高校實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書管理工作探析

王繼偉

山東建筑大學(xué)土木工程學(xué)院，山東 濟(jì)南 250101

高校的根本任務(wù)是立德樹人，教學(xué)工作始終是高校的中心工作。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的日益擴(kuò)大，教學(xué)管理工作在保障高校教學(xué)工作順利開展的過程中起著越來越重要的作用，作為教學(xué)管理的具體執(zhí)行人員和實(shí)施人員，實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書對(duì)于維護(hù)教學(xué)秩序，保障教學(xué)質(zhì)量起著不可替代的作用。但由于目前很多高校對(duì)實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書的崗位認(rèn)識(shí)不足，要求不高，導(dǎo)致實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書的作用沒有得到很好的發(fā)揮，而且工作積極性越來越低。因此，高校應(yīng)采取相應(yīng)措施，改變實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀，進(jìn)而提升高校教學(xué)的整體質(zhì)量。

一、實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書的主要作用

（一）參謀和助手的作用

實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書的工作涉及教學(xué)運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)，接觸的人員較多，了解的情況比較全面及時(shí)，因此是院系領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)秀的參謀和助手，在很多時(shí)候可以協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)各項(xiàng)已制定的教學(xué)政策和措施，并對(duì)實(shí)施過程進(jìn)行監(jiān)控和協(xié)助管理；同時(shí)，也要根據(jù)學(xué)校相關(guān)職能部門的教學(xué)要求，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定學(xué)期實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃，并落實(shí)實(shí)驗(yàn)教學(xué)任務(wù)、實(shí)驗(yàn)教師和場(chǎng)地等，給領(lǐng)導(dǎo)決策提供必要的信息，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。

（二）溝通和協(xié)調(diào)的作用

實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書是聯(lián)系學(xué)校職能部門與其他學(xué)院之間，學(xué)院和教師之間，教師與學(xué)生之間的橋梁和紐帶，具有溝通協(xié)調(diào)的重要作用。實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書應(yīng)能夠及時(shí)準(zhǔn)確地將學(xué)校相關(guān)職能部門的通知和政策傳達(dá)給院系領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)院師生，同時(shí)將師生的工作狀態(tài)、訴求等向上級(jí)部門和領(lǐng)導(dǎo)反映，起到上傳下達(dá)的作用［1-2］。

（三）服務(wù)與監(jiān)督的作用

在高校的教學(xué)管理中，做好服務(wù)是對(duì)實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書最基本的要求，全心全意為教學(xué)服務(wù)，為廣大師生服務(wù)。實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書需要配合實(shí)驗(yàn)與設(shè)備處組織實(shí)驗(yàn)工作量拆分核對(duì)、實(shí)驗(yàn)開放項(xiàng)目申報(bào)、實(shí)驗(yàn)室安全教育與考試和實(shí)驗(yàn)相關(guān)數(shù)據(jù)采集上報(bào)工作等［3］，配合院系領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)處制定、修訂實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱，為教師做好調(diào)停代課服務(wù)并通知到每一位學(xué)生。為了提高教學(xué)質(zhì)量，實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書還要對(duì)教學(xué)過程、教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督管理，經(jīng)常了解實(shí)驗(yàn)教學(xué)過程中的問題并向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，同時(shí)還要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行教學(xué)質(zhì)量檢查并定期開展教學(xué)評(píng)價(jià)等。

二、實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書的現(xiàn)狀分析

（一）地位低，待遇差，晉升難

高校普遍不夠重視教學(xué)管理隊(duì)伍建設(shè)，認(rèn)為教學(xué)管理是日常事務(wù)性工作，實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書的工作誰都可以從事。實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書屬于教學(xué)輔助人員，與高校專任教師相比，在工資收入和職業(yè)前景上遠(yuǎn)不如高校專任教師，收入和付出不成比例。實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書的工作可以用“繁”和“雜”兩個(gè)字來描述［4］。由于每天忙于繁雜的事務(wù)性的工作，根本沒有時(shí)間和精力從事教學(xué)科研工作，因此評(píng)聘高一級(jí)職稱非常困難。同時(shí)，由于學(xué)院的教學(xué)副院長(zhǎng)一般需要高學(xué)歷、高職稱，實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書在行政職務(wù)上晉升的可能性也很小。實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書屬于高校底層教學(xué)管理人員，地位低，待遇差，晉升難。

（二）編制少，責(zé)任重，壓力大

高校實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書行政上歸屬學(xué)院管理，業(yè)務(wù)上歸屬所在學(xué)院、教務(wù)處、實(shí)驗(yàn)設(shè)備處、人事處等學(xué)校職能部門的多重領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)多個(gè)部門集中下發(fā)工作任務(wù)的情況，有時(shí)也會(huì)有些工作繁雜而且責(zé)任重大，要求的時(shí)間又很緊，但是實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書人員編制少，必須經(jīng)常加班加點(diǎn)才能完成。很多工作還不能出現(xiàn)一點(diǎn)問題疏忽，否則會(huì)造成教學(xué)事故的發(fā)生［5］，例如排課中出現(xiàn)差錯(cuò)，可能會(huì)造成教師找不到實(shí)驗(yàn)場(chǎng)地，或者學(xué)生找不到實(shí)驗(yàn)教師的情況；實(shí)驗(yàn)器材、低值易耗品如果出現(xiàn)少訂或者錯(cuò)訂，就會(huì)造成學(xué)生無法正常開展實(shí)驗(yàn)的情況發(fā)生，這就使得實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書承擔(dān)了很大的心理壓力和精神負(fù)擔(dān)。

（三）專業(yè)知識(shí)缺乏，缺少進(jìn)修機(jī)會(huì)

實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書絕大多數(shù)未經(jīng)歷過教育學(xué)相關(guān)專業(yè)的學(xué)習(xí)，更沒有教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)，很多是軍轉(zhuǎn)人員、高層次人才隨調(diào)人員或者是不能完成教學(xué)科研任務(wù)的專業(yè)教師轉(zhuǎn)崗人員等［6］，一般沒有經(jīng)過任何培訓(xùn)直接上崗，專業(yè)知識(shí)缺乏，高校又很少提供讓實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書外出參觀學(xué)習(xí)或培訓(xùn)交流的機(jī)會(huì)，實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理工作的流程等一般都是通過口口相傳的方式或者平時(shí)工作經(jīng)驗(yàn)的積累獲得，知識(shí)更新不夠，制約了教學(xué)管理水平的提高。

（四）管理水平一般，創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)

實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理工作大部分是日常性、事務(wù)性和經(jīng)驗(yàn)性的工作。在長(zhǎng)期工作中，實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書基本形成了按慣例、按領(lǐng)導(dǎo)要求做事的習(xí)慣，嚴(yán)重缺乏積極創(chuàng)新意識(shí)，造成實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理工作只能停留在淺層次、低效率的管理水平上［7］。此外，實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書人員編制少，工作負(fù)擔(dān)重，日常疲于應(yīng)付事務(wù)性的工作，高校相關(guān)管理部門也很少召開針對(duì)教學(xué)秘書的工作集中討論會(huì)。因此，實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書不能針對(duì)教學(xué)管理中出現(xiàn)的新問題、新情況進(jìn)行系統(tǒng)深入的討論和創(chuàng)新性的課題研究，只能憑經(jīng)驗(yàn)摸著石頭過河，閉門造車。

三、實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書應(yīng)該具備的素質(zhì)

（一）政治立場(chǎng)堅(jiān)定，思想素質(zhì)過硬

高校作為高素質(zhì)人才培養(yǎng)的重要陣地，工作人員的思想政治素質(zhì)顯得尤為重要，特別是高校的實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理人員，必須具備過硬的政治思想素質(zhì)，才能在教學(xué)管理過程中更好地為師生服務(wù)，以身示范。由于實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書平時(shí)工作繁雜，需要經(jīng)常加班加點(diǎn)，甚至節(jié)假日也不能休息，因此還要有奉獻(xiàn)精神和敬業(yè)精神；教學(xué)無小事，牽一發(fā)而動(dòng)全身，教學(xué)上出現(xiàn)一點(diǎn)小問題，都可能導(dǎo)致教學(xué)事故的發(fā)生。實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書需要經(jīng)常從事一些敏感和需要保密的工作，例如畢業(yè)證書管理、成績(jī)管理、試卷管理和各類監(jiān)考工作等，這些工作都需要保持政治立場(chǎng)堅(jiān)定，頭腦清醒，否則都可能會(huì)出現(xiàn)教學(xué)事故，甚至?xí)|及法律。

（二）善于溝通協(xié)調(diào)，文字功底較強(qiáng)

作為高校教學(xué)管理一線的實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書，必須具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力，能夠與領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生以及其他院系和部門的工作人員進(jìn)行良好的溝通與交流，充分發(fā)揮承上啟下、協(xié)調(diào)溝通、化解矛盾的作用，確保教學(xué)活動(dòng)能夠順利開展；實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書需要經(jīng)常協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)起草工作計(jì)劃、制定各類教學(xué)文件，撰寫工作總結(jié)等文字材料，這就要求具有較強(qiáng)的語言表達(dá)能力和文字撰寫能力，才能將領(lǐng)導(dǎo)的想法準(zhǔn)確無誤地表達(dá)出來。因此，提高溝通協(xié)調(diào)能力和文字寫作能力對(duì)提升工作效率具有非常重要的作用。

（三）熟悉專業(yè)知識(shí)，精通工具軟件

高校實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書必須具備扎實(shí)的專業(yè)技能，熟悉所在院系的學(xué)科專業(yè)知識(shí)，熟悉專業(yè)培養(yǎng)方案和課程設(shè)置，才能根據(jù)設(shè)定的實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃，更好地推進(jìn)實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理各項(xiàng)工作的落實(shí)；隨著信息技術(shù)的發(fā)展，實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書的工作越來越離不開辦公軟件的使用，現(xiàn)在高校都有自己的教務(wù)管理信息系統(tǒng)，倡導(dǎo)無紙化辦公，日常的排課、調(diào)停代課、選課、教材征訂等都在線上進(jìn)行，因此，實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書必須能夠熟練獨(dú)立操作計(jì)算機(jī)，熟悉各類辦公軟件和教務(wù)管理信息系統(tǒng)的操作，特別是一些常用的辦公軟件，例如Word、Excel、PPT 等。

（四）善于學(xué)習(xí)總結(jié)，創(chuàng)新意識(shí)較強(qiáng)

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，高校的實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理工作也發(fā)生了很大的變化，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)高校發(fā)展的需求，因此實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書需要提高自我學(xué)習(xí)能力，同時(shí)善于總結(jié)反思，不斷調(diào)整、更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。高校實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書應(yīng)具備較強(qiáng)的創(chuàng)新意識(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書應(yīng)能夠更好地運(yùn)用所學(xué)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)造性地解決實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理工作中出現(xiàn)的一些新問題，提出一些創(chuàng)新性的建議，做一些力所能及的教學(xué)研究工作。同時(shí)還需要借助兄弟院校的一些教學(xué)管理做法，結(jié)合本校的實(shí)際情況，幫助領(lǐng)導(dǎo)完善教學(xué)環(huán)節(jié)中的一些短板，提出一些創(chuàng)新性的建議，從而可以更好地服務(wù)師生。

四、實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書做好教學(xué)管理工作的幾點(diǎn)建議

（一）培養(yǎng)學(xué)生助手

實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書的工作不僅僅是簡(jiǎn)單的日常事務(wù)，同時(shí)也是教學(xué)管理者和執(zhí)行者，很多時(shí)候需要為領(lǐng)導(dǎo)決策提供必要的信息，有時(shí)候還需要隨時(shí)為師生答疑解惑，所以實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書不但要做好平時(shí)的管理工作，還要學(xué)習(xí)研究學(xué)校和上級(jí)部門的教學(xué)管理制度、文件規(guī)定等。因此，如果實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書所有工作都親力親為，肯定是干不完的，也不會(huì)干好，更沒有時(shí)間和精力來思考和創(chuàng)新。目前，各高校都為學(xué)生提供了勤工助學(xué)的機(jī)會(huì)，實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書應(yīng)充分利用學(xué)生資源，在平時(shí)的工作中積極培養(yǎng)學(xué)生助手，讓他們協(xié)助完成收發(fā)文件、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、資料整理，甚至可以讓他們?yōu)閷W(xué)生解答一些簡(jiǎn)單的問題等工作，當(dāng)然，這也給學(xué)生提供了鍛煉的機(jī)會(huì)。

（二）養(yǎng)成隨手記錄的習(xí)慣

俗話說：“好記性不如爛筆頭”。實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書的工作是繁雜的，經(jīng)常會(huì)遇到正做著一項(xiàng)工作的時(shí)候，又安排了此外一項(xiàng)工作，或者周末、下班休息時(shí)間，也有上級(jí)部門或者老師、學(xué)生通過微信或QQ 等隨時(shí)留言發(fā)資料等，針對(duì)這種情況，實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書可以通過智能手機(jī)的“便簽”“記事本”的功能把相關(guān)事項(xiàng)記下來，到上班時(shí)統(tǒng)一處理，以免總是記在心里或者耽誤重要工作。當(dāng)然，在辦公室上班的時(shí)候可以用電腦隨時(shí)記錄下一些工作上的大事件、工作經(jīng)驗(yàn)和容易犯錯(cuò)的地方，為以后工作總結(jié)提供素材和積累經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書還要對(duì)常規(guī)性的工作做好規(guī)劃，對(duì)于每年都要開展的工作，要做到心中有數(shù)。

（三）充分利用信息化管理

實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書不能總是按照傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)方法進(jìn)行管理，要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展、改變觀念、創(chuàng)新管理。特別要注重信息技術(shù)在教學(xué)管理中的應(yīng)用。隨著“大數(shù)據(jù)技術(shù)”“云計(jì)算”等先進(jìn)技術(shù)廣泛應(yīng)用于高等教育，高校教學(xué)管理模式也發(fā)生了根本性變革，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫為核心的信息技術(shù)管理方式在各高校教學(xué)管理工作中已逐漸普及。因此，實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書應(yīng)改變觀念，積極學(xué)習(xí)，特別是Office 辦公軟件的操作使用，熟練掌握后可以起到事半功倍的效果；同時(shí)，如果在工作中遇到疑問，還要學(xué)會(huì)通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行收集、查詢有關(guān)教學(xué)管理方面的疑問；真正把信息技術(shù)運(yùn)用到實(shí)際工作中，從而不斷提高工作效率，實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化和規(guī)范化。

（四）做好與輔導(dǎo)員的配合

在日常工作中，實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書主要負(fù)責(zé)學(xué)生的學(xué)業(yè)，輔導(dǎo)員主要負(fù)責(zé)學(xué)生的思想政治教育，實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書接觸的一般是學(xué)業(yè)基礎(chǔ)相對(duì)較差或者對(duì)自己學(xué)業(yè)不重視的學(xué)生。因此，這就需要實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書及時(shí)把學(xué)生的成績(jī)和學(xué)分情況分享給輔導(dǎo)員，輔導(dǎo)員可以有針對(duì)性地解決個(gè)別學(xué)生在學(xué)習(xí)中遇到的問題，例如，每學(xué)期的學(xué)籍預(yù)警，雖然是教務(wù)處對(duì)學(xué)生每學(xué)期不及格課程門數(shù)的提示，但更需要實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書及時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，針對(duì)不及格課程門數(shù)比較多的學(xué)生，應(yīng)通過輔導(dǎo)員的協(xié)助配合，做好單獨(dú)談話，提醒警告，以免像滾雪球一樣，把問題集中到畢業(yè)學(xué)期，從而為其正常畢業(yè)做好保障。

五、結(jié)語

在高等教育不斷改革發(fā)展的今天，實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中扮演著越來越重要的角色，高校應(yīng)充分認(rèn)識(shí)實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用，應(yīng)在人員編制、工資待遇、教育培訓(xùn)和晉升通道上給予相應(yīng)照顧，并制定長(zhǎng)效管理機(jī)制，建設(shè)好這支不可或缺的教學(xué)管理隊(duì)伍。與此同時(shí)，實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書自身也應(yīng)加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)和主動(dòng)學(xué)習(xí)的能力，積極進(jìn)取，增強(qiáng)個(gè)人能力，不斷完善自我，提高個(gè)人職業(yè)能力，為教學(xué)管理工作的順利開展提供保障?？傊?，隨著高校教育事業(yè)的不斷發(fā)展，實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書的重要性愈加明顯，各大高校應(yīng)重視實(shí)驗(yàn)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)，從而全方位提高教學(xué)管理工作水平。