新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案規(guī)范化管理路徑探析

摘 要：醫(yī)院檔案工作細致、復雜，檔案中包含醫(yī)院各項活動的具體情況以及大量的資料和文件，具有很高的使用價值和參考價值。因此，在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案管理工作應轉變傳統(tǒng)的管理理念和手段，加強檔案規(guī)范化管理，提升醫(yī)院檔案管理的質量。文章以新醫(yī)改為背景，分析當前醫(yī)院檔案規(guī)范化管理存在的問題，重點提出相應的改進對策。

關鍵詞：新醫(yī)改；醫(yī)院；檔案管理；規(guī)范化

引言

醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院各項活動，檔案類型多樣，如文件、圖表、音像和磁盤等，開展檔案規(guī)范化管理，可為醫(yī)院決策提供參考依據(jù)，促進醫(yī)院高質量、可持續(xù)發(fā)展。在醫(yī)院管理中，檔案管理越來越得到重視，對各環(huán)節(jié)實施規(guī)范化管理，轉變傳統(tǒng)的思想觀念，對檔案管理方法持續(xù)改進，使檔案管理效率與質量得到顯著提升，促進醫(yī)院實現(xiàn)高質量、健康發(fā)展。

一、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的意義

隨著醫(yī)院規(guī)模日益擴大，醫(yī)院在開展管理時，需將檔案管理放在重要地位。醫(yī)院檔案數(shù)量和類型正隨著醫(yī)院的發(fā)展而不斷增多，如病歷、儀器設備設施、人事檔案以及科研活動等，這些檔案記錄了醫(yī)院的真實發(fā)展情況，具有很高的研究與使用價值。醫(yī)院需對檔案實施有效收集與整理，對不同檔案實行科學分類與存儲，才能使檔案得到充分利用，滿足醫(yī)院各項工作需求，促進各項業(yè)務的正常開展。因此，新醫(yī)改背景下，對醫(yī)院檔案開展規(guī)范化管理很有必要。

首先，對檔案開展規(guī)范化管理，可進一步規(guī)范各項檔案活動。醫(yī)院檔案管理人員要嚴格按照相應的制度和要求開展檔案管理，確保各項資源得到有效收集與整理，對其實行妥善保管，避免檔案資料出現(xiàn)遺失。同時，還能進一步提高檔案的利用率，滿足醫(yī)院的發(fā)展需求；其次，有效保證檔案內(nèi)容安全、可靠。當前，醫(yī)院檔案管理工作不夠規(guī)范，經(jīng)常出現(xiàn)資料保管不當、資料面臨毀損和遺失等問題，對后續(xù)工作造成不利影響。醫(yī)院雖然已引進先進的信息技術開展檔案管理，但在實際操作中還存在許多安全隱患。因此，需加大安全管理力度，開展檔案規(guī)范化管理，保證檔案管理人員自覺規(guī)范行為，增強安全意識，使檔案信息更加安全，避免出現(xiàn)被泄露。

二、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案規(guī)范化管理面臨的問題

1.缺乏完善的檔案管理制度

雖然，大部分醫(yī)院已制定檔案管理制度，對檔案人員的行為實行規(guī)范，但隨著醫(yī)院規(guī)模日益擴大與服務項目的增加，醫(yī)院的檔案類型和數(shù)量也不斷增加，傳統(tǒng)檔案管理制度逐漸無法滿足當前檔案管理的要求，醫(yī)院也并未及時對制度實行更新，導致檔案管理缺乏有效的參考依據(jù)。隨著醫(yī)院的迅速發(fā)展，檔案內(nèi)容日益復雜，且檔案的重要性越發(fā)凸顯，部分檔案關乎醫(yī)院的發(fā)展前途，更涉及一系列重要決策的制定。醫(yī)院管理人員可通過查閱檔案資料了解醫(yī)院的基本情況和重要信息。同時，醫(yī)務工作人員每天要為大量的患者提供診療服務，還要記錄患者的信息，為患者建立檔案，使其信息得到妥善存儲，為診療工作提供參考依據(jù)。醫(yī)務人員還要將檔案資料及時交給檔案管理部門，由檔案管理人員負責保管。如果醫(yī)院的管理制度不完善，檔案管理人員未能及時對檔案資料實行分類與整理，一旦后續(xù)工作需要這些資料，就可能會增加查閱難度，給工作帶來許多不便。

2.檔案信息化管理水平有待提升

信息化時代，醫(yī)院管理人員需樹立完善的信息化管理思想，將檔案管理信息化建設放在重要地位，熟練運用信息技術處理各種檔案，滿足檔案管理的需求。部分管理人員沒有信息化觀念，醫(yī)院也并未對檔案管理信息化建設加大投入力度，導致信息化建設未落到實處。檔案管理信息化建設與信息技術運用密切相關，但部分管理人員并未充分意識到信息技術應用的必要性，而是將信息化建設視作一項并不重要的工作，在實際工作中依然采用傳統(tǒng)的工作方法，導致檔案管理信息化進程緩慢。在實際工作中，部分管理人員將醫(yī)院經(jīng)濟效益的提升作為重點，將注意力放在技術、設備設施引進與服務質量的改進上，并沒有結合醫(yī)院的實際情況開展檔案管理，導致檔案管理信息化建設發(fā)展速度很慢。

3.檔案管理人員專業(yè)能力不足

目前，部分醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不足，對待工作缺乏責任感，并未樹立完善的檔案管理意識，對待工作比較被動，導致檔案規(guī)范化管理無法有效開展，檔案管理效率比較低。一是部分檔案管理人員缺乏成熟的管理經(jīng)驗，雖然有專業(yè)知識，但無法將理論與實踐有機結合，且在工作中缺乏學習意識，導致實踐操作能力較低。部分管理人員認為檔案管理無須專業(yè)技能，影響了檔案管理工作質量的提升；二是部分管理人員忽視檔案管理工作，不重視對檔案管理人員的培訓，導致檔案管理人員的思想觀念比較陳舊，缺乏創(chuàng)新意識和學習意識，在工作中比較被動，只是被動接受任務，無法及時主動發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，在工作中得過且過，影響工作質量與工作效率的提升；三是部分檔案管理人員缺乏主動工作的意識，不能充分盡到工作義務與職責，無法主動為醫(yī)院各項工作提供服務，降低了檔案的利用率。

三、新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案規(guī)范化管理途徑

1.制定完善的檔案管理制度

新醫(yī)改背景下，醫(yī)院要對當前的檔案管理制度實施改進與完善，保證檔案管理工作更加規(guī)范。一是制定統(tǒng)一標準，保證檔案資料得到規(guī)范化存儲與利用。檔案管理人員要堅持真實、公平的原則，接受統(tǒng)一的培訓，掌握同一種檔案歸檔方式，確保檔案資料得到妥善收集與存儲；二是引進先進的信息技術，進一步優(yōu)化管理制度，保證制度內(nèi)容得到有效補充與完善；三是做好事前規(guī)劃，完善工作機制。結合國家檔案局就檔案工作發(fā)布的“十四五”規(guī)劃，制定相應的醫(yī)院檔案管理規(guī)劃，明確醫(yī)院檔案管理的任務與要求。具體來講，醫(yī)院要結合一系列規(guī)范性文件，如《中華人民共和國檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等文件要求，出臺醫(yī)院檔案管理規(guī)范等相關制度，保證檔案管理更加規(guī)范。比如，在制度中明確不同類型檔案資料的基本格式，明確電子檔案的查閱流程與系統(tǒng)操作權限；四是從制度層面入手，對檔案資源的立卷歸檔實行嚴格把關，根據(jù)檔案資源的類型，確定其歸檔格式，對其開展統(tǒng)一管理。首先，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《全國文書檔案分類編目指南》的要求與醫(yī)院實際情況，制定檔案分類體系，對檔案資源的類型實行合理劃分。其次，結合檔案的具體類型，對其實施針對性存儲，如將紙質檔案放到專門的檔案柜，做好封裝，或將電子檔案存儲在服務器上，保證數(shù)據(jù)安全。最后，明確立卷歸檔的基本格式與流程，使各項材料得到有效收集與歸檔；五是對各項權利和職責實行明確劃分，確定各部門的職責，構建完善的管理機制，成立檔案規(guī)范化管理領導小組，小組根據(jù)醫(yī)院的實際情況與檔案管理現(xiàn)狀和問題召開會議，統(tǒng)一安排各項工作，提高工作人員的責任感，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化建設。

2.開展檔案管理信息化建設

（1）完善基礎設備設施建設

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院要積極對檔案管理開展規(guī)范化建設，才能提高管理效能，滿足各項工作需求。因此，醫(yī)院要加大投入力度，融入信息化管理意識，完善各項基礎設施，促進檔案管理信息化工作順利開展。第一，保證資金充足，制定合理的工作規(guī)劃，結合檔案管理現(xiàn)狀，對檔案管理設施實施針對性投入與完善。一方面，對檔案室各項基礎設施予以完善，購置專業(yè)的設備設施，滿足檔案管理的需求；另一方面，結合檔案數(shù)字化建設的要求，購置計算機等先進的硬件設備設施，以及完善的網(wǎng)絡體系，及時將紙質檔案轉化為電子檔案，確保檔案得到妥善存儲，減少對空間的占用。此外，醫(yī)院要對各種新文件實時歸檔與更新，滿足后續(xù)檔案查閱需求。第二，將數(shù)字化檔案建設與醫(yī)院發(fā)展相結合，建立數(shù)字檔案室，保證檔案資源得到妥善管理，提高檔案管理效率和質量。除了引進先進的硬件之外，醫(yī)院還要引進先進的檔案管理軟件，加強對軟件的維護，定期升級軟件，使軟件功能更加完善，充分發(fā)揮其作用，確保檔案得到規(guī)范化管理。首先，要結合醫(yī)院的實際情況與檔案管理現(xiàn)狀，進一步優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，明確檔案資源歸檔流程等相關內(nèi)容，確保檔案管理資源得到有效管理，使檔案管理人員能夠開展一站式操作，提高工作效率；其次，樹立大檔案思維，對各個環(huán)節(jié)開展一體化管理，進一步完善檔案軟件的功能。為了更好地滿足檔案管理人員的處理與查閱需求，需將檔案管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)相結合，使資源得到共享，隨時更新信息，提高工作效率與質量。

（2）推動醫(yī)院檔案數(shù)字化轉型升級

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的蓬勃發(fā)展，醫(yī)院要積極引進先進的數(shù)字化技術，將其與檔案管理相結合，促進檔案管理邁向數(shù)字化方向。同時，醫(yī)院要及時對紙質檔案實施轉化，不僅減少了對空間的占用，還可以將其轉變成為電子檔案，只需將檔案存儲在數(shù)據(jù)庫之中。數(shù)據(jù)庫存儲空間很大，可滿足不同類型檔案的存儲需求，方便檔案管理人員隨時對檔案實行管理。一是結合檔案的具體類型，設置專門的數(shù)據(jù)庫。醫(yī)院要根據(jù)自身實際情況與檔案類型，設置針對性的數(shù)據(jù)庫，醫(yī)院的檔案類型較多，如人事檔案、科研檔案、病歷檔案以及財務檔案等，醫(yī)院需對這些檔案實行分類，再搭建專門的數(shù)據(jù)庫，便于隨時對信息實施查詢，提高檢索質量與效率；二是醫(yī)院要引進先進的信息技術，保證檔案管理工作得到優(yōu)化，如大數(shù)據(jù)、人工智能以及云計算等先進技術，確保檔案管理工作高效開展，提高檔案的利用率。運用大數(shù)據(jù)時，要進一步優(yōu)化檔案檢索功能，探索智慧檢索模式，確保檔案編研工作高效開展。應用人工智能技術時，需構建專門的數(shù)字化檔案室，構建智慧檔案管理體系。將物聯(lián)網(wǎng)技術與智能檔案架相結合，確保檔案管理系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫彼此銜接，方便工作人員隨時了解紙質檔案情況。在檔案管理領域中，還要發(fā)揮云傳輸技術的作用，確保檔案資源在第一時間存儲到云端，減少對硬盤空間的占用。將云共享技術與檔案管理相結合的同時，與檔案部門和其他醫(yī)院開展合作，實現(xiàn)資源共享，打通數(shù)據(jù)傳輸渠道，滿足本地醫(yī)療領域的檔案使用需求，提高醫(yī)院檔案的使用價值；三是加強對檔案資源的開發(fā)和利用，對數(shù)字檔案開展針對性編研。在數(shù)據(jù)庫中納入照片、音頻和視頻等檔案形式，對檔案實施合理分類，擴充數(shù)據(jù)庫的存儲范圍，打造豐富的檔案資源管理體系。比如，充分結合新醫(yī)改的要求，對相關數(shù)據(jù)和信息實施編輯，制作微視頻，加大宣傳力度，使更多人了解醫(yī)院的發(fā)展情況，提高醫(yī)院的知名度。另外，需結合醫(yī)院的實際情況，編輯合適的檔案內(nèi)容，展現(xiàn)醫(yī)院的成績，使醫(yī)院具有良好的口碑。

3.加強人才建設

（1）提高檔案管理人員專業(yè)水平

現(xiàn)代人注重健康，對醫(yī)療技術、醫(yī)療環(huán)境都有更嚴格的要求，醫(yī)院要提高競爭力，除了要引進先進的技術和設備設施，提高醫(yī)療服務質量之外，還要加強檔案管理，引進優(yōu)質人才，提高檔案管理人員的專業(yè)能力。一是結合“十四五”時期對檔案資源管理的要求，進一步完善人才培養(yǎng)機制。加大對檔案管理人員的培訓力度，引進先進的互聯(lián)網(wǎng)技術，創(chuàng)新培訓模式，利用微課、PPT等在線資源，鼓勵檔案管理人員開展自主學習，完善知識結構，掌握扎實的技能。還可以舉辦檔案管理技能競賽，使檔案管理人員能夠在比賽過程中掌握更多知識和技能，提高自身專業(yè)素養(yǎng)；二是對檔案培訓內(nèi)容開展創(chuàng)新，確保培訓內(nèi)容與時俱進且具有針對性，滿足檔案管理人員的工作需求。加強大數(shù)據(jù)、人工智能等先進技術知識的普及與推廣，使檔案管理人員了解不同技術的原理和功能，做到熟練使用，確保檔案管理信息化建設工作落到實處，進一步優(yōu)化培訓內(nèi)容，明確檔案資源編研開發(fā)、資源保護與資源修復等內(nèi)容，開展針對性培訓，使檔案管理人員的能力得到進一步提升；三是構建專門的技術人才培養(yǎng)體系，加強對技術人才的引進與培養(yǎng)，確保醫(yī)院檔案管理信息化建設工作順利展開，定期對檔案管理系統(tǒng)開展維護、更新和升級；四是加強與檔案館等相關部門的合作，構建完善的人才培養(yǎng)機制，使檔案管理工作更加專業(yè)和規(guī)范，提高檔案管理人員的綜合素質。

（2）轉變檔案管理人員的工作模式

信息化時代，要促進檔案管理規(guī)范化，除了要引進先進的技術手段對檔案管理人員開展培養(yǎng)之外，還要引導檔案管理人員找到合適的工作方式，提高檔案管理質量和效率。一是制定完善的管理制度，對人才的培養(yǎng)工作實施優(yōu)化和規(guī)范，保證工作人員能夠嚴格按照制度的要求開展工作，運用先進的管理理念和管理手段，對各類檔案實施高效管理，提高自身管理水平與專業(yè)素養(yǎng)。醫(yī)院要結合現(xiàn)有的規(guī)章制度，制訂相應的工作計劃，在進一步優(yōu)化管理體系的同時，引導管理人員對管理細節(jié)實施優(yōu)化，使其能夠運用先進的信息技術開展檔案管理，保證醫(yī)院檔案管理信息化建設落到實處；二是檔案管理人員要樹立主動學習的意識，認真學習各種知識和技術，并將所學知識與實踐有機結合。同時，要針對醫(yī)院的管理制度提出相應的意見和建議，保證管理制度得到進一步優(yōu)化，確保制度的各項內(nèi)容進一步細化，為醫(yī)院檔案管理工作提供參考依據(jù)，使檔案管理更加規(guī)范，提高檔案的利用率。

四、結語

在新醫(yī)改背景下，醫(yī)院開展檔案管理時需要制定完善的規(guī)章制度，轉變傳統(tǒng)管理理念，引進先進的信息技術，對檔案管理模式實施優(yōu)化，使檔案管理工作更加規(guī)范。同時，醫(yī)院要以人為本，重視對人才的培養(yǎng)，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，使其能夠明確檔案管理的內(nèi)容，善于運用先進的技術手段開展工作，提高檔案的利用率，滿足醫(yī)院的發(fā)展需求。

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（作者單位：滕州市婦幼保健院）

作者簡介：朱婭（1982—），女，漢族，山東滕州人，本科，中級館員，研究方向：檔案管理。