[摘要]本文結(jié)合通信運營商建設(shè)項目和網(wǎng)絡(luò)維護(hù)材料使用特點,探索在網(wǎng)絡(luò)建維材料專項審計中引入研究型審計:審前階段和審中階段應(yīng)用大數(shù)據(jù)分析及智能化技術(shù),審后和整改階段借助智慧審計系統(tǒng)推進(jìn)問題整改閉環(huán)管控,建模實施持續(xù)監(jiān)控,最終提升審計項目的質(zhì)量和成效。
[關(guān)鍵詞]研究型審計" "信息化審計" "數(shù)智化審計
數(shù)字經(jīng)濟(jì)正在成為全球產(chǎn)業(yè)變革和經(jīng)濟(jì)增長的
核心要素,在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的浪潮中,審計行業(yè)也逐步開始從信息化向新興技術(shù)驅(qū)動的數(shù)字化演進(jìn),以應(yīng)對被審計單位快速數(shù)字化轉(zhuǎn)型所帶來的一系列挑戰(zhàn)。為切實推動審計新模式、新技術(shù)、新能力的縱深應(yīng)用,深入進(jìn)行“現(xiàn)場+遠(yuǎn)程+云化”審計模式變革,中國移動通信集團(tuán)安徽有限公司(以下簡稱“安徽公司”)內(nèi)審部在網(wǎng)絡(luò)建維材料專項審計中創(chuàng)新實踐,探索將新技術(shù)應(yīng)用于審計項目的全過程,進(jìn)一步實現(xiàn)審計項目的提質(zhì)增效。
一、通信運營商網(wǎng)絡(luò)建維材料使用特點
通信運營商工程建設(shè)與維護(hù)是對外提供基礎(chǔ)運營能力的保障。安徽公司每年工程建設(shè)投資總金額60億元—70億元,其中各類材料占比較大,作為網(wǎng)絡(luò)“血脈”的傳送網(wǎng)絡(luò)建設(shè),通信線路材料投資占比甚至超過90%。在網(wǎng)絡(luò)維護(hù)中,維修材料占維護(hù)成本的比例也較高,每年維護(hù)材料出庫總金額3億元—4億元。
材料管理種類多、數(shù)量大、周期長、環(huán)節(jié)多、管理難度大,且材料領(lǐng)用出庫后,由施工或維護(hù)單位使用,材料使用量、應(yīng)退量是否與實際相符,是否存在損失浪費現(xiàn)象,一直是網(wǎng)絡(luò)建維材料管理中的難點問題,在全集團(tuán)風(fēng)險評估中也一直處于較高等級。
二、審前數(shù)據(jù)分析方法研究與實踐
審計人員通過審前分析了解到,工程建設(shè)中的材料管理流程涉及設(shè)計預(yù)算、采購訂單、到貨入庫、申領(lǐng)出庫、結(jié)算審定、決算轉(zhuǎn)資、余料退庫等多個環(huán)節(jié),涉及系統(tǒng)較多,主要包括:建設(shè)項目管理系統(tǒng)(PMS)、采購管理系統(tǒng)(SCM)、庫存管理系統(tǒng)(LIS)、企業(yè)資源計劃系統(tǒng)(ERP)等。維護(hù)材料管理流程與工程材料管理流程基本相同,只是維護(hù)成本預(yù)算替代設(shè)計預(yù)算,無決算轉(zhuǎn)資環(huán)節(jié)。材料的種類也較多(15萬余種),同類材料又有不同的規(guī)格型號;各類項目中需重點關(guān)注的材料也千差萬別,且材料流轉(zhuǎn)周期長、涉及系統(tǒng)多、數(shù)據(jù)量大、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)不充分,給審前數(shù)據(jù)分析帶來極大困難。因此,需要創(chuàng)新方式方法,識別主要風(fēng)險,明確需重點關(guān)注的材料,并確定這些材料的合理使用量。如何理順材料管理流程,匯聚多系統(tǒng)間半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)并進(jìn)行數(shù)據(jù)建模,實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)材料全流程數(shù)據(jù)審計的新突破,提高審計效率,是審前分析需要解決的主要問題。
為此,內(nèi)審部創(chuàng)新審計方法,以實際生產(chǎn)環(huán)節(jié)全流程梳理為抓手,通過構(gòu)建多系統(tǒng)復(fù)雜數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)分析模型,識別其中材料管理的風(fēng)險,挖掘?qū)徲嬯P(guān)注點,科學(xué)構(gòu)建本次審計方案。
(一)業(yè)務(wù)流程梳理
通過將材料管理融入具體的工程業(yè)務(wù)管理流程和網(wǎng)絡(luò)運維管理流程,系統(tǒng)梳理出材料管理中的問題和風(fēng)險,做到材料管理的全流程審計覆蓋。比如,以工程管理業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ),確定工程物資關(guān)鍵管理節(jié)點、管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)流,識別風(fēng)險點,圈定相關(guān)風(fēng)險并制訂工程材料的審計方案(見圖1)。
(二)分析模型構(gòu)建
結(jié)合業(yè)務(wù)流程梳理,分析模型采集多系統(tǒng)(PMS、SCM、LIS、ERP)不同結(jié)構(gòu)不同字段的數(shù)據(jù)表,通過各表中對應(yīng)字段的物料名稱、物料單位、物資狀態(tài)等多個字段組合定位同種物料,對比不同環(huán)節(jié)物料差異量,從而形成類結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)建模,進(jìn)一步定位問題。比如,在光纜線路工程中主材光纜的數(shù)量,在ERP系統(tǒng)提取項目支出查詢報表,其“支出說明”字段中包含“普通光纜”或“鎧裝光纜”,且“物料單位”為“皮長公里”或“千米”,“任務(wù)編碼”字段不含RCV(接收中轉(zhuǎn)庫),將“數(shù)量”字段數(shù)量合并,即可得到所有型號的光纜項目支出數(shù)量,且剔除包含“光纜”字樣的光纜交接箱、光纜接頭盒、光纜掛鉤、光纜分纖箱等物料。
據(jù)此邏輯鎖定風(fēng)險問題疑點線索:訂單量與設(shè)計量存在差異時,可能存在未按項目、跨項目采購,項目過度損耗的情況;LIS出入庫數(shù)量(出庫與退庫物資之差)與實際使用量(審定用量)存在差異時,可能存在材料損失浪費或跨項目用材問題;ERP支出數(shù)量與實際使用量(審定用量)存在差異,則可能存在項目虛列材料、虛列工程量、項目間非正常調(diào)撥等情況等。
通過建模技術(shù)分析多系統(tǒng)間數(shù)據(jù),解決了網(wǎng)絡(luò)建維材料審計中結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)不足、數(shù)據(jù)分布分散的痛點問題。既可對單個項目進(jìn)行全流程數(shù)據(jù)比較,也可按時間段導(dǎo)出批量數(shù)據(jù)聚類對比,提升了分析工程物資、結(jié)算費用數(shù)據(jù)的效率,并在后期審計中能精準(zhǔn)定位審計發(fā)現(xiàn)問題,提升審計質(zhì)效。
三、審中智慧審計技術(shù)應(yīng)用研究與實踐
通過審前分析確定重點審計項目類型、項目名稱、項目分布、主要材料等重點內(nèi)容。審中階段聚焦審計質(zhì)量和效率,運用內(nèi)審系統(tǒng)數(shù)智化手段查核問題、評價判斷,并對異常項目進(jìn)行全流程現(xiàn)場審計。
(一)智能審計工具的運用
1.基于智能流程自動化(IPA)的審計資料自動獲取。在本次項目開展過程中,涉及從PMS、合同等系統(tǒng)批量下載審計資料的工作,且需求的數(shù)據(jù)量較大,文本較多,人工獲取資料耗時耗力。IPA融合RPA和AI技術(shù),以非侵入方式替代人工執(zhí)行,特別適用于清晰定義和極少例外情況下的重復(fù)及確定性審計動作。通過開發(fā)IPA審計機(jī)器人,實現(xiàn)系統(tǒng)全自動操作,無需人工干預(yù)即可快速完成大批量下載動作,大幅提升了審計工作效率,節(jié)省時間成本。
2.現(xiàn)場勘察真實性識別及軌跡展示。審中階段對抽取的異常項目需委派審計機(jī)構(gòu)中介人員赴項目現(xiàn)場進(jìn)行勘察。為加強(qiáng)對審計機(jī)構(gòu)中介人員外出查勘工作的監(jiān)督及管理,開發(fā)上線現(xiàn)場查勘軌跡呈現(xiàn)功能,調(diào)用大數(shù)據(jù)平臺對查勘照片中的日期、時間、經(jīng)緯度進(jìn)行分析識別并展示軌跡。依靠GIS定位技術(shù)并建立偏離算法模型,比對實際查勘點與應(yīng)查勘點是否一致,確保審計機(jī)構(gòu)中介人員現(xiàn)場查勘工作的真實性,杜絕編造虛假查勘數(shù)據(jù)的現(xiàn)象,具體示例見圖2;點擊稽核頁面“地圖鏈接”按鈕可以查看勘查軌跡,示例見圖3。
3.通信工程定額套用智能稽核。為準(zhǔn)確核算異常項目材料實際用量,開發(fā)結(jié)算審計中介結(jié)算書的定額值與標(biāo)準(zhǔn)定額一致性系統(tǒng)自動稽核功能,可快速稽核工程及網(wǎng)絡(luò)維護(hù)項目定額套用的準(zhǔn)確性,從而判斷材料使用量核算的準(zhǔn)確性。智能平臺根據(jù)稽核原則負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)分析,審計系統(tǒng)負(fù)責(zé)傳遞結(jié)算審計數(shù)據(jù),并展現(xiàn)稽核結(jié)果。選定專業(yè)類型后稽核結(jié)果反饋示例見圖4。
(二)審計成果示例
本次審計提出工程及網(wǎng)絡(luò)維護(hù)材料管理方面的審計問題共15項,管理改進(jìn)建議共8項,促進(jìn)信息系統(tǒng)建設(shè)和改進(jìn)2項。審計查出違規(guī)金額323萬元、管理不規(guī)范金額3800余萬元。比如,某分公司小區(qū)光交和主干擴(kuò)容項目,列支設(shè)計未計列的水泥桿1449根,其中801根用于“××農(nóng)村有線寬帶接入工程”項目,648根水泥桿為虛列,項目光纜實際使用309千米,項目列支363千米,應(yīng)退庫未退庫光纜54千米,同類項目共涉及違規(guī)金額約125萬元。針對審計發(fā)現(xiàn)問題,分公司對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行了問責(zé)處理。
四、審后整改閉環(huán)和監(jiān)控模型建設(shè)研究與實踐
審后階段加強(qiáng)審計結(jié)果運用研究,不僅需要將審計發(fā)現(xiàn)問題全部納入審計平臺“審計整改”模塊逐條進(jìn)行閉環(huán)跟蹤,而且需要持續(xù)優(yōu)化智慧審計系統(tǒng)監(jiān)控模型,拓展審計成果常態(tài)化應(yīng)用。
(一)審計整改流程閉環(huán)管理
審計效果不僅取決于審計工作質(zhì)量,也取決于對查出問題的整改力度。強(qiáng)化審計整改工作閉環(huán)管理,就是將所有問題統(tǒng)一納入系統(tǒng)管理,形成整改事項臺賬。按照落實“制度未完善的不放過、資金未追回的不放過、責(zé)任未落實的不放過”三項原則,堅持對整改到期問題進(jìn)行100%監(jiān)督銷號,推動整改目標(biāo)100%完成,實現(xiàn)所有問題的逐項銷號管理。
(二)持續(xù)審計監(jiān)控建模
將審前分析階段研究探索的模型進(jìn)一步優(yōu)化擴(kuò)展,進(jìn)行持續(xù)審計監(jiān)控,拓展審計成果應(yīng)用。
1.工程材料全流程監(jiān)控。將SCM系統(tǒng)、LIS系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)中與報審項目相關(guān)的材料采購審批信息、出入庫信息、合作單位信息、轉(zhuǎn)資信息統(tǒng)一在系統(tǒng)中呈現(xiàn)。同時引入AI能力,實現(xiàn)多系統(tǒng)數(shù)據(jù)和報審數(shù)據(jù)的自動比對、稽核與校驗,輸出多單匹配表,以便審計人員對異常數(shù)據(jù)進(jìn)行重點核準(zhǔn)。比如,依據(jù)出庫光纜材料規(guī)格及數(shù)量自動核對結(jié)算表中敷設(shè)各規(guī)格光纜工作量;依據(jù)ERP轉(zhuǎn)資數(shù)量核對設(shè)備、材料安裝工程量等。工程材料監(jiān)控系統(tǒng)展示界面示例見圖5。
2.同類項目結(jié)算費用異常預(yù)警。為分析工程結(jié)算費用在各地市同類項目中的差異,從而推斷材料使用的異常情況,按系統(tǒng)模型專業(yè)類型,依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)定額含量,將同類專業(yè)的主要工作內(nèi)容進(jìn)行權(quán)重賦值,并將地域差別、特殊場景一并納入權(quán)重值考慮,審計人員錄入結(jié)算工程量,逐步積累各年各市同類項目結(jié)算數(shù)據(jù),形成各專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)工程量費用數(shù)據(jù)庫。據(jù)此建立各專業(yè)平均造價指標(biāo)庫,審計時,輸入報審工程量,查看本項目單位工程量結(jié)算單價與造價庫比較結(jié)果,也可定期對全省同類項目、不同地市的結(jié)算費用單位比值進(jìn)行分析比較,對異常費用自動輸出預(yù)警。
五、審計成果總結(jié)與應(yīng)用
通過網(wǎng)絡(luò)建維材料數(shù)智化審計實踐,公司內(nèi)審部不斷優(yōu)化數(shù)智化審計技術(shù),大大節(jié)約了人力時間成本,提高了審計報告的準(zhǔn)確性、及時性,大幅提升審計質(zhì)量與成果,得到公司領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和肯定,多個審計發(fā)現(xiàn)問題編入《公司運營管理風(fēng)險典型案例》。
(一)推動流程再造
目前公司的維護(hù)材料管理,僅將客裝移機(jī)工料通過家客綜合運維支撐系統(tǒng)進(jìn)行管理,其他專業(yè)主要以人工臺賬管理為主,業(yè)務(wù)流程管控較差。通過本次審計推動了維護(hù)材料管理流程再造,優(yōu)化了暫存庫在物料申領(lǐng)、維修項目匹配、物料發(fā)放、余料退庫、查詢導(dǎo)出、維護(hù)單位接入等方面的管理,強(qiáng)化了信息化系統(tǒng)管控作用。
(二)促進(jìn)制度改進(jìn)
通過該項目審計,促進(jìn)了工程及維護(hù)材料管理兩項制度的完善,彌補(bǔ)了原管理制度中的缺陷和不足,助力公司降本增效、提高運營效率。
(三)重塑業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)
推動各級專業(yè)部門開展聯(lián)動整改,重塑業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)獲取,最終實現(xiàn)從審計人員被動獲取送審資料到系統(tǒng)自動提取的轉(zhuǎn)變。與建設(shè)、設(shè)計等部門充分溝通,在前端源頭設(shè)計環(huán)節(jié)進(jìn)行管控,設(shè)定統(tǒng)一的設(shè)計預(yù)算材料表;在建設(shè)環(huán)節(jié),規(guī)范材料平衡表等,并運用信息化系統(tǒng)進(jìn)行固化。
(四)轉(zhuǎn)換思維邏輯
通過轉(zhuǎn)換思維,研究通過“多系統(tǒng)數(shù)據(jù)、多字段組合”,將材料名稱、單位等多字段組合定位同種材料,對比不同環(huán)節(jié)材料差異量,實現(xiàn)半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的大數(shù)據(jù)分析,研究解決專項審計中遇到的難題。
(五)提升團(tuán)隊能力
通過本次研究型審計項目的開展,安徽公司內(nèi)審部探索將研究型審計的理念、做法貫穿項目始終,拓寬了審計人員的視野,有效提高審計人員的思辨能力,促進(jìn)審計人員審計專業(yè)和技術(shù)能力實現(xiàn)新突破。
今后,安徽公司內(nèi)審部將堅持科技強(qiáng)審,大力創(chuàng)新審計方式方法,推動數(shù)智化轉(zhuǎn)型,在業(yè)務(wù)流程各節(jié)點嵌入“審計探針”,進(jìn)一步提升審計效率和效果,高標(biāo)站位、守正創(chuàng)新,貢獻(xiàn)審計價值。
(作者單位:中國移動通信集團(tuán)安徽有限公司,
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