無紙化辦公模式下醫(yī)院檔案管理新探索

龔璐　邱石　曹瑞　張淋

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，無紙化辦公成為一種新的辦公趨勢，對醫(yī)院檔案管理工作提出新的要求。在此形勢下，醫(yī)院必須緊跟時代發(fā)展潮流，利用信息技術(shù)打造無紙化辦公環(huán)境，通過數(shù)字化技術(shù)完成紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化，使其以電子檔案形式存儲與共享，構(gòu)建高效、科學(xué)的無紙化辦公模式，從根本上提升醫(yī)院檔案管理的整體質(zhì)量與效率?；诖耍恼聫臒o紙化辦公模式概念及特點入手，分析了無紙化辦公模式在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢，提出醫(yī)院檔案管理工作開展措施，力求挖掘檔案潛在的應(yīng)用價值，推動醫(yī)院在競爭環(huán)境下的穩(wěn)步與健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；無紙化；辦公模式；管理措施

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A

引言

無紙化辦公推動了醫(yī)院檔案管理方式的改變，使得紙質(zhì)文件成功轉(zhuǎn)化為電子文檔，給檔案管理工作開展帶來便捷，有效提高了新時期的檔案管理效率。因此，醫(yī)院要結(jié)合現(xiàn)代化改革發(fā)展需要，有效利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)和配套設(shè)備設(shè)施，實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)操作，并構(gòu)建信息化檔案管理平臺，借助線上平臺實現(xiàn)高效與實時的檔案管理，提高醫(yī)院數(shù)據(jù)整合度，保證醫(yī)院檔案利用率不斷提升，發(fā)揮出檔案信息的真正價值，增強醫(yī)院的核心競爭力?？梢?，對無紙化辦公模式下醫(yī)院檔案管理的探索是十分必要的，具有一定的現(xiàn)實意義。

一、無紙化辦公模式的概念及特點

1.無紙化辦公模式概念

無紙化辦公模式即無須使用紙張便能夠完成辦公的一種方式，但需要硬件和軟件的支持，還需要依托網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的應(yīng)用才可以實現(xiàn)無紙化辦公，增強無紙化工作體驗。在該模式下，辦公人員不再使用傳統(tǒng)的紙張，可以減少辦公紙張使用量，具有一定的環(huán)保作用，是對環(huán)保的一種有效落實，也推動了現(xiàn)代辦公模式進一步發(fā)展。在醫(yī)院管理中，無紙化模式的應(yīng)用成功加快了醫(yī)院檔案管理改革的腳步，實現(xiàn)了傳統(tǒng)辦公到數(shù)字化辦公的全面轉(zhuǎn)型。

2.無紙化辦公模式的特點

無紙化辦公模式有自身獨有的特點，在醫(yī)院檔案管理中得到大力推行與廣泛應(yīng)用。一是靈活性強。通過電子化辦公方式管理醫(yī)療數(shù)據(jù)、人事檔案與科研資料等信息。在醫(yī)療事業(yè)不斷發(fā)展背景下，醫(yī)院經(jīng)營管理產(chǎn)生的數(shù)據(jù)極為龐大，需要借助信息技術(shù)完成各類數(shù)據(jù)信息快速的收集與整理，保證檔案數(shù)據(jù)具有可規(guī)劃性，也便于共享與維護，實現(xiàn)安全上傳與實時更新。新時期，互聯(lián)網(wǎng)操作的實現(xiàn)可以滿足異地檔案管理需要，醫(yī)院檔案管理工作的靈活性得到提升；二是功能較為強大。無紙化辦公在一定程度上凸顯了電子檔案所具有的實用價值，可以實現(xiàn)各類電子文檔的分類、歸檔和傳遞。同時，還可以對檔案資料快速查詢和有效檢索，綜合管理功能極為強大，是無紙化辦公模式的又一主要特點。

二、無紙化辦公模式在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢

1.節(jié)省存儲空間

在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案一般是在檔案室實行保存與管理，但隨著檔案資料數(shù)量的增加，紙質(zhì)資料存儲所占用的面積不斷擴大，給檔案存儲與管理等工作的開展帶來諸多不便。無紙化辦公模式使用的是信息化檔案資料，其所占空間比傳統(tǒng)檔案小，可以存儲在U盤或者移動硬盤中，也可以在云端存儲，能夠節(jié)省大量儲存空間。與此同時，在電子文檔的使用下，無紙化辦公成功減少了紙張使用量，從一定層面來看，也是對樹木砍伐量的減少，可以更好地應(yīng)對資源過度浪費的問題，為可持續(xù)綠色發(fā)展做出一定貢獻。

2.減少管理風(fēng)險

在以往管理工作過程中，管理人員需要對檔案室內(nèi)部環(huán)境的溫度與濕度實時控制，并采用防蟲防蛀措施，以此來減少紙質(zhì)資料的霉變或者損壞。但該管理模式對醫(yī)院檔案管理資料的利用產(chǎn)生一定的不利影響，無法有效發(fā)揮檔案資料的潛在利用價值。除此之外，紙質(zhì)檔案在借閱、轉(zhuǎn)移等環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)人為破壞或遺失等突發(fā)問題，影響醫(yī)院檔案的整體性。在時間推移下，紙質(zhì)檔案會泛黃并不斷老化，導(dǎo)致大面積損壞且無法修復(fù)，不能實現(xiàn)永久保存。由于醫(yī)院檔案所具有的歷史價值極高，必須采取永久與安全存儲方式。無紙化辦公模式的應(yīng)用正好可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，再展開相應(yīng)管理，從根本上避免檔案原始資料丟失后帶來的各種風(fēng)險，真正實現(xiàn)檔案資料的永久保存。

3.提高管理效率

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集、整理、保存與查詢等操作極具復(fù)雜性，必須投入足夠的人力與物力才能完成。無紙化辦公模式在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用能夠推動檔案管理信息化發(fā)展，管理人員可以在客戶端完成相應(yīng)操作，如整理、修改、保存、共享與查詢等各種操作，從而切實有效提高醫(yī)院檔案管理工作的整體效率?？梢姡跓o紙化辦公模式下，紙質(zhì)檔案內(nèi)容實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換，以電子文檔的形式實行保存與管理，為工作人員查閱與共享帶來便捷。同時，檔案管理系統(tǒng)與云存儲平臺等數(shù)字化平臺的應(yīng)用能夠讓醫(yī)院檔案管理更加高效與安全。

三、無紙化辦公模式下醫(yī)院檔案管理工作開展策略

1.構(gòu)建信息平臺，推動管理創(chuàng)新

無紙化辦公模式在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用需要構(gòu)建相應(yīng)的檔案管理平臺，借助信息化平臺來實現(xiàn)檔案管理工作方法的全面革新。因此，醫(yī)院管理層必須謹遵平臺建設(shè)原則，一是界面友好，保證界面易用、簡潔以及功能豐富；二是安全穩(wěn)定，要有安全證書、加密算法和備份機制等各種保障；三是靈活度高，可以滿足醫(yī)院業(yè)務(wù)流程等需求，要具有可擴展性與靈活性，確保與醫(yī)院發(fā)展規(guī)模相符合。在此基礎(chǔ)上，檔案信息化管理平臺整體架構(gòu)要合理，應(yīng)涵蓋用戶交互層、應(yīng)用層與管理后臺三個主要部分。其中，用戶交互包括檔案管理員、檔案利用者、業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)與系統(tǒng)管理員。應(yīng)用層有預(yù)歸檔層，由檔案入庫分類、數(shù)據(jù)同步、檔案編目以及檔案關(guān)聯(lián)等部分組成；檔案管理層由檔案保管、檔案利用與檔案處置組成，細分為檔案立卷、移交審核、借閱申請、借閱審批、密級鑒定、公開鑒定和檔案銷毀等內(nèi)容；郵件歸檔層，由收件箱、郵件歸檔和審計查詢組成。在管理后臺中包括組織、人員、權(quán)限、目錄號、門類、流程、存儲及日志等部分。在數(shù)據(jù)基礎(chǔ)部分，做好結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理。在管理模式中，應(yīng)圍繞業(yè)態(tài)創(chuàng)新做好檔案管理流程再造，以融合為基礎(chǔ)提供價值服務(wù)，積極完成檔案中心的全面建立，實現(xiàn)應(yīng)用賦能。在電子檔案管理新模式下，工作人員可以借助無紙化辦公平臺完成流程性文件處理，借助工作流程嵌入方式全面提升執(zhí)行固定流程的精確度。針對文檔編輯工作，借助文檔編輯器來完成，注意所使用的編輯器必須具備文檔復(fù)制、粘貼、上傳、下載等最基礎(chǔ)的功能，還應(yīng)帶有圖片拍攝、文檔格式轉(zhuǎn)換等具有擴展特點的功能，以此來滿足無紙化辦公需要。

2.明確轉(zhuǎn)化流程，實現(xiàn)檔案銜接

為更好地發(fā)揮出無紙化辦公模式在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用價值，醫(yī)院管理層需要注意將各類紙質(zhì)檔案管理工作逐步轉(zhuǎn)變，采用電子檔案管理模式。在轉(zhuǎn)化過程中，必須保障紙質(zhì)檔案能夠成功過渡為電子檔案，要做到檔案之間的完美銜接。由于醫(yī)院在經(jīng)營與發(fā)展過程中已產(chǎn)生大量的文書資料，需要一定時間完成轉(zhuǎn)化，檔案管理部門應(yīng)結(jié)合醫(yī)院檔案類型與數(shù)量制定針對性的銜接制度，在分批次方式下完成檔案轉(zhuǎn)化。例如，明確紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換流程與關(guān)鍵步驟。一是檔案準備。將待處理的醫(yī)院紙質(zhì)檔案分類、整理，保證按照一定規(guī)則完成歸檔，使檔案具有較強的有序性與完整性；二是掃描。借助先進與高科技掃描儀器等設(shè)備設(shè)施將醫(yī)院紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為清晰的數(shù)字圖像，可采用單頁掃描方式，也可使用自動進紙方式完成掃描。在實際掃描時，要考慮使用常見的JPEG等格式完成保存；三是圖像處理。采用圖像裁剪、對比度調(diào)整、增強圖像細節(jié)和亮度調(diào)整等方式完成數(shù)字圖像精細化處理，將圖像質(zhì)量與可讀性做到全面提升；四是OCR識別。將已掃描且完成處理的圖像展開識別，讓圖像中的所有文字能夠成功轉(zhuǎn)換為可搜索文本，并具有可編輯性。在識別完成后，可以全文快速檢索，能滿足關(guān)鍵字提取需要；四是數(shù)據(jù)標(biāo)引與分類。針對已完成識別的文本，做好后續(xù)標(biāo)注處理，再合理分類與快速整理，為檢索與管理等工作的開展帶來便利。例如，使用關(guān)鍵詞標(biāo)簽、分類系統(tǒng)等不同方式完成標(biāo)引；五是存儲與管理，在服務(wù)器或者云存儲空間中完成數(shù)字化檔案保存，成功建立數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，有利于醫(yī)院檔案長期與安全保存，為醫(yī)院檔案資料利用價值充分發(fā)揮帶來最有力的保障。

3.提升人員專業(yè)能力，滿足工作需要

新時期，無紙化辦公模式的應(yīng)用對醫(yī)院檔案管理人員能力與素質(zhì)提出各種新要求，不僅要具有一定的計算機操作水平，還應(yīng)帶有先進的理念，能夠熟練運用各種辦公軟件，可以正確使用多功能辦公設(shè)備設(shè)施等。為此，基于無紙化辦公模式在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用，需要及時開展專業(yè)培訓(xùn)活動，同步提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與實踐能力，滿足無紙化辦公模式落實的需要。首先，明確檔案管理工作有極強的連續(xù)性，考慮原有管理人員的檔案管理知識已略顯陳舊，管理理念也存在一定滯后性。因此，開展內(nèi)容多樣的培訓(xùn)活動，如專業(yè)知識、先進技術(shù)、設(shè)備設(shè)施使用技巧、軟件操作步驟、前沿理念以及職業(yè)素養(yǎng)等多項內(nèi)容，助推檔案管理人員無紙化辦公能力的全面提升；其次，鼓勵兼職檔案員參與各項工作會議，對無紙化辦公模式下檔案管理現(xiàn)狀展開全方位分析，總結(jié)檔案管理工作中出現(xiàn)的頑固性與典型性問題，通過集體研討方式找到針對性的解決辦法。在醫(yī)院內(nèi)部要從橫向入手完成深入交流，鼓勵檔案員走入優(yōu)秀科室參觀與學(xué)習(xí)，實現(xiàn)檔案管理經(jīng)驗與創(chuàng)新做法的分享與學(xué)習(xí)；最后，邀請專業(yè)人員參與醫(yī)院檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，傳授無紙化辦公技巧，講述國內(nèi)先進的做法，有效提高無紙化辦公模式下醫(yī)院檔案管理工作的整體水平。醫(yī)院還應(yīng)結(jié)合無紙化辦公模式應(yīng)用需要，組織專業(yè)檔案管理人員走出醫(yī)院參觀與學(xué)習(xí)，確保無紙化辦公模式的應(yīng)用與新形勢下醫(yī)院發(fā)展需要相符合，滿足醫(yī)院各項工作開展的需要。

4.建立兼職制度，便于資料歸檔

醫(yī)院職能部門相對較多，檔案整理工作需要分門別類。這一環(huán)節(jié)的工作量極大，醫(yī)院檔案管理工作人員無法快速完成各類檔案的及時收集與全面整理，工作難度持續(xù)增加。在此前提下，若部分數(shù)據(jù)未有效獲取，也沒有科學(xué)處理，勢必會影響醫(yī)院檔案的完整性與可靠性。例如，在人員短缺的前提下，病案歸返缺少及時性，又不能快速找到出現(xiàn)延誤的真正環(huán)節(jié)，出現(xiàn)返修率高和高延遲問題。同時，傳統(tǒng)病案的存儲要保證病案前后內(nèi)容一致，需要通過人工方式展開病案閱讀與整理，工作量相對較大，極易出現(xiàn)人工漏檢等問題。此時，無紙化辦公模式的應(yīng)用能夠?qū)Σ“竷?nèi)容做到合理分類與管理，輕松完成病案整個生命周期的跟蹤管理，保證病案管理所具有的完整性與實時性，從而有效解決上述問題，并進一步提升了醫(yī)院檔案管理工作的便捷性。因此，為保證醫(yī)院檔案工作在無紙化公辦模式下高效完成，需要及時建立兼職檔案員管理制度，從根本上減輕醫(yī)院檔案管理工作的負擔(dān)，保證檔案資料的完整性。具體而言，一是在各職能科室完成兼職檔案員的合理設(shè)立，由兼職檔案員完成本科室工作中產(chǎn)生的各種檔案資料的快速收集、全面整理與安全保存；二是做好后續(xù)歸檔工作，如在每年年初時，做好上一年度檔案資料的預(yù)立卷，將其全部移交醫(yī)院綜合檔案室，由專業(yè)檔案管理人員完成歸檔。在兼職檔案員制度的落實下，無紙化辦公模式的應(yīng)用更加深入，全面提高了醫(yī)院檔案管理工作的整體效率，對醫(yī)院未來各時期發(fā)展有著深遠影響。

5.完善安全管理，保證檔案安全

在信息技術(shù)發(fā)展過程中，技術(shù)方面存在一些限制，有可能威脅到信息化檔案的存儲與使用安全，影響無紙化辦公模式應(yīng)有作用的發(fā)揮。例如，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已損壞或已丟失的前提下，信息化檔案被意外損壞或被人為修改，勢必會導(dǎo)致檔案內(nèi)容無法恢復(fù)，從而給醫(yī)院檔案所具有的完整性帶來直接影響。為此，無紙化辦公模式在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用，必須重視安全管理體系的完善，為信息化檔案的收集、整理及歸檔等工作帶來安全保障。這就需要醫(yī)院檔案管理人員具有強烈的責(zé)任心，認真完成原始信息或紙質(zhì)檔案的備份工作，在云端存儲好各類檔案并注意及時更新云端檔案。在實際工作中，管理人員還要考慮對信息化檔案設(shè)置相應(yīng)的防護措施。一方面，制定并落實技術(shù)安全措施，如網(wǎng)絡(luò)安全措施、數(shù)據(jù)加密和解密、強化用戶身份驗證等措施，通過密碼、面部識別、指紋等多種方式增強用戶身份驗證難度，保護醫(yī)院檔案無紙化辦公的安全性；另一方面，采用物理安全措施，如保護檔案室安全，通過監(jiān)控設(shè)備設(shè)施、門禁系統(tǒng)的安裝與使用，只有授權(quán)人員可以進入檔案室展開操作，還應(yīng)根據(jù)安全要求設(shè)立好消防系統(tǒng)，減少火災(zāi)事故，避免檔案出現(xiàn)不可恢復(fù)的損毀。醫(yī)院管理層還應(yīng)考慮環(huán)境對電子檔案的影響，注意增強存儲設(shè)備設(shè)施供電的穩(wěn)定性，減少設(shè)備故障，保證電子檔案可以安全存儲。在此基礎(chǔ)上，加強檔案運輸安全等，減少存儲環(huán)境與運輸過程中出現(xiàn)的損毀、丟失和被泄露等問題，提高醫(yī)院檔案的完整性與安全性。

四、結(jié)束語

在互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)日益發(fā)展下，醫(yī)院大力推行無紙化辦公模式，以迎合新時期的發(fā)展需要，實現(xiàn)檔案管理質(zhì)量與效率的同步提升。在新發(fā)展環(huán)境下，醫(yī)院要帶著長遠眼光改變檔案管理模式，結(jié)合醫(yī)院實際情況，創(chuàng)新管理理念，通過無紙化辦公模式讓醫(yī)院檔案管理走入數(shù)字化、電子化和專業(yè)化的軌道，讓電子檔案管理工作邁上更高層次，為醫(yī)院穩(wěn)步與健康發(fā)展作出貢獻。

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[5]盧 靜.無紙化辦公模式下醫(yī)院檔案管理新探索[J].今日財富，2020（13）：93-94.

（作者單位：1.恩施土家族苗族自治州中心醫(yī)院；

2.恩施市中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校；

3.恩施市檔案館? ）