摘要:在新的財(cái)務(wù)、審計(jì)管理理念的指引下,特別是在《公立醫(yī)院內(nèi)部控制管理辦法》(國(guó)衛(wèi)財(cái)務(wù)發(fā)〔2020〕31號(hào))的視域下[1],內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分,面臨著更高的要求。智能信息互聯(lián)模式的運(yùn)用能夠?qū)⒎稚?、零碎的信息整合成更加有用、更加系統(tǒng)直觀的信息內(nèi)容,確保公立醫(yī)院內(nèi)控效率的提升。因此,本文就數(shù)字信息化環(huán)境下,對(duì)醫(yī)院內(nèi)部控制體系的現(xiàn)狀以及醫(yī)院內(nèi)控智能信息系統(tǒng)運(yùn)用中存在的問(wèn)題、難點(diǎn)進(jìn)行分析,并提出優(yōu)化措施建議,其中包括預(yù)算管理有機(jī)滲透ERP軟件、內(nèi)控流程融入醫(yī)院HRP運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)等,旨在為相關(guān)人員提供借鑒。
關(guān)鍵詞:公立醫(yī)院;智能信息互聯(lián);內(nèi)部控制;優(yōu)化措施
引言
隨著“健康中國(guó)行動(dòng)(2019—2030年)”[2]發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施,我國(guó)醫(yī)療事業(yè)快速發(fā)展,公立醫(yī)院服務(wù)水平和工作質(zhì)量受到社會(huì)各界的關(guān)注。2021年,《公立醫(yī)院內(nèi)部控制管理辦法》(國(guó)衛(wèi)財(cái)務(wù)發(fā)〔2020〕31號(hào))逐漸推行,為全面推進(jìn)公立醫(yī)院內(nèi)部控制建設(shè)指明了方向。但公立醫(yī)院如何建立健全科學(xué)有效的內(nèi)部制約機(jī)制,如何運(yùn)用智能信息手段讓內(nèi)部監(jiān)督制度落地有效,仍處于實(shí)踐探索的初期。因此,本文嘗試從內(nèi)控信息整合體系建設(shè)角度出發(fā),對(duì)公立醫(yī)院內(nèi)部控制做一些有益的探索。
1. 研究意義及應(yīng)用前景
公立醫(yī)院提供基本醫(yī)療和公共衛(wèi)生服務(wù),是我國(guó)公益性事業(yè)單位的重要組成。在醫(yī)療體制改革持續(xù)落實(shí)的背景下,以及發(fā)展醫(yī)院現(xiàn)代管理體系的需要,內(nèi)部控制對(duì)強(qiáng)化公立醫(yī)院防腐體系、提升內(nèi)部管理水平的作用愈加明顯,但公立醫(yī)院普遍存在管理者對(duì)內(nèi)控必要性認(rèn)識(shí)不充分、內(nèi)控工作銜接不流暢、沒(méi)有將內(nèi)控嵌入運(yùn)營(yíng)信息管理系統(tǒng)等問(wèn)題。
公立醫(yī)院內(nèi)部控制智能信息互聯(lián)運(yùn)用模式,是指運(yùn)用智能手段對(duì)醫(yī)院有效信息進(jìn)行分析和關(guān)聯(lián)處理,轉(zhuǎn)化成更有意義的數(shù)據(jù)整合信息,從而針對(duì)性完善公立醫(yī)院內(nèi)部控制建設(shè),梳理出風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、建設(shè)及評(píng)價(jià)中主要任務(wù)指標(biāo)的內(nèi)在聯(lián)系,最終將內(nèi)部控制流程嵌入醫(yī)院信息系統(tǒng)中,實(shí)現(xiàn)每一環(huán)節(jié)的控制。
在中國(guó)知網(wǎng)等數(shù)據(jù)庫(kù)檢索可以發(fā)現(xiàn),從2012年我國(guó)公立醫(yī)院全面施行新的《醫(yī)院財(cái)務(wù)制度》《醫(yī)院會(huì)計(jì)制度》和財(cái)政部發(fā)布《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》以來(lái)[3],涉及公立醫(yī)院內(nèi)部控制的文獻(xiàn)研究數(shù)量穩(wěn)步遞增。研究者們已經(jīng)越來(lái)越關(guān)注內(nèi)部控制在醫(yī)院管理中的作用和價(jià)值,對(duì)內(nèi)部控制制度建設(shè)、體系建立以及現(xiàn)狀分析等方面進(jìn)行了重點(diǎn)闡述,并逐步開(kāi)始關(guān)注體系優(yōu)化、評(píng)價(jià)機(jī)制等,但2021年《公立醫(yī)院內(nèi)部控制管理辦法》施行以來(lái),對(duì)以運(yùn)用智能信息系統(tǒng)為手段的內(nèi)部控制實(shí)踐探索研究還比較少。
在《公立醫(yī)院內(nèi)部控制管理辦法》頒布背景下,公立醫(yī)院如何基于現(xiàn)有信息資源建立內(nèi)控信息平臺(tái),推進(jìn)內(nèi)部控制建設(shè)工作有序開(kāi)展,充分發(fā)揮內(nèi)部控制監(jiān)督合力,達(dá)到確保經(jīng)濟(jì)活動(dòng)合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、有效預(yù)防腐敗以及提高資金資產(chǎn)使用效益等目的[4],從而促進(jìn)公立醫(yī)院服務(wù)效能和內(nèi)部治理水平不斷提高,是目前擺在公立醫(yī)院管理部門(mén)面前亟待解決的重要課題。
2. 智能信息系統(tǒng)在公立醫(yī)院內(nèi)控中的應(yīng)用成效
2.1 有助于提高醫(yī)院內(nèi)部資金使用效率
通過(guò)在醫(yī)院內(nèi)部控制中運(yùn)用財(cái)務(wù)管理系統(tǒng),提升了核算精準(zhǔn)性,切實(shí)提高了單位的發(fā)展效率。綜合財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)物、資庫(kù)存管理平臺(tái)與采購(gòu)平臺(tái)等的信息數(shù)據(jù),采取有效的財(cái)務(wù)管控措施可以減少采購(gòu)等業(yè)務(wù)活動(dòng)的浪費(fèi),更有效地進(jìn)行資源的控制和使用,從而基于科學(xué)管理控制資金,提高了內(nèi)部資金使用效率。
2.2 有助于加強(qiáng)對(duì)退費(fèi)流程的管理控制
通過(guò)在醫(yī)院內(nèi)部控制中運(yùn)用HIS系統(tǒng)強(qiáng)化了收費(fèi)處與病區(qū)、科室間的聯(lián)系,有效管控了退費(fèi)。實(shí)際管理中,由病人或者其家人明確退費(fèi)屬實(shí)之后,才能開(kāi)展退費(fèi)操作,需要治療醫(yī)生源頭的確認(rèn),方可退費(fèi)。全面審批退費(fèi)的信息化程序,深入規(guī)范了退費(fèi)內(nèi)部管控流程,提升了退費(fèi)管理有效性。智能信息手段確保了業(yè)務(wù)管理規(guī)范,提高了流程管控質(zhì)量。
2.3 有助于提升醫(yī)療工作效率及服務(wù)質(zhì)量
將智能信息系統(tǒng)應(yīng)用于醫(yī)院內(nèi)部控制中,還在諸多方面起到了關(guān)鍵性的作用,如提升服務(wù)水平、分配醫(yī)療資源等,牢固醫(yī)療服務(wù)及管理信息化基礎(chǔ),有效整合資源,體現(xiàn)管理優(yōu)勢(shì),為智慧醫(yī)療奠定基礎(chǔ)。醫(yī)院信息化能夠發(fā)揮分配醫(yī)療信息資源的關(guān)鍵作用,把信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院管理系統(tǒng)及業(yè)務(wù)系統(tǒng)中,對(duì)系統(tǒng)開(kāi)展流程化管控,能夠達(dá)到既定業(yè)務(wù)功能,提升醫(yī)療工作效率及服務(wù)水平[5]。
3. 數(shù)字信息化環(huán)境下醫(yī)院內(nèi)部控制體系現(xiàn)狀分析
對(duì)于信息化環(huán)境下公立醫(yī)院內(nèi)部控制體系的現(xiàn)狀,以及醫(yī)院內(nèi)控智能信息系統(tǒng)互聯(lián)運(yùn)用中存在的問(wèn)題、難點(diǎn),本文主要從以下方面進(jìn)行介紹,即預(yù)算管理信息化技術(shù)運(yùn)用匱乏、檔案管理不適應(yīng)醫(yī)院管理需求、未充分考慮智能信息系統(tǒng)人員權(quán)限設(shè)置、運(yùn)用于內(nèi)控分析的數(shù)據(jù)完整性不高,以及開(kāi)放的環(huán)境增加了信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)性等。
3.1 信息化技術(shù)運(yùn)用匱乏
針對(duì)公立醫(yī)院預(yù)算管理而言,在科學(xué)應(yīng)用信息化的基礎(chǔ)上,能夠切實(shí)增強(qiáng)現(xiàn)代管理能力?,F(xiàn)如今,一些公立醫(yī)院只在HIS平臺(tái)對(duì)一些層面起到關(guān)鍵性功能,如掛號(hào)管理、費(fèi)用結(jié)算,應(yīng)用層面非常局限。醫(yī)院的信息化系統(tǒng)應(yīng)用于醫(yī)院的內(nèi)部控制、預(yù)算管理等方面基本空白。所以,把信息化推廣于公立醫(yī)院的內(nèi)控和預(yù)算管理方面,還應(yīng)得到全面貫徹以及充分執(zhí)行。
3.2 檔案管理不適應(yīng)醫(yī)院管理需求
公立醫(yī)院制定的管理制度齊全,種類(lèi)數(shù)量豐富,但基本以紙質(zhì)形式進(jìn)行保存,存在不少弊端,紙質(zhì)裝訂歸檔容易造成查閱困難,制度制定的目的是用于日常的使用與監(jiān)督,但裝訂保存達(dá)不到要求與目的。將紙質(zhì)當(dāng)作媒介來(lái)完成傳輸以及保存,存在不少問(wèn)題,如針對(duì)合同建立以及付款等,不易查找合同存放的位置以及所處的進(jìn)度;不易進(jìn)行非關(guān)鍵內(nèi)容查找,無(wú)法快速匯總同一家供應(yīng)商簽訂合同的總金額等,查詢(xún)及歸納的作用受限,不利于提高公立醫(yī)院精細(xì)化控制水平;倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收或者財(cái)務(wù)付款時(shí),都需要找到相應(yīng)的合同對(duì)照條款進(jìn)行核驗(yàn),紙質(zhì)合同查找繁雜,工作效率難以提高。以上管理情況已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代公立醫(yī)院的管理需求。
3.3 未充分考慮智能信息系統(tǒng)人員權(quán)限設(shè)置
目前,公立醫(yī)院管理者大部分是醫(yī)學(xué)專(zhuān)業(yè)的優(yōu)秀人才,對(duì)醫(yī)院管理方面在理念上受非管理專(zhuān)業(yè)思維模式的影響較多,在對(duì)醫(yī)院的內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)分析上的思考比較少,導(dǎo)致有些公立醫(yī)院的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配置方面,職責(zé)不清晰、權(quán)限不明確的現(xiàn)象依然存在,甚至有些醫(yī)院在開(kāi)展信息系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置時(shí),僅思考了便于患者及操作者,未綜合考慮內(nèi)控問(wèn)題,可能出現(xiàn)財(cái)務(wù)管理漏洞,引起經(jīng)濟(jì)犯罪。
3.4 運(yùn)用于內(nèi)控分析的數(shù)據(jù)完整性不高
一方面,由于部分公立醫(yī)院管理者對(duì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制管理的認(rèn)識(shí)不足、重視不夠,未能建立綜合的內(nèi)控信息系統(tǒng),平臺(tái)間缺乏集中規(guī)劃,醫(yī)院的信息系統(tǒng)、智能平臺(tái)相對(duì)獨(dú)立,如財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人資系統(tǒng)、藥品采購(gòu)平臺(tái)、住院信息系統(tǒng)等,系統(tǒng)平臺(tái)之間彼此獨(dú)立,無(wú)法和其他系統(tǒng)充分銜接,平臺(tái)之間信息的傳送以及讀取十分不方便,單一信息平臺(tái)無(wú)法掌握其他的信息,數(shù)據(jù)信息不夠全面。此外,因?yàn)橐恍┽t(yī)院側(cè)重于效率,造成信息平臺(tái)沒(méi)有得到充分利用,或者相關(guān)業(yè)務(wù)沒(méi)有得到充分落實(shí),使信息缺乏全面性。
3.5 開(kāi)放的環(huán)境增加了信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)性
很多醫(yī)院都構(gòu)建了若干個(gè)管理系統(tǒng),如財(cái)務(wù)管理平臺(tái)、物資庫(kù)存管理平臺(tái)等,因?yàn)榉?wù)項(xiàng)目較多,業(yè)務(wù)比較繁雜,可能存在多人應(yīng)用一個(gè)系統(tǒng),也可能多個(gè)系統(tǒng)一人使用,這樣可能給醫(yī)院的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)造成一定的風(fēng)險(xiǎn)。不僅如此,因?yàn)橄到y(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)連接,資源共享可能給醫(yī)院的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)造成較大的風(fēng)險(xiǎn)[6]。另外,在網(wǎng)絡(luò)預(yù)約不斷推廣的背景下,會(huì)進(jìn)一步加大信息泄露風(fēng)險(xiǎn),針對(duì)醫(yī)療信息安全,公立醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)持續(xù)健全相關(guān)的防范對(duì)策。
4. 優(yōu)化公立醫(yī)院智能信息化的內(nèi)控措施
公立醫(yī)院作為我國(guó)醫(yī)療服務(wù)體系中的中流砥柱,切實(shí)做好公立醫(yī)院內(nèi)部控制工作,是提高公立醫(yī)院運(yùn)營(yíng)質(zhì)量以及滿(mǎn)足社會(huì)公眾醫(yī)療服務(wù)需求的重要舉措。在智能化以及信息化發(fā)展背景下,越來(lái)越多的智能化及信息化技術(shù)開(kāi)始在公立醫(yī)院的內(nèi)部控制系統(tǒng)中得到充分應(yīng)用。智能信息系統(tǒng)在內(nèi)部控制工作中的全面應(yīng)用,不僅可以有效提高內(nèi)控效率,還可以降低公立醫(yī)院運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)。因此,對(duì)公立醫(yī)院智能信息化內(nèi)控措施進(jìn)行優(yōu)化就顯得尤為重要。
4.1 在預(yù)算管理中有機(jī)滲透ERP軟件
通過(guò)對(duì)信息化的應(yīng)用有助于更好開(kāi)展預(yù)算控制,提高單位財(cái)務(wù)管控水平。公立醫(yī)院可借助已經(jīng)掌握的資源,打造預(yù)算管理平臺(tái),實(shí)時(shí)記錄費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)、辦公用品和醫(yī)療耗材等領(lǐng)用,并進(jìn)行在線(xiàn)審批。與此同時(shí),借助信息分析平臺(tái),針對(duì)預(yù)算和實(shí)際的數(shù)據(jù)偏差開(kāi)展相應(yīng)的監(jiān)控,進(jìn)而充分掌握預(yù)算執(zhí)行情況,即在預(yù)算控制期間有機(jī)滲透ERP軟件,促使預(yù)算管理更加精準(zhǔn)可行。通過(guò)對(duì)ERP的使用,將數(shù)據(jù)信息傳送到軟件中,智能形成報(bào)表,在降低重復(fù)錄入的同時(shí),也可以切實(shí)降低報(bào)表編制任務(wù)量。
4.2 內(nèi)控流程融入醫(yī)院HRP運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)
內(nèi)部控制在很大程度上可優(yōu)化流程,建議醫(yī)院對(duì)支出管理內(nèi)部控制流程進(jìn)行梳理后,借助信息化工具,將內(nèi)控流程融入HRP系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)每一環(huán)節(jié)的控制,確保內(nèi)部控制的有效落實(shí),不斷提高醫(yī)院工作效率,有效促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。
4.3 將內(nèi)控制度管理、合同管理納入信息化管理
隨著醫(yī)院無(wú)紙化辦公的推進(jìn),建議可以嘗試將內(nèi)控制度管理、合同管理全部納入信息化管理,一是對(duì)制定的制度分類(lèi)入網(wǎng),以便于各科室的使用,也便于醫(yī)院日常運(yùn)行中有關(guān)部門(mén)的監(jiān)管。
二是針對(duì)原本單一的合同控制,將其納入采購(gòu)控制平臺(tái),可以把采購(gòu)申請(qǐng)單號(hào)作為合同號(hào),提高搜索全過(guò)程資料效率,有助于充分掌握整個(gè)采購(gòu)過(guò)程。三是針對(duì)合同、采購(gòu)平臺(tái)和會(huì)計(jì)平臺(tái),也可以進(jìn)行有機(jī)融合,這樣按照合同號(hào)便能充分了解入賬信息,有助于追溯賬目,提高精準(zhǔn)性。
4.4 實(shí)現(xiàn)信息共享,推進(jìn)內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)化
為切實(shí)解決信息不共享的問(wèn)題,醫(yī)院購(gòu)買(mǎi)或開(kāi)發(fā)新的信息軟件時(shí)要預(yù)留連接端口,積極和其他系統(tǒng)構(gòu)建連接,基于權(quán)限設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)共享程度,在實(shí)現(xiàn)共享的同時(shí),實(shí)現(xiàn)內(nèi)控活動(dòng)彼此制約。在實(shí)施過(guò)程中,要全面分析實(shí)際業(yè)務(wù),整理好相關(guān)數(shù)據(jù)信息,將信息標(biāo)準(zhǔn)以及職責(zé)規(guī)范充分落實(shí)到位,切實(shí)做到管理體系化、表單數(shù)據(jù)化、內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)化。
4.5 注重崗位組織結(jié)構(gòu)控制
利用智能信息技術(shù)后,網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)不斷增加,因?yàn)楣蚕砗筒僮骰靵y造成內(nèi)控系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。為防止風(fēng)險(xiǎn)的形成,要持續(xù)強(qiáng)化權(quán)限管理。根據(jù)醫(yī)院實(shí)況,要把智能信息系統(tǒng)操作者分級(jí),每級(jí)操作者的職責(zé)以及權(quán)限設(shè)計(jì)都要考慮監(jiān)督。內(nèi)控的核心在于不相容職務(wù)分離,信息系統(tǒng)和傳統(tǒng)人工流程一樣,針對(duì)容易造成舞弊的業(yè)務(wù),要由多人承擔(dān)。在智能信息系統(tǒng)中,不相容職務(wù)一般包括系統(tǒng)研發(fā)及系統(tǒng)操作、信息維護(hù)及審核、信息錄入及審核記賬、智能信息系統(tǒng)操作及檔案管理。為避免舞弊,要構(gòu)建滿(mǎn)足職責(zé)劃分原則的內(nèi)控機(jī)制,也要構(gòu)建職務(wù)輪換制度,不斷加強(qiáng)組織結(jié)構(gòu)控制。
4.6 強(qiáng)化智能信息系統(tǒng)軟件設(shè)置控制
業(yè)務(wù)活動(dòng)及環(huán)境的改變,容易造成軟件修改,智能信息系統(tǒng)在使用一定時(shí)間后也無(wú)法避免需要修改。因此,對(duì)信息系統(tǒng)設(shè)置開(kāi)展修改要經(jīng)過(guò)全面記錄,任一環(huán)節(jié)均應(yīng)該設(shè)立相應(yīng)的控制,修改設(shè)置要報(bào)告,獲批之后才能進(jìn)行修改,系統(tǒng)操作者不參與修改,修改記錄均要存檔。醫(yī)院智能信息系統(tǒng)研發(fā)及審批過(guò)程、系統(tǒng)功能模塊設(shè)置等,均要遵循有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范。信息平臺(tái)要采取適當(dāng)手段來(lái)管控信息的輸入,確保信息的真實(shí)性,同時(shí)提示以及阻止不正確的操作行為,有關(guān)人員要積極維護(hù)系統(tǒng),保證軟件保存的穩(wěn)定性。
4.7 培養(yǎng)內(nèi)控信息化人才
要達(dá)到內(nèi)控信息化,公立醫(yī)院應(yīng)當(dāng)發(fā)掘、培養(yǎng)一些新型人才。這些人才既要充分了解內(nèi)控,又能活用信息平臺(tái);既要全面了解醫(yī)院業(yè)務(wù)流程、熟知業(yè)務(wù)崗位風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),又要掌握信息控制技能。培養(yǎng)復(fù)合型人才,是發(fā)展公立醫(yī)院內(nèi)部控制信息化的基礎(chǔ),也是適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)信息科技飛速發(fā)展的需要。只有在內(nèi)控管理中運(yùn)用好信息化手段,才能增強(qiáng)公立醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力。
結(jié)語(yǔ)
綜合上述情況,在內(nèi)控管理中運(yùn)用信息化手段,能夠促使醫(yī)院管理效率大幅提升,從而使醫(yī)院在信息化環(huán)境下增強(qiáng)自身競(jìng)爭(zhēng)力,達(dá)到可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)?;诠⑨t(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的需要,醫(yī)院智能信息系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的重要工具。醫(yī)院要逐步推進(jìn)信息化管理的建設(shè)進(jìn)程,串聯(lián)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),建立內(nèi)控智能互聯(lián)信息平臺(tái),有針對(duì)性地完善醫(yī)院內(nèi)部控制建設(shè),通過(guò)監(jiān)督和評(píng)價(jià),優(yōu)化內(nèi)控管理路徑,提升公立醫(yī)院精細(xì)化管理水平。
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作者簡(jiǎn)介:林莎璐,本科,會(huì)計(jì)師,研究方向:會(huì)計(jì)、審計(jì)、內(nèi)部控制。
基金項(xiàng)目:福建中醫(yī)藥大學(xué)校管課題——嵌入智能互聯(lián)的公立醫(yī)院內(nèi)部控制實(shí)踐探索研究(編號(hào):XB2022076)。