醫(yī)院檔案信息化建設(shè)在行政文書檔案管理中的探究

李正瑩

摘 要：在信息技術(shù)應(yīng)用的背景下，以往的紙質(zhì)檔案管理方式已無法滿足當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的需求，信息化建設(shè)成為必然選擇。文章闡述了醫(yī)院行政文書檔案管理信息化建設(shè)的作用，詳細分析了醫(yī)院行政文書檔案管理的現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)目前仍存在一些問題，如信息化建設(shè)水平參差不齊、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、信息安全保障不足等，提出了醫(yī)院檔案信息化建設(shè)在行政文書檔案管理中的措施，以期提高醫(yī)院檔案管理水平，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供有力支持。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；信息化建設(shè)；行政文書；檔案管理；信息技術(shù)

中圖分類號：G277 文獻標(biāo)識碼：A

醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研以及管理等活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄。醫(yī)院行政文書檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，是指醫(yī)院在行政管理活動中直接形成的具有保存價值的各種文書資料，如規(guī)章制度、會議記錄、公文往來以及人事檔案等，是醫(yī)院行政管理工作的真實反映，是醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的重要依據(jù)，對于提高醫(yī)院行政管理水平、優(yōu)化資源配置、提高工作效率等方面都具有重要作用。因此，探究醫(yī)院檔案信息化建設(shè)在行政文書檔案管理中的應(yīng)用具有重要意義。

一、醫(yī)院行政文書檔案管理信息化建設(shè)的作用

在工作效率方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在諸多問題，如文件易丟失、查找困難、歸檔煩瑣等。通過信息化建設(shè)，可以實現(xiàn)電子化存儲和檢索，大幅提高了工作效率。工作人員可以通過電腦或移動設(shè)備隨時隨地訪問和處理相關(guān)文件，不再需要翻閱大量紙質(zhì)檔案，節(jié)省了大量時間和精力。此外，信息化建設(shè)還可以實現(xiàn)多部門之間的信息共享和協(xié)同辦公，避免了信息孤島和重復(fù)勞動，提高了整體工作效能。

在信息安全方面，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問題日益突出。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易受到火災(zāi)、水災(zāi)等自然災(zāi)害以及盜竊、被篡改等人為破壞的威脅，給醫(yī)院的信息安全帶來了巨大風(fēng)險。通過信息化建設(shè)，可以采用先進的加密技術(shù)和權(quán)限控制機制，確保檔案的安全性和完整性。同時，信息化建設(shè)還可以實現(xiàn)對檔案的備份和恢復(fù)，即使發(fā)生意外情況，也能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)，避免信息的永久丟失。

在服務(wù)質(zhì)量方面，信息化建設(shè)可以為患者提供更加便捷和高效的服務(wù)?；颊呖梢酝ㄟ^醫(yī)院網(wǎng)站或移動應(yīng)用查詢病歷、檢查結(jié)果等信息，不需要親自前往醫(yī)院辦理相關(guān)手續(xù)。此外，信息化建設(shè)還可以實現(xiàn)在線預(yù)約、在線咨詢等功能，方便患者隨時隨地與醫(yī)生溝通和交流。通過信息化建設(shè)，醫(yī)院能夠更好地滿足患者的需求，提升服務(wù)質(zhì)量和滿意度。

二、醫(yī)院行政文書檔案管理的現(xiàn)狀

當(dāng)前，許多醫(yī)院已經(jīng)認識到行政文書檔案管理的重要性，將納入醫(yī)院發(fā)展的總體規(guī)劃，并制定了相關(guān)的管理制度。醫(yī)院設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)行政文書檔案的收集、整理、保管和使用。此外，越來越多的醫(yī)院開始建立數(shù)字檔案室，數(shù)字化加工行政文書檔案，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。還在檔案室中開發(fā)或引進檔案管理系統(tǒng)，有效管理和利用行政文書檔案。檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案的檢索、查閱、統(tǒng)計等功能，大幅提高了檔案管理的效率，不僅能提高檔案的查閱效率，還有助于保護原始檔案，延長檔案的保存年限。然而，在實際操作過程中，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)在行政文書檔案管理中仍存在一些問題。

1.信息化建設(shè)水平參差不齊

在系統(tǒng)功能和數(shù)據(jù)質(zhì)量上，某些醫(yī)院的電子檔案管理系統(tǒng)功能較為簡單，只能滿足基本的存儲和管理需求，缺乏對檔案的全文檢索、分類整理和統(tǒng)計分析等功能，使得醫(yī)務(wù)人員在查找和使用檔案時需要花費更多的時間和精力，降低了工作效率。同時，由于系統(tǒng)功能不完善，某些重要的信息可能被遺漏或丟失，給醫(yī)療質(zhì)量和安全帶來潛在的風(fēng)險。

在數(shù)據(jù)質(zhì)量上，某些醫(yī)院的電子檔案管理系統(tǒng)存在數(shù)據(jù)錄入不規(guī)范、信息不準(zhǔn)確或缺失等問題。這是由于個別檔案管理員對系統(tǒng)操作不熟悉，或者缺乏對數(shù)據(jù)錄入規(guī)范的培訓(xùn)和指導(dǎo)。因此，這種數(shù)據(jù)質(zhì)量問題不僅會影響檔案的準(zhǔn)確性和完整性，還會給后續(xù)的數(shù)據(jù)分析和統(tǒng)計帶來困難，限制了醫(yī)院管理和決策的科學(xué)性與準(zhǔn)確性。

2.信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

一方面，醫(yī)院不同的部門可能采用不同的電子文檔管理系統(tǒng)，導(dǎo)致文件格式不兼容，使得信息無法互通共享。例如，財務(wù)部門使用某種特定的財務(wù)軟件記錄和管理財務(wù)數(shù)據(jù)，而人事部門則使用另一套人事管理系統(tǒng)。這種差異性給信息交流帶來極大障礙，需要額外的時間和資源來開展數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和整合；另一方面，在醫(yī)院內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程中，由于缺乏統(tǒng)一的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，各部門之間的業(yè)務(wù)流程無法實現(xiàn)無縫銜接和協(xié)同運作。例如，在醫(yī)療流程中，醫(yī)生開具的診斷報告可能需要通過多個環(huán)節(jié)傳遞給其他科室展開后續(xù)處理，但由于信息系統(tǒng)之間的不兼容性，這些報告無法直接傳遞，需要紙質(zhì)副本的復(fù)印件和手動錄入操作，不僅增加了工作負擔(dān)和時間成本，還增加了錯誤和疏漏的風(fēng)險。

3.信息安全保障不足

就物理安全而言，由于醫(yī)院行政管理部門通常需要處理大量的文件和機密信息，因此，必須采取適當(dāng)?shù)奈锢戆踩胧﹣肀Ｗo這些重要的紙質(zhì)檔案。然而，實際情況卻并非如此理想。許多醫(yī)院在存儲和管理行政文書檔案時沒有建立完善的物理安全系統(tǒng)，如缺乏安全柜、防火設(shè)備設(shè)施、監(jiān)控系統(tǒng)等，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案容易被盜、損壞或丟失的風(fēng)險大大增加。由于缺乏有效的訪問控制機制，未經(jīng)授權(quán)的人員也很容易接觸到敏感的行政文書檔案，從而增加了信息被泄露的風(fēng)險。

在網(wǎng)絡(luò)安全防范中，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的醫(yī)院開始將行政文書檔案數(shù)字化并存儲在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中。同時，網(wǎng)絡(luò)安全問題也日益突出。許多醫(yī)院在網(wǎng)絡(luò)安全防范方面存在漏洞，如未及時更新防病毒軟件、未設(shè)置強密碼、未定期備份等。這些薄弱的網(wǎng)絡(luò)安全措施使得黑客和惡意攻擊者能夠輕易獲取行政文書檔案的電子副本，從而對醫(yī)院的信息安全造成了嚴重的威脅。還有部分醫(yī)院沒有建立完善的網(wǎng)絡(luò)安全管理體系，缺乏有效的監(jiān)測和應(yīng)急響應(yīng)機制，導(dǎo)致一旦發(fā)生突發(fā)事件，無法及時發(fā)現(xiàn)和應(yīng)對，進一步加劇了信息安全風(fēng)險。

三、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)在行政文書檔案管理中的措施

1.完善信息化設(shè)施建設(shè)，保證軟硬件的有效應(yīng)用

軟件是實現(xiàn)檔案信息化管理的核心工具，能夠?qū)n案信息有效存儲、檢索、分析和共享。通過軟件的支持，醫(yī)院可以建立完善的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性；硬件則是支撐軟件運行的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，包括計算機、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等，只有具備先進的硬件設(shè)備設(shè)施，才能保證軟件的高效運行和數(shù)據(jù)的安全存儲。

醫(yī)院應(yīng)該選擇穩(wěn)定、可靠的檔案管理軟件，確保其具備強大的功能和良好的用戶體驗。同時，軟件的可擴展性和兼容性也是非常重要的，以便滿足不同部門和不同業(yè)務(wù)需求的變化。因此，醫(yī)院還應(yīng)該建立完善的軟件更新和維護機制，及時修復(fù)漏洞和改進功能，保證軟件系統(tǒng)能夠持續(xù)、穩(wěn)定運行。

在硬件設(shè)施方面，醫(yī)院應(yīng)該選擇高性能的服務(wù)器和存儲設(shè)備設(shè)施，以滿足大量檔案數(shù)據(jù)的存儲和處理需求。網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的選購也至關(guān)重要，要確保網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性和速度，以支持檔案信息化系統(tǒng)的高效運行。再者，醫(yī)院還應(yīng)該考慮信息安全設(shè)備設(shè)施的配置，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，以保護檔案數(shù)據(jù)的安全。

為了進一步提高信息化建設(shè)水平，醫(yī)院還要注意：（1）定期評估和更新軟硬件設(shè)備設(shè)施，根據(jù)實際需求和技術(shù)發(fā)展情況，及時升級和替換老化的設(shè)備設(shè)施；（2）加強與其他醫(yī)院和相關(guān)部門的合作交流，借鑒他們的經(jīng)驗和做法，共同推動檔案信息化建設(shè)；（3）加強對檔案信息化工作的宣傳和推廣，提高員工對信息化建設(shè)的認同和支持；（4）建立健全管理制度和規(guī)范，明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任和權(quán)限，確保信息化建設(shè)工作順利開展。

2.加大信息化資金投入，提高信息化建設(shè)水平

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，信息化建設(shè)已經(jīng)成為現(xiàn)代管理的重要手段和工具。在醫(yī)院檔案管理中，信息化水平的提高不僅可以提高工作效率，降低成本，還可以提升服務(wù)質(zhì)量和管理水平。

首先，為了提高信息化建設(shè)水平，需要加大對信息技術(shù)的研發(fā)和應(yīng)用資金的投入。購買先進的計算機設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和軟件系統(tǒng)，以支持醫(yī)院檔案管理工作的數(shù)字化和自動化。其次，需要加大對信息安全的投入。為了確保醫(yī)院檔案信息的安全性和可靠性，防止信息被泄露和損壞，應(yīng)加大對人員培訓(xùn)和技術(shù)支持的資金投入，提高檔案管理人員對信息化系統(tǒng)的運用能力，確保信息化建設(shè)工作順利開展。

在信息化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施方面，醫(yī)院的信息化建設(shè)需要建立完善的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，包括寬帶網(wǎng)絡(luò)、無線網(wǎng)絡(luò)等，以實現(xiàn)各部門之間的信息共享和交流。還需要加強對數(shù)據(jù)中心的建設(shè)和管理，確保醫(yī)院檔案信息的存儲、備份和恢復(fù)能力。這些都需要大量的資金投入，只有通過加大資金投入，才能夠建立高效、穩(wěn)定的信息化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施。

對于信息化系統(tǒng)的開發(fā)和維護來說，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)需要建立適合自己的信息化系統(tǒng)，以滿足不同部門的需求，包括對電子病歷、醫(yī)療影像、檢驗報告以及醫(yī)院行政文書檔案資料等各類醫(yī)療信息的采集、存儲和管理。同時，還需要加大對信息化系統(tǒng)的維護和更新的資金投入，及時修復(fù)系統(tǒng)漏洞和故障，保證系統(tǒng)的正常運行。只有通過加大資金投入，才能夠建立功能完善、穩(wěn)定可靠的檔案管理信息化系統(tǒng)。

3.制定信息化建設(shè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)信息共享

醫(yī)院作為重要的醫(yī)療機構(gòu)，擁有大量的行政文書檔案，包含醫(yī)院的各項管理信息、患者的病歷資料等重要數(shù)據(jù)，通過信息化手段實現(xiàn)檔案的數(shù)字化和共享，可以大幅提高檔案管理的效率和安全性。信息共享不僅可以讓醫(yī)務(wù)人員及時獲取所需的檔案信息，還可以實現(xiàn)跨部門、跨機構(gòu)的數(shù)據(jù)共享，促進醫(yī)療資源的整合與優(yōu)化。

統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)可以確保各部門和系統(tǒng)之間的互操作性和數(shù)據(jù)的一致性，避免出現(xiàn)信息孤島和數(shù)據(jù)冗余的問題。第一，需要明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和需求，包括檔案的分類、整理、存儲和檢索等方面的要求。根據(jù)不同的檔案類型和用途，制定相應(yīng)的數(shù)據(jù)格式和命名規(guī)范，確保信息的準(zhǔn)確傳遞和理解；第二，需要確定檔案的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，即對檔案內(nèi)容的描述和管理標(biāo)準(zhǔn)。元數(shù)據(jù)可以包括檔案的基本信息、來源、時間以及關(guān)聯(lián)性等內(nèi)容，通過元數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理，可以實現(xiàn)檔案的快速定位和檢索；第三，還需要制定檔案的訪問權(quán)限和安全控制標(biāo)準(zhǔn)，確保只有授權(quán)人員才能訪問和使用檔案信息，保護患者隱私和醫(yī)院的信息安全。

標(biāo)準(zhǔn)的制定應(yīng)該充分考慮醫(yī)院的實際情況和現(xiàn)有的技術(shù)條件。這就要求醫(yī)院需要廣泛征求各部門和工作人員的意見和建議，確保標(biāo)準(zhǔn)符合實際需求和工作流程，標(biāo)準(zhǔn)還應(yīng)該具備一定的靈活性，能夠適應(yīng)未來技術(shù)和管理的變化。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)也需要不斷更新和完善。因此，制定的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該具備可擴展性和可調(diào)整性，方便后續(xù)的升級和改進。標(biāo)準(zhǔn)的實施需要培訓(xùn)和指導(dǎo)，確保各部門和工作人員能夠正確理解和應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，并建立監(jiān)督和評估機制，定期檢查和評估標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并修正。

4.強化信息保障，確保檔案信息安全

醫(yī)院作為特殊的機構(gòu)，行政文書檔案包含大量敏感的個人信息、醫(yī)療記錄、醫(yī)院行政管理秘密級文書檔案和研究成果等重要數(shù)據(jù)。一旦這些檔案信息被泄露或遭到破壞，不僅會對患者隱私造成侵犯，還可能引發(fā)嚴重的法律糾紛和社會負面影響。

因此，為了確保檔案信息安全，醫(yī)院應(yīng)制定并執(zhí)行嚴格的信息安全政策和規(guī)范，明確各項管理職責(zé)和權(quán)限，加強對員工的培訓(xùn)和教育，定期組織員工參加信息安全培訓(xùn)，增強其信息安全意識和技能。同時，要加強對員工的監(jiān)督和管理，嚴禁員工將檔案信息外泄或私自復(fù)制、傳輸檔案資料。對于違反規(guī)定的行為，要依法嚴肅處理，起到警示作用，并在此基礎(chǔ)上建立專門的信息安全部門或崗位，負責(zé)監(jiān)督和管理信息安全工作，定期安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在的安全風(fēng)險。

在技術(shù)方面，醫(yī)院應(yīng)采用先進的信息安全技術(shù)和設(shè)備設(shè)施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密和備份等，對行政文書檔案展開全方位的保護。還應(yīng)建立災(zāi)備機制，定期備份檔案數(shù)據(jù)，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的地方，以防止自然災(zāi)害或其他意外事件導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或損壞。此外，醫(yī)院應(yīng)實施嚴格的訪問控制策略，對行政文書檔案的訪問展開權(quán)限管理和身份認證。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和使用檔案信息，并要記錄和監(jiān)控每次訪問行為，以便追溯和審計，并采用雙因素認證、密碼策略等措施，進一步加強訪問控制的安全性。

四、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院行政文書檔案管理信息化建設(shè)不僅能提高工作效率、保障信息安全，還有助于提升服務(wù)質(zhì)量。然而，目前醫(yī)院行政文書檔案管理仍存在諸多問題，如信息化建設(shè)水平參差不齊、信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、信息安全保障不足等。為了解決這些問題，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)在行政文書檔案管理中可以采取完善信息化設(shè)施建設(shè)、加大信息化資金投入、制定信息化建設(shè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、強化信息保障等措施，不僅能促進醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，還能提高檔案信息的利用率和安全性。

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作者單位：山東省第二人民醫(yī)院（山東省耳鼻喉醫(yī)院）