疾病預(yù)防檔案管理中的問題及策略研究

摘 要：2022年是實(shí)施“十四五”的關(guān)鍵時(shí)期，意味著對(duì)檔案管理工作提出更高的要求。各地相關(guān)的組織部門都應(yīng)該高度重視，并加大對(duì)檔案管理工作的監(jiān)管力度，投入更多的時(shí)間和精力創(chuàng)新檔案管理工作模式，以創(chuàng)新的思維為檔案事業(yè)注入新的血液。文章探討了當(dāng)前疾控中心檔案管理工作存在的問題，通過科學(xué)的管理與信息技術(shù)的有效運(yùn)用，有效做好疾病預(yù)防檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：疾病預(yù)防；醫(yī)學(xué)檔案管理；重要性；問題；對(duì)策

隨著我國(guó)疾控中心檔案管理模式創(chuàng)新工作不斷開展，疾控中心檔案科學(xué)化管理過程中存在的問題也逐漸顯現(xiàn)。由于對(duì)疾控中心檔案管理信息化升級(jí)會(huì)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式造成一定的影響，因此，在疾控中心檔案管理過程中出現(xiàn)一些問題是正常的，檔案管理部門需要在認(rèn)識(shí)這些問題之后積極尋找解決方案，加強(qiáng)疾控中心檔案管理部門的管理和建設(shè)，充分激發(fā)疾控中心檔案管理部門工作人員的工作積極性，使其投入更多的精力到工作當(dāng)中，在開展檔案管理時(shí)能夠加入更多自己的思考與想法，以辯證思維和創(chuàng)新思維對(duì)檔案管理模式提出更多的意見和建議，加快我國(guó)疾控中心檔案管理科學(xué)化進(jìn)程。

一、疾病預(yù)防檔案管理存在的問題

1.疾病預(yù)防檔案管理模式混亂

疾病預(yù)防檔案的管理責(zé)任涉及多個(gè)部門和機(jī)構(gòu)，在實(shí)際操作中，可能存在責(zé)任邊界不清晰、協(xié)調(diào)不到位的問題，導(dǎo)致檔案管理工作無法有效推進(jìn)。并且，一些地區(qū)或機(jī)構(gòu)可能仍然采用紙質(zhì)檔案管理方式，導(dǎo)致檔案存儲(chǔ)不方便、易丟失或損壞。同時(shí)，缺乏有效的信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，檔案信息的傳輸和共享也存在困難。

2.檔案專業(yè)人員的整體素質(zhì)有待提高

部分檔案專業(yè)人員缺乏系統(tǒng)的檔案學(xué)知識(shí)和技能，不了解檔案管理的基本理論和實(shí)踐方法，可能對(duì)檔案的收集、整理、分類和檢索等工作流程不熟悉，導(dǎo)致檔案管理的效率和質(zhì)量下降。檔案管理領(lǐng)域缺乏規(guī)范的職業(yè)培訓(xùn)和發(fā)展路徑，使得檔案專業(yè)人員在培養(yǎng)、晉升和能力提升方面面臨困難，這也導(dǎo)致了人才流失和工作穩(wěn)定性的問題。并且，隨著檔案管理領(lǐng)域的知識(shí)和技術(shù)不斷發(fā)展和更新，部分檔案專業(yè)人員沒有及時(shí)跟進(jìn)學(xué)習(xí)和更新自己的知識(shí)和技能，可能依然采用過時(shí)的管理方法和工具，無法適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的需求。

3.檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低

目前，由于缺乏統(tǒng)一的檔案分類和編碼體系，導(dǎo)致檔案的分類方式和編碼規(guī)則各不相同，使得檔案的整理、檢索和共享變得困難，影響了檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。在檔案管理過程中，一些機(jī)構(gòu)或人員可能沒有明確的數(shù)據(jù)錄入和整理規(guī)范，導(dǎo)致檔案信息的錄入方式不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂，增加了數(shù)據(jù)處理的復(fù)雜性和錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)。并且，由于缺乏統(tǒng)一、明確的檔案管理流程和操作指南，使得檔案管理工作在各個(gè)環(huán)節(jié)存在混亂和不確定性，可能導(dǎo)致工作人員對(duì)檔案管理流程理解不一致，影響工作的協(xié)調(diào)和高效開展。

4.對(duì)疾病預(yù)防檔案信息化建設(shè)重視不夠或認(rèn)識(shí)不足

毋庸置疑，疾控中心的主要工作是疾病預(yù)防與控制。在疾控中心的管理中，重醫(yī)療、輕檔案是常見的現(xiàn)象。目前，在國(guó)內(nèi)疾控中心，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用已經(jīng)成為必不可少的環(huán)節(jié)，從最開始的管理信息系統(tǒng)以及財(cái)務(wù)系統(tǒng)拓展到現(xiàn)在的多系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)技術(shù)在疾控中心已經(jīng)得到相當(dāng)廣泛的應(yīng)用。但是在實(shí)際的工作當(dāng)中，疾控中心的很多領(lǐng)導(dǎo)仍然沒有重視檔案信息化建設(shè)工作的重要作用，在這樣的情況下，檔案信息化建設(shè)與疾控中心信息化建設(shè)很難能夠?qū)崿F(xiàn)同步發(fā)展。當(dāng)前階段，計(jì)算機(jī)硬件的發(fā)展速度明顯比

檔案管理軟件的發(fā)展速度快，特別是疾病預(yù)防檔案管理軟件，其發(fā)展的速度更慢。多年來，在疾病預(yù)防檔案綜合管理工作當(dāng)中，單板計(jì)算機(jī)檔案管理發(fā)揮了不可替代的作用，傳統(tǒng)手工編輯以及手工登記的工作模式得到了改變，促使檔案的檢索方式更加方便，有效促進(jìn)了檔案管理工作的開展。但是隨著檔案信息化的迅速發(fā)展，版本單一的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)很難滿足檔案信息化管理工作的要求，其缺乏可拓展性以及兼容性，因而十分有必要對(duì)其更新和升級(jí)。

一些地區(qū)、機(jī)構(gòu)或部門對(duì)于疾病預(yù)防檔案信息化建設(shè)的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，他們可能沒有意識(shí)到信息化可以提高數(shù)據(jù)管理和利用效率，優(yōu)化決策支持以及加強(qiáng)檔案共享和交流等方面的作用，針對(duì)疾控中心信息系統(tǒng)（HIS）、圖像存檔和通信系統(tǒng)（PACS）、放射科信息系統(tǒng)（RIS）等系統(tǒng)的建設(shè)不足。盡管相關(guān)的系統(tǒng)已經(jīng)建成，但由于部分工作人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力有限，且缺乏對(duì)工作人員信息技術(shù)系統(tǒng)使用方面的培訓(xùn)，工作人員不了解信息系統(tǒng)的使用方法和操作技巧，導(dǎo)致他們?cè)谛畔⒒ㄔO(shè)中缺乏參與度和積極性，無法充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。

二、疾病預(yù)防檔案管理的有效策略

首先，疾控中心的檔案管理工作應(yīng)該深入貫徹政府檔案工作的相關(guān)批示，將其提出的工作精神和創(chuàng)新意識(shí)作為檔案管理工作中的重要指示和管理目標(biāo)，從政治層面上嚴(yán)格要求檔案管理工作的準(zhǔn)確性和完整性，在實(shí)踐中學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中成長(zhǎng)，推動(dòng)相關(guān)政策的貫徹落實(shí)，達(dá)到真正新局面的建設(shè)和發(fā)展。在工作期間要緊緊圍繞“十四五”規(guī)劃指出的工作精神要求以及工作主線，統(tǒng)籌規(guī)劃整體的各項(xiàng)工作，在開展檔案管理工作期間能夠突出工作的重點(diǎn)，分清主次，確保工作的效率和質(zhì)量。疾控中心檔案管理工作應(yīng)該嚴(yán)格要求工作內(nèi)容和工作質(zhì)量，相關(guān)工作人員要切實(shí)按照《檔案法》來嚴(yán)格要求工作標(biāo)準(zhǔn)，充分了解檔案管理的重要意義；其次，疾控中心檔案管理人員還應(yīng)該貫徹落實(shí)意識(shí)形態(tài)工作責(zé)任制，要真正發(fā)揮檔案管理工作中宣傳和教育的力量和作用；最后，還應(yīng)該加強(qiáng)理解“十四五”中關(guān)于疾控中心檔案管理工作提出的新要求，在完成各項(xiàng)工作任務(wù)之前應(yīng)該深入了解其背后的深遠(yuǎn)意義。

1.實(shí)施疾控中心檔案信息一體化管理

首先，實(shí)現(xiàn)疾控中心檔案信息一體化管理，需要制定明確的疾控中心檔案信息一體化管理規(guī)劃，明確目標(biāo)、范圍和時(shí)間表，確定相關(guān)資源和預(yù)算。并且，建立疾控中心內(nèi)部以及與其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)和衛(wèi)生部門之間的信息共享機(jī)制，確保檔案信息在各個(gè)環(huán)節(jié)的采集、傳輸和存儲(chǔ)過程中的順暢與安全。還要引入適合疾控中心需求的檔案信息管理系統(tǒng)，能夠支持全面的病歷記錄、診斷結(jié)果、治療方案等信息的錄入和管理，并提供便捷的檢索和查詢功能；其次，需要制定統(tǒng)一的醫(yī)療檔案信息管理操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，包括數(shù)據(jù)采集、整理、分類、存儲(chǔ)和檢索等環(huán)節(jié)，確保各項(xiàng)工作按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和流程開展，還要確保檔案信息的數(shù)據(jù)安全性和隱私保護(hù)，采取適當(dāng)?shù)拇胧?，如?shù)據(jù)加密、權(quán)限管理和備份等，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和信息被泄露。

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代最重要的產(chǎn)物便是云計(jì)算技術(shù)與大數(shù)據(jù)分析技術(shù)。在當(dāng)今時(shí)代，各種信息正在以指數(shù)級(jí)增長(zhǎng)，只有深入探究信息發(fā)展規(guī)律才可以更好地適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展。疾控中心檔案信息化管理模式的構(gòu)建不能急于一時(shí)，相關(guān)工作人員應(yīng)該調(diào)整心態(tài)，在檔案管理信息化創(chuàng)新時(shí)開展大量的實(shí)踐與研究，只有在深入了解檔案信息化管理的特點(diǎn)以及當(dāng)前各單位對(duì)檔案管理模式的要求之后，才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化升級(jí)。大數(shù)據(jù)分析技術(shù)可以對(duì)大量的數(shù)據(jù)開展詳細(xì)且具有針對(duì)性的分析，還可以實(shí)現(xiàn)便捷的檔案信息儲(chǔ)存和管理，在檔案信息化管理中發(fā)揮著非常重要的作用。利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)可以更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息的挖掘與分析處理，有效提高檔案管理工作的效率。

2.以人為本，建立高素質(zhì)檔案隊(duì)伍

在疾病預(yù)防檔案管理中，以人為本、建立高素質(zhì)的檔案隊(duì)伍是重要的策略。需要從以下幾個(gè)方面開展：第一，建立科學(xué)的人才選拔機(jī)制，招聘具有相關(guān)專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的人員，并注重其溝通、協(xié)作和問題解決能力。同時(shí)，提供系統(tǒng)化的培訓(xùn)和發(fā)展計(jì)劃，包括檔案學(xué)知識(shí)、信息技術(shù)應(yīng)用和數(shù)據(jù)管理等方面的培訓(xùn)，提高檔案隊(duì)伍的專業(yè)素養(yǎng)和能力水平；第二，建立檔案管理崗位的職業(yè)發(fā)展與晉升通道，明確職責(zé)和要求，設(shè)定培訓(xùn)、考核和評(píng)價(jià)機(jī)制，通過提供晉升機(jī)會(huì)和崗位輪崗等方式激勵(lì)和推動(dòng)檔案隊(duì)伍的持續(xù)成長(zhǎng)和發(fā)展；第三，為檔案隊(duì)伍提供良好的工作環(huán)境和條件，包括舒適的辦公設(shè)備設(shè)施、先進(jìn)的信息技術(shù)支持和合理的工作量，并重視員工關(guān)懷和激勵(lì)機(jī)制，提高工作滿意度和團(tuán)隊(duì)凝聚力；第四，鼓勵(lì)檔案隊(duì)伍之間的知識(shí)共享和協(xié)作，開展定期的經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、研討會(huì)和培訓(xùn)活動(dòng)等，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)成員之間的學(xué)習(xí)與合作，共同提高檔案管理水平和效能；第五，設(shè)立激勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，以表彰優(yōu)秀的檔案管理人員和團(tuán)隊(duì)，可以設(shè)立年度檔案管理成果評(píng)選、專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)定、績(jī)效獎(jiǎng)金或獎(jiǎng)勵(lì)等，激勵(lì)檔案隊(duì)伍的積極性和創(chuàng)新性。

3.加強(qiáng)疾控中心檔案標(biāo)準(zhǔn)化與創(chuàng)新管理

由于疾控中心檔案信息量大，內(nèi)容復(fù)雜，檔案信息資源不僅分散，而且信息標(biāo)準(zhǔn)不一致，無法為疾控中心醫(yī)療管理提供準(zhǔn)確、有效和快速的服務(wù)。因此，應(yīng)實(shí)行集中統(tǒng)一的檔案管理，有利于疾控中心檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化開展，有利于檔案信息資源的綜合開發(fā)利用，有利于給決策者和管理者快速提供檔案信息，有利于外部信息聯(lián)網(wǎng)和資源共享，以最少的人力、物力提供最好的服務(wù)，充分發(fā)揮其整體效益。這是疾控中心檔案管理的發(fā)展方向和必然趨勢(shì)。

目前，疾控中心檔案管理新模式的創(chuàng)新是非常必要的，沿用傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法滿足新時(shí)代對(duì)疾控中心檔案管理工作提出的新要求，需要進(jìn)一步完善疾控中心檔案管理工作的管理模式和工作方法，在檔案管理工作中投入更多的精力發(fā)掘其中存在的問題，能夠毫不動(dòng)搖地堅(jiān)持黨對(duì)檔案管理工作提出的要求以及基本的管理原則，認(rèn)真落實(shí)檔案管理工作責(zé)任制，把對(duì)檔案管理工作相關(guān)的制度要求和標(biāo)準(zhǔn)落到實(shí)處，將工作內(nèi)容和工作責(zé)任落實(shí)到每個(gè)工作人員身上，進(jìn)一步加強(qiáng)工作人員對(duì)工作的認(rèn)真程度，一旦工作出現(xiàn)任何紕漏能夠追究到相關(guān)責(zé)任人，避免出現(xiàn)責(zé)任連帶的情況，便于檔案管理部門對(duì)工作人員的管理。同時(shí)，可以進(jìn)一步完善檔案管理工作的考核制度，針對(duì)不同工作人員的工作內(nèi)容開展差異性的考核和評(píng)價(jià)，使整體的考核機(jī)制更加人性化、科學(xué)化。并且，可以將檔案管理工作的開展情況融入疾控中心整體工作的綜合考核評(píng)價(jià)中，提高疾控中心相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的重視程度，能夠從上至下加大對(duì)檔案管理工作的監(jiān)管力度，確保每一項(xiàng)工作計(jì)劃都能夠落到實(shí)處，每項(xiàng)工作的開展都有其意義。

4.加強(qiáng)與完善疾控中心檔案管理信息化工作

首先，建立疾控中心檔案信息管理系統(tǒng)，應(yīng)以疾控中心實(shí)際需要為出發(fā)點(diǎn)，并以適合疾控中心的檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)。過去，疾控檔案管理系統(tǒng)操作煩瑣，一般日常查證和檢索需要翻閱大量文件，導(dǎo)致工作效率低下。隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)和廣泛應(yīng)用，疾控檔案信息管理可以利用智能信息技術(shù)，通過掃描紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案形式，構(gòu)建一個(gè)現(xiàn)代化的醫(yī)療檔案管理體系。檔案管理人員在查詢、核對(duì)、修改、添加和刪除時(shí)，可以通過電子文件及時(shí)處理相關(guān)信息，既大幅降低了工作難度，又提高了管理效率和質(zhì)量。這種現(xiàn)代疾控檔案信息管理模式，使傳統(tǒng)的重復(fù)勞動(dòng)和手工勞動(dòng)在檔案信息的收集和匯總中得以轉(zhuǎn)化，借助現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)完成復(fù)雜的任務(wù)，更好地滿足疾控中心檔案信息高質(zhì)量管理的現(xiàn)代要求。

如今，檔案管理形式在不斷更新，疾控中心要適應(yīng)時(shí)代的變化，通過不斷改進(jìn)現(xiàn)代管理手段，實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)行。首先，疾控中心可以建立一個(gè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，該數(shù)據(jù)庫必須確保信息的真實(shí)性，一旦發(fā)現(xiàn)檔案與原始材料不一致，必須仔細(xì)審查；其次，在紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變的過程中，必須確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性；最后，疾控檔案的內(nèi)容必須完整、詳細(xì)和準(zhǔn)確。以此為前提，創(chuàng)新疾控檔案管理，建立便捷的比較、分析、統(tǒng)計(jì)、搜索等工具。在開發(fā)過程中，既要保證系統(tǒng)具有相對(duì)良好的人機(jī)交互界面，也要保證用戶信息能夠快速導(dǎo)入和導(dǎo)出。此外，還應(yīng)加強(qiáng)與相關(guān)疾控中心單位的信息交流與合作，以實(shí)現(xiàn)檔案資源可以面向整個(gè)社會(huì)。同時(shí)，要盡可能消除資源共享帶來的安全風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)格實(shí)施內(nèi)外網(wǎng)分離，定期備份數(shù)據(jù)，增強(qiáng)相關(guān)人員的信息安全意識(shí)和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。

首先，疾控中心對(duì)檔案管理工作展開了整體的統(tǒng)籌規(guī)劃，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，以更加開闊的眼界和思維開展檔案管理工作，不再將疾控檔案管理工作完全閉塞于辦公室當(dāng)中，加強(qiáng)與外界的聯(lián)系，能夠與現(xiàn)實(shí)世界對(duì)接；其次，要加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新性，圍繞群眾對(duì)疾控中心檔案信息的需求以及基礎(chǔ)內(nèi)容建設(shè)中存在的問題等，合理規(guī)劃后續(xù)管理工作的內(nèi)容，加大對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的適用范圍，利用計(jì)算機(jī)開展檔案信息存檔。疾控中心檔案文件很多是歷時(shí)較久的紙質(zhì)材料，可供保存的時(shí)間較短，需要相關(guān)工作人員能夠利用專門的文檔存錄軟件將這些檔案信息保存到云端。借助計(jì)算機(jī)開展檔案保存，不僅能夠延長(zhǎng)對(duì)檔案的保留時(shí)間，而且在查找檔案時(shí)也會(huì)更加方便，能夠通過各種方式快速瀏覽并找到需要的文件。

三、結(jié)語

檔案管理工作是疾控中心全面深化改革中關(guān)鍵的一環(huán)，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理新模式構(gòu)建的重視。疾控中心檔案管理人員應(yīng)對(duì)當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題展開深入分析，合理規(guī)劃后續(xù)管理工作，并不斷嘗試信息化和科學(xué)化的管理方式，專注提升相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，肩負(fù)起新時(shí)代對(duì)疾控檔案管理工作提出的要求與責(zé)任，不斷推動(dòng)疾控中心檔案管理工作高水平開展。

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（作者單位：菏澤市牡丹區(qū)疾病預(yù)防控制中心）

作者簡(jiǎn)介：寇璐莎（1984—），女，漢族，山東菏澤人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。