新形勢(shì)下信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用探索

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用逐漸成為關(guān)注的焦點(diǎn)。文章通過對(duì)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀的分析，深入探討了傳統(tǒng)檔案管理模式存在的問題，并詳細(xì)闡述了信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的作用。重點(diǎn)介紹了電子化檔案管理系統(tǒng)、云存儲(chǔ)與備份以及移動(dòng)化檔案管理等應(yīng)用方式，并提出了輔助策略與措施，為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提供了理論支持和實(shí)踐指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化技術(shù)；云存儲(chǔ)；移動(dòng)化

引言

傳統(tǒng)的檔案管理模式在紙質(zhì)檔案管理方面存在著信息檢索效率低、易損壞丟失等問題，給事業(yè)單位的日常運(yùn)行和管理帶來了一系列挑戰(zhàn)。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子化、云存儲(chǔ)和移動(dòng)化等新興技術(shù)逐漸成熟，為事業(yè)單位檔案管理提供了全新的解決方案。通過引入現(xiàn)代化信息技術(shù)，事業(yè)單位檔案管理有望擺脫傳統(tǒng)模式的束縛，提高管理效率、加強(qiáng)信息安全以及實(shí)現(xiàn)檔案共享與協(xié)同工作，從而更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。

一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)

事業(yè)單位檔案管理具有其獨(dú)特的特點(diǎn)，這些特點(diǎn)直接影響著檔案管理工作的開展和效果。事業(yè)單位檔案管理面臨多領(lǐng)域、多層級(jí)的復(fù)雜性。由于事業(yè)單位通常涉及多個(gè)部門和業(yè)務(wù)領(lǐng)域，其檔案信息涵蓋了各種類型的文件和數(shù)據(jù)，包括財(cái)務(wù)、人事等方面的檔案，多樣性使得檔案管理工作需要處理不同性質(zhì)和用途的文件，要求管理系統(tǒng)具備高度的靈活性和綜合性。事業(yè)單位檔案管理注重隱私性和安全性。事業(yè)單位往往會(huì)處理敏感性極高的信息，對(duì)檔案信息的安全性要求極高，要求檔案管理系統(tǒng)具備高效的權(quán)限控制和安全機(jī)制。另外，事業(yè)單位檔案管理具備長(zhǎng)期性和延續(xù)性。一些檔案數(shù)據(jù)需要長(zhǎng)期保存，可能會(huì)伴隨機(jī)構(gòu)的運(yùn)行而持續(xù)積累，要求檔案管理系統(tǒng)能夠有效應(yīng)對(duì)大容量、長(zhǎng)周期的檔案信息管理，確保信息的完整性和可追溯性?？傮w而言，事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)在于其復(fù)雜性、隱私性和長(zhǎng)期性，對(duì)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和應(yīng)用提出了更高層次的要求。

2.傳統(tǒng)檔案管理模式存在的問題

傳統(tǒng)的檔案管理模式在新時(shí)代面臨著一系列問題，這些問題直接影響著事業(yè)單位檔案管理的效率和質(zhì)量。傳統(tǒng)的文件存儲(chǔ)方式通常采用紙質(zhì)檔案，難以適應(yīng)大量信息和多領(lǐng)域的管理需求。紙質(zhì)檔案占用大量空間，不便于檢索和利用，限制了檔案信息的高效管理，而且紙質(zhì)檔案管理容易受到自然災(zāi)害、火災(zāi)等意外事件的影響，檔案信息的安全性難以得到有效保障。與此同時(shí)，傳統(tǒng)的手工管理方式效率較低，文件檢索和整理需要耗費(fèi)大量時(shí)間和人力，與當(dāng)今追求高效率的管理理念存在矛盾。此外，由于一些工作人員年齡偏大，缺乏先進(jìn)的檔案管理觀念以及先進(jìn)的信息化管理手段，導(dǎo)致檔案管理的局限性，無法充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)帶來的便利和高效性。

二、信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的作用

1.提高管理效率與工作質(zhì)量

信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的首要作用之一是顯著提高管理效率和工作質(zhì)量。通過引入先進(jìn)的電子化檔案管理系統(tǒng)，事業(yè)單位能夠更加高效地組織、存儲(chǔ)和檢索檔案信息。不僅消除了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中煩瑣的手工操作，還大大減少了人力成本。電子化檔案管理系統(tǒng)具有便捷的檢索功能，使檔案管理人員能夠在短時(shí)間內(nèi)獲取所需信息，從而加速了決策過程和工作執(zhí)行效率。此外，系統(tǒng)的自動(dòng)化功能還有助于減少人為錯(cuò)誤，提高了工作的精確性和質(zhì)量。

2.強(qiáng)化檔案信息安全保護(hù)

在新形勢(shì)下，信息安全成為事業(yè)單位檔案管理亟須解決的問題。信息技術(shù)通過引入多層次的安全措施，強(qiáng)化了檔案信息的安全保護(hù)。電子化檔案管理系統(tǒng)具備訪問權(quán)限控制、加密傳輸?shù)裙δ?，有效防范了非法獲取和篡改檔案信息的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，云存儲(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用為檔案信息提供了安全可靠的備份手段，防范了因?yàn)?zāi)害或人為因素導(dǎo)致的信息丟失風(fēng)險(xiǎn)。通過信息技術(shù)，事業(yè)單位能夠建立起完善的信息安全體系，確保檔案信息的機(jī)密性和完整性。

3.實(shí)現(xiàn)檔案共享與協(xié)同工作

信息技術(shù)為事業(yè)單位檔案管理帶來了檔案共享與協(xié)同工作的新模式。通過建立云存儲(chǔ)系統(tǒng)，不同部門間的檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)快速、便捷的共享，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要通過復(fù)制或傳遞的煩瑣流程。同時(shí)，電子化檔案管理系統(tǒng)支持多用戶同時(shí)協(xié)同操作，促進(jìn)了跨部門之間的信息交流與合作。這種協(xié)同工作模式有效提高了各部門之間的協(xié)同效率，有助于更加快速、靈活地應(yīng)對(duì)各類工作挑戰(zhàn)。信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的作用不僅在于提高管理效率和工作質(zhì)量，還表現(xiàn)在強(qiáng)化檔案信息安全保護(hù)和實(shí)現(xiàn)檔案共享與協(xié)同工作方面。這些優(yōu)勢(shì)為事業(yè)單位提供了更為先進(jìn)和可持續(xù)的檔案管理手段，有助于適應(yīng)新形勢(shì)下復(fù)雜多變的工作環(huán)境。

三、信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

1.落實(shí)檔案管理制度

（1）加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員培訓(xùn)的重視，樹立正確的檔案管理觀念

為了更好地應(yīng)用信息技術(shù)，事業(yè)單位需要根據(jù)《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，制定健全的檔案管理制度。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)，以確保他們具備正確的檔案管理觀念和必要的專業(yè)技能。培訓(xùn)不僅僅是為了傳授知識(shí)，更是為了培養(yǎng)正確的工作態(tài)度和管理意識(shí)。培訓(xùn)的目標(biāo)是讓每位工作人員能夠在信息化背景下勝任日常工作，提高整體檔案管理水平。

（2）將應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)納入制度，規(guī)范檔案管理人員的工作

檔案管理制度應(yīng)當(dāng)及時(shí)跟進(jìn)信息技術(shù)的發(fā)展，將現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用納入規(guī)范之中，為檔案管理人員提供明確的工作指引。制度內(nèi)容應(yīng)涵蓋檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型、數(shù)據(jù)庫管理與檢索等方面的要求，以確保信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用。通過制度的形式，可以規(guī)范信息技術(shù)的使用流程、數(shù)據(jù)管理規(guī)范和信息安全要求。制度應(yīng)當(dāng)明確不同層級(jí)檔案管理人員的責(zé)任和權(quán)限，確保信息技術(shù)在檔案管理中的合理運(yùn)用。同時(shí)，制度也應(yīng)強(qiáng)調(diào)信息技術(shù)的可持續(xù)性，要求檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)和更新信息技術(shù)知識(shí)，以適應(yīng)科技的不斷進(jìn)步。只有通過健全的檔案管理制度，事業(yè)單位才能更好地推動(dòng)信息技術(shù)在檔案管理中的深入應(yīng)用。

2.電子化檔案管理系統(tǒng)

（1）檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型

在新形勢(shì)下，事業(yè)單位檔案管理亟須通過信息技術(shù)革新，其中，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一項(xiàng)關(guān)鍵舉措。通過采用電子化檔案管理系統(tǒng)，事業(yè)單位能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)信息的電子存儲(chǔ)和管理。這一轉(zhuǎn)型不僅有助于解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式存在的空間浪費(fèi)、檢索效率低等問題，更為重要的是提高了信息的可持續(xù)性和安全性。檔案數(shù)字化不僅簡(jiǎn)化了存儲(chǔ)流程，還為事業(yè)單位提供了更靈活、高效的檔案管理手段，使得檔案信息可以更迅速、準(zhǔn)確地被獲取和利用。電子化檔案管理系統(tǒng)的實(shí)施帶來了信息處理的全新思路。數(shù)字化的檔案可以開展更精細(xì)的分類和標(biāo)記，使得事業(yè)單位能夠更加靈活地根據(jù)需求開展信息檢索。同時(shí)，數(shù)字檔案的備份與恢復(fù)變得更加簡(jiǎn)便，有效應(yīng)對(duì)信息丟失或損壞的風(fēng)險(xiǎn)。這種數(shù)字化轉(zhuǎn)型，不僅為事業(yè)單位提供了更為安全、高效的信息管理手段，也為其在信息化時(shí)代更好地適應(yīng)多變環(huán)境奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（2）數(shù)據(jù)庫管理與檢索

電子化檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫管理是實(shí)現(xiàn)高效檔案管理的核心。通過建立結(jié)構(gòu)化的檔案數(shù)據(jù)庫，事業(yè)單位能夠更系統(tǒng)地組織檔案信息，建立清晰的分類和標(biāo)簽，有力解決了傳統(tǒng)檔案管理中信息分散、難以查找的問題。數(shù)據(jù)庫管理不僅提高了信息的整合性和一致性，還支持多種檢索方式，包括關(guān)鍵詞檢索、時(shí)間范圍檢索等，極大地提高了檔案信息的檢索效率。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的建立，為事業(yè)單位提供了便捷的檔案查詢工具，節(jié)省了時(shí)間和人力成本，使得管理人員能夠更專注于核心業(yè)務(wù)。通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型和數(shù)據(jù)庫管理與檢索的雙管齊下，電子化檔案管理系統(tǒng)為事業(yè)單位檔案管理帶來了實(shí)實(shí)在在的效益。這一應(yīng)用不僅提升了工作效率，也為信息安全、共享與協(xié)同工作奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，符合新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的要求，助力其更好地適應(yīng)信息化時(shí)代的挑戰(zhàn)。

3.云存儲(chǔ)與備份

（1）安全性與可靠性的提升

云存儲(chǔ)和備份作為信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的關(guān)鍵應(yīng)用，為檔案信息的安全性與可靠性提供了全新的保障機(jī)制。事業(yè)單位通過將檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于云平臺(tái)，不僅實(shí)現(xiàn)了信息的集中管理，更有效規(guī)避了傳統(tǒng)的本地存儲(chǔ)方式可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)，如自然災(zāi)害、硬件故障等。云存儲(chǔ)平臺(tái)通常具備高級(jí)的數(shù)據(jù)加密和權(quán)限控制機(jī)制，有效保障了檔案信息的保密性，防范了未經(jīng)授權(quán)的訪問。與傳統(tǒng)備份方式相比，云備份的實(shí)施極大地提升了數(shù)據(jù)的可靠性。自動(dòng)化的備份機(jī)制保障了檔案信息的定期備份，避免了人為疏忽導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失。即便在意外情況下，云備份系統(tǒng)也能夠提供迅速的數(shù)據(jù)還原，確保了檔案信息的持續(xù)可用性。這種安全性與可靠性的提升，為事業(yè)單位檔案管理帶來了更高的數(shù)據(jù)保護(hù)水平，有力地維護(hù)了信息資產(chǎn)的完整性。

（2）實(shí)現(xiàn)檔案的共享與遠(yuǎn)程訪問

云存儲(chǔ)不僅提升了安全性與可靠性，也為事業(yè)單位檔案管理的協(xié)同與共享帶來了前所未有的便利。通過云平臺(tái)，不同部門、地點(diǎn)的工作人員能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)的檔案共享與協(xié)同工作。這種共享機(jī)制打破了傳統(tǒng)檔案管理中信息壁壘的限制，促進(jìn)了跨部門、跨地域之間的信息流通。特別是在遠(yuǎn)程辦公的背景下，云存儲(chǔ)為工作人員提供了隨時(shí)隨地訪問檔案信息的便利，大幅提高了工作的靈活性和效率。通過實(shí)現(xiàn)檔案的共享與遠(yuǎn)程訪問，云存儲(chǔ)為事業(yè)單位打破了地域和時(shí)間的限制，促使檔案信息能夠更廣泛地應(yīng)用于組織的各個(gè)方面。這一應(yīng)用不僅提高了工作的協(xié)同性，也為事業(yè)單位在信息時(shí)代更好地應(yīng)對(duì)多樣化工作模式和業(yè)務(wù)需求提供了有力支持。

4.移動(dòng)化檔案管理

（1）移動(dòng)終端設(shè)備設(shè)施的應(yīng)用

在信息技術(shù)的推動(dòng)下，移動(dòng)化檔案管理成為事業(yè)單位提高工作靈活性和效率的關(guān)鍵組成部分。通過充分利用移動(dòng)終端設(shè)備設(shè)施，事業(yè)單位檔案管理得以拓展至更廣泛的工作場(chǎng)景。移動(dòng)終端設(shè)備設(shè)施，如智能手機(jī)和平板電腦，為工作人員提供了隨時(shí)隨地訪問檔案信息的便利，使檔案管理擺脫了傳統(tǒng)辦公場(chǎng)所的限制。移動(dòng)終端設(shè)備設(shè)施的應(yīng)用不僅是對(duì)檔案信息的簡(jiǎn)單展示，還通過專業(yè)的應(yīng)用軟件，實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案的實(shí)時(shí)管理和處理。工作人員可以通過移動(dòng)設(shè)備設(shè)施方便地查詢、更新和編輯檔案信息，提高了工作的實(shí)時(shí)性和響應(yīng)速度。這種靈活性不僅適應(yīng)了事業(yè)單位工作的多樣性，還推動(dòng)了檔案管理從被動(dòng)服務(wù)到主動(dòng)參與業(yè)務(wù)決策的轉(zhuǎn)變。

（2）實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)更新與采集

移動(dòng)化檔案管理通過實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)更新與采集，進(jìn)一步強(qiáng)化了事業(yè)單位檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。傳統(tǒng)檔案管理常常受限于固定的檔案管理點(diǎn)，更新和采集信息需要花費(fèi)較多時(shí)間。而通過移動(dòng)終端設(shè)備設(shè)施，工作人員能夠?qū)崟r(shí)記錄和更新檔案信息，確保信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)更新與采集也為檔案管理提供了更多的數(shù)據(jù)來源。通過移動(dòng)設(shè)備設(shè)施采集到的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，事業(yè)單位能夠更好地了解檔案使用情況、管理效果等信息，為更科學(xué)的決策提供支持。這種數(shù)據(jù)的及時(shí)性和全面性，有助于事業(yè)單位更好地適應(yīng)外部環(huán)境的變化，提高檔案管理的前瞻性和智能化水平。

四、輔助策略與措施

1.定期更新信息技術(shù)和設(shè)備設(shè)施

定期更新信息技術(shù)和設(shè)備設(shè)施是確保信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中持續(xù)發(fā)揮作用的重要保障。隨著科技的飛速發(fā)展，信息技術(shù)和設(shè)備設(shè)施的更新?lián)Q代速度較快，因此，事業(yè)單位應(yīng)該制訂科學(xué)、合理的更新計(jì)劃，不僅包括硬件設(shè)備設(shè)施的更新，還包括軟件系統(tǒng)的升級(jí)和優(yōu)化。通過定期更新，事業(yè)單位能夠獲得更先進(jìn)、更高效的信息化工具，提高檔案管理的技術(shù)水平，更好地適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)。

2.加強(qiáng)人員培訓(xùn)與引進(jìn)專業(yè)人才

信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用需要有專業(yè)、熟練的人才來保障其正常運(yùn)行。因此，加強(qiáng)人員培訓(xùn)與引進(jìn)專業(yè)人才是事業(yè)單位檔案管理的關(guān)鍵一環(huán)。培訓(xùn)應(yīng)覆蓋從基礎(chǔ)的信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理的專業(yè)知識(shí)，使工作人員能夠熟練掌握新的信息化工具和系統(tǒng)。同時(shí)，對(duì)于高層管理人員還需要培養(yǎng)對(duì)信息技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)的洞察力，以更好地指導(dǎo)和決策檔案管理工作。引進(jìn)專業(yè)人才則是為了彌補(bǔ)內(nèi)部人員在某些專業(yè)領(lǐng)域的不足。專業(yè)人才具有更深入的專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位提供更有針對(duì)性的檔案管理解決方案。通過合理配置內(nèi)外部人才資源，事業(yè)單位能夠更好地應(yīng)對(duì)信息技術(shù)發(fā)展帶來的新挑戰(zhàn)，確保檔案管理的高效運(yùn)行。

3.制定健全的信息安全政策

在信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的背景下，信息安全問題成為事業(yè)單位檔案管理不可忽視的方面。為此，制定健全的信息安全政策勢(shì)在必行，包括建立完善的信息安全管理體系、規(guī)范檔案信息的訪問權(quán)限和傳輸渠道、加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)漏洞和攻擊的防范等方面。一個(gè)健全的信息安全政策應(yīng)該是全員參與、全面覆蓋的。通過培訓(xùn)，使每位工作人員都具備基本的信息安全意識(shí)和技能。建立監(jiān)測(cè)和應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并應(yīng)對(duì)潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。只有在信息安全得到切實(shí)保障的前提下，事業(yè)單位檔案管理才能更加穩(wěn)健、可靠地運(yùn)行。

五、結(jié)語

新形勢(shì)下，信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中發(fā)揮著不可忽視的作用。通過落實(shí)檔案管理制度、引入電子化檔案管理系統(tǒng)、云存儲(chǔ)與備份和移動(dòng)化檔案管理等信息技術(shù)手段，事業(yè)單位能夠提高管理效率、加強(qiáng)檔案信息安全保護(hù)，并實(shí)現(xiàn)檔案的共享與協(xié)同工作。為了確保信息技術(shù)的順利應(yīng)用，采取了一系列輔助策略與措施，包括定期更新信息技術(shù)和設(shè)備設(shè)施、加強(qiáng)人員培訓(xùn)與引進(jìn)專業(yè)人才、制定健全的信息安全政策，將有助于提高事業(yè)單位檔案管理水平，使其更好地適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展需求。

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（作者單位：黃河水利委員會(huì)黃河檔案館）

作者簡(jiǎn)介：劉靜（1973—），女，漢族，河南虞城人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。