基于信息化建設(shè)視角下的高校財務(wù)內(nèi)部控制分析

徐 陽

［南京城市職業(yè)學(xué)院（南京開放大學(xué)），南京 210000］

引 言

高等教育是人才培養(yǎng)的重要基礎(chǔ)，我國近年來不斷提高對教育的投入，但部分高校的內(nèi)部控制管理存在一定風(fēng)險。因此，為了保障高校經(jīng)費有效落實，應(yīng)順應(yīng)國家改革政策，提高高校內(nèi)部控制管理水平，保障高校教科研秩序，基于信息化建設(shè)，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)完善自身內(nèi)部控制體系，提高風(fēng)險抵御能力，提高高校資產(chǎn)使用效率。

一、高校內(nèi)部控制信息化的現(xiàn)狀及問題分析

（一）高校信息技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)狀

高校信息化技術(shù)可以保障經(jīng)濟活動動態(tài)化追蹤，各崗位人員根據(jù)權(quán)限配置查看經(jīng)濟活動業(yè)務(wù)流程，保障經(jīng)濟活動的可追溯性，降低人為操作影響風(fēng)險。信息化技術(shù)可以提高數(shù)據(jù)信息的準確性，減少內(nèi)部控制管理難度，歷史經(jīng)濟活動及數(shù)據(jù)信息可以利用信息化系統(tǒng)導(dǎo)出，幫助高校建立數(shù)據(jù)共享平臺，各業(yè)務(wù)部門可以根據(jù)業(yè)務(wù)需求隨時查看相關(guān)數(shù)據(jù)信息，提高數(shù)據(jù)信息的時效性。近年來，教育部大力推行內(nèi)部控制信息化建設(shè)，雖然取得了一定成績，具備了信息化崗位及數(shù)據(jù)共享功能，完善了信息系統(tǒng)流程管控、維護和審批制度，但缺乏風(fēng)險預(yù)警機制，信息化數(shù)據(jù)安全防護方面仍需加大力度管控。

目前，我國大部分高校已經(jīng)建立了完善的內(nèi)部控制體系，系統(tǒng)功能模塊根據(jù)高校管理需要不斷完善，不相容崗位相分離。高校內(nèi)部控制體系包括收支業(yè)務(wù)、預(yù)算業(yè)務(wù)、采購業(yè)務(wù)、資產(chǎn)管理、合同管理、內(nèi)部監(jiān)督等，關(guān)鍵崗位人員配置較為完善，但部分高校對相關(guān)崗位的培養(yǎng)意識不足，不能針對內(nèi)部控制制定開展定期培訓(xùn)，導(dǎo)致相關(guān)業(yè)務(wù)人員缺乏專業(yè)的風(fēng)險管控知識，或者相關(guān)知識體系相對落后，不能與時俱進，影響整體管理效率。高校內(nèi)部控制崗位明確了權(quán)限范圍和職責(zé)，保障了不相容的崗位相分離，實行了管理崗定期輪崗制度，起到了相互監(jiān)督的作用。內(nèi)部控制監(jiān)督與評價過程中要設(shè)置監(jiān)察審計，其中監(jiān)察審計崗位不但要抓好黨風(fēng)廉政建設(shè)，對各級人員工作內(nèi)容進行行政監(jiān)察，確保相關(guān)工作按照規(guī)章制定執(zhí)行，還要對高校內(nèi)部財務(wù)收支、經(jīng)費使用效益、專項審計調(diào)查等工作進行管控。高校應(yīng)單獨成立審計處，強化職能，明確職責(zé)劃分[1]。

（二）內(nèi)部控制信息化單位層面的現(xiàn)狀及問題分析

第一，高校組織架構(gòu)問題。從內(nèi)部控制信息化角度看，高校組織架構(gòu)存在一定內(nèi)控風(fēng)險，高校組織機構(gòu)未能發(fā)揮全部功能，監(jiān)管力度不足，裁量權(quán)認知度不夠，制度流于形式，制度約束力差，管理漏洞較大。

第二，內(nèi)部控制體系分析。內(nèi)控崗位人員配置問題，部分內(nèi)控關(guān)鍵崗位人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠，專業(yè)能力偏低，缺乏人力資源保障，內(nèi)控關(guān)鍵崗位缺乏公信力，人員培訓(xùn)教育組織不力。高校領(lǐng)導(dǎo)對內(nèi)部控制人員重視不夠，導(dǎo)致內(nèi)控管理缺乏專業(yè)性，未能建立有效的內(nèi)部控制評價體系，未能構(gòu)建激勵機制，績效分配制度不具體，不能調(diào)動各崗位人員的工作積極性。

第三，內(nèi)部控制監(jiān)督評價分析。高校管理層審計監(jiān)察缺乏獨立性、客觀性、權(quán)威性，監(jiān)督管理效率不高，不能對全校經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行全面的監(jiān)督管理，導(dǎo)致審計監(jiān)督工作不能發(fā)現(xiàn)問題根源，難以對高校內(nèi)控建設(shè)提出有效建議。高校各部門雖然制定了相關(guān)的內(nèi)部控制制度，但相關(guān)部門難以按照規(guī)定要求執(zhí)行，未制定問責(zé)機制，導(dǎo)致內(nèi)部控制管理松散，影響高校整體財務(wù)管理水平[2]。

（三）內(nèi)部控制信息化業(yè)務(wù)層面的現(xiàn)狀及問題分析

第一，預(yù)算業(yè)務(wù)。高校預(yù)算編制主要是由學(xué)校財務(wù)部門負責(zé)的，由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層審批，預(yù)算編制出現(xiàn)部門間溝通不暢、重大項目申報缺乏合理性等問題，其預(yù)算編制根據(jù)上年預(yù)算經(jīng)費稍作調(diào)整，未能結(jié)合本年新增項目重新編制，導(dǎo)致預(yù)算編制不精準，缺乏參照性。部門存在虛列預(yù)算資金情況，預(yù)算經(jīng)費執(zhí)行未能與部門業(yè)績考核掛鉤，缺乏科學(xué)性與可行性。高校建設(shè)項目周期較長，預(yù)算編制不能科學(xué)規(guī)劃，在資金安排及進度執(zhí)行方面存在漏洞，影響預(yù)算資金使用效率。審批支出流程嚴格，預(yù)算執(zhí)行效率卻不高。高校對固定資產(chǎn)設(shè)備管理不足，存在重復(fù)購置或限制購買等問題[3]。

第二，收支業(yè)務(wù)。單位收支業(yè)務(wù)存在數(shù)據(jù)誤差，會計記錄與信息化系統(tǒng)不匹配，會計審核人員業(yè)務(wù)能力有限，難以判斷經(jīng)費支出和單據(jù)的合理性，不能有效監(jiān)督各項經(jīng)費的使用，形成監(jiān)管盲區(qū)。高校為了提升科研競爭能力，忽視了科研的內(nèi)部控制，將工作重心落在了激勵教師申報科研題目上，導(dǎo)致縱向經(jīng)費與橫向經(jīng)費管理不均衡，監(jiān)督審計不到位，不能針對科研項目專項管理，影響資金利用率。

第三，政府采購業(yè)務(wù)。高校內(nèi)部不能嚴格按照政府的采購流程執(zhí)行，信息化管控流程與實際業(yè)務(wù)發(fā)生相脫離，缺乏對驗收環(huán)節(jié)的重視，為了加快完成采購任務(wù)，專家驗收不精細，不能有效履行驗收職能。

第四，資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)。高校資產(chǎn)存在閑置、使用效率低下等情況，隨著信息化時代的發(fā)展，高校固定資產(chǎn)更新?lián)Q代，一些購入后從未使用的固定資產(chǎn)需要重新購置，出現(xiàn)資源浪費情況。學(xué)校無法及時根據(jù)自身發(fā)展現(xiàn)狀購置資產(chǎn)，未能考慮學(xué)校整體情況，著眼點落在了部門資產(chǎn)配置需求，可共享和調(diào)劑使用的未能考慮，導(dǎo)致資產(chǎn)重復(fù)購置。在后續(xù)資產(chǎn)管理過程中，對于一些非正常損耗問題不能控制，導(dǎo)致資產(chǎn)提前報廢，資產(chǎn)處置流程不科學(xué)、不規(guī)范。

第五，建設(shè)項目業(yè)務(wù)。高校建設(shè)項目涉及金額巨大，在管控過程中存在未能嚴格按照上級部門要求執(zhí)行、信息化流程規(guī)劃不清晰等情況，導(dǎo)致出現(xiàn)急需付款而無法支付等情況。在工程招標過程中，參與人員缺乏建設(shè)項目的相關(guān)知識，導(dǎo)致招標過程過于形式化，對相關(guān)質(zhì)量要求考慮不足。

第六，合同管理業(yè)務(wù)。合同管理存在合同條款不清晰導(dǎo)致法律糾紛等問題，引發(fā)一定經(jīng)濟損失和社會信譽損失。高校合同管理缺乏嚴謹?shù)膶徍酥贫?，補充協(xié)議不明確，甲乙雙方對條款理解存在歧義，易發(fā)生糾紛或者賠償問題。

二、高校內(nèi)部控制信息化的優(yōu)化

（一）高校內(nèi)部控制信息化單位層面的優(yōu)化

1.構(gòu)建高校信息化內(nèi)部控制管理體系

內(nèi)部控制信息化建設(shè)應(yīng)建立完善的預(yù)算編審、執(zhí)行體系，對預(yù)算實行統(tǒng)籌、分級管理。高校應(yīng)加強內(nèi)部控制管理體系的完善性，在與信息化技術(shù)融合的過程中，應(yīng)遵循事前防控、事中管控、事后監(jiān)督的職責(zé)，使信息化系統(tǒng)管理模塊之間有效對接，增加各部門之間的信息互融互通，構(gòu)建財務(wù)平臺、預(yù)算管理平臺、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)等，實行對高校全過程動態(tài)管控[4]。

2.構(gòu)建內(nèi)部控制信息化監(jiān)督與預(yù)警系統(tǒng)

高校在開展經(jīng)濟活動的過程中，應(yīng)構(gòu)建信息化監(jiān)督與預(yù)警體系，深入挖掘經(jīng)濟業(yè)務(wù)存在的潛在風(fēng)險，在業(yè)務(wù)流程管控過程中應(yīng)確保不相容的崗位分離，提高對各風(fēng)險點的提前規(guī)避，加強對風(fēng)險的有效預(yù)測，構(gòu)建完善的風(fēng)險預(yù)警模型。應(yīng)完善信息化內(nèi)部控制評價體系，優(yōu)化信息化內(nèi)部控制各項業(yè)務(wù)流程，對超標準、超范圍的情況應(yīng)建立風(fēng)險預(yù)警機制，定期對信息化系統(tǒng)實施監(jiān)管和維護，確保內(nèi)部控制執(zhí)行效果。

3.構(gòu)建內(nèi)部控制數(shù)據(jù)交換平臺

不同部門的信息系統(tǒng)功能不同，導(dǎo)致各部門之間數(shù)據(jù)信息不能有效融通，形成信息不對稱。因此，應(yīng)構(gòu)建信息數(shù)據(jù)中間平臺，以便對總體數(shù)據(jù)進行分析和整理，選擇需要導(dǎo)入和交換的平臺數(shù)據(jù)，科學(xué)管理模塊接口，建立數(shù)據(jù)邏輯模型，提高信息化系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的有效傳遞，提高數(shù)據(jù)的準確性和利用率[5]。

（二）高校內(nèi)部控制信息化業(yè)務(wù)層面的優(yōu)化

1.預(yù)算業(yè)務(wù)內(nèi)部控制信息化優(yōu)化思路

首先，應(yīng)成立預(yù)決算管理委員會，由校領(lǐng)導(dǎo)、教師代表、監(jiān)察審計、財務(wù)部門組成，對高校的預(yù)決算管理制度、預(yù)算編制原則、預(yù)算調(diào)整方案進行審議，發(fā)揮各部門的主體作用。其次，提高預(yù)算工作的公開性、完整性、科學(xué)性，根據(jù)高校預(yù)算專項資金管理，包括建筑物、信息網(wǎng)絡(luò)、專項業(yè)務(wù)費、教學(xué)研發(fā)、修繕管理費、工資福利等，提高專項資金管控效果。最后，提高對預(yù)算管理中潛在的風(fēng)險點信息化控制。先由分管領(lǐng)導(dǎo)對相關(guān)項目進行評審，并由財務(wù)部門進行復(fù)審并分類，并對各分類項目的預(yù)算金額進行審核，最后由校領(lǐng)導(dǎo)班子做出最終審議，并由項目發(fā)起人執(zhí)行。執(zhí)行環(huán)節(jié)會存在臨時支出情況，應(yīng)對預(yù)算調(diào)整規(guī)范審批流程，保障預(yù)算調(diào)整的規(guī)范性。系統(tǒng)會對預(yù)算執(zhí)行情況自動考評，信息化系統(tǒng)自動編制項目申請報文，納入預(yù)算項目庫[6]。

2.收支業(yè)務(wù)內(nèi)部控制信息化優(yōu)化思路

首先，完善內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)收支管理體系。內(nèi)部控制信息系統(tǒng)與支付系統(tǒng)建立對接機制，建立以票控費的管理機制，實行財務(wù)自助報賬體系，設(shè)置審批權(quán)限，強化審核控制，強化風(fēng)險控制與風(fēng)險預(yù)警機制，規(guī)范招待費用等三公經(jīng)費審批程序，避免公款浪費。以報銷審批流程為例，應(yīng)由經(jīng)辦人提出事前申請，由直屬領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，填寫報銷相關(guān)申請信息，財務(wù)審核后，校領(lǐng)導(dǎo)按審批權(quán)限再進行審核。有效實施信息化系統(tǒng)，可以提高報銷審批效率。在支出流程中，項目管理信息系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)預(yù)算金額執(zhí)行項目報銷金額，項目負責(zé)人提出申請，并由歸口領(lǐng)導(dǎo)進行審核，超過一定金額應(yīng)由高校領(lǐng)導(dǎo)層親自審核，最終財務(wù)處復(fù)核，審核通過后才可執(zhí)行。

3.采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制信息化優(yōu)化思路

首先，高校內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)應(yīng)與政府采購信息網(wǎng)絡(luò)相連接，包括預(yù)算控制、編制，審核、驗收、付款等，信息化系統(tǒng)應(yīng)明確崗位職責(zé)，不相容崗位嵌入各崗位。申請采購的流程應(yīng)由各部門提交，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)算資金和學(xué)校資產(chǎn)總體情況進行大數(shù)據(jù)分析，出具采購建議，分管領(lǐng)導(dǎo)參考系統(tǒng)建議對部門的采購申請進行審批，采購部門根據(jù)系統(tǒng)建議和審批意見進行復(fù)核和采購工作。采購工作結(jié)束后，應(yīng)對采購內(nèi)容進行驗收并提交系統(tǒng)，對資產(chǎn)實物、技術(shù)實物由相關(guān)技術(shù)人員進行驗收，以提高采購驗收質(zhì)量，并使采購整體工作形成閉環(huán)。

4.資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)內(nèi)部控制信息化優(yōu)化思路

首先，為了提高資產(chǎn)相關(guān)數(shù)據(jù)的準確性，內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)應(yīng)加強預(yù)算、采購、合同等數(shù)據(jù)信息的獲取，對資產(chǎn)的入庫、調(diào)撥、維修、盤點、折舊、處置等動態(tài)化掌握，提高對資產(chǎn)數(shù)據(jù)信息的共享，各部門員工根據(jù)權(quán)限，對固定資產(chǎn)信息進行查詢，嚴格落實資產(chǎn)負責(zé)人。其次，構(gòu)建固定資產(chǎn)設(shè)備管理信息化系統(tǒng)，對高校實驗設(shè)備運行情況實時動態(tài)管控，避免資產(chǎn)閑置和浪費，定期開展資產(chǎn)盤點，及時更新資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫。采購驗收的資產(chǎn)應(yīng)及時錄入信息化系統(tǒng)管理明細賬中，數(shù)據(jù)會及時上傳至財務(wù)系統(tǒng)，系統(tǒng)及時對資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)報銷。

5.建設(shè)項目業(yè)務(wù)內(nèi)部控制信息化優(yōu)化思路

應(yīng)對建設(shè)項目立項調(diào)研，出具可行性報告，對項目預(yù)算、簽訂合同等規(guī)范信息化流程，內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)高校項目自身需求，將資金及項目管理建立連接，對預(yù)算不足或超支等情況進行預(yù)警，促進建設(shè)項目的及時性、有效性和安全性。

6.合同項目業(yè)務(wù)內(nèi)部控制信息化優(yōu)化思路

首先，建立業(yè)務(wù)合同管理信息化系統(tǒng)，保障合同全生命周期管理的有效性，并在合同業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)信息化管理。各業(yè)務(wù)部門針對自身的合同簽訂業(yè)務(wù)，應(yīng)及時上傳合同管理系統(tǒng)，只有信息化系統(tǒng)中體現(xiàn)數(shù)據(jù)的合同，才能執(zhí)行付款指令。信息系統(tǒng)應(yīng)嵌入常用合同模板，提高系統(tǒng)利用率。其次，審查合作方的信用，對合作方進行安全等級評價，實行準入標準，加強對合同風(fēng)險的全面管控。信息化系統(tǒng)應(yīng)保證主合同及補充協(xié)議之間的依存關(guān)系。最后，在合同執(zhí)行的過程中，應(yīng)對合同履行情況實時記錄，并將相關(guān)信息錄入數(shù)據(jù)庫，作為后續(xù)合作的信息參考。同時，應(yīng)建立合同履行反饋機制，對關(guān)鍵節(jié)點信息進行預(yù)警和提醒，提高風(fēng)險防控的全面性。

結(jié) 語

應(yīng)建立完善的信息化系統(tǒng)，加強對資產(chǎn)及財務(wù)的監(jiān)管，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，實現(xiàn)信息化資源共享。在業(yè)務(wù)層面，要從預(yù)算業(yè)務(wù)、收支業(yè)務(wù)、采購業(yè)務(wù)、資產(chǎn)管理、建設(shè)項目、合同管理六方面提出內(nèi)部控制信息化優(yōu)化措施，從多個維度規(guī)避內(nèi)部控制風(fēng)險，提高內(nèi)部控制的規(guī)范性與科學(xué)性，促進高校內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)執(zhí)行的有效性，保障高校財務(wù)管理水平的有效提升。