大數(shù)據(jù)時代出版集團業(yè)財信息化升級探討

摘要：在財務(wù)共享的背景下，企業(yè)需不斷審視業(yè)財體系與企業(yè)管理的協(xié)同關(guān)系，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)的突破、制度模式的路徑創(chuàng)新等推進業(yè)財體系智能化水平提升，以及企業(yè)管理能力的持續(xù)性升級，實現(xiàn)業(yè)財信息化和企業(yè)管理的相互促進。A出版集團通過作業(yè)成本法的信息化呈現(xiàn)提升圖書項目間接成本歸集的準確性，通過優(yōu)化業(yè)務(wù)單據(jù)實現(xiàn)人力成本的多層級精確歸集，并從流程、制度及信息系統(tǒng)上全方位建立往來管理的長效機制。以此為案例，闡釋了財務(wù)共享模式下關(guān)于成本精細化核算、往來智能管理的信息化和制度模式等方面的探索創(chuàng)新，以期為實施業(yè)財信息化升級創(chuàng)新路徑提供借鑒參考。

關(guān)鍵詞：信息化升級；成本精細核算；往來管理；業(yè)財融合

0 引言

近年來，A出版集團深入貫徹落實習(xí)近平總書記關(guān)于國有企業(yè)改革發(fā)展和黨的建設(shè)重要論述，高度重視財務(wù)管理工作，持續(xù)優(yōu)化管理手段，積極應(yīng)用先進管理工具，構(gòu)建財務(wù)共享核算模式。財務(wù)共享中心作為集團公司集中核算與支付中心、降本增效與風(fēng)險管控中心及大數(shù)據(jù)處理分析中心，其本身的持續(xù)高質(zhì)量發(fā)展至關(guān)重要［1］。在搭建好財務(wù)共享體系的基礎(chǔ)上，A出版集團步履不停，積極探索依托財務(wù)共享實現(xiàn)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的路徑，從管理痛點及真實需求再出發(fā)，構(gòu)建因果關(guān)系的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，旨在從核算共享向多領(lǐng)域共享延伸，提高共享效率，拓展共享邊界，促進業(yè)財融合?，F(xiàn)將A出版集團業(yè)財系統(tǒng)升級過程中關(guān)于成本核算及往來管理的探索詳細闡釋，形成可供借鑒的業(yè)財融合范例，旨在為企業(yè)實施業(yè)財信息化升級創(chuàng)新路徑提供一定的參考。

1 作業(yè)成本法在圖書項目成本核算中的應(yīng)用

出版企業(yè)中的產(chǎn)成品就是出版物，特點是小批量、多品種生產(chǎn)，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的作業(yè)環(huán)節(jié)較多［2］，現(xiàn)階段通過供應(yīng)鏈系統(tǒng)已實現(xiàn)單品種圖書的校對費、印刷費、紙款、排版費用等直接成本的歸集，但出版環(huán)節(jié)中還有大量間接或輔助資源費用未分配至單品種圖書項目，例如業(yè)務(wù)部門人力成本、生產(chǎn)輔助部門人力成本、行政開支等。根據(jù)業(yè)務(wù)和產(chǎn)品特征，作業(yè)成本法適用于出版企業(yè)圖書項目成本核算。在外有項目審計巡視壓力，內(nèi)有提升效率效益動力的情況下，A出版集團擬通過作業(yè)成本法的底層邏輯信息化呈現(xiàn)較為準確、合理地分攤間接或輔助費用，通過加強生產(chǎn)信息化管理，提升單品種圖書成本的完整性和準確性，支撐后續(xù)經(jīng)營活動決策，提高經(jīng)營管理效率和效益。具體流程如下：

1.1 梳理圖書出版流程，劃分作業(yè)

編輯人員完成圖書項目出版合同洽談后開始進入圖書出版流程，從圖書選題申報到印前通讀，再到發(fā)印，最終圖書進入發(fā)行各環(huán)節(jié)或直接交付作者，期間較為直接的輔助業(yè)務(wù)部門參與的流程有法務(wù)部門負責(zé)合同審批（含出版合同和各項成本支付合同），總編辦負責(zé)申領(lǐng)書號、樣書收繳及信息上傳，編輯加工中心完成3次審讀3次校對，出版部門負責(zé)印刷工價初審復(fù)審、樣書檢查及印刷費用單據(jù)結(jié)算，設(shè)計部門完成封面及版式的設(shè)計、排版及相應(yīng)的費用結(jié)算，最后財務(wù)部負責(zé)單據(jù)審核、款項支付及圖書結(jié)算工作。

綜合考慮上述流程及資源成本動因，圖書出版業(yè)務(wù)流程歸集整合后可分為合同審批作業(yè)、總編辦作業(yè)、審校作業(yè)、印刷費用作業(yè)、樣書檢查作業(yè)、設(shè)計及結(jié)算作業(yè)、財務(wù)作業(yè)7個作業(yè)，具體內(nèi)容見表1。

1.2 直接成本的分攤

直接成本包括易于追溯圖書項目的紙款、印刷費、排版費和不易于分攤到圖書項目中的編室人力成本、固定資產(chǎn)折舊費用及其他零星報銷等。人力成本按個人當(dāng)年完成圖書項目數(shù)及項目字數(shù)為權(quán)重進行分攤，固定資產(chǎn)折舊費用及其他零星報銷等按編室部門的人數(shù)進行分攤。

1.3 間接成本的分攤

間接成本包括出版業(yè)務(wù)直接輔助部門的人力成本、固定資產(chǎn)折舊費用及其他零星報銷分攤完畢后的成本，如這些不能追溯至項目的成本，就先追溯至有關(guān)作業(yè)，計算作業(yè)成本，再將作業(yè)成本分配到有關(guān)產(chǎn)品。作業(yè)成本法根據(jù)成本動因?qū)⒊杀痉峙涞礁鞒杀緦ο?，強調(diào)間接費用的因果關(guān)系。例如，各圖書項目應(yīng)承擔(dān)的財務(wù)成本，以該項目收付款項的筆數(shù)為作業(yè)動因進行分配，是因為收付款項的筆數(shù)和各圖書項目應(yīng)承擔(dān)的財務(wù)成本存在因果關(guān)系。圖書單品種項目總成本包括項目直接成本和間接成本。本次分攤僅考慮出版業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，暫不分攤與業(yè)務(wù)品種較為不直接的相關(guān)輔助資源，例如人力資源部門、工會部門、后勤保障部門等費用成本。

根據(jù)“作業(yè)消耗資源、產(chǎn)出消耗作業(yè)”的總體思路，圖書單品種項目作業(yè)成本計算過程分為兩個階段：

（1）將作業(yè)執(zhí)行中耗費的資源分配到相關(guān)作業(yè)，并計算作業(yè)的單位成本及總成本，此處建議選擇那些與資源費用總額呈正比例關(guān)系變動的資源動因作為資源費用分配的依據(jù)。見表2。

（2）將第一階段的成本分配到有關(guān)成本對象中。

本次實操中為簡化流程，不將各作業(yè)合并為作業(yè)中心，在僅有一種作業(yè)的情況下，所選擇的作業(yè)動因應(yīng)該是引起該作業(yè)耗用的成本動因。計算過程如下［3］

某成本對象分配的作業(yè)成本＝該成本對象

耗用的作業(yè)成本動因量×該作業(yè)單位成本

某成本對象總成本＝直接成本＋分配至該成本對象的作業(yè)成本

運用到圖書出版各作業(yè)中的具體計算公式為

圖書單品

種項目合

同作業(yè)成本＝合同審批作業(yè)總成本

∑全年審批合同個數(shù)×該項目合同個數(shù)

圖書單品種項目總編辦作業(yè)項目成本＝總編辦作業(yè)總成本

∑全年圖書項目品種數(shù)

圖書單品種項目審校作業(yè)成本＝審校作業(yè)總成本

∑全年圖書項目總字數(shù)×該項目字數(shù)

圖書單品種項目印刷費用作業(yè)成本＝印刷費用作業(yè)總成本

∑全年圖書項目品種數(shù)

圖書單品種項目樣書檢查作業(yè)成本＝樣書檢查作業(yè)總成本

∑全年圖書項目印張數(shù)×該項目印張數(shù)

圖書單品種項目設(shè)計及結(jié)算作業(yè)成本＝設(shè)計及結(jié)算作業(yè)總成本

∑全年圖書項目品種數(shù)

圖書單品種項目財務(wù)作業(yè)成本＝財務(wù)作業(yè)總成本

∑全年銀行支付筆數(shù)×該項目銀行支付筆數(shù)

圖書單品種項目總成本＝直接成本＋

∑圖書單品種項目作業(yè)成本

業(yè)財信息化升級過程中須將上述業(yè)務(wù)作業(yè)流程嵌入，例如合同實現(xiàn)線上審批，隨時可提取已審批合同的個數(shù)，實現(xiàn)所有資源成本動因的自動取數(shù)。同時嵌入上述計算公式，自動生成圖書項目成本報表，實現(xiàn)取數(shù)、計算及報表生成全流程自動化、智能化，提升效率、正確率的同時減少人力資源成本的消耗。

嵌入過程中應(yīng)采用經(jīng)實地調(diào)研的科學(xué)的實施程序，否則作業(yè)成本法的應(yīng)用成本將高于其帶來的正面效益。采用作業(yè)成本法核算圖書項目成本能夠提供更加準確的各維度成本信息，有助于作業(yè)、流程、作業(yè)鏈（或價值鏈）的持續(xù)優(yōu)化，有助于企業(yè)提高產(chǎn)品定價、作業(yè)與流程改進等決策的準確性，有助于開展價值追蹤分析，深入揭示價值成因，準確反映價值結(jié)果，更好地用財務(wù)語言表達企業(yè)生態(tài)。

2 人力成本精細化核算

輕資產(chǎn)行業(yè)中人力成本是占比最大的一塊費用成本，從企業(yè)用人全成本角度出發(fā)，包括但不限于工資應(yīng)發(fā)數(shù)、“五險兩金”企業(yè)承擔(dān)部分、員工福利及年終獎金等，精準歸集到個人并根據(jù)人員變動情況實時計算業(yè)務(wù)部門人力全成本有助于提升企業(yè)多維度精確核算成本費用。

為使界面友好便于操作，人力成本業(yè)務(wù)單據(jù)根據(jù)實際付款情況進行設(shè)計，即每一筆人力成本的支付與人力成本單據(jù)一一對應(yīng)，避免一對多或多對一的情況，例如在實際支付業(yè)務(wù)中，社保繳納及公積金繳納分開繳納，在系統(tǒng)中則分別設(shè)計社保繳納單據(jù)及公積金繳納單據(jù)，人力部門業(yè)務(wù)人員填寫審核后同步傳輸至財務(wù)系統(tǒng)中對應(yīng)生成社保繳納憑證及公積金繳納憑證，在完成賬目處理的同時完成人力全成本歸集至個人的環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)單據(jù)及對應(yīng)生成的憑證具體見圖1～圖4。系統(tǒng)按個人口徑或業(yè)務(wù)部門口徑實時統(tǒng)計全人力成本，報表樣式見圖5。

人力全成本的精準核算便于后續(xù)開展間接費用的分配，同時也為激勵約束提供強有力的數(shù)據(jù)支撐和明確方向。以數(shù)據(jù)為起點，以實際工作績效為導(dǎo)向，以獎勤罰懶、擇優(yōu)汰劣留良為目標，建立健全完備有效的激勵約束機制，激發(fā)全體職工的活力、戰(zhàn)斗力和生產(chǎn)力，每個人都能各歸其位、各司其職、各盡所能、各得其所，在每個人利益和價值最大化的同時，實現(xiàn)企業(yè)的大踏步前進。

3 往來智能管理

往來款項是企業(yè)資產(chǎn)負債的重要組成部分，但由于歷史及主客觀原因，A出版集團出現(xiàn)部分往來款項未有效及時清理，歷史遺留問題長期得不到解決，內(nèi)部往來無法完全抵消等現(xiàn)象，增大企業(yè)業(yè)務(wù)、稅務(wù)等方面的風(fēng)險。為提升會計信息質(zhì)量，保證賬實相符，提高決策支持能力，現(xiàn)階段A出版集團從賬面上的“應(yīng)收款項”“預(yù)付款項”“應(yīng)付款項”“其他應(yīng)收款項”等往來科目入手，協(xié)調(diào)集團內(nèi)部各方力量進行往來數(shù)據(jù)治理，同時從流程、制度和信息系統(tǒng)上全方位建立往來管理的長效機制。具體治理和建設(shè)思路如下：

（1）全面清理賬面往來款項，針對集團外部業(yè)務(wù)，核實經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容，拆分“打包”記賬，清理負數(shù)掛賬［4］。在這個過程中，業(yè)務(wù)財務(wù)人員聯(lián)動，落實供應(yīng)商/客戶信息，均必須以全稱錄入管理臺賬，筆筆落實往來產(chǎn)生時間、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員、業(yè)務(wù)部門負責(zé)人，層層壓實責(zé)任。

（2）內(nèi)部單位往來款項以同一時間結(jié)點的數(shù)據(jù)進行集中對賬。雙方數(shù)據(jù)核對一致即須在規(guī)定的時限內(nèi)完成收付動作，降壓債權(quán)債務(wù)水平。雙方數(shù)據(jù)不一致并對賬無果的情況下，在集團總部協(xié)調(diào)下以有力依據(jù)的一方進行結(jié)果判定，在規(guī)定的時限內(nèi)完成收付動作；若雙方均無有力依據(jù)，在總部協(xié)調(diào)下，在規(guī)定的時限內(nèi)以協(xié)商認定、抹賬等方式集中解決歷史遺留問題。

（3）在第二步清理的基礎(chǔ)上，梳理內(nèi)部交易流程，可選擇某些常規(guī)性、有一定發(fā)生頻率的內(nèi)部業(yè)務(wù)線條進行優(yōu)化，從源頭出發(fā)解決內(nèi)部往來對賬問題，提升經(jīng)營業(yè)務(wù)效率。例如集團內(nèi)部物業(yè)管理公司每月向內(nèi)部各單位開票收取物管費、水電費等費用的業(yè)務(wù)，因報銷不及時、跨月報銷等原因造成大量細碎往來余額。針對這類業(yè)務(wù)，A出版集團制定了相應(yīng)的業(yè)財“綠色通道”，具體操作為集團總部批復(fù)統(tǒng)一的收費標準或分攤比例，各單位在制度和信息系統(tǒng)上授權(quán)，由物管公司在往來系統(tǒng)中錄入收費通知單，各單位業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在系統(tǒng)中確認通知單后即可觸發(fā)銀企直連系統(tǒng)完成收付款，財務(wù)共享中心同步獲取發(fā)票及附件并直接生成對應(yīng)憑證。諸如此類的內(nèi)部頻繁發(fā)生且低風(fēng)險類型業(yè)務(wù)可通過業(yè)財流程優(yōu)化及信息化賦能最大限度地提升效率，減少內(nèi)耗環(huán)節(jié)，從源頭上消除往來不一致的發(fā)生。

上述3個步驟的重要性不言而喻，前兩個步驟在提升往來管理平臺初始化數(shù)據(jù)質(zhì)量的同時為后期往來平臺的順暢運行打下基礎(chǔ)，第三個步驟面向未來，同時配合出臺了往來管理相關(guān)制度和獎懲辦法，責(zé)任到人，業(yè)財聯(lián)動，一改過去往來款項不受重視無人過問的景象。

系統(tǒng)完成數(shù)據(jù)初始化后往來管理平臺即可正式上線運營，借助數(shù)字化力量打破往來核算的“孤島效應(yīng)”，突破往來管理瓶頸。主要功能如下：一是往來款項信息實時反映，歷史未清往來和未來新產(chǎn)生的往來在系統(tǒng)中以發(fā)生時間、余額、業(yè)務(wù)摘要、業(yè)務(wù)性質(zhì)、對方單位、賬齡、到期時間、記賬憑證號等必要項目顯示成一個行項目；二是往來款項智能分析，多維度顯示往來信息，便于篩選集中管控重點項目，如3年以上未清的應(yīng)收應(yīng)付款可紅底預(yù)警，考核各單位清理進度；三是壞賬自動計提、轉(zhuǎn)回與核銷；四是內(nèi)部往來的自動對賬與合并抵銷；五是提升客戶和供應(yīng)商信用風(fēng)險管理，減少資金占用，實現(xiàn)收入、效益和經(jīng)營現(xiàn)金流的協(xié)同增長。

現(xiàn)已通過信息技術(shù)在各單位內(nèi)部打通業(yè)財信息傳遞通道，下一步計劃打通集團內(nèi)部企業(yè)間業(yè)務(wù)壁壘，集團內(nèi)部企業(yè)間的關(guān)聯(lián)交易在現(xiàn)階段主要是通過紙質(zhì)文件的傳遞完成，造成多人重復(fù)錄入信息等資源浪費，集團內(nèi)部交易打通線上流程能夠減少資源浪費，提高經(jīng)營管理效率。例如，在出版中的印刷環(huán)節(jié)，出版社向印刷廠線上開具印刷委托書，印刷廠業(yè)務(wù)員讀取后生成訂單，并根據(jù)印刷要求確定原材料細節(jié)并完成線上報價流程，雙方確認訂單價格后，印刷廠開始印刷流程。印刷結(jié)束后，印刷廠財務(wù)人員讀取訂單生成收入憑證，并根據(jù)交易過程中的原材料單據(jù)同步結(jié)轉(zhuǎn)對應(yīng)成本，同時出版社財務(wù)人員讀取訂單生成“生產(chǎn)成本”憑證。此流程減少了不必要的人為重復(fù)操作，提升業(yè)務(wù)管理和核算的效率和精準度，數(shù)據(jù)的決策支撐作用也將進一步提升。

4 結(jié)語

財務(wù)管理是企業(yè)管理的中心環(huán)節(jié)，企業(yè)需要借助信息技術(shù)手段更好地發(fā)揮財務(wù)管理的價值，最終提升企業(yè)的整體效益［5］。A出版集團在財務(wù)共享模式的基礎(chǔ)上通過技術(shù)賦能，實現(xiàn)成本管理和往來核算方面管理顆粒精細化、管理視角多維化、管理信息實時化等方面的提升，接下來將進一步探索路徑，充分發(fā)揮財務(wù)作為數(shù)據(jù)中心的優(yōu)勢，推動財務(wù)管理從信息化向數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)變，以信息技術(shù)與財務(wù)管理深度融合為抓手，加快構(gòu)建世界一流財務(wù)管理體系，有力支撐增強國有經(jīng)濟競爭力、創(chuàng)新力、控制力和影響力。

參考文獻

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收稿日期：2023-02-20

作者簡介：

經(jīng)典，女，1990年生，碩士研究生，高級會計師、高級經(jīng)濟師、注冊會計師，主要研究方向：企業(yè)財務(wù)、管理會計、財務(wù)數(shù)字化、企業(yè)管理。