水利科技檔案復(fù)合型信息化建設(shè)探討

張慧艷，蘇東暉，史世斌

(內(nèi)蒙古自治區(qū)水利科學(xué)研究院，呼和浩特 010052)

1 概述

水利科技檔案，是指在水利科技活動(dòng)過(guò)程中形成的、具有保存價(jià)值的、各種形式與載體的歷史記錄，是應(yīng)歸檔保存的水利科技文件材料。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代化管理的需求，不斷提高檔案管理工作的科技含量，逐步改變過(guò)去傳統(tǒng)的工作手段與工作方式，利用新的技術(shù)和管理模式不斷提升檔案管理效率，是水利科技檔案復(fù)合型信息化建設(shè)的必然要求。然而，基于水利科技檔案的復(fù)雜性和特殊性，完全依靠人工智能技術(shù)進(jìn)行檔案管理也存在一定的局限性。因此，在未來(lái)的水利科技檔案管理工作中，需要將人工智能技術(shù)和傳統(tǒng)檔案管理方式相結(jié)合，形成優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，更好地發(fā)揮水利科技檔案的作用。

2 水利科技檔案管理工作向復(fù)合型信息化發(fā)展意義

水利科技檔案管理工作向復(fù)合型信息化發(fā)展提高了檔案管理工作效率。通過(guò)復(fù)合型信息化技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)水利科技檔案的自動(dòng)化分類、整理、存儲(chǔ)和檢索，大大減輕人工勞動(dòng)量，提高了檔案管理工作效率[1]。復(fù)合型信息化發(fā)展增強(qiáng)了水利科技檔案的完整性和準(zhǔn)確性，利用信息化技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行全面、準(zhǔn)確的記錄和保存，避免了傳統(tǒng)檔案管理方式中由于人為因素導(dǎo)致的檔案信息丟失、損壞等問(wèn)題。復(fù)合型信息化發(fā)展提升了水利科技檔案的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的快速檢索和共享，方便了水利管理機(jī)構(gòu)對(duì)檔案信息的利用，同時(shí)也為水利工程的設(shè)計(jì)、施工、維護(hù)等提供了重要的參考依據(jù)[2]。復(fù)合型信息化發(fā)展促進(jìn)了水利行業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。復(fù)合型信息化技術(shù)的發(fā)展是水利行業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的重要標(biāo)志之一，可以為水利管理機(jī)構(gòu)提供更加科學(xué)、高效、精準(zhǔn)的管理手段，推動(dòng)了水利行業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

3 水利科技檔案復(fù)合型信息化建設(shè)對(duì)策

水利科技檔案管理是水利科技項(xiàng)目管理的重要組成部分。水利科技文件管理應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映水利科學(xué)技術(shù)研究、勘測(cè)與規(guī)劃設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)觀測(cè)與分析、項(xiàng)目建設(shè)與運(yùn)行維護(hù)等水利科技活動(dòng)的過(guò)程與結(jié)果[3]。同時(shí)，水利科技項(xiàng)目周期比較長(zhǎng)，尤其是類型復(fù)雜的重大科技項(xiàng)目研究更是耗費(fèi)時(shí)間，從水利科研項(xiàng)目前期的申報(bào)立項(xiàng)到項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的實(shí)驗(yàn)研究、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析，再到項(xiàng)目的結(jié)題驗(yàn)收，檔案資料分散、來(lái)源多、管理過(guò)程復(fù)雜，因此水利科技進(jìn)行復(fù)合型信息化處理是發(fā)展的必然趨勢(shì)。

3.1 引入先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備

水利科技檔案管理工作中，引入信息化技術(shù)和設(shè)備，可以提高檔案管理的效率和質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案管理方式需要人工進(jìn)行紙質(zhì)檔案的整理、存儲(chǔ)和查詢，引入信息化技術(shù)和設(shè)備后，可以通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的自動(dòng)化管理，減少人工操作的誤差和重復(fù)性工作，提高檔案管理效率。不僅如此，傳統(tǒng)的檔案管理方式需要將紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)在實(shí)體庫(kù)房中，容易受到火災(zāi)、盜竊等風(fēng)險(xiǎn)的影響，引入信息化技術(shù)和設(shè)備后，可以將檔案存儲(chǔ)在電子檔案管理系統(tǒng)中，避免實(shí)體庫(kù)房的物理風(fēng)險(xiǎn)，增強(qiáng)檔案安全性[4]?？梢試L試在其中引入人工智能技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化處理和分析，提高檔案管理的智能化水平。可以通過(guò)自然語(yǔ)言處理技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案內(nèi)容的自動(dòng)分類和摘要生成，提高檔案查詢效率。通過(guò)引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的分析和挖掘，為決策提供數(shù)據(jù)支持[5]。另外，可以通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，分析水利科技檔案中的數(shù)據(jù)，為水利工程規(guī)劃和管理提供數(shù)據(jù)支持?？梢越n案數(shù)字化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理，提高檔案的安全性和可訪問(wèn)性。數(shù)字化平臺(tái)可以通過(guò)數(shù)字化掃描、圖像處理等技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)檔案的在線查詢和借閱等功能。引入信息化技術(shù)和設(shè)備是水利科技檔案管理工作的重要發(fā)展方向，可以提高檔案管理效率和質(zhì)量，為水利事業(yè)的發(fā)展提供更好的服務(wù)[6]。

3.2 做好檔案的信息化建設(shè)

水利科技檔案管理的信息化建設(shè)，是指利用信息技術(shù)手段，對(duì)水利科技檔案進(jìn)行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化管理，以提高檔案管理的效率和質(zhì)量[7]。以下是一些可能的方法：①建立數(shù)字化檔案庫(kù)：將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。數(shù)字化檔案庫(kù)可以包括檔案目錄、檔案全文、檔案元數(shù)據(jù)等，并實(shí)現(xiàn)檔案的在線查詢和借閱等功能。②建立數(shù)字化監(jiān)測(cè)系統(tǒng)：可以利用傳感器、智能設(shè)備等建立數(shù)字化監(jiān)測(cè)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)水利設(shè)施的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和數(shù)據(jù)采集。可以利用傳感器監(jiān)測(cè)水位、流量、水質(zhì)等信息，并將數(shù)據(jù)上傳到數(shù)字化檔案庫(kù)。③建立智能化管理系統(tǒng)：可以利用人工智能技術(shù)，如機(jī)器學(xué)習(xí)、深度學(xué)習(xí)等，實(shí)現(xiàn)對(duì)水利科技檔案的智能化管理。④建立智能化監(jiān)測(cè)系統(tǒng)：可以利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，如傳感器、智能設(shè)備等建立智能化監(jiān)測(cè)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)水利設(shè)施的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和數(shù)據(jù)采集。需要注意的是，水利科技檔案管理的信息化建設(shè)需要具備一定的技術(shù)能力和安全保障措施。在建設(shè)過(guò)程中，需要考慮數(shù)據(jù)的安全性、可靠性和隱私保護(hù)等問(wèn)題。同時(shí)，還需要建立相應(yīng)的管理制度和規(guī)范，確保信息化建設(shè)的有序進(jìn)行。

3.3 加強(qiáng)信息化人才培養(yǎng)

為了實(shí)現(xiàn)水利科技檔案管理信息化的建設(shè)，需要培養(yǎng)一批具備相關(guān)技能和知識(shí)的人才?？梢约訌?qiáng)對(duì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)，引進(jìn)具備計(jì)算機(jī)技術(shù)和水利專業(yè)知識(shí)的人才，提高檔案管理工作的技術(shù)水平和專業(yè)素質(zhì)[8]。加強(qiáng)對(duì)水利科技檔案管理信息化相關(guān)知識(shí)的教育，提高檔案管理人員對(duì)電子文件歸檔和電子檔案管理等方面的認(rèn)知和操作水平。建立水利科技檔案管理信息化培訓(xùn)體系，定期開(kāi)展培訓(xùn)課程和講座。通過(guò)招聘、引進(jìn)等方式，吸引具備相關(guān)技能和知識(shí)的人才加入到水利科技檔案管理信息化建設(shè)中來(lái)[9]。加強(qiáng)水利科技檔案管理信息化人才之間的交流和合作，促進(jìn)信息共享和技術(shù)交流，提高整體水平[10]。建立水利科技檔案管理信息化人才激勵(lì)制度，鼓勵(lì)檔案管理人員積極學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，提高人才隊(duì)伍的穩(wěn)定性和積極性?？傊瑢?shí)現(xiàn)水利科技檔案管理信息化人才培養(yǎng)需要從多個(gè)方面入手，包括加強(qiáng)水利科技檔案管理信息化教育、建立水利科技檔案管理信息化培訓(xùn)體系、加強(qiáng)水利科技檔案管理信息化人才引進(jìn)、加強(qiáng)水利科技檔案管理信息化人才交流以及加強(qiáng)水利科技檔案管理信息化人才激勵(lì)等。

3.4 加強(qiáng)管理和監(jiān)督

水利科技檔案管理工作是水利科技工作的重要組成部分，對(duì)于水利科技事業(yè)的發(fā)展具有重要意義[11]。因此，必須做好水利科技檔案的收集、整理、保管、利用和監(jiān)督工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。為此要做好以下幾個(gè)方面的工作：①收集工作：收集工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)，必須確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。水利科技檔案資料的來(lái)源包括科研項(xiàng)目、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)測(cè)等各個(gè)環(huán)節(jié)，因此，必須建立完善的檔案資料收集制度，明確收集責(zé)任人，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整收集。②整理工作：整理工作是檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，必須嚴(yán)格按照檔案整理規(guī)范進(jìn)行操作。水利科技檔案資料的整理包括分類、歸檔、編目、裝訂等環(huán)節(jié)，必須保證檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性[12]。③保管工作：保管工作是檔案管理工作的保障環(huán)節(jié)，必須嚴(yán)格按照保管規(guī)范進(jìn)行操作。水利科技檔案資料的保管包括檔案資料的存放、保護(hù)、維護(hù)等環(huán)節(jié)，必須保證檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。④利用工作：利用工作是檔案管理工作的最終目的，必須嚴(yán)格按照利用規(guī)范進(jìn)行操作。水利科技檔案資料的利用包括借閱、查閱、復(fù)制等環(huán)節(jié)，必須保證檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。⑤監(jiān)督工作：監(jiān)督工作是檔案管理工作的必要環(huán)節(jié)，必須建立完善的檔案監(jiān)督制度，明確監(jiān)督責(zé)任人，對(duì)檔案資料進(jìn)行定期檢查和監(jiān)督[13]。綜上所述，做好水利科技檔案管理工作，需要從收集、整理、保管、利用和監(jiān)督五個(gè)方面入手，建立完善的檔案管理制度，提高檔案管理水平，為水利科技事業(yè)的發(fā)展提供有力的支持。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著水利科技事業(yè)的智慧化發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足現(xiàn)代化檔案管理的需求，加強(qiáng)水利科技檔案的信息化利用和管理，有助于提高檔案管理水平，提升檔案管理效率，加快檔案的信息化建設(shè)[14]。復(fù)合型信息化建設(shè)工作需要加強(qiáng)信息化檔案專業(yè)人才培養(yǎng)，積極創(chuàng)新管理模式，充分發(fā)揮水利科技檔案在水利建設(shè)中的作用，努力將水利科技檔案轉(zhuǎn)化為實(shí)實(shí)在在的現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，為水利事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。