出版企業(yè)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化的重要性、 存在問題及對(duì)策

韓微微

摘 要：專業(yè)出版企業(yè)的業(yè)務(wù)工作量較大，且檔案管理內(nèi)容具有多樣化的特點(diǎn)，既包含了公文和財(cái)務(wù)檔案，也將出版合同、書稿、樣書、軟片等內(nèi)容納入到了業(yè)務(wù)檔案管理階段。樣書、排版、軟片等圖書類檔案資料屬于出版企業(yè)的歷史憑證，為圖書的再版和利用提供了重要的資源保障。在計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)以及通信技術(shù)高度化發(fā)展的過程中，出版企業(yè)加快了數(shù)字化建設(shè)的整體進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)了對(duì)紙質(zhì)軟片以及電子檔案的同步管理，為出版企業(yè)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)奠定了有力基礎(chǔ)。本文總結(jié)這方面有效的管理經(jīng)驗(yàn)，以期解決業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理問題。

關(guān)鍵詞：出版企業(yè)；業(yè)務(wù)檔案；數(shù)字化；重要性

現(xiàn)階段需要明確意識(shí)到出版企業(yè)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性，通過對(duì)檔案數(shù)字化管理階段的問題予以分析，提出完善的整改對(duì)策，進(jìn)一步提升出版企業(yè)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理工作效率。互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展使出版企業(yè)的業(yè)務(wù)檔案管理工作逐漸朝著數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)型，給傳統(tǒng)的檔案信息載體和管理方法帶來了較大的沖擊，數(shù)字化管理改革制度的不斷推行，為出版企業(yè)帶來了新機(jī)遇和新挑戰(zhàn)，有助于推動(dòng)社會(huì)文化市場的革新與發(fā)展。

1 出版企業(yè)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

1.1 檔案數(shù)字化建設(shè)順應(yīng)出版企業(yè)迫切需求

現(xiàn)階段大多數(shù)傳統(tǒng)的出版企業(yè)對(duì)數(shù)字化建設(shè)予以了高度的重視，并積極參與到了業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化工作當(dāng)中，隨著多數(shù)電子書技術(shù)提供商的不斷涌現(xiàn)，專業(yè)的出版企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)滲透到了電子書出版階段。排版電子文檔方法的利用為圖書印刷帶來了便利，提升了電子書的整體銷量。在計(jì)算機(jī)、通信技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)高效化發(fā)展的過程中，數(shù)字化閱讀方式受到了大眾的廣泛認(rèn)可，加快了數(shù)字化出版行業(yè)的發(fā)展進(jìn)程，使其成為了出版企業(yè)在革新階段的重點(diǎn)目標(biāo)。然而，傳統(tǒng)的出版企業(yè)雖然具有出版資源和出版內(nèi)容等方面的優(yōu)勢，若無法對(duì)其加以利用，則會(huì)限制數(shù)字化出版建設(shè)的順利開展。對(duì)于專業(yè)的出版企業(yè)來說，為了實(shí)現(xiàn)數(shù)字化出版目標(biāo)，需要積極建立與出版內(nèi)容相關(guān)的信息資源庫；數(shù)字化出版方法來與電子書出版有著本質(zhì)上的不同，電子出版方法需要憑借互聯(lián)網(wǎng)和通信平臺(tái)共同運(yùn)作，從而形成新型的出版形式。為此，需要根據(jù)實(shí)際的出版內(nèi)容建立信息資源庫，將出版企業(yè)業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容以傳統(tǒng)的管理形式轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化管理模式，再設(shè)置專業(yè)的數(shù)字化編輯部門對(duì)業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容實(shí)施碎片化處理，對(duì)有效信息進(jìn)行重新整合，加大對(duì)信息資源的管理力度。

1.2 加快檔案數(shù)字化建設(shè)，提高再版工作效率

樣書和軟片在出版企業(yè)的業(yè)務(wù)檔案當(dāng)中有著不同的功能和作用，樣書是針對(duì)出版企業(yè)已經(jīng)出版的圖書進(jìn)行記錄，并且包含了歷史性的信息、數(shù)據(jù)排版、軟件檔案行程，為后續(xù)圖書的再版工作提供了充足的資料支持，保障了再版工序的完整性與可靠性，不僅提高了再版工作的實(shí)施效率，還能夠在最大程度上節(jié)約再版成本。與此同時(shí)，還可以針對(duì)相關(guān)圖書檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，為同步備份工作的順利開展提供了便利性，縮小了檔案資源的儲(chǔ)存空間，不僅提高了檔案資源維護(hù)工作的實(shí)施效率，還能夠充分保障檔案信息的安全性。當(dāng)圖書并未具備再版的需求時(shí)，則會(huì)導(dǎo)致軟片檔案失去原有的儲(chǔ)存價(jià)值。為了達(dá)到提高軟片檔案管理效率的目的，并進(jìn)一步減少出版企業(yè)對(duì)此類資源所設(shè)置的儲(chǔ)存空間，需要定期針對(duì)庫存當(dāng)中的軟片進(jìn)行清理，按照?qǐng)D書的內(nèi)容、印數(shù)、需求等方面的情況對(duì)軟片保存價(jià)值進(jìn)行預(yù)估，從而制定完善的報(bào)廢計(jì)劃，待計(jì)劃方案得到批準(zhǔn)之后對(duì)相關(guān)軟片進(jìn)行銷毀處理。在數(shù)字化建設(shè)的過程中實(shí)現(xiàn)了對(duì)出版企業(yè)排版文件的電子化管理，形成了相應(yīng)的電子文檔并豐富了檔案管理和保存方式，當(dāng)相關(guān)軟片受到報(bào)廢處理之后，若部分圖書需要實(shí)施再版可以利用相關(guān)電子文件對(duì)其進(jìn)行制版，從而在一定程度上降低了再版作業(yè)的運(yùn)行成本。

1.3 業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化是出版企業(yè)實(shí)施自動(dòng)化辦公的基礎(chǔ)要求

出版企業(yè)在實(shí)現(xiàn)企業(yè)化管理目標(biāo)之后，由于受到了市場激烈競爭環(huán)境的影響，出版企業(yè)為了達(dá)到提高管理工作效率的目的，可以通過對(duì)辦公自動(dòng)化軟件的開發(fā)與利用，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公轉(zhuǎn)型目標(biāo)。出版企業(yè)的業(yè)務(wù)檔案屬于出版階段所需用的主要資源庫，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的數(shù)字化管理，不僅能夠?yàn)槌霭嫫髽I(yè)內(nèi)部工作提供良好的服務(wù)，還可以保障信息資源傳遞的及時(shí)性與高效性。在推進(jìn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，需要依附于計(jì)算機(jī)掃描、數(shù)字庫儲(chǔ)存等技術(shù)的高效化發(fā)展，從而形成新型的檔案信息處理形態(tài)，將不同形式的檔案資源進(jìn)行整合，并逐步轉(zhuǎn)化成為以數(shù)字化形態(tài)為主的檔案信息，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的高效化運(yùn)行優(yōu)勢對(duì)信息數(shù)據(jù)加以管理，在有序的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)支撐作用下形成完整的檔案信息庫，為檔案信息的儲(chǔ)存、傳輸、檢索、查詢、復(fù)制和利用提供了便利性保障，進(jìn)一步提升了檔案管理工作的實(shí)施效率。

2 出版企業(yè)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理階段問題與不足

2.1 缺乏良好的出版企業(yè)數(shù)字化管理意識(shí)

對(duì)于大多數(shù)出版企業(yè)來說，仍然采用的是紙質(zhì)化檔案與電子化檔案相互交錯(cuò)的保存以及管理方式，雖然在一定程度上為檔案管理工作提供了便利性保障，但在缺乏合理管理體制和規(guī)范運(yùn)行要求的基礎(chǔ)上耗費(fèi)了大量的人力、物力以及財(cái)力等資源。造成此方面問題的原因主要是出版企業(yè)內(nèi)部工作人員的數(shù)字化管理意識(shí)不夠充足，無法熟練操作數(shù)字化運(yùn)行系統(tǒng)。大量的儲(chǔ)存空間被浪費(fèi)，不僅使日常的管理工作呈現(xiàn)出碎片化和復(fù)雜化的弊端，也不利于檔案資源的有效利用，阻礙了出版企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的有序開展。現(xiàn)階段大多數(shù)出版企業(yè)順應(yīng)了時(shí)代的革新趨勢引進(jìn)了數(shù)字化檔案管理工作模式，但由于整體工作人員的數(shù)字化管理意識(shí)尚未得到有效加強(qiáng)，并且收到了傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，使數(shù)字化管理模式無法發(fā)揮出應(yīng)用優(yōu)勢與實(shí)用價(jià)值。

1.2 缺乏專業(yè)管理人才，存在信息管理缺陷

一方面，充足的人才是出版企業(yè)提高自身競爭能力的基礎(chǔ)，出版企業(yè)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理改革的不斷深入，對(duì)管理人才提出了較高的要求，提升了數(shù)字化管理工作的整體標(biāo)準(zhǔn)。若管理人員不是能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備的熟練操作，具備專業(yè)的系統(tǒng)操作能力，具備與時(shí)俱進(jìn)發(fā)展理念的復(fù)合型人才，則會(huì)阻礙出版企業(yè)的健康化發(fā)展。另一方面，市場競爭環(huán)境日益復(fù)雜，為了充分保障檔案信息的安全性，需要由出版企業(yè)對(duì)管理信息安全隱患問題予以高度的重視。在出版企業(yè)建設(shè)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理體制的過程中，為信息的錄入、儲(chǔ)存和傳遞提供了便利，但也加強(qiáng)了對(duì)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的依賴程度，若互聯(lián)網(wǎng)在使用的過程中存在安全隱患，不僅會(huì)使業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理信息安全性受到不良影響，還會(huì)導(dǎo)致出版企業(yè)受到社會(huì)各界的質(zhì)疑。

1.3 缺少充足的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)

當(dāng)缺乏充足的業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，還會(huì)進(jìn)一步導(dǎo)致出版企業(yè)減少對(duì)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理在資金和資源等方面的投入，使檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)程逐漸減緩，不利于保障管理系統(tǒng)的科學(xué)性、合理性以及高效性，難以實(shí)現(xiàn)出版企業(yè)的穩(wěn)定、良性發(fā)展。部分出版企業(yè)在發(fā)展的過程中將工作重點(diǎn)片面集中在利益獲取和效益提升等方面，忽視了對(duì)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化系統(tǒng)管理等方面的內(nèi)容，導(dǎo)致檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)在建設(shè)與運(yùn)行階段無法處于持續(xù)穩(wěn)定的狀態(tài)當(dāng)中。造成此類現(xiàn)象的原因主要是在開展業(yè)務(wù)檔案管理工作的過程中，出版企業(yè)無法以直觀的形式看到經(jīng)濟(jì)效益的回饋。

3 加快出版企業(yè)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)的有效對(duì)策

3.1 強(qiáng)化出版企業(yè)人員的檔案數(shù)字化管理意識(shí)

正確的意識(shí)是做好一切工作的先導(dǎo)。出版企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理工作人員需要針對(duì)數(shù)字化信息檔案管理工作的實(shí)際情況，對(duì)分類、儲(chǔ)存以及檢索等內(nèi)容所提出新的要求，結(jié)合此方面工作的操作特點(diǎn)通過對(duì)豐富數(shù)據(jù)信息資源的有效整合與充分利用，達(dá)到降低人力、物力以及財(cái)力等資源成本的效果，充分發(fā)揮出出版企業(yè)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理工作的優(yōu)勢與作用。不僅如此，出版企業(yè)在需要樹立與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展理念，加大對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理工作人員的監(jiān)督和培訓(xùn)力度，擴(kuò)大業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)的宣傳范圍，使業(yè)務(wù)檔案管理工作人員能夠具備良好的數(shù)字化管理意識(shí)，從人員的思想觀念入手實(shí)現(xiàn)本質(zhì)改變，及時(shí)打破傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案和數(shù)字化檔案同步管理模式所帶來的資源浪費(fèi)問題。

3.2 對(duì)標(biāo)相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)計(jì)合理體制機(jī)制

要順利實(shí)現(xiàn)出版企業(yè)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化，需要建立合理的體制機(jī)制，而這必須建基于合理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)此，筆者認(rèn)為應(yīng)該充分借鑒他山之石，即對(duì)標(biāo)現(xiàn)有的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，這樣無論從完備性還是效率來講，都是更為可取的。目前，與出版業(yè)務(wù)有較密切關(guān)聯(lián)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)主要有：DA/T31—2017《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》、DA/T62—2017《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》等等。其中最需要關(guān)注的是DA/T31—2017《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》。應(yīng)對(duì)標(biāo)該方案，針對(duì)書刊樣刊等業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化前處理、掃描、圖像處理等各個(gè)環(huán)節(jié)的流程、質(zhì)量要求、人員配置進(jìn)行明確規(guī)定。并根據(jù)出版行業(yè)的特殊性對(duì)各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行微調(diào)和補(bǔ)充，并將其與圖書出版本身的流程加以對(duì)接，比如設(shè)計(jì)對(duì)于審稿單、編輯加工記錄、校樣的及時(shí)備份機(jī)制等。努力建立一整套運(yùn)行順暢、合乎標(biāo)準(zhǔn)，能充分發(fā)揮檔案數(shù)字化功能的管理體制機(jī)制。

3.3 加強(qiáng)對(duì)出版企業(yè)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化系統(tǒng)的管理力度

僅有體制機(jī)制的設(shè)計(jì)還不夠，要讓體制機(jī)制發(fā)揮作用，需要加大管理實(shí)施的力度。由于出版企業(yè)的圖書信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)具有規(guī)?；蛷?fù)雜化的特點(diǎn)，需要在實(shí)際的建設(shè)過程中堅(jiān)持循序漸進(jìn)的理念，通過對(duì)數(shù)據(jù)庫相關(guān)信息的不斷完善，對(duì)出版企業(yè)數(shù)據(jù)庫當(dāng)中的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行豐富，加快業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的靈活使用，組建以數(shù)字化為主的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行系統(tǒng)，通過對(duì)出版企業(yè)內(nèi)部圖書信息資源的實(shí)時(shí)共享，為檔案信息的使用者提供便利性保障，提高信息的提取以及利用效率。在出版企業(yè)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)過程中，主要包含了圖書信息數(shù)據(jù)庫、檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)等方面的建設(shè)項(xiàng)目。出版企業(yè)需要加大對(duì)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的投入力度，確保此類系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目的順利開展，通過對(duì)資金、資源的統(tǒng)籌規(guī)劃，打造規(guī)范化的業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理流程，再結(jié)合出版企業(yè)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理工作的實(shí)際情況，配備充足的軟件設(shè)施和硬件設(shè)備，提高出版企業(yè)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理工作的整體效率。

3.4 提高出版企業(yè)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理人才綜合水平

信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，對(duì)出版企業(yè)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理工作人員提出了更高的要求，出版企業(yè)需要積極順應(yīng)時(shí)代的革新趨勢，打造以高素質(zhì)、高水平復(fù)合型人才為主的專業(yè)人才隊(duì)伍，定期組織管理人員開展與業(yè)務(wù)檔案信息化管理相關(guān)的培訓(xùn)工作，使其能夠針對(duì)管理理論知識(shí)予以深入的理解，強(qiáng)化數(shù)字化管理工作人員的計(jì)算機(jī)操作能力，熟練掌握業(yè)務(wù)檔案管理軟件的應(yīng)用方法，保證出版企業(yè)業(yè)務(wù)電子檔案管理的有效性。由于出版企業(yè)的業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理工作具有密集的特點(diǎn)，檔案管理工作人員不僅需要具備良好的分析以及判斷能力，還需要對(duì)現(xiàn)階段的網(wǎng)絡(luò)市場環(huán)境發(fā)展規(guī)律和革新趨勢予以全面掌握，對(duì)未來出版行業(yè)的轉(zhuǎn)型路徑做出合理的判斷與明確的預(yù)期，確保新型出版企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理戰(zhàn)略調(diào)整方案的合理性與方案落實(shí)階段的及時(shí)性，提高出版企業(yè)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理工作質(zhì)量。與此同時(shí)，還需要定期組織業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理工作人員參與學(xué)術(shù)研討會(huì)，邀請(qǐng)專家學(xué)者與企業(yè)員工進(jìn)行交流，分享有效的工作經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人員之間的同步學(xué)習(xí)與共同進(jìn)步，強(qiáng)化檔案管理工作人員的綜合能力，提升人員的專業(yè)技能和素質(zhì)水平。

3.5 完善檔案管理系統(tǒng)，避免出現(xiàn)安全隱患

一方面，由于受到復(fù)雜化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響，出版企業(yè)業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理工作和信息的安全性造成了威脅。為了充分的保障業(yè)務(wù)檔案信息的安全性，需要引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件設(shè)置權(quán)限、密碼、殺毒以及關(guān)卡等層次化的結(jié)構(gòu)體系，利用軟件設(shè)施定期對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行拷貝，加大對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)力度，實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)體系的升級(jí)與改造，避免出現(xiàn)非法訪問、信息篡改、數(shù)據(jù)盜取等問題，切實(shí)保障出版企業(yè)業(yè)務(wù)檔案信息的安全性。除此之外，還要求出版企業(yè)能夠在實(shí)施業(yè)務(wù)檔案信息管理工作的同時(shí)，對(duì)內(nèi)部的信息數(shù)據(jù)予以保密處理，確保網(wǎng)絡(luò)病毒消殺工作的順利開展。另一方面，為了實(shí)現(xiàn)出版企業(yè)自動(dòng)化管理目標(biāo)，需要建立以多功能和開放式的管理系統(tǒng)，將數(shù)字化業(yè)務(wù)檔案管理與其他類型的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)包含在內(nèi)，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的支撐作用下建立以共享為主的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，利用特定的數(shù)據(jù)接口和外部網(wǎng)絡(luò)鏈接實(shí)現(xiàn)對(duì)信息數(shù)據(jù)的有效轉(zhuǎn)換，提高出版企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理工作效率。

結(jié)語

在科學(xué)技術(shù)水平不斷提升的過程中，軟硬件設(shè)施得到了有效更新，給出版企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理工作帶來了積極影響。出版企業(yè)在開展業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目的過程中，需要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)以及開發(fā)創(chuàng)新原則，在科學(xué)發(fā)展觀念的正確引導(dǎo)下，使業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理工作逐漸朝著規(guī)范化、科學(xué)化以及集中化的方向轉(zhuǎn)型，為業(yè)務(wù)檔案資源的使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)保障，在降低業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化管理成本和時(shí)間成本的基礎(chǔ)上，提高出版企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理工作的實(shí)施效率。

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作者單位：吉林省幽默與笑話雜志社有限責(zé)任公司