水利工程檔案管理信息化技術(shù)運(yùn)用分析

林 紅

（福建省松溪縣河道服務(wù)中心，南平 353500）

引 言

水利工程建設(shè)涉及大量豐富的水利水電項(xiàng)目，有著規(guī)模廣、周期長(zhǎng)的特點(diǎn)，尤其是很多協(xié)議、資料、水文監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)及采購(gòu)合同等，這些都屬于檔案管理的重要內(nèi)容。在實(shí)際建設(shè)中，部分管理層輕視檔案管理，突出和強(qiáng)調(diào)工程施工，使得檔案資料整編工作弱化，引發(fā)資料處理不善、編制質(zhì)量不高等問(wèn)題。優(yōu)化和改進(jìn)水利工程檔案管理工作，需要在常規(guī)管理基礎(chǔ)上，結(jié)合水利工程建設(shè)的實(shí)際情況，借助信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，開(kāi)發(fā)利用檔案管理信息化平臺(tái)，創(chuàng)建應(yīng)急預(yù)警機(jī)制，助推水利事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。

一、水利工程檔案管理運(yùn)用信息化技術(shù)的重要性

在水利工程檔案管理工作的實(shí)施過(guò)程中，借助于信息化技術(shù)構(gòu)建健全的信息管理系統(tǒng)，有著現(xiàn)實(shí)的重要性和必要性。首先，水利事業(yè)的檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)滿足共享資源的要求，工程建設(shè)包括多項(xiàng)工作，在設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等各環(huán)節(jié)會(huì)產(chǎn)生較多的文件材料，對(duì)于這些復(fù)雜信息的處理，需要各部門(mén)及人員方便查找利用。對(duì)此，應(yīng)采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，優(yōu)化資源配置，創(chuàng)建檔案管理信息化系統(tǒng)，達(dá)到資源共建共享的目的。這樣一來(lái)，可以隨時(shí)隨地查找和利用各種材料，以檔案管理輔助各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。其次，信息化技術(shù)在檔案管理中的植入是管理決策實(shí)效性的要求，通過(guò)發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，檔案管理信息化平臺(tái)收集和記錄各種資料，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行各樣的格式輸出報(bào)表，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析、上報(bào)等。在水利工程推行過(guò)程中，工作人員及時(shí)接收到信息化平臺(tái)的數(shù)據(jù)反饋，調(diào)整、處理資源和精度，保障工程的質(zhì)量及效率，也為投資、決策、內(nèi)控等提供依據(jù)。最后，水利工程檔案管理集成大量有效的數(shù)據(jù)，提升決策的科學(xué)性和有效性，在檔案管理工作中將大量豐富的信息資源進(jìn)行歸納和整理，一旦出現(xiàn)異常情況，及時(shí)糾正和處理，最大限度地保障建設(shè)項(xiàng)目的順利開(kāi)展。有了信息技術(shù)的重要支撐，可以實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的經(jīng)營(yíng)管理轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)管理，推進(jìn)粗略式到精細(xì)化管理的過(guò)渡[1]。因此，水利工程檔案管理應(yīng)運(yùn)用信息化技術(shù)，嚴(yán)格遵循實(shí)用和易用原則，明確電子化、信息化的需求，創(chuàng)建一個(gè)科學(xué)規(guī)范、高質(zhì)高效的檔案管理信息化平臺(tái)，明確工程進(jìn)度和階段目標(biāo)，優(yōu)化資源配置，動(dòng)態(tài)調(diào)整和跟蹤各項(xiàng)數(shù)據(jù)，真正打破傳統(tǒng)常規(guī)管理模式，為內(nèi)控提供科學(xué)決策支持，節(jié)約人力物力，提升質(zhì)量與效益，使之成為水利工程現(xiàn)代化管理的重要手段。因此，福建省松溪縣水利局自上而下地強(qiáng)化信息化建設(shè)的理念和意識(shí)，主動(dòng)打破常規(guī)，致力于實(shí)踐探索。

二、當(dāng)前水利工程檔案管理信息化技術(shù)運(yùn)用的不足

福建省松溪縣水利局結(jié)合了近年來(lái)的勘察調(diào)研工作，雖然檔案管理信息化建設(shè)工作已經(jīng)取得很大的進(jìn)展，但也顯現(xiàn)出一些問(wèn)題和不足。

（一）檔案管理煩瑣混亂

水利工程建設(shè)應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)參建單位的要求進(jìn)行，在檔案管理上也有顯著差異性，很容易導(dǎo)致各種材料煩瑣混亂。通常來(lái)說(shuō)，水利工程需要若干參建單位參與其中，在管理上綜合復(fù)雜，會(huì)涉及各方面內(nèi)容。一些參建單位因受內(nèi)外環(huán)境及各種因素影響，如運(yùn)營(yíng)規(guī)模、管理方法等，無(wú)法有效利用信息化技術(shù)強(qiáng)化和提升檔案管理工作，仍采用傳統(tǒng)人工的方式，使整個(gè)檔案資料的處理混亂無(wú)序[2]。

關(guān)于大型水利工程建設(shè)，很多工程項(xiàng)目主要采取參建單位共同合作、分段分期實(shí)施的方式，這就需要檔案管理結(jié)合具體情況，靈活運(yùn)用各種信息化技術(shù)，通過(guò)配置各種資源，為工程項(xiàng)目各階段的實(shí)施提供有針對(duì)性的材料依據(jù)。然而在實(shí)際建設(shè)中，各項(xiàng)工作多而雜，易造成檔案管理水平低下，處于混亂無(wú)序的狀態(tài)，甚至還會(huì)產(chǎn)生文件缺失、遺漏等現(xiàn)象，再加上管理職責(zé)不明確，檔案管理無(wú)法將各項(xiàng)工作落實(shí)到人，這種長(zhǎng)期管理混亂的問(wèn)題，阻礙和制約著水利工程建設(shè)[3]。

（二）信息化管理方式落后

針對(duì)水利工程檔案管理工作，信息化技術(shù)運(yùn)用不充分主要表現(xiàn)在部分管理方式方法落后，尤其是在實(shí)際管理過(guò)程中，無(wú)法保障工作人員的效率；若是管理層輕視檔案管理，在信息化技術(shù)投入方面力度較小，會(huì)使得信息化建設(shè)浮于形式；同時(shí)，運(yùn)用傳統(tǒng)思想及方法處理檔案材料，不推進(jìn)對(duì)信息化的主動(dòng)性學(xué)習(xí)，種種行為均會(huì)導(dǎo)致信息化管理落實(shí)不到位。

水利工程檔案管理信息化技術(shù)運(yùn)用落后，主要包括信息資源不足、信息共享困難等。一方面，水利工作需要充分考慮環(huán)境、水文等內(nèi)容，采集數(shù)據(jù)范圍廣泛，實(shí)際檔案管理無(wú)法高效利用信息化技術(shù)，無(wú)法保障信息采集的數(shù)據(jù)類型和精度。另一方面，信息資源的共建共享是水利檔案管理的一大優(yōu)勢(shì)，而水利信息化尚處在實(shí)踐探索階段，無(wú)論是各種信息基礎(chǔ)設(shè)施，還是共享機(jī)制，內(nèi)部無(wú)法匹配和銜接，造成信息資源共享困難，如服務(wù)目標(biāo)單一、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不全、應(yīng)用基礎(chǔ)薄弱等。

（三）管理專項(xiàng)資金投入不足

在水利工程檔案管理過(guò)程中，若缺乏相應(yīng)的投入資金，會(huì)使管理設(shè)施設(shè)備匱乏，如果管理場(chǎng)所環(huán)境較差，或是場(chǎng)所比較簡(jiǎn)陋，極易埋下安全隱患。一些單位過(guò)于追求水利工程項(xiàng)目帶來(lái)的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)于短期內(nèi)無(wú)法直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)價(jià)值的檔案管理重視程度不高，專項(xiàng)投入不足，管理設(shè)施匱乏，很多信息化的設(shè)施設(shè)備無(wú)法正常投入使用。與此同時(shí)，在實(shí)際管理中也缺少相應(yīng)的信息化手段，如紙質(zhì)版的檔案隨意堆放，無(wú)法及時(shí)查找數(shù)據(jù)資料，極易受到各種環(huán)境的影響，如水災(zāi)、火災(zāi)、腐蝕等；后期在修復(fù)破損的檔案材料時(shí)，需要投入大量的人力物力及成本費(fèi)用，這與前期設(shè)計(jì)的節(jié)約性原則極為不符。

（四）人員專業(yè)能力素質(zhì)低

水利工程檔案管理信息化建設(shè)有著高度的系統(tǒng)性和綜合性，不單單是檔案管理部門(mén)的工作，而是需要各部門(mén)及工作人員的密切配合。首先，部分檔案管理部門(mén)工作人員專業(yè)能力素質(zhì)低下，會(huì)使得各項(xiàng)工作無(wú)法高效開(kāi)展。其次，受傳統(tǒng)管理觀念影響，接受信息化技術(shù)應(yīng)用能力較差，使得檔案管理面臨著較大的挑戰(zhàn)和壓力。最后，檔案管理部門(mén)或小組獨(dú)立辦公，缺乏與業(yè)務(wù)及其他部門(mén)的溝通交流，再加上信息化技術(shù)手段應(yīng)用不靈活，使得各項(xiàng)檔案材料具有一定的滯后性。

三、優(yōu)化水利工程檔案管理信息化技術(shù)運(yùn)用的途徑

福建省松溪縣水利局根據(jù)自身實(shí)際，大刀闊斧地運(yùn)用科學(xué)技術(shù)武器，走在檔案管理信息化建設(shè)的前沿，積累了一些寶貴的經(jīng)驗(yàn)和建議。

（一）創(chuàng)建一套健全的檔案管理制度

對(duì)于水利部門(mén)來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)檔案管理與信息化建設(shè)有著很大的區(qū)別，沿用傳統(tǒng)管理模式，無(wú)法滿足實(shí)際檔案工作需求，對(duì)此應(yīng)根據(jù)信息化管理的屬性和特點(diǎn)，從檔案管理機(jī)制入手。同時(shí)，運(yùn)用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，創(chuàng)建一個(gè)健全的檔案管理系統(tǒng)，在信息化的全面推進(jìn)中，及時(shí)安排專業(yè)人員進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)，切實(shí)提升管理層及專職人員的專業(yè)能力素質(zhì)。依據(jù)國(guó)家水利部門(mén)的《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》等文件，既要及時(shí)記錄和收集各種數(shù)據(jù)信息，又要采用技術(shù)手段科學(xué)管理，推進(jìn)后期的工程驗(yàn)收，還要規(guī)范檔案工作，注重對(duì)相應(yīng)材料的核對(duì)和歸檔。因此，水利工程單位對(duì)于檔案管理信息化制度的創(chuàng)建應(yīng)該更加豐富全面，涵蓋所有業(yè)務(wù)及管理活動(dòng)，真正促進(jìn)水利工程信息化建設(shè)的革新化進(jìn)程[4]。

在水利工程檔案管理信息化技術(shù)運(yùn)用過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)自身情況，制定一套健全的檔案管理制度，明確規(guī)范各項(xiàng)工作，嚴(yán)格遵循相關(guān)法律法規(guī)及制度，科學(xué)部署各項(xiàng)檔案管理工作。對(duì)于水利工程實(shí)施，還應(yīng)創(chuàng)建相應(yīng)的監(jiān)管部門(mén)及小組，依據(jù)管理制度體系，全方位、多視角審查各項(xiàng)工作。對(duì)于檔案信息化管理，應(yīng)根據(jù)信息化的科學(xué)管理理念，保持管理制度的優(yōu)越性，明確各部門(mén)及人員的工作職責(zé)，梳理各工作環(huán)節(jié)程序及標(biāo)準(zhǔn)，特別是檔案人員的工作，確保責(zé)任落實(shí)到人；其間加強(qiáng)檔案工作的保密程度和安全管理，采取有針對(duì)性的措施。此外，對(duì)于檔案管理制度，也要與時(shí)俱進(jìn)、有所創(chuàng)新，植入新理念、新技術(shù)和新方法，使之具有新穎性和科學(xué)性。

（二）助推檔案管理的信息化建設(shè)

在水利工程檔案管理整體性工作運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中，應(yīng)根據(jù)各種信息技術(shù)手段的優(yōu)勢(shì)價(jià)值，穩(wěn)步推進(jìn)信息化建設(shè)。一般來(lái)說(shuō)，水利工程檔案管理信息化管理系統(tǒng)具有多樣化的功能版塊：第一，文件分類設(shè)置和收集。文件分類設(shè)置與工程劃分直接相關(guān)，可劃分為文件收集、工程資料管理等版塊。文件收集具有批量上傳、手工提取、自動(dòng)提取三種方式，文件分類設(shè)置應(yīng)根據(jù)內(nèi)在關(guān)聯(lián)性，將一系列施工資料經(jīng)過(guò)智能提取后輸入文件分類中。第二，檔案分類、規(guī)則設(shè)置。檔案分類即歸類和管理，規(guī)則設(shè)計(jì)應(yīng)在把握水利項(xiàng)目實(shí)況的基礎(chǔ)上，明確各項(xiàng)規(guī)則要求。第三，組卷規(guī)則設(shè)置、組卷管理。組卷規(guī)則設(shè)置囊括文件分類及規(guī)則，還涉及案卷材料、名詞、內(nèi)容、數(shù)量等；而組卷管理具有手動(dòng)組卷和自動(dòng)組卷兩種形式。此外，還有并卷拆卷、排序功能、檔案借還、檔案查詢、檔案統(tǒng)計(jì)等[5]。

福建省松溪縣水利局整個(gè)檔案管理的信息化建設(shè)從實(shí)際情況出發(fā)，適當(dāng)保證資金投入，注重提升自身財(cái)政的預(yù)算量，采購(gòu)先進(jìn)的儀器和技術(shù)，為信息化建設(shè)提供動(dòng)力支持，運(yùn)用資金完善檔案管理相關(guān)設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、電子裝置等。比如，一些水利部門(mén)認(rèn)識(shí)到信息化設(shè)備的重要性，以設(shè)備為關(guān)鍵，打造專業(yè)化的信息管理系統(tǒng)，利用磁盤(pán)和光盤(pán)存儲(chǔ)，特別是光盤(pán)存儲(chǔ)，在一定程度上有效緩解了檔案管理冗雜的問(wèn)題。由此可以看出，關(guān)于水利工程檔案管理信息化技術(shù)運(yùn)用，既要推動(dòng)檔案管理信息系統(tǒng)的創(chuàng)建，又要合理采購(gòu)先進(jìn)的管理設(shè)備，其間借鑒和學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)及技術(shù)，及時(shí)采取相應(yīng)的技術(shù)措施，集中解決信息化技術(shù)的表面化和形式化問(wèn)題，使水利工程的驗(yàn)收和后續(xù)的管理更加完善[6]。此外，管轄的水利工程單位匯總和分析水利項(xiàng)目與檔案規(guī)模的內(nèi)在關(guān)系，合理把控檔案數(shù)量及種類，注重各種檔案材料的及時(shí)增補(bǔ)、剔除等，實(shí)現(xiàn)管理效率的提升，以此節(jié)約經(jīng)濟(jì)成本、減輕工作人員的工作量。對(duì)于設(shè)備及技術(shù)的采購(gòu)，注重對(duì)尺度的把握，避免出現(xiàn)資源、資金的損失浪費(fèi)。當(dāng)然，對(duì)于檔案管理的信息化處理，還要重視對(duì)各種工作環(huán)節(jié)及細(xì)節(jié)的處理，對(duì)于圖片和影像資料的保存，應(yīng)避免格式化問(wèn)題，確保數(shù)據(jù)的科學(xué)性和合理性。

除了建設(shè)水利工程檔案管理信息化系統(tǒng)，還應(yīng)運(yùn)用技術(shù)手段創(chuàng)建安全防護(hù)平臺(tái)，注重對(duì)安全漏洞和系統(tǒng)的修復(fù)與更新。信息化管理有著迅速性和及時(shí)性，尤其是信息資源的共享，其開(kāi)放性的特點(diǎn)給不法分子提供了可乘之機(jī)，增加了安全隱患，所以應(yīng)全面防范風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。福建省松溪縣水利局近年來(lái)采購(gòu)先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備，注重推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)及學(xué)習(xí)，防止信息泄露、文件遺失等問(wèn)題出現(xiàn)，還運(yùn)用針對(duì)性的技術(shù)舉措攻克和解決了設(shè)備系統(tǒng)障礙，最大限度地防范了此類風(fēng)險(xiǎn)[7]。

（三）注重施工中的監(jiān)督檢查

水利工程檔案管理在項(xiàng)目施工中，應(yīng)注重質(zhì)量監(jiān)督檔案工作，這是質(zhì)量監(jiān)督活動(dòng)全過(guò)程的直觀反映。依據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等文件，水利工程單位應(yīng)將質(zhì)量監(jiān)督檔案工作與質(zhì)量監(jiān)督工作有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)二者的同步管理。首先，應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目施工情況，注重各類材料的審核及歸檔，包括原材料、檢測(cè)計(jì)劃確認(rèn)報(bào)告、工程質(zhì)量監(jiān)督工作記錄等，從源頭上做到嚴(yán)格核定。其次，推進(jìn)各項(xiàng)文件材料的收集歸檔工作，尤其是各類質(zhì)量評(píng)定材料，協(xié)同施工進(jìn)度和質(zhì)量安全，對(duì)于各種資料材料的處理，一旦發(fā)現(xiàn)異常，及時(shí)整理歸檔問(wèn)題。最后，對(duì)于一些特殊工程項(xiàng)目，除了整理歸檔質(zhì)量監(jiān)督資料外，還要重點(diǎn)防護(hù)，形成檔案卷。此外，有關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)介入，加大對(duì)水利項(xiàng)目建設(shè)的檢查力度，既要深入施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行規(guī)范管理，又要審查各項(xiàng)檔案材料，確保水利項(xiàng)目施工做到萬(wàn)無(wú)一失。

（四）加大檔案管理團(tuán)隊(duì)的培養(yǎng)力度

福建省松溪縣水利局管理層轉(zhuǎn)變工作理念，組織所有人員及時(shí)學(xué)習(xí)先進(jìn)的專業(yè)知識(shí)及技術(shù)，運(yùn)用理論與實(shí)踐培訓(xùn)相結(jié)合的方式，極大地提升了相關(guān)人員的專業(yè)能力素質(zhì)。同時(shí)，在檔案管理信息化建設(shè)中，圍繞工作人員創(chuàng)建一套激勵(lì)約束機(jī)制，對(duì)具有優(yōu)良表現(xiàn)的人員，給予精神及物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。另外，還加大了專業(yè)技術(shù)人才招聘力度，切實(shí)構(gòu)建了一支高能力和高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)[8]。

結(jié) 語(yǔ)

信息化技術(shù)應(yīng)貫穿水利工程檔案管理全過(guò)程，結(jié)合水利項(xiàng)目的建設(shè)情況，合理使用信息化技術(shù)，完善檔案管理機(jī)制，創(chuàng)建信息化平臺(tái)，形成一套應(yīng)急預(yù)警方案，全面防范和抵御風(fēng)險(xiǎn)。水利項(xiàng)目的檔案管理龐大復(fù)雜，與各項(xiàng)工作有著密不可分的聯(lián)系，應(yīng)以信息化技術(shù)為手段，做到科學(xué)治理、因地制宜，保障整體性檔案管理工作的效益與質(zhì)量。