互聯(lián)網(wǎng)時代高校畢業(yè)生檔案的現(xiàn)代化管理策略

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，各行各業(yè)都滲透了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，高校畢業(yè)生檔案是伴隨畢業(yè)生一生的人事檔案，因此，運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)做好畢業(yè)生檔案管理工作具有重要意義。本文分析了高校畢業(yè)生檔案現(xiàn)代化管理現(xiàn)狀，在此基礎(chǔ)上提出了互聯(lián)網(wǎng)時代高校畢業(yè)生檔案的現(xiàn)代化管理策略。高校應(yīng)運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化流程，細(xì)化檔案管理工作制度，推進(jìn)檔案管理智能化，建設(shè)“互聯(lián)網(wǎng)+”數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)和宣傳機制，提高檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)；高校；畢業(yè)生檔案；現(xiàn)代化管理

引言

高校畢業(yè)生檔案是指記錄畢業(yè)生個人學(xué)業(yè)、成績、榮譽、實習(xí)經(jīng)歷等信息的文件或電子記錄，這些檔案全面反映了畢業(yè)生在校期間的表現(xiàn)和成就，對于學(xué)校、雇主和畢業(yè)生自身都具有重要的參考價值，有助于推動高校教育的質(zhì)量和畢業(yè)生的綜合素質(zhì)提升，因此，提高檔案管理的真實性至關(guān)重要。通過充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，有助于提高檔案管理流程的智能化和網(wǎng)絡(luò)化，使管理更加便捷、高效，并確保信息的真實性和及時性。

1. 高校畢業(yè)生檔案的現(xiàn)代化管理現(xiàn)狀

1.1 信息采集技術(shù)較為落后

高校畢業(yè)生檔案管理在信息采集技術(shù)方面存在相對滯后的問題，部分高校仍然依賴傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)，信息采集主要通過手工錄入，未能充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行信息采集，導(dǎo)致了許多不便之處。首先，信息采集技術(shù)相對落后，使數(shù)據(jù)錄入煩瑣且容易出現(xiàn)錯誤，手動錄入數(shù)據(jù)不僅費時費力，還容易受到人為因素的影響出現(xiàn)錄入錯誤或遺漏，降低了檔案信息的準(zhǔn)確性。其次，紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)難以適應(yīng)當(dāng)今信息時代的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案室存儲方式限制了信息的便捷獲取和共享，在面對大量畢業(yè)生信息時，傳統(tǒng)系統(tǒng)無法高效處理，影響了檔案的管理效率。最后，由于信息采集技術(shù)的落后，檔案的電子化和數(shù)字化程度不高，難以充分利用現(xiàn)代化管理工具，影響了檔案在跨部門、跨系統(tǒng)之間的無縫協(xié)同，降低了整體管理水平[1]。

1.2 缺乏完善的檔案管理制度

目前，部分高校的畢業(yè)生檔案管理缺乏完善的管理制度，未能利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行信息傳遞和溝通，導(dǎo)致信息傳播受阻、各部門溝通不暢，嚴(yán)重影響了管理效率。一方面，許多高校仍使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，高校內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)不足，考慮到畢業(yè)生信息泄露的可能性，畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)往往被禁止通過網(wǎng)絡(luò)傳播，因此檔案管理部門主要通過電話、紙質(zhì)文件、校園內(nèi)部通告等方式進(jìn)行檔案信息溝通，難以實現(xiàn)高效的信息交流；另一方面，畢業(yè)生檔案的信息化管理面臨技術(shù)障礙，紙質(zhì)化的檔案資料往往只能由畢業(yè)生班級統(tǒng)一收集然后主動上交，導(dǎo)致檔案管理工作人員往往無法快速、及時地收集檔案資料，并且在檔案資料保存到檔案室后，學(xué)生如果想要查詢某些資料，只能由檔案管理員進(jìn)行查閱，在檔案管理工作中往往只能單向傳遞信息。此外，在檔案管理工作中，責(zé)任機制不夠健全，執(zhí)行力在制度實施的過程中受到一定制約，甚至機制運轉(zhuǎn)不夠順暢。

1.3 缺乏有效的質(zhì)量把控機制

高校畢業(yè)生檔案的現(xiàn)代化管理缺乏有效的質(zhì)量把控機制，導(dǎo)致檔案管理過程中存在潛在風(fēng)險。首先，未能引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行實時檔案信息更新，導(dǎo)致一些高校畢業(yè)生檔案的信息更新速度較慢，這直接影響了檔案資料鑒定的一致性。由于缺乏先進(jìn)的信息化技術(shù)，檔案管理員面臨手工更新和錄入的煩瑣過程，導(dǎo)致信息的錄入和上傳不夠及時，且在巨大的工作量和人工輸入的條件下也可能出現(xiàn)一些錯誤。其次，單純地依靠人工操作，無法在短時間內(nèi)將大量的檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)的歸納整理，導(dǎo)致在檔案收集和整理過程中可能遺漏關(guān)鍵數(shù)據(jù)，檔案資料的完整性受到影響[2]。最后，部分檔案管理部門的工作人員專業(yè)素質(zhì)較低，不重視嚴(yán)格落實檔案管理工作流程規(guī)范，缺乏嚴(yán)格的監(jiān)督和管理，缺乏互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)知識，導(dǎo)致檔案管理過程中存在一些流程性漏洞、人為性失誤等，造成檔案信息的遺漏或錯誤。

2. 互聯(lián)網(wǎng)時代高校畢業(yè)生檔案的現(xiàn)代化管理策略

2.1 運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化流程

目前，部分高校檔案管理缺乏體系，缺乏規(guī)范化管理流程，檔案管理工作職責(zé)不清，難以保障檔案管理的工作質(zhì)量和統(tǒng)一性。因此，高校必須建立完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化流程。首先，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立一個集中化的檔案管理平臺，將畢業(yè)生的個人信息、學(xué)業(yè)成績、實習(xí)經(jīng)歷等數(shù)據(jù)整合存儲。其次，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)制定檔案的標(biāo)準(zhǔn)化流程，建立在線申請和審批的機制，畢業(yè)生可以通過在線系統(tǒng)提交檔案申請，而學(xué)校的相關(guān)部門可以通過系統(tǒng)進(jìn)行審批和管理，提高操作的規(guī)范性。最后，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)還可以實現(xiàn)對檔案信息的實時更新和動態(tài)管理，高校可以通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)監(jiān)控畢業(yè)生的動向，與畢業(yè)生進(jìn)行溝通互動，從而及時更新相關(guān)信息，確保檔案的及時性和準(zhǔn)確性。

2.2 運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)細(xì)化檔案管理工作制度

制定檔案管理工作制度的過程，旨在提高管理效益并不斷提升工作質(zhì)量水平，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開發(fā)在線辦公系統(tǒng)，明確檔案管理工作流程，減少人工操作錯誤。首先，務(wù)必明確檔案管理制度的細(xì)則和具體要求，設(shè)定歸檔范圍，考慮未來工作職能調(diào)整和業(yè)務(wù)發(fā)展的可能性，充分考慮檔案的儲存完整性和資料的全面性，預(yù)設(shè)潛在風(fēng)險，制定完善的檔案管理體系。其次，優(yōu)化檔案管理的工作環(huán)節(jié)。不僅要落實檔案管理工作制度，還要制定歸檔計劃，實施集中化、全面化的歸檔管理，并不定期排查常見的工作問題，確保檔案工作的正確性，防止意外疏漏的發(fā)生。最后，還需進(jìn)一步完善和重視檔案資料的交接工作，明確責(zé)任主體，保障交接流程的合規(guī)性和合理性，確保檔案資料順利交接[3]。

2.3 建設(shè)“互聯(lián)網(wǎng)+”數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

互聯(lián)網(wǎng)時代，高校畢業(yè)生檔案建設(shè)必須與信息化發(fā)展密切結(jié)合。高校應(yīng)以“互聯(lián)網(wǎng)+”的思維模式為基礎(chǔ)，建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子信息檔案的轉(zhuǎn)變，使檔案管理過程更加現(xiàn)代、精細(xì)、智能，以提升管理效率和服務(wù)水平。

首先，高校在檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)上需進(jìn)行全面規(guī)劃，并為此提供足夠的資金和資源支持。積極引入云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等先進(jìn)信息技術(shù)，將畢業(yè)生數(shù)據(jù)儲存到信息系統(tǒng)中，逐步建設(shè)和完善畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)，為檔案管理工作提供更加便捷、智能化、系統(tǒng)化的信息系統(tǒng)，還需要考慮對系統(tǒng)進(jìn)行進(jìn)一步擴展，以滿足未來可能的需求和挑戰(zhàn)。

其次，高校應(yīng)建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的專項資金，設(shè)立專業(yè)部門或崗位進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)和優(yōu)化，保障該系統(tǒng)的長期穩(wěn)定運行。

再次，在檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)過程中，高校應(yīng)重點利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)挖掘和分析技術(shù)建設(shè)高校畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)庫?？紤]增設(shè)更多的檔案信息種類，盡可能多地全面收集畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)，選擇文字、圖片、視頻等多種數(shù)據(jù)形式，為數(shù)據(jù)庫的建設(shè)提供豐富而多元的數(shù)據(jù)，為后期數(shù)據(jù)庫功能的調(diào)試和優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支撐。在數(shù)據(jù)庫的功能設(shè)置上，應(yīng)建立互聯(lián)網(wǎng)在線查詢模塊，設(shè)置檔案管理員、企事業(yè)單位、教師、學(xué)生、學(xué)院等不同用戶的查閱權(quán)限，確保用戶能夠根據(jù)其需求和角色獲得適當(dāng)?shù)臋?quán)限和功能；在進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘和計算時，要注意保障相關(guān)數(shù)據(jù)的安全性和隱私性，根據(jù)不同級別的隱私信息和對應(yīng)用戶的權(quán)限設(shè)定相應(yīng)的安全保護(hù)措施。

最后，促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)共享，高校應(yīng)結(jié)合社會實際和師資力量，使檔案數(shù)據(jù)庫資源更加豐富，為社會機構(gòu)和大學(xué)生提供更全面的查詢服務(wù)。同時，要明確信息共享權(quán)限，確保資源在特定時間和范圍內(nèi)通過局域網(wǎng)傳播，以防止檔案資源泄露。

2.4 運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)推進(jìn)檔案管理智能化

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，檔案數(shù)據(jù)不僅能夠起到查閱信息、方便管理的作用，通過對大量畢業(yè)生檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行匯集和分析，也能在就業(yè)趨勢預(yù)測、就業(yè)政策制定、戰(zhàn)略決策方面發(fā)揮巨大的價值。因此，高校需要推動檔案管理的智能化轉(zhuǎn)型，提升數(shù)據(jù)儲備與數(shù)據(jù)質(zhì)量，更大程度發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)的價值。高校要進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理電子化和無紙化的進(jìn)程。

在實施過程中，可采取以下幾種方案：

第一，探索如何利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和智能化技術(shù)實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、分類、計算、預(yù)測等功能，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深度利用，提高檔案工作的質(zhì)量和效率。

第二，拓展畢業(yè)生檔案的內(nèi)容范圍，探索通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)的接收，為智能化管理系統(tǒng)的建設(shè)提供充足的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，以確保數(shù)字檔案信息能夠深度挖掘。

第三，盡管目前檔案資料仍舊以實體檔案為主，但隨著檔案信息化建設(shè)的普及，數(shù)字化檔案將會成為主流。因此，高校需要著重研究如何利用數(shù)字技術(shù)實現(xiàn)對這類檔案信息的智能管理、數(shù)據(jù)挖掘，并提供更多的應(yīng)用價值。例如，可探索開發(fā)利用智能軟件實現(xiàn)文件識別、自動錄入、提取關(guān)鍵詞等功能。

第四，高校應(yīng)積極尋求外部合作，構(gòu)建多元化的合作模式，共同推動檔案管理智能化的進(jìn)程。高校應(yīng)主動尋求與互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)、科研機構(gòu)的跨界協(xié)同合作，并發(fā)揮引領(lǐng)作用，建設(shè)檔案智能化管理研發(fā)團(tuán)隊。通過與各方專業(yè)人員的緊密協(xié)作，有效解決檔案管理智能化建設(shè)中的挑戰(zhàn)，推動技術(shù)融合與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的深入研究，促使檔案智能化管理在創(chuàng)新與應(yīng)用方面取得更為顯著的發(fā)展。

2.5 建立“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理宣傳機制

高校應(yīng)與人才中心合作開展檔案管理各項工作，通過多渠道加強宣傳和教育，構(gòu)建健全的檔案管理和宣傳工作機制。在新生入學(xué)階段，著手對新生普及檔案資料的重要性，在學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)的過程中幫助學(xué)生深入理解檔案內(nèi)容。在日常校園生活中，充分運用互聯(lián)網(wǎng)的信息傳遞功能，通過微信公眾號、微博、校園網(wǎng)等多種途徑，介紹畢業(yè)生檔案的內(nèi)容和檔案管理的重要性，向?qū)W生滲透檔案資料管理意識，使他們能夠更主動地參與檔案管理工作。在職業(yè)規(guī)劃階段，要特別強調(diào)畢業(yè)檔案的重要性，提醒學(xué)生配合學(xué)校完成畢業(yè)生檔案收集工作。此外，通過獎懲制度提升檔案管理相關(guān)工作人員的積極性，使其更有動力投入檔案管理工作，提升整體工作效能，尤其要重視輔導(dǎo)員在檔案收集工作中的重要作用，對其進(jìn)行系統(tǒng)性培訓(xùn)，并將其列入輔導(dǎo)員績效考核。

結(jié)語

高校畢業(yè)生的檔案具有不可復(fù)制性，是高校畢業(yè)生踏入社會、考公考編、留學(xué)出國、升學(xué)深造需要出具相關(guān)證明的重要憑證，也是畢業(yè)生將來在辦理社保等社會誠信體系建設(shè)方面至關(guān)重要的材料。高校畢業(yè)生的檔案管理工作不僅能為評估學(xué)生的綜合素質(zhì)提供依據(jù)，對企事業(yè)單位的人才選拔也具有重要意義。因此，高校需要積極將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入高校畢業(yè)生檔案管理工作中，借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，構(gòu)建健全的檔案管理機制，提高檔案管理效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]賀小芹.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代高校畢業(yè)生檔案的現(xiàn)代化管理策略[J].蘭臺內(nèi)外， 2022（2）：22-24.

[2]王穎.利用信息化手段為依托創(chuàng)新高校畢業(yè)生檔案管理的方法[J].科技資訊，2021，19（25）：71-73.

[3]溫曉麗.互聯(lián)網(wǎng)背景下現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理改革策略和模式創(chuàng)新[J].科技風(fēng)，2022（1）：65-67.

作者簡介：竇毅，碩士研究生，副研究員，研究方向：教育管理。