事業(yè)單位檔案管理信息化模式構(gòu)建路徑探析

文/濰坊市人民醫(yī)院 鄧藝琳

事業(yè)單位在檔案管理中融入信息化管理模式，需要與事業(yè)單位原有的檔案管理要求相協(xié)調(diào)，利用信息技術(shù)解決以往檔案管理中存在的各種問題，在內(nèi)部匹配完善檔案信息化管理機制，規(guī)范檔案管理工作，以保證檔案管理水平的穩(wěn)步提升。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化模式構(gòu)建的特點和價值

（一）特點。1.高效化。在事業(yè)單位中，檔案管理是一個必不可少的環(huán)節(jié)。如何提升檔案管理的效率，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性，成了檔案工作人員必須思考的問題，凸顯了檔案信息化管理的高效化特征。（1）高效化特點使得檔案管理更加便捷和快速。在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，工作人員需要在大量的紙質(zhì)檔案中尋找信息，會浪費很多時間和精力。而利用檔案信息化管理的高效化特點，如計算機和網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，可以實現(xiàn)對檔案信息的自動化管理、檢索和歸檔，有效減少了對工作人員的依賴，利用自動化技術(shù)在短時間內(nèi)完成檔案管理的任務(wù)，也為檔案的安全提供了保障[1]。（2）高效化特點可以大幅提升檔案管理的準(zhǔn)確性和可靠性。在紙質(zhì)檔案管理中，由于人為因素的影響，不可避免地會出現(xiàn)許多差錯，比如錯放、標(biāo)錯文件名等，可能會對檔案的使用和管理造成極大的困擾。而采用高效化特點，比如數(shù)字化管理、智能化檢索等，可以大大降低人為因素的干擾，為檔案工作提供保障。（3）高效化特點可以實現(xiàn)檔案管理的共享化和協(xié)同化。在傳統(tǒng)的檔案管理中，不同部門之間往往存在“信息孤島”的問題，難以實現(xiàn)檔案信息的共享和協(xié)同。而采用網(wǎng)絡(luò)化管理、云存儲等技術(shù)，可以實現(xiàn)檔案信息之間的共享和協(xié)同，讓不同部門之間能夠更加有效地協(xié)調(diào)合作，從而提升工作效率和質(zhì)量。2.便捷化。信息技術(shù)的便捷化特點在事業(yè)單位檔案管理信息化模式中的應(yīng)用無處不在：其一，信息化模式可以通過數(shù)字化、智能化手段讓檔案信息的錄入、存儲、檢索和使用變得更加快捷、高效。其二，基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的信息化模式還能通過網(wǎng)絡(luò)和云存儲等手段讓檔案信息的共享和利用更加便捷和高效。在實際應(yīng)用中，部分事業(yè)單位充分發(fā)揮信息技術(shù)的便捷化特點，融合新型的技術(shù)方案，構(gòu)建全新的管理體系。例如，部分單位在內(nèi)部構(gòu)建了功能齊全的檔案管理模式，實現(xiàn)對檔案資源的數(shù)字化處理，實現(xiàn)了檔案信息的全面管理和高效利用。其三，一些政府部門通過實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化，加快檔案信息的流通速度，為各項工作提供重要的支持。

（二）價值。檔案管理作為一個歷史悠久的行業(yè)，一直扮演著記錄歷史、保留文化遺產(chǎn)、維護社會秩序的重要角色。然而，長時間以來，檔案管理一直依賴于傳統(tǒng)的手工管理方式，由于信息化水平的滯后，勞動力和時間成本的增加，檔案管理難以高效、精確地完成。面對這些問題，管理人員急需引入信息化建設(shè)，完善管理模式，提高檔案管理水平[2]。信息化建設(shè)以其高效、準(zhǔn)確、便捷、及時的特點，極大地提高了檔案管理的效果。首先，利用信息技術(shù)將原有紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案進行儲存，不僅可以節(jié)省大量人力、物力、時間等成本，還有助于根據(jù)實際需求快速地調(diào)取對應(yīng)的檔案信息，提高檔案資源的利用率。其次，信息化建設(shè)可以密切各部門之間的溝通以及互動，共同整理和傳遞檔案信息，通過互聯(lián)網(wǎng)連接多個機構(gòu)、部門、地區(qū)的檔案數(shù)據(jù)，共享有價值的檔案信息，加強檔案信息的互通互聯(lián)，提高檔案管理效率。最后，在線應(yīng)用和云存儲技術(shù)的應(yīng)用，擴展了檔案儲存空間。數(shù)據(jù)挖掘和機器學(xué)習(xí)等技術(shù)的應(yīng)用，對檔案管理過程進行全方位的監(jiān)督，出現(xiàn)安全隱患時能夠快速地反應(yīng)相關(guān)信息，方便管理人員做出科學(xué)決策，提高檔案的安全系數(shù)。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化模式構(gòu)建存在的問題

檔案管理是每個單位必要的管理工作之一，隨著信息時代的到來，信息技術(shù)逐漸和事業(yè)單位各個管理模塊相互融合，但事業(yè)單位在構(gòu)建檔案管理信息化模式中卻存在不少問題，不僅影響到事業(yè)單位的正常運營，也影響到整個社會的發(fā)展。一方面，一些事業(yè)單位還沒有完全理解檔案管理信息化模式的意義和重要性。事業(yè)單位的檔案管理往往采取人工作業(yè)，導(dǎo)致檔案管理工作效率低，出現(xiàn)了很多問題，如檔案遺失、檔案數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確等，而通過信息化手段的整合，可以有效地解決這些問題。另一方面，檔案管理信息化模式的構(gòu)建面臨著諸多問題。例如，基于信息化模式的檔案管理需要配備先進的設(shè)備與軟件，需要擁有專業(yè)人才以及大量的資金投入等，而一些事業(yè)單位并不具備這些條件，導(dǎo)致信息化模式的推進受到很大的阻力。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化模式的構(gòu)建路徑

（一）重視檔案管理信息化模式的宣傳。檔案管理是一項重要的管理工作，它記錄了一個單位的發(fā)展歷程，對于單位的未來發(fā)展至關(guān)重要。事業(yè)單位檔案管理作為重要的組成模塊，記錄了單位的發(fā)展歷程，同時也可以為后續(xù)的決策提供重要的參考依據(jù)，再加上事業(yè)單位檔案類型較為復(fù)雜，如果仍然采取人工方式，難免會出現(xiàn)失誤，因此，要用信息技術(shù)來提高檔案管理的效果[3]。1.注重宣傳效果的提高。現(xiàn)代社會中，宣傳手段的多樣化為實際工作提供了發(fā)揮宣傳作用的空間。在宣傳檔案信息化管理模式中，工作人員可以通過多種方式進行宣傳。例如，通過互聯(lián)網(wǎng)、微信公眾號、新聞媒體等平臺，將宣傳信息化管理模式的內(nèi)容推向大眾。2.注重宣傳的針對性。事業(yè)單位檔案管理中，不同部門、不同檔案的管理方式各不相同。因此，在宣傳過程中需要針對不同部門、不同類型的檔案進行分類宣傳，以強化宣傳效果，讓更多的管理者和檔案工作者更好地了解該模式，加快檔案信息化的建設(shè)進程。3.要注重宣傳的深度和廣度。深度宣傳是指通過對該模式的詳細解釋和推廣，讓管理者進一步了解信息化管理模式，從而逐步提高其在檔案管理中的應(yīng)用程度；廣度宣傳則是指針對不同部門、不同檔案的管理方式進行廣泛的宣傳，讓更多的管理者和檔案工作者了解該模式的應(yīng)用價值。

（二）融入先進的技術(shù)方案。1.大數(shù)據(jù)技術(shù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠有效地存儲、管理、分析和利用數(shù)據(jù)，使人們能夠更好地理解、預(yù)測和應(yīng)對各種現(xiàn)象。在事業(yè)單位檔案管理信息化模式構(gòu)建中，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用相當(dāng)廣泛。首先，在檔案管理中，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠為事業(yè)單位提供更加便捷、高效的信息管理方式。在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，許多檔案都需要手工處理和存儲，這樣會消耗大量的時間和精力[4]。但在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，事業(yè)單位可以將檔案存儲到云端數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)快速地訪問和查詢，從而大大提高檔案管理的效率和質(zhì)量。其次，在檔案管理中，大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以為事業(yè)單位提供更加準(zhǔn)確、精細的數(shù)據(jù)分析和統(tǒng)計功能。通過利用大數(shù)技術(shù)，事業(yè)單位可以對檔案中的數(shù)據(jù)進行分析和統(tǒng)計，從而得到更加詳細和準(zhǔn)確的信息，幫助管理人員更好地了解檔案內(nèi)容和特點，為相關(guān)工作提供更加科學(xué)和可靠的依據(jù)。最后，大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以幫助事業(yè)單位更好地保證檔案的安全和完整。在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，檔案往往存儲在實體儲物柜中，容易被破壞，而通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，事業(yè)單位可以將檔案數(shù)字化并存儲在云端數(shù)據(jù)庫，通過不同的防護技術(shù)，減少檔案資源流失和泄漏問題的發(fā)生。2.云計算儲存空間。在信息化時代，無論是企業(yè)還是事業(yè)單位，都面臨著大量數(shù)據(jù)的積累和管理。而電子檔案的存儲和管理不僅是一項極為重要的任務(wù)，也是一項需要大量儲存空間的工作。傳統(tǒng)的檔案管理方法需要大量的紙張、印章等物資，占用大量的儲存空間，還需要大量的人力物力來維護和管理，不僅成本高昂，而且效率低。云存儲空間為檔案管理帶來了一種全新的解決方案。云儲存是一種以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，將數(shù)據(jù)存儲在遠程服務(wù)器上的一種方式。相比于傳統(tǒng)的檔案管理方法，云儲存不需要占用辦公場所的物理空間，也不需要大量的紙張、印章等物資，大大降低了成本[5]。同時，云儲存具有高度的靈活性和安全性，只要連接網(wǎng)絡(luò)就可以隨時隨地訪問檔案信息，而且還可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)，滿足各項工作要求。

（三）健全檔案管理信息化建設(shè)方案。在新時期背景下，檔案管理工作急需更新，事業(yè)單位開始進行檔案管理信息化建設(shè)，其中健全信息化管理方案是非常關(guān)鍵的一環(huán)。1.明確目標(biāo)。管理人員要適當(dāng)借鑒其他單位檔案信息化建設(shè)的相關(guān)思路，再結(jié)合本單位的實際情況，確定主要的工作目標(biāo)，比如要提高檔案管理的效率、降低系統(tǒng)的維護成本、提高檔案信息的安全性等，只有明確了目標(biāo)，才能制定有效的方案。2.優(yōu)化流程。信息化管理的核心是優(yōu)化流程，提高信息處理的效率和精度。因此，管理人員要重新審視現(xiàn)有的檔案管理流程，發(fā)現(xiàn)其中可能存在的瓶頸和問題，制定優(yōu)化方案，可能的優(yōu)化方案包括：采用信息化工具簡化流程、優(yōu)化人員配備、加強溝通和合作等。3.選定信息化工具。信息化管理需要借助各種工具。例如，根據(jù)實際需求，管理人員可以選定最適合的信息化工具，可能的工具包括：檔案管理系統(tǒng)、數(shù)字化掃描設(shè)備、OCR文字識別技術(shù)、安全加密技術(shù)等。在選定信息化工具的同時，也需要考慮工具的可擴展性和可定制性，以便于日后的維護。4.加強安全管理。檔案信息的安全性是信息化管理方案中不可或缺的一部分。管理人員需要采取措施保障檔案信息的安全，如：制定安全策略、進行信息加密、加強安全審核、建立備份和恢復(fù)機制等。只有確保檔案信息的安全，才能使信息化管理方案更加有效和可靠。

（四）搭建高素質(zhì)的工作團隊。建立高素質(zhì)的工作團隊不是一朝一夕的事情，它建立在對員工能力、素質(zhì)深入了解的基礎(chǔ)上。在檔案管理工作中，精細化、規(guī)范化、專業(yè)化非常重要。因此，檔案管理人才不僅需要具有行業(yè)知識，還需要具備較強的學(xué)習(xí)能力、團隊協(xié)作能力和人際交往能力。要加強人才培養(yǎng)，持續(xù)提高員工的知識水平和能力素質(zhì)，企業(yè)要為員工提供學(xué)習(xí)資源和平臺，制定針對性的培訓(xùn)計劃，幫助員工提高自身素質(zhì)，增強團隊的整體實力。

四、結(jié)語

在現(xiàn)代化社會發(fā)展中，事業(yè)單位檔案管理融入信息技術(shù)所發(fā)揮的作用和價值較為突出，有助于提高單位的檔案管理水平，因此，事業(yè)單位要加以重視，根據(jù)原有檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在關(guān)鍵環(huán)節(jié)融入信息技術(shù)，搭建完整的檔案管理系統(tǒng)，監(jiān)督檔案信息化建設(shè)的實施情況，降低風(fēng)險、減少事故，滿足檔案管理信息化建設(shè)要求。