公園檔案管理信息化建設(shè)問題研究

摘 要：以提高檔案管理水平為前提，針對公園工程檔案管理工作展開分析。首先，介紹了公園檔案管理的背景，以臨沂地區(qū)城市公園項目為對象，探討檔案管理信息化建設(shè)在公園項目建設(shè)中應(yīng)用的必要性。其次，介紹檔案管理信息化方面的不足，梳理檔案管理思路。最后，提出構(gòu)建信息化檔案管理體系、完善檔案信息管理網(wǎng)站功能、提升檔案人員的整體素質(zhì)、持續(xù)優(yōu)化檔案管理流程等建議，積累公園工程檔案管理的經(jīng)驗，以期為今后公園檔案管理信息化的全面普及夯實基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：公園；檔案管理；信息化建設(shè)；海綿城市

檔案管理具有服務(wù)性和管理性，但不能創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只是用于歷史文件的科學(xué)管理，是單位管理體系的重要組成部分。隨著檔案管理信息化逐漸普及，檔案管理深受信息技術(shù)的影響，不僅專業(yè)性得到增強，也給檔案管理工作帶來諸多機遇。公園檔案管理更具有特殊性，是以公園建設(shè)為對象，將建設(shè)過程中所產(chǎn)生的具有保存與利用價值的圖片、實物等資料予以管理，為城市公園維護(hù)、管理以及改造升級等提供支持。因此，公園檔案管理的信息化建設(shè)，更應(yīng)結(jié)合這一特殊性，提出信息化檔案管理的對策，從而為城市公園建設(shè)夯實基礎(chǔ)。

一、公園檔案管理背景

在城市中，公園不僅為居民日常休閑娛樂提供了場所，也是城市綠地系統(tǒng)中的一部分，是城市發(fā)展高級形態(tài)的真實體現(xiàn)。在城市經(jīng)濟(jì)以及城市規(guī)劃不斷發(fā)展的現(xiàn)在，為了滿足廣大居民精神生活的多元化需求，一些老舊城市公園需要升級改造，以達(dá)到滿足城市美觀、居民優(yōu)美生態(tài)環(huán)境需求的目的。

為了滿足以上要求，臨沂市在城市公園建設(shè)過程中引入“海綿城市”的概念，并將“海綿”元素滲透中心城區(qū)建設(shè)中，提高城市園林綠化和城市公園綠地品質(zhì)，全面打造“海綿城市”。在城市公園升級改造建設(shè)中，提升附近環(huán)境、綠道、景觀、塑木椅、垃圾桶以及綠道標(biāo)識牌等，需要原始建設(shè)工程檔案作為支撐。相關(guān)部門落實城市公園改造期間，也加大了對公園檔案管理的力度。臨沂市園林環(huán)衛(wèi)保障服務(wù)中心結(jié)合實際，提出公園檔案管理信息化對策，解決管理制度、檔案歸檔實效性等方面的問題，為城市公園現(xiàn)代化建設(shè)夯實檔案基礎(chǔ)，展現(xiàn)檔案治理服務(wù)效能。

二、公園檔案管理信息化建設(shè)不足

1.對公園檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識不夠深入

雖然公園檔案管理工作比較簡單，但是存在一些重復(fù)的部分，也由此增加了工作強度。管理人員長期在重復(fù)的工作狀態(tài)下很容易形成厭煩、疲倦的工作態(tài)度，導(dǎo)致對檔案管理信息化形成認(rèn)知偏差。另外，缺乏對公園檔案管理人員的激勵手段，制定激勵制度同樣面臨困難，主要是因為管理觀念具有滯后性，管理人員的固有思維無法快速得到調(diào)整，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

2.檔案管理體系面臨諸多隱患

現(xiàn)階段，針對公園工程的檔案管理，依然有采用傳統(tǒng)管理方法的現(xiàn)象。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，面對信息量大的檔案管理工作，為了進(jìn)一步提高檔案管理效率，不能單一地應(yīng)用信息技術(shù)和系統(tǒng)，還需要在公園檔案管理中引入大數(shù)據(jù)、云計算等其他先進(jìn)技術(shù)手段。但是，在此方面其實面臨一些困難。例如，部分檔案管理人員的思維沒有及時轉(zhuǎn)變，難以快速接受并應(yīng)用新技術(shù)，降低了檔案管理效率。對于采集到的公園檔案信息，主要以電子檔案的形式儲存在系統(tǒng)中，但沒有及時備份，一旦系統(tǒng)受到攻擊，必然會導(dǎo)致重要的公園檔案信息丟失。所以，對于公園工程的檔案管理信息化建設(shè)，必須從管理體系著手，大力引入先進(jìn)技術(shù)，完善與優(yōu)化檔案管理體系。

3.檔案基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施功能單一

公園檔案信息化建設(shè)面臨的要求各異，在檔案管理信息化建設(shè)的實踐中也存在明顯區(qū)別，尤其表現(xiàn)在檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施方面。很多單位使用的管理系統(tǒng)軟件功能復(fù)雜多樣，但也存在有的單位檔案設(shè)備設(shè)施功能單一的問題。例如，檔案管理系統(tǒng)的軟件開發(fā)落后，硬件設(shè)備設(shè)施較少，甚至存在網(wǎng)絡(luò)延遲、缺少打印機、計算機配置低等現(xiàn)象。這些問題的存在，必然會降低公園檔案管理效率。

4.檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提升

以往針對公園的檔案管理涉及技術(shù)性的內(nèi)容比較少。因而，在檔案管理人員招聘時，很少會專門提出要求，未能選拔兼?zhèn)錂n案管理專業(yè)知識、信息化技能、職業(yè)素養(yǎng)的人才。有的單位甚至?xí)⒐珗@工程檔案管理歸納為行政工作范疇，管理人員面對檔案管理信息化的諸多需求，很難快速做出應(yīng)對，容易給公園檔案管理埋下安全隱患。

例如，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，網(wǎng)絡(luò)安全同樣威脅著公園檔案管理工作，黑客、病毒入侵均會給檔案管理系統(tǒng)造成威脅。如果沒有信息化水平較高的管理人員負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)工作，必然會給檔案管理工作埋下風(fēng)險隱患，可能導(dǎo)致公園檔案信息被破壞或者被篡改。

三、公園檔案管理信息化建設(shè)思路

1.明確公園檔案管理信息化建設(shè)思路

2022年6月，臨沂雕塑公園基礎(chǔ)設(shè)施提升改造工程項目，工作人員翻閱公園建設(shè)項目檔案，明確了園區(qū)設(shè)計理念、功能布局、管線排布以及綠化設(shè)計等，提出有針對性的公園提升、改造策略。傳承與創(chuàng)新雙管齊下，基于公園中的原有基礎(chǔ)設(shè)施展開改造、提升，并增建市民游客服務(wù)中心、健身器材、座椅等便民服務(wù)設(shè)施，為當(dāng)?shù)厥忻?、游客?chuàng)建了溫馨且高品質(zhì)的公園環(huán)境。

2.建構(gòu)公園項目檔案管理體系

檔案管理工作要想順利開展，需要按照管理體系實施。結(jié)合臨沂市公園檔案管理實際，由市園林環(huán)衛(wèi)保障服務(wù)中心負(fù)責(zé)，樹立“強化檔案規(guī)范化管理和高效利用”的檔案管理目標(biāo)，在檔案管理信息化建設(shè)的過程中優(yōu)化檔案管理制度體系，為檔案管理工作夯實基礎(chǔ)，這也有利于提高檔案管理的規(guī)范性。

3.提高公園檔案管理隊伍實力

公園檔案管理建設(shè)離不開專業(yè)人才的支持，尤其應(yīng)該將人才資源作為第一要素。分別立足于“建機制、引才智、重培育、優(yōu)服務(wù)”各個維度培養(yǎng)檔案管理信息的專業(yè)人才，為城市現(xiàn)代化建設(shè)以及高質(zhì)量發(fā)展夯實人才基礎(chǔ)。

4.持續(xù)優(yōu)化公園檔案資源管理流程

公園檔案同時關(guān)系到諸多環(huán)節(jié)，如城建、城管、住建以及水利等。所以，不僅收集檔案資料面臨難度，而且在檔案管理中也相對混亂，共享水平欠佳。這就需要聯(lián)系實際，遵循“多措并舉”原則，優(yōu)化檔案管理流程，提高公園工程檔案管理效率。

四、公園檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)化舉措

1.轉(zhuǎn)變觀念制定規(guī)劃

為了加強公園檔案管理信息化建設(shè)水平，管理人員需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維，加強對公園檔案管理信息化建設(shè)的重視，從而制定檔案管理規(guī)劃。首先，針對公園工程的檔案信息實施論證，制定貼合實際的檔案管理長短期規(guī)劃，并在此階段構(gòu)建大規(guī)模網(wǎng)絡(luò)檔案管理模式。其次，管理人員應(yīng)關(guān)注系統(tǒng)信息服務(wù)目標(biāo)的積極態(tài)勢，強調(diào)檔案管理系統(tǒng)的靈活性和可擴展性，為后續(xù)檔案管理預(yù)留出空間。最后，根據(jù)城市公園檔案管理要求，搜集公園項目檔案資料，并采用信息化手段整理、歸檔，按照統(tǒng)計檔案資料數(shù)量、移交歸檔的順序，將搜集的所有公園檔案歷史資料移交給中心管理，后續(xù)的檔案管理也可以按照這一整體規(guī)劃實施。

2.構(gòu)建信息化檔案管理體系

首先，公園檔案管理需要加大組織領(lǐng)導(dǎo)力度，組建專門負(fù)責(zé)該項工作的檔案領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊，組長負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌規(guī)劃，為每一名隊員分配任務(wù)，明確職責(zé)。公園工程的各個業(yè)務(wù)部門之間協(xié)調(diào)配合，構(gòu)建檔案工作機制，立足于管理人員配備、經(jīng)費投入、軟硬件建設(shè)等維度，提出相應(yīng)的管理要求，解決檔案管理信息化建設(shè)中面臨的問題，促使檔案工作有序開展；其次，構(gòu)建檔案管理的績效考核制度，將各個部門檔案文件的整理、提交等完成情況納入年終考核，并設(shè)置減分項，如沒有按時間和要求歸檔，需按要求扣分細(xì)化考核。檔案任務(wù)完成效果不理想，則應(yīng)取消相應(yīng)人員本年度的評先選優(yōu)資格；再次，對檔案管理工作流程予以優(yōu)化。管理人員在檔案管理信息化建設(shè)中需要做好建章立制工作，細(xì)化檔案管理制度以及流程，構(gòu)建針對公園檔案管理的各項制度，如《立卷歸檔制度》《檔案保管制度》等，使檔案的立卷、歸檔、借閱、銷毀、利用以及保密等能夠有章可循，切實加強檔案管理的規(guī)范性；最后，強化檔案管理前端質(zhì)控。對于臨沂市公園改造工程項目所形成的文件，需要將其統(tǒng)一梳理，新增案卷必須詳細(xì)檢查，核對文件數(shù)量，如果有文件丟失、數(shù)據(jù)錯誤或資料損壞等現(xiàn)象，必須及時聯(lián)系工程建設(shè)部門予以整改，并搜集、整理電子檔案，加強檔案資源庫的統(tǒng)一性。

3.完善檔案信息管理網(wǎng)站功能

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下的檔案管理，要想滿足公園項目檔案管理要求，需要管理人員引入新的技術(shù)，對于已有的管理網(wǎng)站也應(yīng)不斷優(yōu)化其功能，從而加強檔案管理的時代適應(yīng)性，切實提高公園檔案管理信息化建設(shè)水平。建議檔案管理人員遵循創(chuàng)新性原則，結(jié)合公園工程實際，建設(shè)局域網(wǎng)，以此為基礎(chǔ)實現(xiàn)資源共享。完成檔案網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)之后，便可以充分體現(xiàn)出互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，更新公園檔案信息管理、應(yīng)用模式，加快實現(xiàn)檔案管理信息化。

對于檔案管理信息化的實現(xiàn)，還需要將檔案管理系統(tǒng)和公園工程各個部門的管理系統(tǒng)相互融合，建設(shè)一體化系統(tǒng)，確保各個部門之間能夠共享檔案信息。除此之外，再選擇基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施時，需要重點關(guān)注其性能，滿足公園檔案管理的多元化需求，確保軟硬件能夠適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)檔案管理要求，能快速檢索到需要的檔案信息，為檔案管理信息化的全面普及提供助力。

4.提升檔案人員的整體素質(zhì)

（1）加強檔案管理人員創(chuàng)新能力

公園檔案管理工作具有極高的專業(yè)性與技術(shù)性，檔案管理人員不僅要掌握基礎(chǔ)的系統(tǒng)操作要領(lǐng)和管理知識，還必須將基礎(chǔ)知識和檔案管理工作結(jié)合，實現(xiàn)公園工程歷史、城建、城管、住建以及水利等各項資料的高效管理。檔案管理人員不僅要開拓管理思路，實現(xiàn)公園檔案管理模式的創(chuàng)新，還應(yīng)在信息化技術(shù)的幫助下簡化管理流程，在提高效率的同時，最大化地體現(xiàn)公園工程檔案的價值，為城市公園建設(shè)提供支持。

（2）加強檔案管理人員的協(xié)調(diào)能力

公園檔案管理人員負(fù)責(zé)多方協(xié)調(diào)，要想提高協(xié)調(diào)能力，可以從檔案資料的完整性著手分析。尤其是在建設(shè)公園管理中心時，應(yīng)該對公園項目的所有檔案予以保存。管理人員在此期間需要和其他部門積極協(xié)調(diào)，溝通其對于檔案資料的要求，為實現(xiàn)公園檔案資料在項目管理中的共享提供幫助。

（3）加大檔案管理人員的培育力度

結(jié)合臨沂當(dāng)?shù)卣块T推出的人才培養(yǎng)政策，需要強調(diào)政策優(yōu)勢，并賦能人才引育，構(gòu)建上下銜接、左右協(xié)調(diào)的檔案管理人才培育體系，也為檔案管理人才的培養(yǎng)、引進(jìn)等創(chuàng)造最佳環(huán)境。單位可以組織檔案管理人員參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，面向公園項目中的檔案管理人員以及工程實施人員，可以創(chuàng)建供其學(xué)習(xí)的平臺，在學(xué)習(xí)培訓(xùn)中提升其管理能力。在人才培育過程中還需要遵循“請進(jìn)來，走出去”的原則，定期安排檔案管理人員到先進(jìn)單位或地區(qū)學(xué)習(xí)，掌握檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)秀經(jīng)驗或者是邀請行業(yè)內(nèi)的優(yōu)秀從業(yè)者開展理論授課，促使檔案管理人員專業(yè)水平得到提升。另外，建議對檔案管理人員提供激勵保障，深入落實上級部門推出的人才激勵政策待遇，對于人員職級晉升、職稱評定等可以適當(dāng)向檔案管理人員傾斜，為檔案管理人員注入活力。

5.持續(xù)優(yōu)化檔案管理流程

第一，深入落實全流程檔案管理。公園工程施工單位掌握檔案整合的各個環(huán)節(jié)，確定歸檔范圍，在整理資料之后及時提交，確保檔案資料不會丟失或者損壞，檔案管理人員參與的公園改造建設(shè)項目，必須全程掌握各項工作的開展進(jìn)度，和技術(shù)人員做好配合，交接相關(guān)文件，提高檔案收集、整理、存放、利用等的效率，已歸檔的文件科學(xué)分類，檢查編目索引的完整性、清晰性，并確保檔案資料保管利用的安全性；第二，加強檔案管理責(zé)任落實。公園工程建設(shè)中組建監(jiān)督小組，確定每個小組的分工職責(zé)，并細(xì)化監(jiān)督任務(wù)分工，實時跟進(jìn)項目建設(shè)的進(jìn)度，按照“誰主管誰負(fù)責(zé)、誰使用誰負(fù)責(zé)”的原則，層層落實，齊抓共管，保證工程文件資料及時歸檔。

五、公園檔案管理信息化建設(shè)效果與影響

根據(jù)臨沂地區(qū)城市公園建設(shè)的檔案管理經(jīng)驗，開展公園檔案管理信息化建設(shè)，各項管理措施效果顯著，且能夠在公園項目建設(shè)管理中產(chǎn)生積極的影響，具體表現(xiàn)在以下幾個方面：首先，利用公園工程檔案可以全方位掌握行業(yè)政策方向、居民需求在公園建設(shè)進(jìn)程中，可以從環(huán)境綠化過渡到文化生態(tài)，植物園林轉(zhuǎn)變?yōu)楣部臻g，市民公園轉(zhuǎn)變?yōu)槿蚓皡^(qū)，由此便可以滿足廣大市民對生活品質(zhì)的需求；其次，公園工程檔案精細(xì)化管理和利用對于公園改造工程檔案管理工作而言，可以從中發(fā)現(xiàn)問題與不足，總結(jié)問題解決辦法，使工程檔案資料能夠在公園建設(shè)中得到應(yīng)用，確保公園工程的建設(shè)能夠達(dá)到“工作項目化、項目清單化、清單責(zé)任化”的目標(biāo)；最后，公園改造工程中高效利用檔案資料，可以提高工程檔案管理水平和工作人員的檔案意識加強各個職能部門的配合度，在公園工程檔案管理中形成齊抓共管的局面，以此來提高城市公園工程建設(shè)中檔案工作的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

六、結(jié)束語

綜上所述，在臨沂地區(qū)的城市公園建設(shè)中，檔案管理在其中起到了不可忽視的作用。通過檔案信息化管理，為公園建設(shè)提供所需要的資料。一方面，可以豐富公園建設(shè)資料庫，保證建設(shè)效果與當(dāng)?shù)貙嶋H情況更加貼合；另一方面，也可以為公園項目各個部門之間的檔案資料共享提供幫助，大力應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)以及先進(jìn)設(shè)備設(shè)施，創(chuàng)新公園檔案管理手段，在提高檔案管理效率的同時，為城市公園建設(shè)提供支持。

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（作者單位：臨沂市園林環(huán)衛(wèi)保障服務(wù)中心）

作者簡介：王洪英（1977—）女，漢族，山東臨沂人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。