醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)實行全面、深入的安全檢查和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和處理各種潛在的安全威脅和風險。應采用先進的加密技術(shù)和算法，對人事檔案信息實行全面有效的加密保護。通過應用人臉識別、指紋識別或密碼等多種加密手段，確保人事檔案信息的安全存儲和傳輸，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和使用。應采取有效的數(shù)據(jù)備份和恢復策略，確保人事檔案信息的長期存儲和可靠性。通過定期實行數(shù)據(jù)備份和恢復，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或損壞等問題，為信息化管理提供堅實的技術(shù)支撐和保障。

4.提升管理人員素養(yǎng)

在醫(yī)院人事檔案管理中，專業(yè)培訓是提升管理人員技能和知識素養(yǎng)的關(guān)鍵步驟，人事檔案管理人員需要具備先進的信息化管理知識和技能。通過定期的專業(yè)培訓，管理人員可以深入了解最新的信息化管理理念、技術(shù)和工具，不僅提高了其計算機應用能力，還提高了其在信息化環(huán)境下的應變能力。專業(yè)培訓的內(nèi)容應包括信息安全意識、檔案管理規(guī)范以及數(shù)據(jù)庫操作技能等方面。培訓機構(gòu)可以邀請行業(yè)專家和從業(yè)人員分享實際經(jīng)驗，促使管理人員更好地理解和應用數(shù)字化管理的最佳實踐。此外，還可以引入在線培訓平臺，方便管理人員隨時隨地學習，提高其工作效能。

四、結(jié)論

醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理具有顯著的價值和深遠的影響。通過完善技術(shù)平臺、規(guī)范管理制度、強化安全措施以及持續(xù)人才培養(yǎng)，不僅可以提高管理效率和數(shù)據(jù)準確性，還能為醫(yī)院的整體管理和發(fā)展提供有力支持。然而，在實現(xiàn)數(shù)字化管理的過程中仍然面臨一系列挑戰(zhàn)和問題，如資金投入、管理體制改革、安全風險控制等。因此，醫(yī)院需要采取綜合措施，加強各個環(huán)節(jié)的協(xié)同作戰(zhàn)，確保人事檔案數(shù)字化管理工作順利開展，為醫(yī)院的長遠發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

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（作者單位：河南省商丘市中心醫(yī)院）

作者簡介：李虹（1971—），女，滿族，山東臨沂人，研究生，館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理。