大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案管理模式的升級(jí)與思考

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理模式迎來全面的變革發(fā)展。特別是對(duì)于檔案存量巨大的企業(yè)單位而言，傳統(tǒng)的數(shù)字化檔案管理正面臨檔案信息脹庫、檔案存儲(chǔ)信息重復(fù)、檔案管理思維及模式滯后等一系列嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。因此，相關(guān)企業(yè)必須深刻認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)給檔案管理工作帶來的機(jī)遇、變化與挑戰(zhàn)，積極引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理思維、升級(jí)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)由數(shù)字化向數(shù)據(jù)化的全面升級(jí)，并在開放數(shù)據(jù)模式下完成對(duì)大量檔案信息的智能化管理，合理應(yīng)對(duì)新環(huán)境下的挑戰(zhàn)與危機(jī)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作在大數(shù)據(jù)環(huán)境下的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化；數(shù)據(jù)化；創(chuàng)新升級(jí)

大數(shù)據(jù)技術(shù)的革新發(fā)展及深化應(yīng)用影響著各行各業(yè)，其中也包括檔案行業(yè)。對(duì)于規(guī)模較大的企事業(yè)單位而言，一直以來企業(yè)檔案的存取管理及高效利用都是重大難題?；ヂ?lián)網(wǎng)的出現(xiàn)為企業(yè)檔案管理帶來第一次變革發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了由數(shù)字化、信息化等現(xiàn)代辦公手段對(duì)傳統(tǒng)人工的全面替代，但數(shù)字化管理只是在檔案存檔、檔案利用等方面提供了便利，實(shí)現(xiàn)由線下紙質(zhì)文件存檔向線上電子文檔管理的模式轉(zhuǎn)變，但檔案管理實(shí)質(zhì)性的問題并沒有得到解決，仍然面臨一系列困難及挑戰(zhàn)，而大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)為檔案管理模式提供了新的變革發(fā)展契機(jī)。

2016年，國(guó)家檔案局將推動(dòng)“檔案數(shù)據(jù)開放計(jì)劃”作為下一階段工作重心。同年，國(guó)家將紙質(zhì)檔案文件向電子、數(shù)據(jù)檔案的逐步轉(zhuǎn)化納入檔案事業(yè)“十三五”發(fā)展規(guī)劃中。2017年，國(guó)家檔案局再次明確表示，檔案工作應(yīng)積極應(yīng)用大數(shù)據(jù)思維、技術(shù)轉(zhuǎn)型升級(jí)，簡(jiǎn)化檔案管理模式，提升檔案管理效率。2019年，國(guó)家倡導(dǎo)企事業(yè)單位積極革新傳統(tǒng)辦公模式，應(yīng)用開放數(shù)據(jù)思維加快檔案管理工作轉(zhuǎn)型發(fā)展。2020年，國(guó)家再次將檔案管理由數(shù)字化向數(shù)據(jù)化的全面轉(zhuǎn)型納入檔案事業(yè)的“十四五”發(fā)展規(guī)劃，由此也為企業(yè)檔案管理模式的轉(zhuǎn)型升級(jí)提供了更為明確的方向。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)革新企業(yè)檔案管理模式

大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)檔案管理模式由數(shù)字化向數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)型升級(jí)有著一定必然性。早在2012年，瑞士達(dá)沃斯論壇發(fā)布的《大數(shù)據(jù)，大影響》報(bào)告就預(yù)示了大數(shù)據(jù)技術(shù)在傳統(tǒng)行業(yè)所帶來的革新發(fā)展，其中就包括檔案行業(yè)。檔案管理涉及數(shù)據(jù)信息量巨大，即便已經(jīng)用信息化辦公模式替代了人工記錄，但面對(duì)與日俱增的檔案存取信息，其管理工作仍然面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。而正是大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)的出現(xiàn)為檔案管理模式的縱深化發(fā)展提供了新的契機(jī)，國(guó)外最先開始推動(dòng)大數(shù)據(jù)檔案技術(shù)，并從2013年開始逐步采用大數(shù)據(jù)技術(shù)整合檔案信息，合并重復(fù)數(shù)據(jù)，優(yōu)化檔案存儲(chǔ)空間，構(gòu)建檔案管理的數(shù)據(jù)平臺(tái)，為檔案工作提供了更多可能性。

國(guó)內(nèi)的企事業(yè)單位在檔案管理工作上也是策馬揚(yáng)鞭乘勢(shì)而上。以A集團(tuán)為例，目前，集團(tuán)正在積極推動(dòng)檔案信息化發(fā)展，隨著集團(tuán)信息化建設(shè)的深入，傳統(tǒng)檔案工作面臨著辦公自動(dòng)化應(yīng)用、用戶多樣化需求的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，結(jié)合集團(tuán)信息化發(fā)展實(shí)際，從2016年開始集團(tuán)檔案管理信息化，在傳統(tǒng)檔案系統(tǒng)成熟軟件功能的基礎(chǔ)上，結(jié)合檔案法規(guī)和信息化相關(guān)要求，對(duì)集團(tuán)檔案管理中存在的問題，檔案利用及查詢的實(shí)際提出了新的設(shè)計(jì)理念。檔案管理系統(tǒng)于2017年1月上線試運(yùn)行，并與OA公文系統(tǒng)成功對(duì)接，實(shí)現(xiàn)辦結(jié)文件自動(dòng)推送至檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步完善了系統(tǒng)功能。2018年與OA會(huì)議系統(tǒng)成功對(duì)接，并在所屬二級(jí)單位范圍全面推廣應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了在線借閱和審批，提升了檔案利用效率。

該集團(tuán)積極同開發(fā)單位合作，不斷開發(fā)完善檔案管理系統(tǒng)功能，加快與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接的同時(shí)，在基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施方面，集團(tuán)著力搭建核心機(jī)房、虛擬化平臺(tái)和軟硬件資源池，并于2020年啟動(dòng)數(shù)據(jù)湖項(xiàng)目，提供海量數(shù)據(jù)采集、存儲(chǔ)、價(jià)值挖掘和云計(jì)算等專業(yè)服務(wù)，為數(shù)字檔案室的建設(shè)提供基本條件。為推進(jìn)集團(tuán)檔案管理由分級(jí)管理向集約管理轉(zhuǎn)型，優(yōu)化和完善現(xiàn)有集團(tuán)公司檔案管理機(jī)制，2021年成立檔案中心，數(shù)字檔案室建設(shè)項(xiàng)目正式啟動(dòng)，面對(duì)集團(tuán)下屬的26家試點(diǎn)單位，將全宗室藏的21000卷、53000件紙質(zhì)檔案文件一步步掃描、上傳、存儲(chǔ)與入檔，正在逐步完成檔案文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)換與數(shù)據(jù)遷移，跟上大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案管理模式帶來的新變化。

檔案作為企業(yè)治理體系的重要組成部分，圍繞構(gòu)建整體數(shù)字化轉(zhuǎn)型中新特點(diǎn)、新要求，加快改變檔案工作的傳統(tǒng)管理模式，拓展檔案資源收集范圍，加強(qiáng)檔案資源質(zhì)量管控，優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)，強(qiáng)化檔案數(shù)字資源建設(shè)，確保檔案利用和檔案安全，給檔案管理提出新的課題和挑戰(zhàn)。因此，新環(huán)境下需要客觀認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)給檔案管理工作帶來的革新變化，認(rèn)識(shí)到檔案管理正在逐步由數(shù)字化向數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型。大數(shù)據(jù)作為全新的檔案管理思維及技術(shù)手段，能夠在全面調(diào)研檔案基礎(chǔ)文件數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，全面整合數(shù)據(jù)信息，深入挖掘數(shù)據(jù)內(nèi)容，以此精準(zhǔn)、高效完善檔案管理，這也是檔案管理工作未來的變革發(fā)展之路。

二、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)數(shù)字化檔案管理面臨的困難及挑戰(zhàn)

學(xué)者詹姆斯·尼古拉·格雷曾在數(shù)據(jù)密集科學(xué)發(fā)現(xiàn)中預(yù)測(cè)了數(shù)據(jù)發(fā)展的四個(gè)階段，并表示未來隨著數(shù)據(jù)量的進(jìn)一步增長(zhǎng)，數(shù)字化處理手段必然會(huì)表現(xiàn)出一定滯后性，僅僅依靠計(jì)算機(jī)已經(jīng)難以滿足海量數(shù)據(jù)的復(fù)雜、分類處理，需要應(yīng)用更高階的數(shù)據(jù)技術(shù)處理。現(xiàn)如今，企業(yè)檔案管理面臨的最嚴(yán)峻問題就是持續(xù)激增的基礎(chǔ)文件信息，傳統(tǒng)的數(shù)字化檔案已經(jīng)難以實(shí)現(xiàn)對(duì)海量檔案文件信息的有效處理，面臨困難及挑戰(zhàn)。

1.檔案信息脹庫問題日趨顯著

目前，檔案數(shù)字化管理只是在做到實(shí)體文件整理歸檔的同時(shí)，提出了簡(jiǎn)單的數(shù)字化轉(zhuǎn)換原則，按照“由近及遠(yuǎn)、歷史價(jià)值高、利用率高”的原則，做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息錄入及電子歸檔，雖然檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作走出了由線下向線上的重要一步，每一份檔案文件都需要電子掃描、實(shí)物拍照以及信息導(dǎo)入，并占據(jù)一定的存儲(chǔ)空間，形式上卻沒有實(shí)質(zhì)性改變。由于沒有構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)致檔案信息化存檔與管理仍然會(huì)面臨傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔受限于庫房容量而出現(xiàn)的脹庫問題，對(duì)后期檔案的調(diào)取、使用仍會(huì)面臨一系列麻煩，管理上也存在困難。

2.檔案數(shù)字化存儲(chǔ)信息大量重復(fù)

對(duì)于規(guī)模較大的企業(yè)而言，其室藏檔案年度跨度大、數(shù)量豐富，企業(yè)館藏檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，主要是將紙質(zhì)檔案文件通過電子掃描轉(zhuǎn)化為電子文檔，整個(gè)數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程中既不能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案文字內(nèi)容的采集利用，也不能實(shí)現(xiàn)對(duì)不同期檔案文件的對(duì)比處理。通過無篩選、無類比的數(shù)字化轉(zhuǎn)換與電子文件存檔，不能對(duì)數(shù)字化檔案的內(nèi)容精準(zhǔn)分類、識(shí)別利用，從而會(huì)造成數(shù)字化檔案存儲(chǔ)信息標(biāo)題、內(nèi)容的重復(fù)，在后期的檔案文件調(diào)取、利用方面也會(huì)面臨較多問題。

3.檔案數(shù)字化管理復(fù)雜，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

檔案數(shù)字化管理對(duì)象十分復(fù)雜，突出表現(xiàn)為檔案載體形式多、檔案種類多和檔案數(shù)量多等。檔案的記載載體包含紙張、照片和光盤等，檔案類型包含文書、會(huì)計(jì)、聲像、實(shí)物、科技以及合同等，且隨著電子化、信息化的發(fā)展，檔案信息增長(zhǎng)速度加快。在數(shù)字化技術(shù)的支持下，需要借助先進(jìn)的技術(shù)形式將龐大的數(shù)據(jù)信息整合管理，最終將有效的數(shù)據(jù)信息整合為有實(shí)際應(yīng)用意義的信息，在數(shù)據(jù)信息整合的時(shí)候，對(duì)信息的歸類標(biāo)準(zhǔn)提出了更高的要求，是信息化管理的一個(gè)難點(diǎn)問題。

4.數(shù)字化管理在信息存儲(chǔ)和長(zhǎng)期保存方面存在隱患

在企業(yè)檔案資料日益增多的背景下，檔案的安全保密問題成為檔案數(shù)字化管理所面臨的一個(gè)重要問題。和紙質(zhì)時(shí)代相比，數(shù)字化時(shí)代背景下的檔案資料信息將會(huì)面臨更加嚴(yán)峻的信息被泄露問題，具體體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)軟硬件帶來的信息使用安全問題、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)作安全等問題。據(jù)了解，為了切實(shí)保障涉密檔案的安全，企業(yè)在檔案存儲(chǔ)模式上會(huì)依舊采用紙質(zhì)檔案歸檔的單套制模式，由此可以發(fā)現(xiàn)，受計(jì)算機(jī)系統(tǒng)本身屬性的影響，檔案數(shù)字化在安全管理方面任重道遠(yuǎn)。

5.存儲(chǔ)導(dǎo)向思維下的數(shù)字化檔案管理相對(duì)滯后

在現(xiàn)有檔案文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作中，一方面，會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案的全文完整掃描與數(shù)字化入檔；另一方面，也會(huì)建立Excel表格對(duì)不同科目、不同類別的檔案文件目錄登記，體現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢(shì)。但這樣的數(shù)字化檔案管理考慮最多的還是存儲(chǔ)工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化檔案的深層次開發(fā)及利用，整個(gè)數(shù)字化檔案管理模式相對(duì)滯后。

三、企業(yè)檔案管理模式由數(shù)字化向數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的創(chuàng)新升級(jí)路徑

基于上述分析，了解到企業(yè)數(shù)字化檔案管理在新環(huán)境下面臨的困難及挑戰(zhàn)，并考慮全面升級(jí)企業(yè)檔案管理模式，不再只是完成簡(jiǎn)單的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，而是利用大數(shù)據(jù)技術(shù)革新檔案管理模式，積極推動(dòng)企業(yè)檔案管理由數(shù)字化向數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)變，強(qiáng)調(diào)大數(shù)據(jù)環(huán)境下對(duì)數(shù)字檔案的深入開發(fā)及利用。因此，企業(yè)檔案管理模式應(yīng)從以下三個(gè)路徑實(shí)現(xiàn)由數(shù)字化向數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)型升級(jí)。

1.存儲(chǔ)導(dǎo)向思維向開放數(shù)據(jù)管理思維的轉(zhuǎn)變升級(jí)

檔案數(shù)據(jù)管理的目標(biāo)是互聯(lián)互通、信息交換和信息共享，為了更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化檔案的有效開發(fā)及利用?？梢苑e極借鑒其他等國(guó)家基于檔案信息著錄的數(shù)據(jù)化管理模式，革新集團(tuán)落后的數(shù)字化存儲(chǔ)思維，向開發(fā)數(shù)據(jù)環(huán)境下的高效管理思維轉(zhuǎn)變。在全新的數(shù)據(jù)化存檔規(guī)則下，應(yīng)首先按照全宗級(jí)、案卷組合級(jí)、案卷級(jí)、文件組合級(jí)、文件級(jí)以及分析級(jí)六個(gè)層次歸類數(shù)據(jù)建檔，根據(jù)檔案著錄原則，識(shí)別和分類檔案文件中的文本內(nèi)容、圖像信息，以此完成著錄與標(biāo)引，形成一個(gè)個(gè)標(biāo)題清晰的數(shù)據(jù)模塊，不僅便于數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，也為后期檔案數(shù)據(jù)資源的開發(fā)、挖掘與利用提供了重要基礎(chǔ)。

2.信息化初級(jí)管理向檔案全文數(shù)據(jù)庫的轉(zhuǎn)變升級(jí)

隨著新一代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案工作環(huán)境、對(duì)象和內(nèi)容發(fā)生巨大變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的需求，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法和模式，采用信息技術(shù)和手段，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)，跟上企業(yè)信息化發(fā)展的步伐。實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化和規(guī)范化，加快檔案信息化建設(shè)與數(shù)字檔案室建設(shè)等任務(wù)要求，已經(jīng)成為檔案工作長(zhǎng)時(shí)期的系統(tǒng)工程。實(shí)現(xiàn)檔案管理模式由數(shù)字化向數(shù)據(jù)化的升級(jí)，關(guān)鍵是要轉(zhuǎn)變數(shù)字化原則下初級(jí)的檔案信息應(yīng)用模式，采用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建集團(tuán)專屬的檔案全文數(shù)據(jù)庫，并在數(shù)據(jù)庫內(nèi)實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化檔案的高效開發(fā)與利用。

全文數(shù)據(jù)庫不同于簡(jiǎn)單的檔案數(shù)字化存儲(chǔ)空間，數(shù)據(jù)庫是集存儲(chǔ)、檢索、閱覽以及下載于一體的檔案數(shù)據(jù)資源線上平臺(tái)。區(qū)別于計(jì)算機(jī)后臺(tái)的無差別存儲(chǔ)模式，構(gòu)建全文數(shù)據(jù)庫將不再面臨檔案電子信息的脹庫問題，因?yàn)閿?shù)據(jù)庫采用了區(qū)塊鏈技術(shù)，將完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的電子檔案按照不同著錄目標(biāo)形成一個(gè)個(gè)小的數(shù)據(jù)模塊，并通過區(qū)塊鏈技術(shù)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，由母塊集中管理，各子塊獨(dú)立存儲(chǔ)，不僅節(jié)約了檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間，還大幅提高了檔案數(shù)據(jù)檢索、調(diào)取應(yīng)用的效率。全文數(shù)據(jù)庫會(huì)按照檔案文件著錄內(nèi)容形成不同的分類模塊，如財(cái)務(wù)文檔、人事管理文檔、企業(yè)戰(zhàn)略文檔以及薪酬績(jī)效考核文檔等，在檔案數(shù)據(jù)化管理模式中區(qū)分集團(tuán)業(yè)務(wù)職能，并滿足集團(tuán)不同職能部門、不同員工存取檔案的使用需求。實(shí)現(xiàn)由數(shù)字化向數(shù)據(jù)化的全面升級(jí)，需要構(gòu)建這樣一個(gè)全文檔案數(shù)據(jù)庫，并以數(shù)據(jù)庫平臺(tái)為基礎(chǔ)配合紙質(zhì)檔案文件數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作的推進(jìn)，在互聯(lián)互通、信息共享的大原則下逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換小原則，提升數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)換效率的同時(shí)，為全方位的數(shù)據(jù)化檔案管理奠定有力基礎(chǔ)。

3.檔案數(shù)字化存取向檔案數(shù)據(jù)化應(yīng)用的轉(zhuǎn)變升級(jí)

檔案最終的功能是發(fā)揮其服務(wù)企業(yè)發(fā)展的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化到數(shù)據(jù)化，需要實(shí)現(xiàn)由檔案數(shù)字化存取向檔案數(shù)據(jù)化應(yīng)用的全面升級(jí)。

企業(yè)規(guī)模體系龐大，除了集團(tuán)總部，還包括下屬二級(jí)單位和三級(jí)單位，這些集團(tuán)子公司分別設(shè)立有單獨(dú)的館藏檔案室，要做到檔案全面數(shù)據(jù)化管理，一方面，要推動(dòng)所有子公司、下屬單位紙質(zhì)檔案文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)換；另一方面，在構(gòu)建集團(tuán)檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)收錄子公司及下屬單位數(shù)字化檔案的同時(shí)，各子公司及下屬單位就不再需要單獨(dú)存儲(chǔ)檔案文件，完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的電子檔案統(tǒng)一歸存于企業(yè)總部的檔案數(shù)據(jù)庫平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的集中保存與管理?？梢詾槿聦賳挝婚_放檔案數(shù)據(jù)空間，方便每一個(gè)企業(yè)員工在檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)的檢索、查詢及應(yīng)用。同時(shí)，通過檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)為每一個(gè)集團(tuán)員工開通個(gè)人賬戶，只要登錄賬戶就能夠在檔案數(shù)據(jù)庫完成全文檢索及應(yīng)用，徹底打破了企業(yè)不同子公司及下屬單位之間的空間界限，并真正實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通與共享利用，發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)化管理的作用及價(jià)值。

四、結(jié)束語

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，企業(yè)傳統(tǒng)的數(shù)字化檔案管理模式逐漸暴露出一定弊端及問題，僅僅只是檔案文件的數(shù)字化轉(zhuǎn)換與數(shù)字化存儲(chǔ)，既不能滿足新環(huán)境下檔案使用需求，也不能提升企業(yè)檔案管理效率。因此，企業(yè)應(yīng)積極更新檔案管理思維，推動(dòng)企業(yè)檔案管理模式由數(shù)字化向數(shù)據(jù)化的升級(jí)轉(zhuǎn)變，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化檔案的分類管理，構(gòu)建全文檔案數(shù)據(jù)庫及檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用平臺(tái)，以此促進(jìn)企業(yè)檔案管理在大數(shù)據(jù)環(huán)境下的可持續(xù)發(fā)展。

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作者單位：北京公交集團(tuán)辦公室（檔案中心）

作者簡(jiǎn)介：王云云（1985—），女，漢族，河北玉田人，本科，助理館員，研究方向：工商企業(yè)管理。