新時期高職院校教學(xué)秘書工作實(shí)踐研究

摘 要：新時期，高等職業(yè)教育在服務(wù)國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的地位越來越突出，高等職業(yè)教育發(fā)展到今天，在高職院校眾多管理隊(duì)伍中，教學(xué)秘書是涉及教學(xué)運(yùn)行的重要崗位，在高職院校運(yùn)行中具有基礎(chǔ)性作用，尤其是在教學(xué)改革的過程中，教學(xué)秘書至關(guān)重要，本文針對高職院校教學(xué)秘書的具體工作實(shí)踐以及具體要求進(jìn)行分析。并就教學(xué)秘書存在的問題，提出了具體的改進(jìn)建議。

關(guān)鍵詞：高職院校；教學(xué)秘書；工作實(shí)踐

教學(xué)秘書是教學(xué)管理隊(duì)伍的重要組成部分，是維護(hù)高職院校教學(xué)秩序正常運(yùn)行的重要力量，近年來，我國高等職業(yè)教育取得了快速發(fā)展，教學(xué)管理工作必須順應(yīng)這一趨勢。教學(xué)秘書作為高職院校教學(xué)管理中的基層執(zhí)行者和管理者，在實(shí)際工作的過程中，必須要明確自身的崗位職責(zé)，具備良好的素質(zhì)能力，才能夠真正地推動高職院校發(fā)展，讓教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)秩序得到保障。

一、高職院校教學(xué)秘書的崗位職責(zé)

教學(xué)秘書在高職院校中的核心崗位職責(zé)就是上傳下達(dá)，也就是做好學(xué)校層面與各二級教學(xué)單位之間聯(lián)絡(luò)員的角色，是高層和基層的通訊員，同時又是基層教學(xué)工作的管理員。

（一）教學(xué)服務(wù)管理方面

教務(wù)處作為一個學(xué)校主管教學(xué)的部門，教學(xué)秘書與之聯(lián)系尤其密切。教學(xué)秘書應(yīng)協(xié)助教務(wù)實(shí)訓(xùn)處做好教學(xué)管理工作：根據(jù)教務(wù)處要求，協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和各專業(yè)負(fù)責(zé)人完成人才培養(yǎng)計劃編制，根據(jù)教學(xué)計劃合理安排教學(xué)任務(wù)及編排課表；協(xié)助做好學(xué)生選課工作并處理選課遺留問題；檢查收集任課教師的授課計劃、實(shí)驗(yàn)計劃、期末試卷上交教務(wù)處；協(xié)助教務(wù)做好教材征訂及發(fā)放工作；根據(jù)教務(wù)通知及時安排學(xué)生補(bǔ)考、重修學(xué)習(xí)及重修考試等工作；協(xié)助做好學(xué)生轉(zhuǎn)專業(yè)工作、組織學(xué)院學(xué)生參加教務(wù)處學(xué)生座談會；按照要求在規(guī)定時間組織好學(xué)生英語等級考試報名等工作，同時還要認(rèn)真做好和及時傳達(dá)教務(wù)通知和其他工作。

（二）教學(xué)監(jiān)督管理工作。

教學(xué)秘書在協(xié)調(diào)各部、系領(lǐng)導(dǎo)開展教學(xué)工作的過程中，還要定期對教學(xué)秩序、教學(xué)進(jìn)度、教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行檢查、監(jiān)督，保證教學(xué)計劃可以得到穩(wěn)定執(zhí)行。在監(jiān)督管理的過程中，教學(xué)秘書要將其中存在的問題匯總起來，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)給出意見，形成具體整改對策，同時跟蹤整改情況。主要的監(jiān)督方式有聽課、評課、評教、教學(xué)比賽等，通過多元化的監(jiān)督活動，保證教學(xué)質(zhì)量，提高教學(xué)效果。

（三）日常工作

教學(xué)秘書的工作，除了教務(wù)和督導(dǎo)的常規(guī)工作外，也要做好辦公室的日常工作。做好日常教學(xué)文件材料的整理歸檔、檢查收集教師工作手冊、教案、教研室材料等日常教學(xué)材料、為教師的正常教學(xué)工作做好服務(wù)工作。同時，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的相關(guān)事宜，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理一些突發(fā)的教學(xué)事件等，及時準(zhǔn)確傳達(dá)給領(lǐng)導(dǎo)和教師相關(guān)通知，做好傳達(dá)者的工作。

二、高職院校教學(xué)秘書工作存在的問題

從目前發(fā)展情況來看，結(jié)合實(shí)地調(diào)研，發(fā)現(xiàn)這一崗位的工作效率較低，工作質(zhì)量無法保證，對高職院校的改革進(jìn)步造成了一定的阻礙，總結(jié)起來主要集中在部分教學(xué)秘書綜合素質(zhì)和工作能力以及高職院校管理方面存在問題。

（一）高職院校教學(xué)秘書崗位職責(zé)模糊。

高校領(lǐng)導(dǎo)層和工作人員本身并沒有真正明確這一崗位的責(zé)任義務(wù)，認(rèn)為教學(xué)秘書只是執(zhí)行者，甚至還有很大一部分人員認(rèn)為教學(xué)秘書就是本部門的內(nèi)勤，但實(shí)際上，教學(xué)秘書擁有一定的管理權(quán)力，這樣的情況下，就會出現(xiàn)權(quán)責(zé)分離的情況，很多工作無法有序、有效開展，最終造成的結(jié)果就是工作量不斷增加，工作質(zhì)量日益降低。

（二）高職院校部分教學(xué)秘書綜合素質(zhì)有待提升。

在實(shí)際調(diào)查的過程中發(fā)現(xiàn)，大部分教學(xué)秘書的學(xué)歷較低、職稱較低、教學(xué)能力較弱、科研能力較差，這是因?yàn)楹芏喔呗氃盒]有對這一崗位形成正確的認(rèn)識，在這樣的情況下，工作人員自身也缺少積極的工作態(tài)度，最終導(dǎo)致教學(xué)秘書的作用無法完全發(fā)揮。

（三）高職院校部分教學(xué)秘書缺少職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。

教學(xué)秘書在維護(hù)教學(xué)秩序穩(wěn)定方面承擔(dān)著至關(guān)重要的作用，隨著高等教育的蓬勃發(fā)展，教學(xué)秘書工作也在不斷的發(fā)展，但是很多工作人員缺少明確的職業(yè)規(guī)劃，對繼續(xù)教育、培訓(xùn)工作存在抵觸心理，從而導(dǎo)致管理能力無法實(shí)現(xiàn)與時俱進(jìn)。

（四）高職院校部分教學(xué)秘書缺少創(chuàng)新意識。

根據(jù)教學(xué)秘書工作性質(zhì)和工作特點(diǎn)上看，教學(xué)秘書的工作強(qiáng)度較大，工作任務(wù)較重，這樣的情況下，教學(xué)秘書真正可以利用的時間較少，創(chuàng)新意識的培養(yǎng)也會受到一定的影響。但是隨著高職院校不斷發(fā)展，教學(xué)秘書必須要進(jìn)行創(chuàng)新，以此滿足院校發(fā)展的實(shí)際需求，提高教學(xué)管理工作的質(zhì)量和檔次。

三、高職院校教學(xué)秘書工作效能提升對策

（一）正確認(rèn)識教學(xué)秘書工作的重要性。

據(jù)調(diào)研，高職院校沒有足夠重視教學(xué)秘書這一崗位，造成這種情況的根本原因在于大部分院校高層領(lǐng)導(dǎo)并沒有認(rèn)識到這一崗位的重要性。為了推動高等職業(yè)教育長足發(fā)展，校級層面和教學(xué)秘書本人都要正確認(rèn)識教學(xué)秘書工作的重要性，從而形成強(qiáng)烈的責(zé)任意識，擺正服務(wù)態(tài)度。作為教學(xué)秘書要有耐心，保持工作熱情真誠，以此讓各項(xiàng)工作穩(wěn)定開展。學(xué)校層面要根據(jù)教學(xué)秘書的實(shí)際工作任務(wù)，科學(xué)調(diào)整教學(xué)秘書的薪資比例，為教學(xué)秘書構(gòu)建良好的發(fā)展空間，享有符合工作量的勞動報酬。從而激發(fā)員工的工作積極性，讓員工看到自身發(fā)展方向，從而自主建立起發(fā)展規(guī)劃，積極投入到實(shí)際工作中。

（二）教學(xué)秘書必須加強(qiáng)工作思考和創(chuàng)新。

教學(xué)秘書的工作內(nèi)容較為特殊，在實(shí)際工作中，教學(xué)秘書可以接收到來自教師、學(xué)生等多方面反饋回來的信息，這些信息對教學(xué)服務(wù)管理工作的創(chuàng)新發(fā)展有著積極的推動作用。教學(xué)秘書必須要正確看待這些信息，有針對性對教學(xué)管理服務(wù)工作進(jìn)行創(chuàng)新改革發(fā)展，同時聯(lián)合院、系各部門，對改革對策的可行性進(jìn)行分析，保證改革對策得到真正的落實(shí)，為教師、學(xué)生創(chuàng)造出良好的教學(xué)環(huán)境。教學(xué)秘書要定期對工作進(jìn)行總結(jié)反饋，并且將總結(jié)情況上報給上級管理部門，讓高層管理人員對院系各方面的發(fā)展?fàn)顩r形成全面的了解，同時還要給高層管理人員提供一定的創(chuàng)意建議，輔助院系管理人員對教學(xué)工作作出正確創(chuàng)新決策。

（三）加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)和自我提升。

當(dāng)前高職教學(xué)改革工作不斷深入，學(xué)校中的每一個教學(xué)崗位都不斷的發(fā)展，吸收全新的教學(xué)理念，教學(xué)秘書崗位也不例外。教學(xué)秘書本身具有較強(qiáng)的專業(yè)性，想要高效率、高質(zhì)量地完成工作，就必須要形成良好的學(xué)習(xí)意識，積極投入到繼續(xù)教育中，不斷提升自身學(xué)習(xí)能力。比如針對教學(xué)秘書這一崗位制定專項(xiàng)培訓(xùn)計劃，通過培訓(xùn)制度、考核制度、績效激勵制度，鼓勵崗位員工主動投入到培訓(xùn)活動中，學(xué)習(xí)和教學(xué)管理有關(guān)系的知識內(nèi)容，同時收集、了解最新的教師評定、畢業(yè)生就業(yè)政策等方面信息，為校內(nèi)師生帶來良好的服務(wù)。

總之，站在我國高等職業(yè)教育發(fā)展全局，再具體到各個高職院校自身建設(shè)，無論從宏觀還是微觀分析，教學(xué)秘書在高職院校建設(shè)和發(fā)展中都發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，是其他任何職員都不能替代的，高職院校必須重視這一職員隊(duì)伍，加強(qiáng)對此類職員的管理和培養(yǎng)，保證這一職員隊(duì)伍可以得到高效穩(wěn)定的發(fā)展。

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