自然資源和規(guī)劃局檔案管理 信息化技術(shù)應(yīng)用研究

摘 要：隨著全球信息化時(shí)代的到來，互聯(lián)網(wǎng)以及人工智能技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用。信息技術(shù)日益成熟，并普及到了各行各業(yè)，其中檔案管理信息化受到了廣泛關(guān)注并取得了較大發(fā)展。自然資源和規(guī)劃局作為我國(guó)社會(huì)發(fā)展的重要部門之一，其檔案真實(shí)記錄了我國(guó)自然資源的變遷，并為自然資源和規(guī)劃局未來的發(fā)展以及管理工作提供了翔實(shí)的重要信息。因此，自然資源和規(guī)劃局檔案管理工作極為重要。自然資源和規(guī)劃局要緊隨時(shí)代發(fā)展，加強(qiáng)內(nèi)部信息化建設(shè)，尤其是檔案管理信息化建設(shè)，從而推動(dòng)國(guó)土資源檔案工作高效、有序、健康開展。

關(guān)鍵詞：自然資源和規(guī)劃局；檔案管理；信息化技術(shù)；應(yīng)用

引言

自然資源和規(guī)劃局檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，傳統(tǒng)的自然資源和規(guī)劃局檔案大多數(shù)是通過紙質(zhì)形式保存。一方面，傳統(tǒng)的保存方式流程比較復(fù)雜，不利于工作快速開展：另一方面，檔案管理缺乏規(guī)范化，容易導(dǎo)致在保存過程中出現(xiàn)破損、遺失等問題。為高效管理并推動(dòng)檔案信息共享，自然資源和規(guī)劃局應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，運(yùn)用信息技術(shù)，建立自然資源和規(guī)劃局檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

信息技術(shù)的快速發(fā)展及廣泛應(yīng)用，對(duì)我國(guó)社會(huì)各行各業(yè)的發(fā)展起到了積極的促進(jìn)作用，自然資源和規(guī)劃局作為重要的部門，加強(qiáng)信息化建設(shè)尤其是檔案管理信息化建設(shè)迫在眉睫。這項(xiàng)重要的建設(shè)工作應(yīng)引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視，并制定合理、科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃，落實(shí)信息化建設(shè)，從而保證檔案管理工作能夠緊跟時(shí)代潮流，與時(shí)俱進(jìn)，能夠健康、有序開展。為了保證自然資源和規(guī)劃局檔案管理的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，要將檔案管理信息化建設(shè)作為當(dāng)前的重要工作內(nèi)容，有序?qū)⒃屑堎|(zhì)檔案做數(shù)字化處理，建立相應(yīng)的資料數(shù)據(jù)庫(kù)，開發(fā)、使用檔案管理軟件，不斷提高相關(guān)技術(shù)以適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展步伐。目前，我國(guó)自然資源和規(guī)劃局檔案管理工作取得了相當(dāng)?shù)某煽?jī)，但仍存在著一定的問題急需解決和完善。

一、自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

自然資源和規(guī)劃局相關(guān)檔案資料眾多，對(duì)檔案管理工作相當(dāng)重視，起步較早，經(jīng)過多年的發(fā)展，已經(jīng)取得了相當(dāng)大的進(jìn)步。檔案信息化建設(shè)，就是把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，把傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的方式也越來越多樣，通過運(yùn)用掃描儀和計(jì)算機(jī)等設(shè)備設(shè)施，可以快速實(shí)現(xiàn)檔案的快速轉(zhuǎn)換。自然資源和規(guī)劃局檔案管理工作內(nèi)容包括檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)以及檔案利用六個(gè)方面。傳統(tǒng)檔案以紙質(zhì)為主，海量的檔案不僅占據(jù)了大量的空間存儲(chǔ)，還需要人力來分類管理，查閱起來耗時(shí)耗力，極為不便。隨著時(shí)代的發(fā)展，自然資源和規(guī)劃局檔案管理從最早的紙質(zhì)檔案管理模式向紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的管理模式轉(zhuǎn)變，進(jìn)入信息時(shí)代，自然資源和規(guī)劃局檔案管理正在向信息化管理模式全面轉(zhuǎn)變，信息化管理體系正在加快建設(shè)并不斷完善、改進(jìn)。隨著近年來我國(guó)對(duì)自然資源利用和發(fā)展的重視，農(nóng)村土地面積日益擴(kuò)大，流轉(zhuǎn)速度較快，為了應(yīng)對(duì)這樣的發(fā)展局面，自然資源和規(guī)劃局檔案管理正在全面信息化升級(jí)，將原有的紙質(zhì)檔案管理向信息化管理轉(zhuǎn)型，從而在提高檔案管理工作效率的同時(shí)更加規(guī)范化。

二、自然資源和規(guī)劃局檔案具備的特征

1.具有多樣性

自然資源和規(guī)劃局檔案種類很多，既有綜合類的檔案，如科技檔案、電子檔案和實(shí)物檔案等，還有業(yè)務(wù)性的檔案，如建設(shè)用地檔案、自然資源利用規(guī)劃?rùn)n案等。自然資源和規(guī)劃局檔案還可以按門類和載體劃分，分為很多種情況。因此，資源檔案的多樣性決定了其工作的難度，種類比較復(fù)雜多樣，在管理上也會(huì)出現(xiàn)很多困難。但是，通過信息化的管理模式，可以自動(dòng)、高效地分類檢索，為國(guó)土資源檔案的管理起到了很大的作用，從而推動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

2.具有完整性

自然資源和規(guī)劃局檔案雖然多樣性，但其更大的特點(diǎn)是具有完整性。比如一塊土地，其審批、利用、完成和利用過程中出現(xiàn)的一系列問題都會(huì)詳細(xì)記錄在檔案中，正是這一條條的記錄，形成了自然資源和規(guī)劃局完整的檔案。

三、我國(guó)自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1.檔案工作人員素質(zhì)有待提高

檔案管理工作是一個(gè)條理性強(qiáng)、需要規(guī)范操作的工作，對(duì)于工作人員的素質(zhì)有一定的要求。但有些相對(duì)偏遠(yuǎn)地區(qū)的自然資源和規(guī)劃局并未把檔案管理工作人員的素質(zhì)作為重要工作來抓，往往認(rèn)為檔案管理工作也就是資料歸檔工作，隨便找個(gè)人就可以做好，對(duì)于檔案工作人員的素質(zhì)沒有具體要求，導(dǎo)致檔案管理崗位流動(dòng)性大，條例規(guī)范落實(shí)不到位，資料不完善，歸檔位置不準(zhǔn)確，甚至出現(xiàn)因氣候等原因存儲(chǔ)不當(dāng)，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案發(fā)霉、損壞，甚至遺失等嚴(yán)重的工作失誤，這都與檔案管理人員素質(zhì)不高有著密切關(guān)系，不僅對(duì)國(guó)土資源檔案的查閱和使用帶來了不便，最重要的是降低了檔案使用的效率。

2.自然資源和規(guī)劃局檔案管理資金匱乏，投入較少

盡管我國(guó)的自然資源和規(guī)劃局檔案管理工作開展較早，并取得了一定的成績(jī)，但隨著時(shí)代的發(fā)展，舊的紙質(zhì)管理模式已經(jīng)落后，跟不上時(shí)代的發(fā)展，而信息化建設(shè)遲遲未落實(shí)到位，究其原因，主要是在檔案管理信息化建設(shè)中資金匱乏，缺少投入。檔案管理信息化建設(shè)需要一定的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施作為保障，缺乏相應(yīng)的投入，信息化建設(shè)也只能是空談。因此，我國(guó)自然資源和規(guī)劃局檔案信息化建設(shè)還需要增大資金投入，從而保障信息化建設(shè)工作順利開展。

3.相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)知及重視

科技的進(jìn)步帶來的技術(shù)發(fā)展，讓自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息化建設(shè)越發(fā)迫切。而一些自然資源和規(guī)劃局的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，由于無法從檔案管理工作中看到相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益，忽視了檔案管理工作的重要性，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺乏足夠的重視，導(dǎo)致檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)投入不足，信息化建設(shè)更是無從談起，更為嚴(yán)重的是，個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)干部甚至錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理信息化建設(shè)純屬浪費(fèi)人力、物力，根本沒有建設(shè)的必要。沒有長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展眼光，導(dǎo)致自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展緩慢。

4.自然資源和規(guī)劃局檔案管理混亂，缺乏系統(tǒng)性、保密性

自然資源和規(guī)劃局管理機(jī)制的混亂導(dǎo)致檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性、完整性，使得檔案管理出現(xiàn)散亂的現(xiàn)象。未統(tǒng)一管理制度及科學(xué)的方法，會(huì)使檔案分類及存放雜亂無章，檔案資料散落在不同地方，查找不便，容易遺失、損壞。除此之外，作為國(guó)家重要的信息資源，沒有規(guī)章制度的強(qiáng)力約束和徹底的執(zhí)行力，會(huì)導(dǎo)致機(jī)密檔案的泄露，甚至被別有用心的人獲取，從而造成不可彌補(bǔ)的損失。

5.硬件設(shè)備設(shè)施配置不到位，影響了檔案管理信息化建設(shè)的步伐

沒有完善的硬件設(shè)備設(shè)施基礎(chǔ)，自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息化建設(shè)就是空中樓閣。完善的檔案管理硬件設(shè)備設(shè)施是順利開展工作的必要條件，也是有效提高檔案管理工作效率和質(zhì)量的重要保障。但從目前來看，相當(dāng)一部分地區(qū)的自然資源和規(guī)劃局在硬件設(shè)備設(shè)施配置上不到位或是存在設(shè)備設(shè)施陳舊、老化問題，無法滿足當(dāng)前國(guó)土資源檔案管理工作的需要。

6.缺乏先進(jìn)的檔案管理技術(shù)

進(jìn)入到21世紀(jì)，隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，先進(jìn)的管理模式和技術(shù)已經(jīng)開始普及。但在一部分自然資源和規(guī)劃局中，傳統(tǒng)檔案管理模式依舊占據(jù)主導(dǎo)地位，對(duì)先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用較少或是僅僅應(yīng)用一些最基礎(chǔ)的技術(shù)工具而已。落后的檔案管理技術(shù)，導(dǎo)致檔案資料查找不便，工作效率低下。

四、自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息化建設(shè)的應(yīng)用研究

1.提高人員素質(zhì)，打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

自然資源和規(guī)劃局要認(rèn)識(shí)到只有提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，才能保證檔案管理工作的順利開展，高素質(zhì)的管理人員是檔案管理信息化建設(shè)的必要保障。首先，檔案管理工作人員要認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，增強(qiáng)責(zé)任感，并提高自身的職業(yè)道德修養(yǎng)，在工作中積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性；其次，自然資源和規(guī)劃局要對(duì)檔案管理工作人員開展相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，不僅要針對(duì)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展培訓(xùn)，還要提升工作人員對(duì)信息化發(fā)展形勢(shì)的認(rèn)知，做到與時(shí)俱進(jìn)，確保掌握的信息技術(shù)能夠緊跟時(shí)代發(fā)展。

2.對(duì)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)加大資金投入

自然資源和規(guī)劃局要認(rèn)識(shí)到開展檔案管理信息化建設(shè)只有完善基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，才能保障檔案管理信息化建設(shè)的順利實(shí)施。在檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)根據(jù)自然資源和規(guī)劃局檔案管理的要求，注重檔案信息化建設(shè)的整體設(shè)計(jì)、軟件開發(fā)、掃描錄入和光盤備份、設(shè)備設(shè)施選型和檔案資料查詢等相關(guān)建設(shè)，打造先進(jìn)的自然資源和規(guī)劃局檔案管理平臺(tái)。同時(shí)，應(yīng)構(gòu)建完善的自然資源和規(guī)劃局檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)，充分利用光纖、磁盤陣列等手段，突出檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)的可擴(kuò)展性，從而更好地滿足檔案存儲(chǔ)容量的需求。因此，自然資源和規(guī)劃局要加大基礎(chǔ)建設(shè)的資金投入，除了必備的軟硬件設(shè)備設(shè)施外，還應(yīng)加強(qiáng)單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，以此實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息實(shí)時(shí)共享，有效提高各部門之間相互配合的工作效率。

3.領(lǐng)導(dǎo)干部帶頭提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)

當(dāng)前，自然資源和規(guī)劃局檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)切合實(shí)際，只有對(duì)信息化檔案管理工作引起足夠的重視，才能做到對(duì)信息化檔案管理工作理念的及時(shí)更新，實(shí)現(xiàn)積極推動(dòng)檔案管理工作的目的。同時(shí)，由于自然資源和規(guī)劃局單位下屬部門較多，使得在檔案管理工作開展時(shí)，可能會(huì)面臨大量信息的整合問題，由于信息化管理還沒有普及，會(huì)導(dǎo)致相關(guān)部門不能及時(shí)在數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)記錄和更新信息，這些問題將嚴(yán)重影響檔案管理信息化的發(fā)展進(jìn)程。所以，自然資源和規(guī)劃局要及時(shí)更新單位內(nèi)部的管理方式和理念，借助信息技術(shù)，為檔案管理工作提供相應(yīng)的技術(shù)支撐，推動(dòng)自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息化建設(shè)。自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息化建設(shè)的順利實(shí)施，離不開相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視。因此，作為領(lǐng)導(dǎo)者，要對(duì)當(dāng)今信息化時(shí)代的發(fā)展有清楚的認(rèn)知，重視檔案管理信息化建設(shè)，并從實(shí)際工作中給予支持。

4.圍繞檔案管理信息化建設(shè)，完善管理規(guī)章制度

管理規(guī)章制度是提升工作規(guī)范性、有效性的重要途徑，也是推動(dòng)各項(xiàng)工作有序開展的先決條件。自然資源和規(guī)劃局檔案管理信息化建設(shè)也離不開相應(yīng)的規(guī)章制度。從實(shí)際而言，管理規(guī)章制度建設(shè)需要緊密圍繞檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際，有針對(duì)性地修訂檔案立卷歸檔規(guī)范、保管期限以及分類方案等內(nèi)容，保障自然資源和規(guī)劃局管理部門各種類型的檔案能夠按照規(guī)章制度來收集、歸檔。同時(shí)，還需要根據(jù)信息技術(shù)發(fā)展動(dòng)態(tài)，健全電子檔案歸檔制度、電子文件移交制度、接收管理制度、電子檔案鑒定制度、網(wǎng)絡(luò)安全保密制度等，規(guī)范自然資源和規(guī)劃局檔案管理整個(gè)流程。還要明確相關(guān)職責(zé)，建立對(duì)應(yīng)的責(zé)任機(jī)制，將責(zé)任明確到個(gè)人。

5.提高自然資源和規(guī)劃局檔案管理的整體性和系統(tǒng)性

為了有效提高自然資源和規(guī)劃局的工作效率，需要加快對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的步伐，提高其整體性和系統(tǒng)性。提高自然資源和規(guī)劃局檔案管理的整體性和系統(tǒng)性，需要遵循檔案統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理分層次整理的基本原則。

6.完善和創(chuàng)新自然資源和規(guī)劃局檔案管理技術(shù)，多方位推動(dòng)信息化建設(shè)

建設(shè)以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的自然資源和規(guī)劃局信息化檔案管理系統(tǒng)，必須推動(dòng)信息化建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。加強(qiáng)自然資源和規(guī)劃局檔案管理的可靠性，夯實(shí)信息化檔案管理系統(tǒng)功能更新的基礎(chǔ)。同時(shí)，要實(shí)現(xiàn)多元化保護(hù)，讓信息化檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)具備保密性、安全性。自然資源和規(guī)劃局檔案管理部門要結(jié)合實(shí)際工作需要，制定檔案歸檔范圍和檔案保管的具體要求，提高檔案管理的規(guī)范化水平。

完善自然資源和規(guī)劃局檔案管理技術(shù)，需要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化與電子化。將具有現(xiàn)代化、信息化的檔案管理技術(shù)應(yīng)用到自然資源和規(guī)劃局檔案管理工作中，從而適應(yīng)信息化時(shí)代的來臨。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)相關(guān)檔案做電子備份，以電子版和紙質(zhì)版兩種形式管理和存儲(chǔ)檔案，有效提高檔案的安全性。

五、結(jié)束語

綜上所述，自然資源是我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要保障，尤其是一些稀有資源，更是對(duì)我國(guó)的國(guó)防安全有著重要影響。因此，為了自然資源和規(guī)劃局的有效管理和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，檔案信息化建設(shè)必不可少。目前，我國(guó)在自然資源檔案信息化建設(shè)過程中還存在著管理人員素質(zhì)不高、資金投入少、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)不重視等諸多問題，但通過完善檔案管理信息化建設(shè)管理規(guī)章制度、完善和創(chuàng)新檔案管理技術(shù)以及提高相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視、組建一支高素質(zhì)管理人員隊(duì)伍等多種手段，自然資源和規(guī)劃局檔案信息化建設(shè)必將日益成熟、完善，推動(dòng)自然資源和規(guī)劃局檔案工作高效、有序開展，使我國(guó)自然資源得到合理、有效的管理。

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（作者單位：?jiǎn)慰h自然資源和規(guī)劃局）

作者簡(jiǎn)介：黃乾（1986—），女，漢族，山東菏澤人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。