RPA技術(shù)在財務(wù)共享業(yè)務(wù)流程優(yōu)化中的應(yīng)用探究

郭麗娟

［摘 要］近年來，隨著大數(shù)據(jù)、信息共享等新型信息技術(shù)的快速發(fā)展和應(yīng)用，以“互聯(lián)網(wǎng)+”為理念的財務(wù)共享模式越來越被企業(yè)認(rèn)可并得以有效應(yīng)用，大幅提升了企業(yè)財務(wù)工作的質(zhì)量和效率。與此同時，在財務(wù)共享模式下，企業(yè)的部分業(yè)務(wù)流程處理仍然存在非經(jīng)濟、非效率的問題和不足?；诖耍恼陆Y(jié)合機器人流程自動化（Robotic Process Automation，RPA）技術(shù)的應(yīng)用特征和應(yīng)用場景，探討和總結(jié)財務(wù)共享模式下引入RPA財務(wù)機器人的必要性與可行性，分析財務(wù)共享模式下企業(yè)部分業(yè)務(wù)流程存在的問題，然后針對問題創(chuàng)新性提出財務(wù)共享模式下企業(yè)利用RPA財務(wù)機器人實現(xiàn)財務(wù)共享業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的具體對策，希望能夠?qū)ζ髽I(yè)財務(wù)管理自動化、智能化水平的進(jìn)一步提升有所啟示。

［關(guān)鍵詞］財務(wù)共享；RPA；業(yè)務(wù)流程優(yōu)化；財務(wù)機器人

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.20.022

［中圖分類號］F275［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1673-0194（2023）20-0067-03

1? ? ?財務(wù)共享及RPA技術(shù)簡述

財務(wù)共享是基于“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”的一種新型財務(wù)管理模式，它以先進(jìn)的信息技術(shù)為支撐，以財務(wù)組織架構(gòu)扁平化、財務(wù)管理效率和成本最優(yōu)，以及業(yè)務(wù)流程規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)為目標(biāo)，對財務(wù)工作中易于標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的業(yè)務(wù)進(jìn)行集成化處理。財務(wù)共享一般具有處理標(biāo)準(zhǔn)化、資源共享化、流程自動化、市場服務(wù)化等基本特征。企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心按照不同的分類標(biāo)準(zhǔn)可以進(jìn)行不同的分類：按照企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)采用的主要技術(shù)路線分類，可以分為傳統(tǒng)財務(wù)共享服務(wù)模式和新型財務(wù)共享服務(wù)模式；按照企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心覆蓋的范圍，可以劃分為全范圍財務(wù)共享服務(wù)中心、區(qū)域財務(wù)共享服務(wù)中心和專業(yè)財務(wù)共享服務(wù)中心；按照財務(wù)共享服務(wù)中心的運作模式，可以劃分為基本模式、市場運營模式、高級市場模式和獨立經(jīng)營模式［1］。

RPA技術(shù)是指機器人流程自動化，該技術(shù)核心主要是利用預(yù)先設(shè)計好的軟件或者計算機程序?qū)θ斯げ僮鬟M(jìn)行模仿，以實現(xiàn)對具有強邏輯性及高重復(fù)度的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行批量化、自動化處理。RPA技術(shù)具有4個主要特征：一是基于機器人進(jìn)行處理，二是基于明確的規(guī)則運行，三是模擬用戶的交互，四是基于非侵入式的系統(tǒng)。當(dāng)前國內(nèi)對RPA技術(shù)的應(yīng)用場景主要有財務(wù)機器人、人力機器人、物流機器人等。

2? ? ?RPA技術(shù)在財務(wù)共享業(yè)務(wù)流程優(yōu)化中應(yīng)用適用的理論基礎(chǔ)

研究RPA技術(shù)在財務(wù)共享業(yè)務(wù)流程優(yōu)化中的應(yīng)用主要適用以下兩種理論：一是業(yè)務(wù)流程再造理論。該理論的核心思想是通過對既有流程進(jìn)行分析和設(shè)計，構(gòu)建出全新、高效的業(yè)務(wù)流程，利用RPA技術(shù)對財務(wù)共享業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，實質(zhì)上是利用RPA財務(wù)機器人對財務(wù)共享業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造和重構(gòu)的過程。二是模式識別理論。該理論主要與人工智能、圖像處理、計算機等信息技術(shù)聯(lián)系密切，在研究RPA技術(shù)在財務(wù)共享業(yè)務(wù)流程優(yōu)化中的應(yīng)用時，可充分結(jié)合模式識別理論，將原來的業(yè)務(wù)流程中一些重復(fù)、繁雜的工作用機器人代替，從而大幅提高工作效率。

3? ? ?財務(wù)共享模式下引入RPA財務(wù)機器人的必要性及可行性分析

3.1? ?必要性分析

在財務(wù)共享模式下，引入RPA財務(wù)機器人主要存在兩方面的必要性：一方面是基于規(guī)避人為錯誤的需求，即在財務(wù)共享模式下企業(yè)的所有業(yè)務(wù)都需要經(jīng)過財務(wù)共享平臺的處理和審批才能完成，大量的核算業(yè)務(wù)及審批單據(jù)都需要依賴財務(wù)共享模式下業(yè)務(wù)人員的手動操作，在此過程中一旦出現(xiàn)錯誤，將會導(dǎo)致財務(wù)數(shù)據(jù)信息不準(zhǔn)確，而RPA財務(wù)機器人的每一步操作都是可追溯的，因此能夠有效規(guī)避完全人為主觀因素的錯誤，降低業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)流程的錯誤率，這對于財務(wù)共享模式下形成數(shù)字化、信息化環(huán)境是十分必要的。另一方面則是提升財務(wù)共享自動化水平的需求。在財務(wù)共享模式下，業(yè)務(wù)的集成化處理使得其整體業(yè)務(wù)量巨大，財務(wù)核算的復(fù)雜程度較高。在實際操作中，部分重復(fù)度高且流程較為固化的業(yè)務(wù)受系統(tǒng)規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)制定難度大等因素的局限，只能由財務(wù)人員手動處理，使得財務(wù)共享業(yè)務(wù)流程的自動化程度受到制約，成為其持續(xù)降本增效和提升服務(wù)質(zhì)量的主要阻礙因素，而在財務(wù)共享模式下引入RPA財務(wù)機器人可以在一定范圍內(nèi)有效突破這些阻礙，提升其自動化水平［2］。

3.2? ?可行性分析

在財務(wù)共享模式下之所以可以引入RPA財務(wù)機器人，主要基于以下可行性：一是財務(wù)共享模式是基于大量重復(fù)的流程且規(guī)則明確的前提建立起來的，這與RPA財務(wù)機器人基于大量既定規(guī)則交易活動的工作特點完美契合。二是財務(wù)共享模式是以大數(shù)據(jù)、信息共享等先進(jìn)的信息化、數(shù)字化技術(shù)為基礎(chǔ)所建立的財務(wù)管理信息系統(tǒng)，這與RPA財務(wù)機器人應(yīng)用所需的信息化、數(shù)字化環(huán)境需求相吻合。三是具有一致的降本增效目標(biāo)。無論是財務(wù)共享模式，還是RPA財務(wù)機器人，二者的應(yīng)用都是為了實現(xiàn)企業(yè)降本增效目標(biāo)，目標(biāo)的一致性為財務(wù)共享模式下引入RPA財務(wù)機器人提供了一定的可行性。

4? ? ?財務(wù)共享模式下企業(yè)部分財務(wù)共享業(yè)務(wù)流程存在的問題分析

4.1? ?費用報銷業(yè)務(wù)存在問題分析

從財務(wù)共享模式下費用報銷業(yè)務(wù)的整個流程崗位職責(zé)設(shè)計及實際操作來看，其仍然存在兩方面的問題和不足：一方面是人工耗費仍然較高。在整個財務(wù)共享費用報銷流程中，在業(yè)務(wù)量大時，不僅原始憑據(jù)的影像附件掃描需要耗費較多的人力，在對這些單據(jù)進(jìn)行初審和復(fù)審時，還需要大量的人工去確認(rèn)附件的真實性、合規(guī)性以及完整性，審核所填費用報銷申請表單的正確性及報銷標(biāo)準(zhǔn)與職級的匹配性等，這與財務(wù)共享的高效率和低成本發(fā)展趨勢是相悖的。另一方面則是在費用報銷流程中無法進(jìn)行優(yōu)先性排序及批量操作，費用報銷業(yè)務(wù)處理效率偏低。當(dāng)前實施財務(wù)共享的大部分企業(yè)尚未在企業(yè)內(nèi)部建立完善的員工信用等級制度，在業(yè)務(wù)量較大時，企業(yè)無法根據(jù)員工的信用等級進(jìn)行優(yōu)先性排序，難以對信用等級高的員工費用報銷簡化一些原始憑據(jù)審核環(huán)節(jié)優(yōu)先批量處理，而是對每一筆業(yè)務(wù)都走相同的審批流程和環(huán)節(jié)，大大降低了費用報銷的效率［3］。

4.2? ?采購到付款業(yè)務(wù)流程存在問題分析

從采購到付款業(yè)務(wù)流程中主要存在兩方面的問題：一方面是跨系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息核對工作量大且流程煩瑣，在財務(wù)共享模式下，采購與付款環(huán)節(jié)的銜接需要跨越采購系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)以及資金系統(tǒng)等3個相對獨立的系統(tǒng)，因此在實際操作中進(jìn)行發(fā)票核驗、將發(fā)票數(shù)據(jù)與訂單及入庫單進(jìn)行三單匹配、收集發(fā)票的信用信息以及付款信息的工作量十分巨大且煩瑣，容易導(dǎo)致該業(yè)務(wù)總體的處理效率和質(zhì)量偏低。另一方面則是供應(yīng)商數(shù)據(jù)維護效率偏低。實務(wù)中采用財務(wù)共享模式的多是大中型企業(yè)集團，而此類企業(yè)業(yè)務(wù)量普遍較大，采購涉及的供應(yīng)商數(shù)量眾多且呈不斷增長趨勢，然而財務(wù)共享模式下對供應(yīng)商數(shù)據(jù)信息庫的建立及維護較為滯后，客觀上對采購到付款業(yè)務(wù)的處理造成了局限。

4.3? ?固定資產(chǎn)管理流程存在問題分析

固定資產(chǎn)管理是大中型企業(yè)整個財務(wù)管理體系中較為復(fù)雜的部分，主要是因為該業(yè)務(wù)涉及固定資產(chǎn)的新增、折舊計提、盤盈盤虧、報廢、出售處置等環(huán)節(jié)和內(nèi)容。實務(wù)中，大部分企業(yè)在建立財務(wù)共享模式之初都不把固定資產(chǎn)管理流程納入共享范圍。結(jié)合將固定資產(chǎn)管理納入財務(wù)共享模式的企業(yè)的實踐經(jīng)驗來看，固定資產(chǎn)從購買到處置的整個業(yè)務(wù)流程中主要存在兩方面問題：一方面是財務(wù)共享模式下固定資產(chǎn)卡片的新建及變動錄入效率較低，在發(fā)生固定資產(chǎn)新增業(yè)務(wù)時，購買及支付流程與之前的采購到支付的流程差別不大，不同的是新增資產(chǎn)須同時建立固定資產(chǎn)卡片，而卡片上所需的資產(chǎn)名稱、購置時間、金額、使用部門及管理部門、折舊計提方法等信息系統(tǒng)目前尚無法自動生成。除此之外，固定資產(chǎn)在出現(xiàn)減值、折舊方法變動、盤盈盤虧以及報廢處置時都需要及時對卡片進(jìn)行更新，在此過程中需要投入大量的人力并耗費較多的時間，較容易出現(xiàn)固定資產(chǎn)信息不準(zhǔn)確及處理效率不高的問題。另一方面則是在資產(chǎn)報廢環(huán)節(jié)審核資料錯誤率偏高，在固定資產(chǎn)報廢環(huán)節(jié)要核對資產(chǎn)報廢金額的準(zhǔn)確性、資料的合規(guī)性以及業(yè)務(wù)的真實性，須收集大量與報廢資產(chǎn)有關(guān)的單據(jù)資料。在此過程中，共享中心的業(yè)務(wù)人員在面對龐大的信息量和工作量時較容易出現(xiàn)審核錯誤［4］。

5? ? ?財務(wù)共享模式下企業(yè)利用RPA財務(wù)機器人實現(xiàn)部分財務(wù)共享業(yè)務(wù)流程優(yōu)化的具體對策

5.1? ?費用報銷流程的RPA技術(shù)優(yōu)化

一是實現(xiàn)原始憑據(jù)，特別是票據(jù)的智能審核。在應(yīng)用RPA財務(wù)機器人之后，票據(jù)及其相關(guān)的單據(jù)信息能夠被財務(wù)機器人內(nèi)置的光學(xué)字符識別（Optical Character Recognition，OCR）技術(shù)進(jìn)行自動識別和分析，并收集和提煉出原始憑據(jù)中的關(guān)鍵信息數(shù)據(jù)，登錄外部發(fā)票驗證平臺進(jìn)行自動核驗，確保原始憑據(jù)的真實性，在準(zhǔn)確無誤之后才會進(jìn)行下一步會計處理。二是在企業(yè)內(nèi)部建立員工信用等級體系。為提高費用報銷業(yè)務(wù)的時效性，建議應(yīng)用財務(wù)共享模式的企業(yè)在內(nèi)部建立員工信用等級體系，為利用RPA財務(wù)機器人進(jìn)行優(yōu)先級排序提供可靠的參考依據(jù)。該信用等級體系可參考表1。在建立完善的信用等級體系之后，利用RPA財務(wù)機器人根據(jù)信用等級設(shè)置自動化處置流程，從而提高費用報銷的效率和質(zhì)量。

5.2? ?采購到付款流程的RPA技術(shù)優(yōu)化

一是實現(xiàn)對供應(yīng)商信息的智能化管理。針對上文總結(jié)的企業(yè)財務(wù)共享模式下供應(yīng)商信息管理存在的問題，可將RPA財務(wù)機器人應(yīng)用到該業(yè)務(wù)中，充分利用其數(shù)據(jù)采集腳本、關(guān)聯(lián)規(guī)則算法的技術(shù)優(yōu)勢，及時從供應(yīng)商端完成采購數(shù)據(jù)信息的新建、修訂，在此基礎(chǔ)上結(jié)合預(yù)先設(shè)計的供應(yīng)商評分規(guī)則完成自動評分計算，在提高供應(yīng)商管理效率的同時，也為企業(yè)快速篩選出最優(yōu)供應(yīng)商提供有效參考。

二是實現(xiàn)發(fā)票處理和三單匹配的自動化。對于上文分析的發(fā)票處理及三單匹配過程中需要耗費大量人力與時間的問題，建議企業(yè)利用RPA財務(wù)機器人作如下優(yōu)化處理：首先是RPA財務(wù)機器人結(jié)合預(yù)先定義好的發(fā)票模板和圖像糾偏、分色、方向檢測等規(guī)則工具，實現(xiàn)對發(fā)票中關(guān)鍵信息的自動識別和提取。其次是RPA財務(wù)機器人結(jié)合第一步收集到的發(fā)票關(guān)鍵信息進(jìn)行兩方面的自動比對核驗：一是查驗發(fā)票信息與票面規(guī)則是否相符，不相符自動退回；二是在二者相符時再自動登錄稅務(wù)系統(tǒng)網(wǎng)站依次驗證發(fā)票代碼、日期、金額以及稅額等信息。最后則是進(jìn)行三單的自動匹配，利用RPA財務(wù)機器人內(nèi)置的邏輯判斷函數(shù)，自動對訂單、發(fā)票數(shù)額和金額、入庫單等信息進(jìn)行比對核驗，一旦發(fā)現(xiàn)異常，則自動進(jìn)入特殊處理程序并予以修正［5］。

5.3? ?固定資產(chǎn)管理流程的RPA技術(shù)優(yōu)化

一是固定資產(chǎn)卡片新增及變動流程實現(xiàn)智能化管理。在固定資產(chǎn)新增及變動環(huán)節(jié)，將RPA財務(wù)機器人與財務(wù)共享模式下的相關(guān)流程融合，在發(fā)生固定資產(chǎn)新增或者報廢、出售業(yè)務(wù)時，財務(wù)機器人可自動登錄資產(chǎn)模塊，從整個共享數(shù)據(jù)庫中利用二維碼識別等技術(shù)收集新增或變動資產(chǎn)的有關(guān)信息進(jìn)行自動錄入并完成卡片的建立和變更維護，在確保賬實相符的同時，有效提升卡片管理的效率及智能化水平。

二是在報廢流程中實現(xiàn)資產(chǎn)資料的自動化審核。在資產(chǎn)報廢流程中，將RPA技術(shù)中的OCR技術(shù)與信息提取模板融合，所申請報廢資產(chǎn)的基礎(chǔ)信息、報廢所需表單以及逐級審批信息等都可以通過這些技術(shù)被自動提取出來，并利用大數(shù)據(jù)技術(shù)從整個共享數(shù)據(jù)庫中收集和整合出與申請報廢資產(chǎn)有關(guān)的賬務(wù)信息，進(jìn)行自動比對核驗，在出現(xiàn)不一致時及時進(jìn)行預(yù)警，從而有效防止資產(chǎn)報廢資料審核錯誤率偏高的問題。

6? ? ?結(jié)束語

財務(wù)共享模式作為一種全新的財務(wù)管理思路，在提高財務(wù)管理效率、提升財務(wù)管理質(zhì)量方面具有諸多優(yōu)勢。但是，其應(yīng)用時間較短，在實務(wù)中部分財務(wù)共享業(yè)務(wù)流程仍然存在一些缺陷和不足。為有效化解這些缺陷和不足，本文重點圍繞RPA財務(wù)機器人相關(guān)技術(shù)理論探討和研究其在財務(wù)共享業(yè)務(wù)流程優(yōu)化中的一些具體應(yīng)用。

主要參考文獻(xiàn)

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［2］馬曉剛.基于RPA的財務(wù)共享中心業(yè)務(wù)流程優(yōu)化探究：以Z公司為例［J］.西部財會，2023（3）：34-37.

［3］聶潤樸.財務(wù)共享模式下的RPA應(yīng)用研究：以Z公司財務(wù)共享服務(wù)中心為例［D］.開封：河南大學(xué)，2022：23-39.

［4］程平，楊雙.基于流程挖掘的RPA財務(wù)自動化流程設(shè)計研究［J］.會計之友，2023（8）：141-149.

［5］劉宇.基于RPA的財務(wù)共享中心總賬流程優(yōu)化探究：以K公司為例［J］.商場現(xiàn)代化，2022（17）：174-176.

［收稿日期］2023-04-28