化繁為簡：將散亂信息轉(zhuǎn)化為有效策略

一些優(yōu)秀員工可能剛開始晉升速度很快，但越往上晉升速度越慢。一個重要原因在于他們無法以簡明扼要的方式來表達(dá)見解。有時他們會迷失在海量數(shù)據(jù)和雜亂信息中，而這種充斥著各類數(shù)據(jù)的縝密分析會令人感到窒息。由過度分析而導(dǎo)致的遲遲無法做出決策的現(xiàn)象，在經(jīng)濟(jì)學(xué)領(lǐng)域被稱為“分析癱瘓”，其本質(zhì)是無法將信息化繁為簡，從而不能清楚地表達(dá)見解。

化繁為簡的能力包含哪些基礎(chǔ)技能？職場人應(yīng)該如何培養(yǎng)此項(xiàng)技能？如何在短時間內(nèi)對溝通對象的問題做出正確反應(yīng)，尤其是當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)突然拋出一個探究性問題時，職場人該如何接招？百事公司全球人才評估與發(fā)展高級副總裁艾倫·丘奇給出了一些專業(yè)指導(dǎo)意見。

把握關(guān)鍵時刻

一家大型企業(yè)曾開展了一項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)力培訓(xùn)計(jì)劃，入選該計(jì)劃的員工均表現(xiàn)出高管的潛質(zhì)。這一計(jì)劃最具價值的地方在于實(shí)踐學(xué)習(xí)部分，其提供了一個待開發(fā)的商業(yè)項(xiàng)目，而參與者需要向高層領(lǐng)導(dǎo)者陳述應(yīng)該如何開展該項(xiàng)目。高層領(lǐng)導(dǎo)者將基于參與者的陳述內(nèi)容，決定是否將其列為高管培養(yǎng)對象。

在實(shí)踐學(xué)習(xí)部分，該培訓(xùn)計(jì)劃的參與者被分成了兩個團(tuán)隊(duì)，他們將面對同一道難題：為新興電動汽車產(chǎn)品線開發(fā)出一種新的商業(yè)模式。該任務(wù)涉及收集競爭對手?jǐn)?shù)據(jù)、分析消費(fèi)者偏好、設(shè)計(jì)最佳生產(chǎn)戰(zhàn)略和市場推廣戰(zhàn)略，同時還需考慮企業(yè)的特定局限。每個團(tuán)隊(duì)有20分鐘的時間來進(jìn)行陳述?？己斯侔ㄔ摴靖鞔笫聵I(yè)部負(fù)責(zé)人、職能部門高級副總裁，以及人力資源部主管。

兩個團(tuán)隊(duì)可以自行決定陳述方式，每位團(tuán)隊(duì)成員都要做陳述，考核官會據(jù)此來評估他們的思維是否清晰、是否能將隊(duì)友所陳述的內(nèi)容串聯(lián)起來，以及他們的觀點(diǎn)是否具有說服力。換言之，通過這項(xiàng)活動，參與者是否具有化繁為簡的能力將一目了然。

兩隊(duì)成員都與自己的利益相關(guān)者建立了關(guān)系、收集了大量數(shù)據(jù)。隨后，兩個團(tuán)隊(duì)采取了截然不同的陳述方式。

名為“開拓”的團(tuán)隊(duì)率先進(jìn)行陳述。為了體現(xiàn)他們對所收集數(shù)據(jù)的深刻理解，該團(tuán)隊(duì)制作了一份長達(dá)50多頁的PPT文稿，詳細(xì)地介紹了汽車的歷史、汽車電氣技術(shù)在早期發(fā)展中的趨勢和挫折，隨后闡述了消費(fèi)者的選擇偏好、未來的新型設(shè)計(jì)、一些政策法規(guī)可能對該項(xiàng)目造成的影響，以及主要生產(chǎn)模式失敗之后的替代設(shè)計(jì)方案。他們甚至還制定了一份“開拓牌電動汽車模型”營銷方案。

“開拓隊(duì)”的陳述不可謂不詳細(xì)?？上У氖?，當(dāng)?shù)谝晃魂愂鋈碎_始陳述時，幾位高管就開始質(zhì)疑他列舉出的部分信息，陳述很快變成了問答雙方的辯論會。之后，第二位陳述人上場，但他沒有根據(jù)現(xiàn)場情況對陳述內(nèi)容做出調(diào)整，而是按原計(jì)劃繼續(xù)深入探討了與消費(fèi)者趨勢相關(guān)的幾組數(shù)據(jù)。幾位高管再一次對“開拓隊(duì)”所采用的數(shù)據(jù)收集方法提出質(zhì)疑。很快，“開拓隊(duì)”的陳述時間用完了，但還有兩名陳述人沒來得及發(fā)言。結(jié)果，該團(tuán)隊(duì)甚至連設(shè)計(jì)方案都未能陳述完，更不用說營銷推廣方案了。

從現(xiàn)場情況看，“開拓隊(duì)”在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集和相關(guān)見解匯總方面做得十分出色，他們欠缺的是化繁為簡的能力——

他們過于注重細(xì)節(jié)，未能把握好陳述的節(jié)奏，行事不夠靈活敏捷，導(dǎo)致前期所有的努力都失去了意義。

隨后，“革新隊(duì)”進(jìn)行了陳述。該團(tuán)隊(duì)雖然收集了與“開拓隊(duì)”類似的數(shù)據(jù)，卻采取了完全不同的陳述方式。團(tuán)隊(duì)成員們制作了10頁精簡的演示文稿，其中反復(fù)提及使用太陽能技術(shù)來解決可再生能源的信息。每位陳述者都有5分鐘的時間來講述幾張演示文稿的內(nèi)容。對于“開拓隊(duì)”陳述過的一些關(guān)鍵要素，如消費(fèi)者偏好、生產(chǎn)難點(diǎn)、監(jiān)管環(huán)境、營銷計(jì)劃等，他們同樣提出了一些建議，但其敘述方式更為簡練，也更有說服力。

20分鐘后，“革新隊(duì)”所有成員都輕松地講完了由自己負(fù)責(zé)的內(nèi)容，傳達(dá)了關(guān)鍵信息，并在規(guī)定時間內(nèi)完成了陳述。他們以“革新”為主題，將該主題貫穿整個陳述過程，并未過多地使用之前所收集的數(shù)據(jù)。然而，在每次使用數(shù)據(jù)時，他們都確保此數(shù)據(jù)能夠精準(zhǔn)體現(xiàn)自己的見解，以簡單的圖示、準(zhǔn)確的表述，生動地闡明了內(nèi)容的關(guān)鍵點(diǎn)。最終，評估團(tuán)決定采納他們的方案。

從案例中可以發(fā)現(xiàn)，“開拓隊(duì)”和“革新隊(duì)”之間最大的差異就是化繁為簡的能力。當(dāng)然，如果我是“開拓隊(duì)”的成員，我可能會心有不甘，畢竟隊(duì)員的水平只代表其個人。但是，對于大型企業(yè)而言，團(tuán)隊(duì)合作不可避免，尤其是在解決復(fù)雜問題的時候。團(tuán)隊(duì)成功與否，決定其成員成功與否。雖然在職業(yè)生涯早期，個人成績對于能否獲得晉升十分重要，但是隨著級別的不斷提升，團(tuán)隊(duì)的成績開始變得更加重要。企業(yè)高層管理者通常會認(rèn)為，如果團(tuán)隊(duì)成員無法協(xié)同合作，那么他們就不具備集體認(rèn)知能力。因此，對于“開拓隊(duì)”而言，無論個人是否對團(tuán)隊(duì)陳述的整體水平負(fù)有直接責(zé)任，一個團(tuán)隊(duì)的最終表現(xiàn)都會在一定程度上反映個人的領(lǐng)導(dǎo)潛力。

那么，職場人如何才能將雜亂的信息轉(zhuǎn)化為戰(zhàn)略性新見解，并將此類見解有效地傳達(dá)給相應(yīng)的利益相關(guān)者？丘奇提出三個簡單步驟。

第一步：收集數(shù)據(jù)

收集數(shù)據(jù)包括識別現(xiàn)成信息和新信息。人們習(xí)慣于收集現(xiàn)有資料，然后根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)做出判斷。事實(shí)上，收集和處理數(shù)據(jù)需要打開視角。如果你是HR，上級就“如何在企業(yè)內(nèi)部建立創(chuàng)新文化”讓你出具一份報(bào)告，那么你需要了解哪些信息？一方面，你需要深入了解研發(fā)部門正在進(jìn)行什么樣的創(chuàng)新，人力資源部門如何培養(yǎng)創(chuàng)新人才、有哪些激勵員工的創(chuàng)新之舉，信息技術(shù)部門擁有哪些系統(tǒng)和技術(shù)是可用于支持企業(yè)內(nèi)部創(chuàng)新共享和構(gòu)建創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)的，銷售部門銷售創(chuàng)新產(chǎn)品的具體情況如何；另一方面，你還需要收集同類企業(yè)的一些創(chuàng)新案例。盡量擴(kuò)大收集信息的范圍，這樣才有可能慢慢打開戰(zhàn)略性視角。

培養(yǎng)戰(zhàn)略性視角，需要我們對學(xué)習(xí)具有極大的熱情，對知識持開放態(tài)度。這種開放的學(xué)習(xí)態(tài)度不僅限于當(dāng)前的崗位、部門乃至企業(yè)層面所需的知識，隨著職位的晉升，我們還應(yīng)不斷涉獵其他學(xué)科知識。比如，如果你在運(yùn)營崗位上，不妨訂閱行業(yè)期刊，幫助自己廣泛了解相關(guān)業(yè)務(wù)，加深對行業(yè)的理解。如果你從事金融行業(yè)，那么最好對業(yè)內(nèi)新興技術(shù)或研發(fā)情況做到心中有數(shù)，深入了解監(jiān)管環(huán)境中有哪些極具影響力的趨勢和因素。同時，還要仔細(xì)思考各種信息會對本職工作和業(yè)務(wù)職能產(chǎn)生什么樣的影響。

具體而言，我們應(yīng)從哪里獲得想要的數(shù)據(jù)？需要詢問哪些問題來獲取信息？丘奇建議，不妨按照以下幾點(diǎn)，從更廣泛的層面去收集數(shù)據(jù)。

★除了已經(jīng)擁有的信息之外，我還需要從基礎(chǔ)層面收集哪些信息？如果從職能部門的角度來看待這個問題，我需要知道哪些信息？如果從首席執(zhí)行官和上級的角度來看待這個問題，我還需要知道哪些信息？

★還有哪些因素可能會影響該項(xiàng)目或目標(biāo)？隨著形勢的不斷發(fā)展，這些因素會對流程、人員、企業(yè)或者外部環(huán)境產(chǎn)生哪些具體的影響？

★對于每個主題領(lǐng)域，我擁有的信息深度是否足夠？我知道自己需要什么樣的信息以及從哪里獲取信息嗎？

★還有哪些地方是我應(yīng)該考慮但尚未考慮到的？哪些人能幫我從不同角度理解我所面對的情況？在相關(guān)問題上，誰是當(dāng)之無愧、能夠產(chǎn)生新見解的專家？

丘奇強(qiáng)調(diào)，在收集數(shù)據(jù)方面需要注意幾個誤區(qū)。

●以錯誤的方式獲取或分析數(shù)據(jù)

在獲取信息前，須先了解信息所屬的領(lǐng)域，然后據(jù)此獲取正確的數(shù)據(jù)。如果獲取的數(shù)據(jù)或采用的分析方法存在重大問題，那么整個提案和陳述都會站不住腳，而且可能導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)無法就該項(xiàng)目深入探討下去。信息收集者一旦陷入這一誤區(qū)，很可能信譽(yù)盡失。試想，如果這種錯誤出現(xiàn)在財(cái)務(wù)方面，很有可能導(dǎo)致企業(yè)必須公開重申相關(guān)數(shù)據(jù)。因此，在獲取信息后一定要小心求證，確保收集到的數(shù)據(jù)是合理可靠的。

●利用虛假數(shù)據(jù)編寫陳述內(nèi)容

如果無法獲取自己想要的數(shù)據(jù)，是不是就可以跳過數(shù)據(jù)分析的環(huán)節(jié)，直接陳述方案呢？這當(dāng)然可以。沒有數(shù)據(jù)作為支撐可能會使陳述缺少說服力，但是，隨意捏造虛假數(shù)據(jù)來蒙混過關(guān)，這種情況是必須杜絕的。一旦被人發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)造假的情況，那么整個陳述報(bào)告都有可能被否決。

●沉迷于收集更多信息

職場人需要確保按時完成任務(wù)并獲得好的結(jié)果。如果花費(fèi)太多時間去收集數(shù)據(jù)，有可能因注意力被分散而導(dǎo)致其他工作無法按時完成。因此，我們在收集數(shù)據(jù)時，可以直接向別人詢問自己不清楚的信息。如果是企業(yè)中高管，這些基礎(chǔ)性的工作完全可以分派給下屬去完成。其實(shí)，當(dāng)信息收集到一定程度時，知曉更多細(xì)節(jié)也沒有太大意義。所以，當(dāng)需要的信息集齊后，最好立即停止，果斷進(jìn)行下一步。

●在獲取信息時，過度依賴人際關(guān)系網(wǎng)

在獲取信息或觀點(diǎn)時，過于依賴人脈圈可能產(chǎn)生一種嚴(yán)重后果，即讓他人思考代替獨(dú)立思考。雖然我們不可能做到事事盡知，但我們至少要確保自己和團(tuán)隊(duì)成員清楚各自的職責(zé)和權(quán)限，努力推進(jìn)自己負(fù)責(zé)的那部分工作。

●過于依賴固有信息

在知識快速更新的時代，切忌出現(xiàn)“我有這方面經(jīng)驗(yàn)”這樣的想法。一旦我們所處的情境和商業(yè)環(huán)境中的某個關(guān)鍵因素發(fā)生變化，或者企業(yè)人員構(gòu)成有所不同，都可能導(dǎo)致項(xiàng)目結(jié)果發(fā)生變化。因此，收集數(shù)據(jù)時不可過于依賴過往經(jīng)驗(yàn)，一定要做好調(diào)查和核實(shí)工作。

●深陷無關(guān)緊要的領(lǐng)域

收集數(shù)據(jù)時，需要在廣度、深度與速度、相關(guān)性之間取得平衡。許多人因?yàn)樾畔⑸娅C面過于廣泛而深陷與主題無關(guān)的領(lǐng)域不能自拔。為了避免這一傾向，我們可以借鑒一下“取樣”的概念——只獲取有利于理解任務(wù)的信息，然后深入地了解這些信息會對思考方向產(chǎn)生影響的地方。總之，就是要根據(jù)任務(wù)明確數(shù)據(jù)收集工作的具體范圍。

第二步：融合成見解

未經(jīng)提煉的數(shù)據(jù)不具有任何意義；數(shù)據(jù)必須經(jīng)過融合提煉，凝聚成見解，第一步工作才有意義?；睘楹喌年P(guān)鍵，就是將數(shù)據(jù)納入框架體系，利用統(tǒng)計(jì)技術(shù)、財(cái)務(wù)建模、大數(shù)據(jù)分析等方法對其進(jìn)行分析，然后轉(zhuǎn)化為具有整體性、集成性的內(nèi)容。簡而言之，就是在信息之間建立起聯(lián)系，將散亂的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為能夠影響行動的見解。

在這個步驟中，需要理解的不僅僅是數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，還需要從信息中生成見解，并利用這些見解來制定具有可行性的決策。想要出色地完成這一步驟，需要將技術(shù)（數(shù)據(jù)管理和分析）、智力（主題融合和分析）和獨(dú)到的聰明才智（為任務(wù)確定具有操作性的關(guān)鍵見解）結(jié)合起來。除此之外，還必須提升整合見解的能力。

●學(xué)習(xí)與數(shù)據(jù)整合相關(guān)的技巧

職場人應(yīng)多了解和學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)分析技巧、計(jì)算機(jī)語言，盡可能深入地掌握與統(tǒng)計(jì)學(xué)相關(guān)的知識。即使不擅長數(shù)學(xué)，也要對不同數(shù)據(jù)類型的屬性有一定的了解，掌握足夠的統(tǒng)計(jì)學(xué)知識，才能判斷別人的結(jié)論是否基于科學(xué)的方法。如果想進(jìn)一步了解更多內(nèi)容，最好廣泛涉獵Java、C+、Python或SQL等計(jì)算機(jī)語言，這些知識有助于我們整合各種類型的數(shù)據(jù)源。

●培養(yǎng)提問題和評估各種調(diào)研結(jié)果的能力

一項(xiàng)調(diào)研結(jié)果擺在面前，如何判斷其信度、效度？這就需要我們提出以下問題：“該研究的誤差范圍是多少？”“這些結(jié)果是否具有統(tǒng)計(jì)顯著性？如果有，變量之間的關(guān)聯(lián)性有多強(qiáng)？”“調(diào)研人員以何種方式證明變量之間存在的是因果關(guān)系而非簡單的偶然事件？”……

●培養(yǎng)創(chuàng)建主題或內(nèi)容概要的技能

我們可以在媒體上選擇一個熱門話題，然后從不同來源收集與該主題有關(guān)的幾篇文章。在閱讀這些文章時，可以繪制一個簡單的表格，填寫上自己讀到的5—7個主題或?qū)谧骷宜岢龅膯栴}，以及其中牽涉的哲學(xué)問題和法律問題。之后，當(dāng)我們再次閱讀每篇文章，就在文章每次提及相關(guān)主題時，在表格內(nèi)打鉤。如此一來，一個簡單的分類表就形成了，我們可以通過自己的標(biāo)記得知某個特定主題被提及了多少次。匯總之后，就獲得了一份統(tǒng)計(jì)信息。我們可以對打鉤的次數(shù)進(jìn)行匯總，也可以對原材料的份數(shù)進(jìn)行匯總。而關(guān)于如何選擇匯總的對象，取決于哪個對象能產(chǎn)生最有意義的見解。對象不同，匯總的結(jié)果也有所不同。

●針對關(guān)鍵主題的正反觀點(diǎn)進(jìn)行深度閱讀

具體來說，要閱讀文本、論文、案例以及相關(guān)網(wǎng)頁。然后以兩個或兩個以上的信息來源為基礎(chǔ)，撰寫內(nèi)容概要；接著，將自己的內(nèi)容框架與他人分享，詢問他們有何感想，并觀察其對概要中的論點(diǎn)有什么反應(yīng)。在此過程中要注意以下問題：在進(jìn)行概要總結(jié)時，是否照顧到了各個方面，有沒有遺漏一些關(guān)鍵的見解和主題；對他人而言，這份總結(jié)是否具有說服力，是否全面。

●提高自己的財(cái)務(wù)技能水平

具備一定的財(cái)務(wù)技能才能讀懂財(cái)務(wù)報(bào)表，知道如何分析損益表，理解資本化、外匯及資本市場模型等相關(guān)知識。我們可以通過線上財(cái)務(wù)課程進(jìn)行學(xué)習(xí)，也可以在公司內(nèi)部找一個精通財(cái)務(wù)技能的人作為導(dǎo)師。

在將數(shù)據(jù)融合成見解的過程中，重點(diǎn)要注意兩個誤區(qū)： 一是在數(shù)據(jù)之間建立虛假聯(lián)系。有的人通過篡改數(shù)據(jù)來支持自己想要證明的結(jié)論，或使自己的結(jié)論更具說服力，這種行為不僅不道德，而且可能導(dǎo)致企業(yè)做出錯誤決策并因此受損，對個人的職業(yè)生涯也極其不利。二是信息分享過度。出于行業(yè)競爭等外部因素或職場政治等內(nèi)部因素，與他人分享過多的信息可能會有風(fēng)險，尤其是一些涉密信息，切勿泄露出去。對于一些道聽途說的消息，比如尚未最終決定的企業(yè)變革方案，或者一款尚未發(fā)布的新產(chǎn)品，都不應(yīng)隨便與人分享。

第三步：學(xué)會講戰(zhàn)略性故事

成為化繁為簡能手的最后一步，是將見解轉(zhuǎn)化為簡單卻極具說服力的故事，將已完成的所有工作整合成有力的敘述，并以此吸引相關(guān)人員參與進(jìn)來，共同行動?？梢哉f，溝通能力是對化繁為簡能力的終極考驗(yàn)。

我們在準(zhǔn)備宣講自己的觀點(diǎn)前，需要準(zhǔn)備不同版本的故事，并根據(jù)溝通對象來選擇具體版本。比如，某運(yùn)營經(jīng)理需要針對一個滯銷品牌線制定一個新的商業(yè)戰(zhàn)略，那么，他就需要將復(fù)雜的研究和見解轉(zhuǎn)化成針對首席執(zhí)行官、直接下屬以及同事的不同版本的故事來講述。為不同利益相關(guān)者量身定制不同的故事內(nèi)容和講述方式，這是化繁為簡過程當(dāng)中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。

如何形成更具說服力的敘述？我們可以在表述時遵循下列指導(dǎo)方針。

●描述方案旨在解決的問題或旨在抓住的機(jī)會

陳述者通過一兩句極其吸引人的開篇語，概括溝通對象所面臨的挑戰(zhàn)，清楚地闡明為什么自己所提出的問題和他們息息相關(guān)，讓他們對這些挑戰(zhàn)感到擔(dān)憂或者興奮。另外，陳述者要用簡單可信的術(shù)語來定義推動變革的關(guān)鍵驅(qū)動力，并以此為鋪墊，進(jìn)一步闡述為什么需要通過該方案來解決問題。陳述者還要利用溝通對象所熟悉的具體示例來說明此類驅(qū)動力是什么。

●闡述不采取任何措施有可能要面臨的沖突或挑戰(zhàn)

陳述者要運(yùn)用生動可信、便于溝通對象理解的示例來闡述，如果公司沒有采取這一方案，會導(dǎo)致什么樣的局面，失去哪些機(jī)會。

●用具體術(shù)語來闡述解決方案

說明該方案將如何完美地解決上述問題。陳述者還可以將自己的方案與其他替代方案進(jìn)行對比，以凸顯替代方案的不足之處。最后，陳述者不要忘記總結(jié)方案在實(shí)施后會帶來哪些可衡量的結(jié)果，并通過描述方案中的初始步驟來呼吁大家采取行動，促使相關(guān)人員積極參與進(jìn)來。

●根據(jù)對象調(diào)整溝通方式

無論是一對一溝通，還是面向一大批員工進(jìn)行宣講，抑或是向高層領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)一份執(zhí)行計(jì)劃，陳述者都必須了解應(yīng)該如何引起不同溝通對象的共鳴，要懂得根據(jù)溝通對象的反應(yīng)，隨時調(diào)整溝通的內(nèi)容、語速、語言、標(biāo)志、框架和風(fēng)格。第78頁小貼士中的方法能夠幫助我們更好地判斷溝通對象的反應(yīng)，并據(jù)此做出調(diào)整。

●切勿過多探討當(dāng)前問題以外的領(lǐng)域

雖然陳述者需要展現(xiàn)豐富的知識面和長期戰(zhàn)略性思維，但如果陳述時涉及太多無關(guān)領(lǐng)域，溝通對象很可能將其看作一種無法抓住問題重點(diǎn)的表現(xiàn)。因此，陳述最好聚焦一個主題，不要涉及過多無關(guān)的領(lǐng)域。

通常來說，以上三個步驟要按照順序進(jìn)行，但有時也需要重復(fù)進(jìn)行。例如，如果某些見解又衍生出新的問題，那么就要收集新的數(shù)據(jù)來回答新出現(xiàn)的問題。

毋庸置疑，一位擅長化繁為簡的高手，必然是一個極具說服力的全方位溝通好手。他能夠運(yùn)用巧妙的方法處理大量散亂數(shù)據(jù)，并透過數(shù)據(jù)參透事物發(fā)展趨勢、預(yù)測大致走向、得出關(guān)鍵見解，然后據(jù)此塑造出具有說服力的方案，從而使他人樂意跟隨，愿意參與，共同行動。

根據(jù)溝通對象的反應(yīng)調(diào)整溝通方式

●在演示文稿時盡量強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)

將演示文稿上的每個要點(diǎn)都讀一遍，這是陳述者的大忌。你以為溝通對象會按照順序來抓取你閱讀的每條信息，但實(shí)際上，這樣做只會向他人表明你并沒有真正理解自己陳述的材料，因此也就無法抓住關(guān)鍵內(nèi)容。照稿通讀也會給溝通對象留下“你不具備有效溝通能力”的壞印象。

●在陳述之前，從溝通對象的角度為陳述方案定位

對于上級而言，方案最具吸引力之處在于哪些方面？要回答這個問題，陳述者需變換角色，站在上級的角度去重新定位自己的方案。比如，上級優(yōu)先考慮的是該方案對成本、營收增長產(chǎn)生的影響；團(tuán)隊(duì)成員關(guān)心的則是該方案對自己和其他人工作量的影響；運(yùn)營部門的同事在面對該方案時，最關(guān)心的是如何才能有效地為客戶提供服務(wù)。因此，陳述者需要根據(jù)特定溝通對象的角色，先討論他們最關(guān)心的問題——與上級討論該方案對成本的影響，與團(tuán)隊(duì)成員討論該方案中每個人的分工和責(zé)任，與其他部門同事討論該方案的效率問題等。

●先闡述關(guān)鍵問題或者想把握的機(jī)會

除非上級另有要求，否則，陳述者應(yīng)先闡述方案想要解決的問題，或者公司想要把握的機(jī)會，而不是直接敘述解決方案。在報(bào)告完成后，陳述者有必要先與利益相關(guān)方進(jìn)行充分的溝通，了解他們對于公司面對的問題存在哪些共識。在陳述方案時，從共識出發(fā)，才能從一開始就贏得一部分人的支持。

●在召開決策會議前，與關(guān)鍵決策者進(jìn)行一對一溝通

預(yù)先溝通能使利益相關(guān)方熟悉陳述者表達(dá)問題的方式，同時陳述者也可以通過事先溝通了解利益相關(guān)方關(guān)注的焦點(diǎn)、可能會提出哪些棘手問題等。此外，有的利益相關(guān)方也需要一些時間來思考陳述者闡述的內(nèi)容，而會議前的溝通可以為他們預(yù)留足夠的思考時間。人們在猝不及防地面對一些新想法、新觀點(diǎn)時，總是會下意識地先否定、再觀望。因此，陳述者一定要在召開正式?jīng)Q策會議前與關(guān)鍵決策者進(jìn)行一對一溝通，以此推動新決策的產(chǎn)生。

●詢問對某些特定溝通對象較為了解的同事

陳述前，可以向各部門較為了解該部門情況的同事征求意見，比如，某個溝通對象對方案中的主張會有什么反應(yīng)，他們會詢問什么類型的問題，其中哪些問題可能會使他們否決方案……一旦確定了這些關(guān)鍵問題的答案，陳述者就可以準(zhǔn)備好具有說服力的應(yīng)對方式。一名企業(yè)中層管理人員的經(jīng)驗(yàn)是，每次做重要陳述之前，他都事先與主要決策者溝通，利用開放式問題征求他們對關(guān)鍵問題的看法，探討他們認(rèn)為更合適的解決方案。然后，他會使自己提出的問題和解決方案盡量與溝通對象的看法保持一致。當(dāng)他進(jìn)行陳述時，會給出溝通對象之前與他分享的觀點(diǎn)，甚至是原話。換言之，他是在用溝通對象的聲音來表達(dá)問題、提出意見，這使對方難以對他的主張持反對意見。

●時刻觀察溝通對象的反應(yīng)

陳述方案時，不要只盯著PPT或文稿，而是要時刻關(guān)注聽眾的反應(yīng)，尤其要注意他們的肢體語言，比如他們注意力是否集中，有沒有心不在焉地往后翻看分發(fā)的材料。每次切換演示文稿時，陳述者最好大聲提醒：“這張演示文稿，我只概括一下重點(diǎn)。” 此舉能使溝通對象將注意力集中到陳述上來。

●掌握好陳述的節(jié)奏

看看人們有沒有在往后翻看材料，或者是不是總在看時間、看手機(jī)。陳述者應(yīng)概括出自己最想傳達(dá)的3—5個觀點(diǎn)。如果大家正在往后翻閱材料，那么陳述者就可以直接跳到下一個要點(diǎn)，或者只陳述摘要性主題。如果有人希望討論一些具有實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容而不是聽人照本宣科，陳述者也可以簡練地回答他們提出的問題。此外，在涉及新概念時，陳述者要放慢語速，確保陳述取得好的效果。