信息技術(shù)視角下事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)施對策

耿為民　耿君堯　李洪泉

摘 要：現(xiàn)階段，我國信息技術(shù)發(fā)展取得了可觀成果，成為最具應(yīng)用價值的技術(shù)之一。將其應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理中，不僅能夠保證實(shí)際管理效率與工作精度，還可以提升檔案材料的應(yīng)用效率，推進(jìn)檔案管理工作的改革創(chuàng)新?；诖?，文章主要闡述信息技術(shù)和事業(yè)單位檔案管理的基本概念，解析信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用價值，并提出在信息技術(shù)視角下實(shí)施事業(yè)單位檔案管理的對策，旨在為檔案管理工作提供有力支持，保障事業(yè)單位的健康持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；事業(yè)單位；檔案管理；實(shí)施

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

事業(yè)單位工作過程中會產(chǎn)生大量的檔案資料，資料類型多樣，需要重視檔案管理工作，對其實(shí)施有效整理。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理迎來了新的發(fā)展機(jī)遇。信息技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理工作提供了更為便捷、高效的手段。為此，事業(yè)單位應(yīng)積極應(yīng)用信息技術(shù)，持續(xù)優(yōu)化檔案管理工作環(huán)節(jié)，提升事業(yè)單位的整體效能。

一、信息技術(shù)與事業(yè)單位檔案管理概述

1.信息技術(shù)

信息技術(shù)是一門綜合性技術(shù)，涵蓋了運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)獲取、存儲、處理和傳遞信息的廣泛領(lǐng)域，是眾多高新技術(shù)的基礎(chǔ)，在不同行業(yè)信息管理中發(fā)揮著重要作用，已經(jīng)得到廣泛認(rèn)可。在檔案管理領(lǐng)域，信息技術(shù)也扮演著重要的角色，其應(yīng)用主要體現(xiàn)在數(shù)字化檔案和信息系統(tǒng)建設(shè)等方面。數(shù)字化檔案使得大量紙質(zhì)檔案能夠以電子形式存儲，方便管理和檢索。信息系統(tǒng)的建設(shè)則為檔案管理提供了更為高效的工具，使得事業(yè)單位能夠更加便捷地實(shí)施檔案管理工作，提高管理效率。

2.事業(yè)單位檔案管理

事業(yè)單位檔案管理是指事業(yè)單位對其生成的各類檔案實(shí)施全過程管理的一項組織性工作，主要包括檔案的歸檔、檢索、借閱和銷毀等，目的在于確保檔案的安全性和有效利用。事業(yè)單位的檔案管理工作存在一定復(fù)雜性，檔案資料涉及多個領(lǐng)域，對這些檔案實(shí)施妥善管理與應(yīng)用，可以為事業(yè)單位相關(guān)工作的開展提供支持。事業(yè)單位需要建立科學(xué)、合理的檔案管理體系，使檔案能夠得到保存和利用。通過對檔案的全過程管理，事業(yè)單位能夠更好地滿足內(nèi)外部的信息需求，推動檔案工作朝著現(xiàn)代化和信息化的方向發(fā)展。

二、信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的應(yīng)用價值

1.有助于提升檔案的安全性

隨著數(shù)字化檔案和加密技術(shù)的引入，事業(yè)單位能夠建立更為安全的檔案存儲系統(tǒng)。在信息技術(shù)視角下，數(shù)字化檔案的應(yīng)用使得紙質(zhì)檔案可以以電子形式存儲，不僅減少了檔案管理的風(fēng)險，還大幅降低了信息被盜竊的可能性。加密技術(shù)的使用進(jìn)一步保障了檔案內(nèi)容的機(jī)密性，確保只有授權(quán)人員可以訪問敏感信息。這種安全性的提升為事業(yè)單位的檔案管理奠定了堅實(shí)的基礎(chǔ)，有效防范了信息被泄露和損壞的潛在風(fēng)險，保障了檔案的完整性和可靠性。

2.有助于提升檔案管理工作的高效性

在信息技術(shù)支持下，通過數(shù)字化檔案和信息系統(tǒng)的建設(shè)，事業(yè)單位的檔案管理流程得以有效簡化，從而提高了管理工作的高效性。這種高效性在多個方面得以體現(xiàn)，包括檔案的檢索、借閱和更新等環(huán)節(jié)。數(shù)字化檔案的存儲使得信息檢索更加便捷，工作人員能夠更快速地獲取所需信息，不再受限于傳統(tǒng)的手工檢索方式。此外，借助信息系統(tǒng)，檔案借閱和更新的流程得以優(yōu)化，減少了煩瑣的手工操作，提高了工作效率，不僅使檔案管理更為迅速和便捷，還降低了人力成本，使得事業(yè)單位在檔案管理中能夠更加高效的運(yùn)作。

3.有助于發(fā)揮檔案資料的利用價值

信息技術(shù)的應(yīng)用為檔案資料作用的發(fā)揮提供了更為廣闊的空間，使得檔案在科研、決策等方面的價值得以更好地實(shí)現(xiàn)。通過數(shù)字化檔案的存儲形式，檔案資料變得更易于檢索和利用。信息系統(tǒng)的運(yùn)用使得工作人員可以通過簡單的查詢就能快速獲取所需的檔案內(nèi)容，從而提高了信息檢索的效率。在決策層面，及時、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持對于事業(yè)單位管理層制定科學(xué)、合理的決策至關(guān)重要。信息技術(shù)的運(yùn)用使得決策者能夠更迅速地獲取有關(guān)過去業(yè)務(wù)和運(yùn)營的信息，為決策提供更為全面、可靠的數(shù)據(jù)支持。因此，信息技術(shù)的應(yīng)用有助于發(fā)揮檔案在科研、決策等方面的利用價值，為事業(yè)單位的發(fā)展和決策提供了更為可靠的基礎(chǔ)。

4.有助于優(yōu)化事業(yè)單位結(jié)構(gòu)模式

通過信息技術(shù)，事業(yè)單位能夠獲取大量的數(shù)據(jù)支持，深入了解和分析內(nèi)部的運(yùn)作情況。這種數(shù)據(jù)支持為組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)化提供了有力的依據(jù)，使得管理者能夠更加全面、準(zhǔn)確地評估各項業(yè)務(wù)和部門的績效。借助信息技術(shù)，事業(yè)單位能夠更及時地獲取業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，識別內(nèi)部運(yùn)作中的潛在問題，并通過調(diào)整組織結(jié)構(gòu)提高運(yùn)作效率。這種優(yōu)化不是一次性的，而是一個持續(xù)改進(jìn)的過程。事業(yè)單位能夠更靈活地調(diào)整內(nèi)部結(jié)構(gòu)，不斷適應(yīng)外部環(huán)境的不斷變化。通過信息技術(shù)支持的數(shù)據(jù)分析，管理者可以更好地把握業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢，調(diào)整組織結(jié)構(gòu)，提高運(yùn)作效率，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位結(jié)構(gòu)模式的持續(xù)優(yōu)化。

三、信息技術(shù)視角下事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)施對策

1.轉(zhuǎn)變管理觀念，加大重視程度

對于事業(yè)單位而言，檔案管理是運(yùn)用檔案信息的基礎(chǔ)，將信息技術(shù)應(yīng)用到實(shí)際管理工作中，可以保證檔案管理效率，有效避免檔案資料的丟失。因此，為了有效實(shí)施檔案管理工作，事業(yè)單位需要轉(zhuǎn)變管理觀念，從思想上清晰地認(rèn)識到信息技術(shù)的積極作用，加大對信息技術(shù)的重視程度。單位可以通過開展相關(guān)教育引導(dǎo)活動，促使工作人員提高對檔案管理工作的興趣，深化對信息技術(shù)的認(rèn)知。在教育引導(dǎo)中，單位應(yīng)側(cè)重于信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，使管理人員更深入地了解信息技術(shù)的潛在價值和實(shí)際操作方法。同時，借助信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛宣傳這一管理工作的重要性，引起內(nèi)部工作人員的重視，促使他們更積極地參與并支持信息技術(shù)的推廣與應(yīng)用，盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。為了確保信息技術(shù)的順利應(yīng)用，單位需要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。例如，事業(yè)單位可以建立信息技術(shù)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，該小組的職責(zé)包括協(xié)調(diào)各部門間的信息流，推動信息技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用，并確保信息技術(shù)與整體檔案管理工作協(xié)調(diào)一致。在小組的領(lǐng)導(dǎo)下，促進(jìn)信息技術(shù)全面落地，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的整體推進(jìn)，避免信息孤島的出現(xiàn)。此外，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)在檔案管理中的良好應(yīng)用還需要加強(qiáng)頂層設(shè)計。在組織層面開展頂層設(shè)計，事業(yè)單位需要明確信息技術(shù)的戰(zhàn)略目標(biāo)，規(guī)劃信息技術(shù)的長遠(yuǎn)發(fā)展方向，并在決策層面為信息技術(shù)提供足夠的資源和支持，確保其在檔案管理中能夠順利實(shí)施，為檔案管理工作的現(xiàn)代化和信息化打下堅實(shí)基礎(chǔ)。

2.創(chuàng)新工作機(jī)制，健全各項工作制度

在信息技術(shù)視角下，只有建立健全工作制度，才能更好地實(shí)施事業(yè)單位檔案管理工作，提高該管理工作的科學(xué)性與規(guī)范性。事業(yè)單位需要結(jié)合自身實(shí)際狀況對相關(guān)工作制度實(shí)施優(yōu)化與完善，積極創(chuàng)新工作機(jī)制，有效提升該管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化水平。其中，創(chuàng)新工作機(jī)制是推動信息技術(shù)與檔案管理深度融合的基礎(chǔ)。通過建立檔案數(shù)字化工作機(jī)制、信息系統(tǒng)的協(xié)同工作機(jī)制等，事業(yè)單位可以更好地整合信息技術(shù)與檔案管理的工作流程，不僅可以有效提高工作效率，還能夠推動數(shù)字技術(shù)在檔案管理中的全面應(yīng)用，為信息技術(shù)與檔案管理的有機(jī)結(jié)合提供有效手段。此外，完善責(zé)任考核制度對于推動信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用至關(guān)重要。單位可以設(shè)立信息技術(shù)應(yīng)用的考核指標(biāo)，并將其納入績效考核體系，更明確地對信息技術(shù)工作實(shí)施評估和考核?？己酥贫鹊慕⒂兄谛纬捎辛Φ募顧C(jī)制，鼓勵工作人員更積極地參與信息技術(shù)的推廣與應(yīng)用，確保檔案管理與信息技術(shù)協(xié)同發(fā)展。為了確保檔案信息的安全性，單位需要優(yōu)化安全管理制度。通過建立完善的檔案信息安全管理制度，包括合理的權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)備份機(jī)制以及網(wǎng)絡(luò)安全策略等，有效預(yù)防損害和泄露檔案信息，保障單位信息資產(chǎn)和管理工作規(guī)范，進(jìn)而提升檔案管理的現(xiàn)代化水平，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定堅實(shí)基礎(chǔ)。

3.采用精細(xì)化管理方式，合理配置管理資源

在信息技術(shù)視角下，單位開展檔案管理工作，需要對檔案資料實(shí)施科學(xué)的分析與管理，采用精細(xì)化管理方式，有意識地提升管理能力，實(shí)現(xiàn)管理資源的合理配置，保障管理工作的科學(xué)性。通過系統(tǒng)化分析檔案管理工作，借助先進(jìn)的管理方式，不僅能夠推動檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，還能夠確保信息技術(shù)得到有效而全面的應(yīng)用，從而為事業(yè)單位的檔案管理提供更為堅實(shí)的支持。首先，采用精細(xì)化管理方式，推動檔案管理的現(xiàn)代化。事業(yè)單位應(yīng)建立檔案管理的細(xì)致流程，從檔案的建立、檔案檢索的智能化、流程自動化等方面入手，實(shí)現(xiàn)對檔案的全過程監(jiān)控。精細(xì)化管理方式使得檔案管理更具規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化，能夠有效提高管理的精確性和透明度，從而更好地推動信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用；其次，合理配置管理資源，確保信息技術(shù)的有效應(yīng)用。在信息技術(shù)支持下，優(yōu)化人力、財力、物力等資源配置是關(guān)鍵的一環(huán)。事業(yè)單位需要根據(jù)具體的檔案管理需求，確立信息技術(shù)的投入方案，通過提高檔案管理人員的技術(shù)水平、購置先進(jìn)的信息化設(shè)備設(shè)施、建設(shè)檔案數(shù)字化平臺等，實(shí)現(xiàn)資源的合理配置，更好地保障信息技術(shù)在檔案管理中的有效運(yùn)作，提升整體的管理效能；最后，加強(qiáng)檔案開發(fā)利用。事業(yè)單位有大量有價值的檔案資料，充分挖掘、利用檔案信息可以保障各項工作的質(zhì)量，促使單位在新時期獲得健康發(fā)展。為此，單位應(yīng)當(dāng)建立檔案數(shù)據(jù)庫，借助信息技術(shù)系統(tǒng)整理與歸納檔案信息，加快檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)進(jìn)程，為檔案資料的合理開發(fā)利用打好基礎(chǔ)。

4.構(gòu)建信息化平臺，提高管理工作效率

在信息技術(shù)視角下，單位根據(jù)檔案管理需要，借助信息技術(shù)構(gòu)建管理信息平臺，可以提高實(shí)際管理工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案的一體化管理。通過加大資金投入、優(yōu)化平臺功能和簡化工作流程，事業(yè)單位能夠更好地借助信息技術(shù)提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，確保工作高效開展。其一，構(gòu)建信息化平臺離不開資金、設(shè)備設(shè)施等方面的投入。為了保證信息技術(shù)平臺的順利構(gòu)建，單位需要加大投入力度，根據(jù)自身發(fā)展情況適當(dāng)增加信息技術(shù)建設(shè)的投入，確保軟件、硬件設(shè)備設(shè)施的先進(jìn)性和可持續(xù)性。通過加大投入力度，引入先進(jìn)的檔案數(shù)字化設(shè)備設(shè)施、建設(shè)高效的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以及保障網(wǎng)絡(luò)安全等，促使信息技術(shù)平臺保持與時俱進(jìn)，滿足檔案管理工作不斷發(fā)展的需求；其二，優(yōu)化平臺功能，持續(xù)提升信息化平臺價值。單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求，不斷優(yōu)化信息化平臺的功能，包括提升數(shù)據(jù)檢索的智能化、完善數(shù)字檔案的存儲與傳輸機(jī)制等。通過不斷提高平臺的功能水平，更好地滿足檔案管理人員的實(shí)際工作需要，增加信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用廣度和深度；其三，簡化工作流程，促使信息技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮作用。單位可以借助信息技術(shù)手段簡化檔案管理工作流程，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的自動化存儲與檢索以及智能化的信息采集等，減少煩瑣的手工操作，提高管理工作效率，減輕檔案管理人員的操作負(fù)擔(dān)，使信息技術(shù)更為貼近實(shí)際工作需求。

5.加強(qiáng)人員培養(yǎng)，提高管理人員整體素質(zhì)水平

信息技術(shù)在單位檔案管理中的應(yīng)用，使得檔案管理工作更具技術(shù)性與專業(yè)性，對檔案管理人員提出了較高要求。在信息技術(shù)視角下，為了有效實(shí)施事業(yè)單位檔案管理工作，獲取理想的管理成效，加強(qiáng)人員培養(yǎng)并提高整體素質(zhì)水平是十分必要的。單位應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理人員培養(yǎng)與管理工作隊伍建設(shè)，通過引進(jìn)優(yōu)秀人才、加強(qiáng)培訓(xùn)管理以及完善獎勵機(jī)制，使內(nèi)部管理團(tuán)隊具備足夠的信息技術(shù)知識和應(yīng)用能力，從而更好地推動檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。首先，引進(jìn)優(yōu)秀人才，提高人員素質(zhì)水平。在信息技術(shù)視角下，單位應(yīng)當(dāng)招聘具有信息技術(shù)背景的人才，尤其是在數(shù)字化檔案管理、信息系統(tǒng)建設(shè)等方面有經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人員，有效提升團(tuán)隊的整體水平。通過引入專業(yè)人才為事業(yè)單位檔案管理工作注入新的思維和技術(shù)力量，促進(jìn)信息技術(shù)與檔案管理的融合；其次，加強(qiáng)培訓(xùn)管理，確保團(tuán)隊信息化應(yīng)用能力不斷提高。單位應(yīng)定期開展信息技術(shù)培訓(xùn)，使管理人員不僅了解新技術(shù)的發(fā)展趨勢，還能夠靈活應(yīng)用于檔案管理工作中。培訓(xùn)不僅包括技術(shù)培訓(xùn)，還應(yīng)涉及檔案管理政策、信息安全等方面的培訓(xùn)，使團(tuán)隊成員具備全面的素養(yǎng)；最后，完善獎勵機(jī)制，激勵檔案管理人員更積極地投入到信息技術(shù)應(yīng)用中。單位可以通過建立信息技術(shù)應(yīng)用的獎勵機(jī)制，如表彰先進(jìn)個人、團(tuán)隊，提供晉升機(jī)會等，激發(fā)他們的工作積極性。通過這種方式，在單位內(nèi)部形成一個良好的工作氛圍，推動整個團(tuán)隊更加積極地參與到信息技術(shù)與檔案管理的融合中。

四、結(jié)語

綜上所述，信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用具有重要價值，對于提升檔案安全性、高效性、利用價值以及優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)模式都有積極的作用。在信息技術(shù)視角下，事業(yè)單位可以通過轉(zhuǎn)變管理觀念、創(chuàng)新工作機(jī)制、采用精細(xì)化管理方式、構(gòu)建信息化平臺和加強(qiáng)人員培養(yǎng)等對策，強(qiáng)化信息技術(shù)的有效應(yīng)用，更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化，從而推動事業(yè)單位管理水平的提高。

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（作者單位：1.山東省濱州市社會保險事業(yè)中心；2.上海理工大學(xué)）