企業(yè)會計數(shù)智化系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)

李吉平

現(xiàn)代企業(yè)財務(wù)管理工作的重心逐漸從會計核算、編制報表向業(yè)財融合、價值創(chuàng)造轉(zhuǎn)型。信息技術(shù)的發(fā)展推動了財務(wù)管理技術(shù)工具的開發(fā)與應(yīng)用。當(dāng)前，企業(yè)界已經(jīng)普遍開展了會計數(shù)智化系統(tǒng)建設(shè)的探索，有些已經(jīng)比較成熟。這些有益的探索在推動業(yè)財融合，實(shí)現(xiàn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展方面起到了重要的作用。會計數(shù)智化系統(tǒng)將現(xiàn)代信息技術(shù)融入企業(yè)會計實(shí)踐，通過大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等先進(jìn)技術(shù)，打造會計自動化、數(shù)字化和智能化的財務(wù)信息系統(tǒng)，旨在提高財務(wù)會計工作的效率和效果，切實(shí)發(fā)揮財務(wù)對業(yè)務(wù)的支撐作用，從而助力企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展。目前會計數(shù)智化系統(tǒng)建設(shè)方興未艾，但也存在一些亟待解決的問題。本文以A企業(yè)為例分析企業(yè)會計數(shù)智化系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，并梳理相關(guān)問題，提出有針對性的對策建議。

一、會計數(shù)智化的概念和特征

會計數(shù)智化，是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)會計數(shù)字化和智能化相結(jié)合的發(fā)展趨向。會計數(shù)智化產(chǎn)生的根源是現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展對組織管理提出了新的要求：一是管理層級扁平化，要求管理工具能夠打通組織層級，具有更高效率；二是管理精細(xì)化，成本責(zé)任中心從傳統(tǒng)部門下放到每一名員工；三是管理視角多維化，需要按照不同的管理出發(fā)點(diǎn)制作財務(wù)報表，與傳統(tǒng)財務(wù)報表有很大不同。例如把利潤表拆分為主營業(yè)務(wù)利潤表和非主營業(yè)務(wù)利潤表，把資產(chǎn)負(fù)債表拆分為經(jīng)營資產(chǎn)和金融資產(chǎn)等，滿足多維度的管理需要。

會計數(shù)智化的特征包括以下幾個方面：一是以大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，人機(jī)協(xié)調(diào)。會計數(shù)智化給基層財務(wù)人員帶來的最大價值就是提高工作效率，主要是通過基礎(chǔ)財務(wù)數(shù)據(jù)自動采集、自動審核和智能處理等實(shí)現(xiàn)。例如業(yè)務(wù)人員通過電子報賬系統(tǒng)輸入報銷數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動進(jìn)行預(yù)算審核，通過審核的單據(jù)被推送到出納平臺，由出納進(jìn)行最終審核，再通過銀企直連系統(tǒng)直接支付。出納不需要再登錄網(wǎng)銀平臺，減少了工作步驟，提高了工作效率。二是具有會計集成處理功能，實(shí)現(xiàn)了協(xié)同辦公。會計數(shù)智化系統(tǒng)包括了多個業(yè)務(wù)模塊，基本覆蓋了企業(yè)財務(wù)部門各崗位的需求。包括出納模塊、核算模塊、往來款對賬模塊、固定資產(chǎn)管理模塊、存貨管理模塊、預(yù)算管理模塊、合并報表模塊以及管理報表模塊等，會計人員的日常工作幾乎都可以在數(shù)智化系統(tǒng)中開展。例如關(guān)聯(lián)交易，某一方掛賬以后，系統(tǒng)會將掛賬信息自動推送至對方，提醒對方同步掛賬，確保合并報表及時、準(zhǔn)確抵消，提高會計信息質(zhì)量。三是實(shí)現(xiàn)業(yè)財一體化管理，為企業(yè)業(yè)務(wù)的開展和戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型提供財務(wù)支撐。財務(wù)管理日益向業(yè)財融合方向轉(zhuǎn)型，財務(wù)要融入業(yè)務(wù)，發(fā)揮對業(yè)務(wù)資源的配置引導(dǎo)、監(jiān)督作用。通過數(shù)智化系統(tǒng)，預(yù)算管理切入業(yè)務(wù)審批環(huán)節(jié)，發(fā)揮預(yù)算的事前監(jiān)督作用。經(jīng)營支出必須在預(yù)算內(nèi)方可開展，如果確實(shí)有必要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)當(dāng)經(jīng)企業(yè)適當(dāng)層級審批、調(diào)整預(yù)算后方可支出。預(yù)算外一律不可支出，切實(shí)發(fā)揮預(yù)算對業(yè)務(wù)開展的“硬約束”作用。

二、會計數(shù)智化系統(tǒng)建設(shè)案例——以A企業(yè)為例

（一）A企業(yè)基本情況

A企業(yè)是制造業(yè)企業(yè)，近年來積極探索物聯(lián)信息化系統(tǒng)建設(shè)，旨在實(shí)現(xiàn)對生產(chǎn)投料、倉庫進(jìn)銷存以及庫存品盤點(diǎn)等工作的自動化、智能化，從而提升企業(yè)F2C模式轉(zhuǎn)型升級。A企業(yè)會計數(shù)智化系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)，是搭建數(shù)智化財務(wù)共享服務(wù)平臺，實(shí)現(xiàn)財務(wù)共享基礎(chǔ)上的業(yè)財融合。主動擁抱業(yè)務(wù)、融合業(yè)務(wù)，充分調(diào)動和發(fā)揮財務(wù)能動作用，為A企業(yè)轉(zhuǎn)型升級發(fā)展賦能。

（二）A企業(yè)會計數(shù)智化系統(tǒng)整體構(gòu)成模塊功能

A企業(yè)會計數(shù)智化系統(tǒng)包括兩個部分，一是財務(wù)系統(tǒng)，二是業(yè)務(wù)系統(tǒng)。財務(wù)系統(tǒng)包括四個相對獨(dú)立但又緊密相關(guān)的子系統(tǒng)——預(yù)算管理系統(tǒng)、稅務(wù)云系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)和會計核算系統(tǒng)；業(yè)務(wù)系統(tǒng)主要服務(wù)于物聯(lián)信息化建設(shè)，以項(xiàng)目為維度，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的全流程管控。A企業(yè)會計數(shù)智化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)、財務(wù)系統(tǒng)的信息共享，增進(jìn)業(yè)財融合。例如F2C模式，企業(yè)與消費(fèi)者直接對接，改變了原先通過經(jīng)銷商對外銷售的模式。庫存進(jìn)出更頻繁，對管理精度要求更高。A企業(yè)通過將業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)相連接，商品進(jìn)出庫時可實(shí)時在業(yè)務(wù)、財務(wù)系統(tǒng)處理，顯著加強(qiáng)了A企業(yè)庫存品財務(wù)管理，提高了經(jīng)營效率，使A企業(yè)的會計核算更符合會計準(zhǔn)則的要求，提升了會計信息質(zhì)量，為業(yè)務(wù)決策提供了更準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。

（三）A企業(yè)會計數(shù)智化系統(tǒng)的財務(wù)管控功能

A企業(yè)數(shù)智化系統(tǒng)中的財務(wù)系統(tǒng)完善了四個子系統(tǒng)的功能，并將其有機(jī)融合發(fā)揮整體協(xié)同效應(yīng)。具體如下：

一是預(yù)算管理系統(tǒng)，包括預(yù)算編制、執(zhí)行、控制、調(diào)整和決算五個功能模塊。以預(yù)算編制環(huán)節(jié)為例，業(yè)務(wù)人員在系統(tǒng)端口提交業(yè)務(wù)預(yù)算數(shù)據(jù)，系統(tǒng)匯總后提交至財務(wù)部。預(yù)算系統(tǒng)能夠自動識別變動幅度較大的預(yù)算數(shù)據(jù)，發(fā)出提示信息。例如某核算中心的收入成本比、投資收益率等指標(biāo)與往年有較大差異，就會被以可視化的形式將提示信息推送至財務(wù)人員操作平臺，財務(wù)部門就可以有的放矢地與業(yè)務(wù)人員開展必要的溝通，增強(qiáng)預(yù)算數(shù)據(jù)的可執(zhí)行性，提高預(yù)算管理效果。

二是稅務(wù)云系統(tǒng)，能夠自動對接稅務(wù)局發(fā)票管理平臺，實(shí)現(xiàn)發(fā)票真?zhèn)尾樽C和重復(fù)使用報賬查驗(yàn)。還可以自動歸集各類發(fā)票，例如勾選增值稅進(jìn)項(xiàng)稅發(fā)票，計算進(jìn)項(xiàng)稅抵扣額，再結(jié)合銷項(xiàng)稅額自動計算增值稅應(yīng)交稅額等。顯著提升了A企業(yè)稅務(wù)管理效率，有效地規(guī)避了稅務(wù)風(fēng)險。

三是資金管理系統(tǒng)，包括資金賬戶管理、動態(tài)監(jiān)控、余額預(yù)警、銀企直連和資金計劃、資金調(diào)度等功能模塊。以資金調(diào)度為例，A企業(yè)會計數(shù)智化平臺能夠?qū)崟r自動生成資金使用報表，并按照往年的資金使用情況，對下一周期的資金使用情況做出適當(dāng)?shù)念A(yù)測。資金調(diào)度模塊能夠?qū)θ瘓F(tuán)的資金實(shí)現(xiàn)動態(tài)監(jiān)控，財務(wù)人員可以隨時登錄查詢了解集團(tuán)及各單位的資金狀況，提高管理效能。

四是會計核算模塊，具體包括總賬模塊、往來款管理模塊、供應(yīng)鏈管理模塊等。各功能模塊與核算模塊打通連接，可自動生成會計憑證，推送至核算平臺。核算人員只需要對系統(tǒng)自動生成的憑證進(jìn)行檢查即可，大大提高了核算效率。同時，核算模塊與往來款模塊相連接，可以自動獲取供應(yīng)商和客戶信息，自動分析賬齡并提出信用減值準(zhǔn)備建議，有利于提高會計核算的謹(jǐn)慎性，提高會計信息質(zhì)量。

（四）A企業(yè)會計數(shù)智化系統(tǒng)的業(yè)務(wù)管控功能

一是突出內(nèi)部各業(yè)務(wù)、職能模塊的融合。比如人工成本管理，會計數(shù)智化平臺要與人力資源業(yè)務(wù)系統(tǒng)相連接，實(shí)現(xiàn)薪酬考核、工資結(jié)算以及人工成本報銷等在業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)之間的共享。業(yè)務(wù)人員輸入相關(guān)數(shù)據(jù)后，可以直接在財務(wù)平臺上生成憑證，提高會計數(shù)智化工作效率。二是突出與外部供應(yīng)商、客戶和稅務(wù)等的融合。目前我國正在推進(jìn)金稅四期建設(shè)，企業(yè)自有的數(shù)智化系統(tǒng)可以連通稅務(wù)系統(tǒng)，自動歸集增值稅銷項(xiàng)稅、進(jìn)項(xiàng)稅發(fā)票，提高稅務(wù)征管效率。業(yè)財融合是未來企業(yè)財務(wù)管理發(fā)展的方向，數(shù)智化系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)當(dāng)能夠反映并助力業(yè)財融合的實(shí)現(xiàn)，更好地發(fā)揮財務(wù)管理對企業(yè)經(jīng)營管理的支撐作用。

（五）A企業(yè)會計數(shù)智化系統(tǒng)取得的成效

首先，顯著地提升了財務(wù)人員工作效率。通過應(yīng)用會計數(shù)智化系統(tǒng)，A企業(yè)日常費(fèi)用報銷和結(jié)賬的時間縮短30%以上。在數(shù)智化系統(tǒng)使用前，每張單據(jù)從業(yè)務(wù)人員提交單據(jù)、財務(wù)部前臺審核、網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬到會計核算，平均需要3個工作日完成。系統(tǒng)上線后，全流程在兩個工作日內(nèi)即可完成。由于費(fèi)用報銷工期縮短，帶動后續(xù)工作環(huán)節(jié)效率顯著提高。月度結(jié)賬以前需要10個工作日左右，數(shù)智化系統(tǒng)上線后，僅需7個工作日即可完成合并報表編制，工期縮短約30%。

其次，推動財務(wù)職能從核算向管理轉(zhuǎn)型，增強(qiáng)業(yè)財融合能力。會計數(shù)智化系統(tǒng)上線前，財務(wù)人員的大量精力用在單據(jù)審核、發(fā)票審核、數(shù)據(jù)采集、往來對賬等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)上。分身乏術(shù)，無法將更多的精力投放于財務(wù)管理。數(shù)智化系統(tǒng)上線以后，財務(wù)人員可以使用信息技術(shù)，自動化、智能化地完成低效重復(fù)的工作任務(wù)，可以把很多時間和精力用于開展財務(wù)管理、推進(jìn)業(yè)財融合。例如處理與供應(yīng)商和客戶之間的往來對賬，通過數(shù)智化系統(tǒng)中的往來款管理功能，業(yè)務(wù)人員錄入應(yīng)收應(yīng)付合同，并在每月底更新調(diào)整項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度，確認(rèn)收入成本，當(dāng)達(dá)到收付款條件時系統(tǒng)會自動推送提示信息，加快往來清理，提高往來款管理效果。

再次，有利于提升財務(wù)風(fēng)險防范能力，包括資金安全和流動性兩個方面。在資金安全方面，數(shù)智化系統(tǒng)中的銀企直連系統(tǒng)通過互聯(lián)網(wǎng)專線的形式，將A企業(yè)資金管理系統(tǒng)與銀行業(yè)務(wù)系統(tǒng)相連接，保密與安全性等級達(dá)到銀行級標(biāo)準(zhǔn)，服務(wù)器由銀行或數(shù)智化系統(tǒng)服務(wù)商統(tǒng)一監(jiān)管，能夠有效抵御來自互聯(lián)網(wǎng)的黑客攻擊。相較網(wǎng)銀登錄操作模式，更能確保資金安全。在資金流動性方面，數(shù)智化系統(tǒng)中的資金管理系統(tǒng)，能夠自動監(jiān)控各銀行賬戶流水和余額情況，并結(jié)合預(yù)算管理系統(tǒng)對資金支出的需求，將相關(guān)信息自動推送至資金管理操作平臺。資金管理人員能夠提前預(yù)判資金余缺，提前做好收支計劃或著手融資，避免資金流動性風(fēng)險。

（六）A企業(yè)會計數(shù)智化系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

A企業(yè)會計數(shù)智化系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)包括以下幾個方面：

一是管理者重視并切實(shí)推動，相關(guān)部門積極參與形成合力。A企業(yè)在正式開展系統(tǒng)建設(shè)前，由管理層組織財務(wù)部、信息技術(shù)部、人力資源部、資產(chǎn)管理部以及業(yè)務(wù)部門等召開多部門聯(lián)席會議，由財務(wù)部闡述會計數(shù)智化系統(tǒng)建設(shè)的必要性，提出了初步方案設(shè)想。各部門在會議上充分提出意見和建議，形成共識。最后在管理層組織下，通過了系統(tǒng)建設(shè)的會議決議，并對各部門職責(zé)作出明確分工。即由財務(wù)部牽頭，相關(guān)部門積極參與。在后續(xù)系統(tǒng)建設(shè)過程中，財務(wù)部又幾次牽頭組織跨部門的溝通會議，解決系統(tǒng)建設(shè)存在的障礙。各部門積極參與，推進(jìn)系統(tǒng)如期搭建完成。

二是系統(tǒng)建設(shè)不斷完善，久久為功。A企業(yè)經(jīng)過三個月左右的時間，在外聘技術(shù)顧問的大力支持下，基本完成了數(shù)智化系統(tǒng)框架的搭建。相關(guān)模塊基本功能能夠運(yùn)行，出具了企業(yè)合并報表，經(jīng)財務(wù)人員核對，報表數(shù)據(jù)無誤。但A企業(yè)并沒有止步于此，而是由財務(wù)部門牽頭再召開跨部門工作會議，請業(yè)務(wù)部門提出系統(tǒng)需求，例如線上報銷、預(yù)算管理、固定資產(chǎn)購置申請等，將上述需求按財務(wù)管理的思路和框架整理出來，提交技術(shù)顧問。此后歷經(jīng)多次溝通，系統(tǒng)調(diào)整和優(yōu)化了不少功能模塊，更符合、貼近業(yè)務(wù)人員的需求。更好地發(fā)揮了財務(wù)對業(yè)務(wù)的支持作用，使系統(tǒng)的有用性、有效性得到進(jìn)一步提升。

三是加強(qiáng)員工實(shí)操能力培訓(xùn)，提高員工使用系統(tǒng)的主動性和積極性。系統(tǒng)上線之初，A企業(yè)不少員工因?yàn)榱?xí)慣于原有的財務(wù)系統(tǒng)，對新系統(tǒng)不熟悉，一時難以上手，甚至有一定的抗拒心態(tài)。對此，A企業(yè)在數(shù)智化系統(tǒng)上線運(yùn)行以后，多次組織系統(tǒng)操作專題培訓(xùn)，包括線上報銷系統(tǒng)培訓(xùn)、預(yù)算編制和預(yù)算調(diào)整培訓(xùn)、電子發(fā)票報賬培訓(xùn)等。經(jīng)過培訓(xùn)，普遍提升了系統(tǒng)實(shí)操能力，A企業(yè)員工也感受到了數(shù)智化系統(tǒng)給自己的工作帶來的便捷性，紛紛表示將學(xué)好用好數(shù)智化系統(tǒng)，提升個人能力，以務(wù)實(shí)的舉措和有力行動加快提升企業(yè)生產(chǎn)效力與競爭力。

三、針對企業(yè)會計數(shù)智化系統(tǒng)建設(shè)的建議

結(jié)合A企業(yè)案例經(jīng)驗(yàn)，加快企業(yè)會計數(shù)智化系統(tǒng)建設(shè)，可以從以下方面入手。

一是立足企業(yè)自身財務(wù)管理工作實(shí)際，結(jié)合業(yè)務(wù)發(fā)展需求，體現(xiàn)業(yè)財融合導(dǎo)向。企業(yè)會計數(shù)智化系統(tǒng)不是千篇一律的，企業(yè)的業(yè)務(wù)類型以及開展形式不同，相應(yīng)地會影響會計數(shù)智化系統(tǒng)建設(shè)的內(nèi)容和重點(diǎn)。本文選取的A企業(yè)是制造業(yè)企業(yè)，正在大力推進(jìn)物聯(lián)網(wǎng)建設(shè)，打造F2C經(jīng)營模式，以實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。財務(wù)工作更多地是要加強(qiáng)資金管理和費(fèi)用管控，同時轉(zhuǎn)變以往相對低效的財務(wù)管理方式，提升財務(wù)工作效率，發(fā)揮財務(wù)管理作用。A企業(yè)業(yè)務(wù)管理的需求更多在存貨管理上，數(shù)智化系統(tǒng)可以更多地發(fā)揮物聯(lián)系統(tǒng)的作用和功能，加強(qiáng)庫存管理。包括存貨入庫登記、成本核算、出庫管理以及成本結(jié)轉(zhuǎn)等。會計數(shù)智化系統(tǒng)的搭建應(yīng)當(dāng)立足財務(wù)管理，結(jié)合業(yè)務(wù)需求，更好地發(fā)揮業(yè)財融合的重要作用。

二是要增強(qiáng)財務(wù)管理功能，切實(shí)發(fā)揮財務(wù)管理對業(yè)務(wù)發(fā)展的支持作用。當(dāng)前，財務(wù)會計日益向財務(wù)管理方向轉(zhuǎn)型，財務(wù)應(yīng)當(dāng)更好地發(fā)揮對業(yè)務(wù)的管理和支持作用。具體包括以下幾個方面：第一，要增強(qiáng)預(yù)算管理作用。數(shù)智化系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)當(dāng)把預(yù)算管理融入業(yè)務(wù)管理中，發(fā)揮預(yù)算事前審核的作用，避免因二者割裂降低預(yù)算硬約束作用的發(fā)揮；第二，設(shè)計多維度的管理財務(wù)報表，滿足不同管理視角下對財務(wù)數(shù)據(jù)的需求；第三，要全員參與、全過程參與，群策群力推進(jìn)系統(tǒng)搭建。A企業(yè)案例的重要啟示是，搭建會計數(shù)智化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了全員參與、全過程參與。從管理層、財務(wù)等職能部門、業(yè)務(wù)部門全部參與其中，形成了對系統(tǒng)搭建必要性和緊迫性的共識；采購部門選聘技術(shù)過硬的系統(tǒng)研發(fā)公司，財務(wù)部門積極配合系統(tǒng)搭建，對系統(tǒng)運(yùn)行反復(fù)進(jìn)行測試；系統(tǒng)搭建完畢后，業(yè)務(wù)部門積極使用，開展培訓(xùn)提高員工實(shí)操能力。正是全員、全過程參與，確保A企業(yè)會計數(shù)智化系統(tǒng)穩(wěn)步有序地搭建起來，這值得其他企業(yè)借鑒。

結(jié)語：

本文從會計數(shù)智化的概念和特征入手，分析了企業(yè)搭建會計數(shù)智化系統(tǒng)的必要性。以A企業(yè)為案例，分享了系統(tǒng)建設(shè)的內(nèi)容和經(jīng)驗(yàn)，為企業(yè)搭建會計數(shù)智化系統(tǒng)提出了適當(dāng)?shù)膶Σ呓ㄗh，希望對推進(jìn)財務(wù)共享與業(yè)財融合提供一定的借鑒。

（作者單位：廣東中翔環(huán)保建材有限公司）