公路建設(shè)項(xiàng)目施工原始資料保障機(jī)制研究

基金項(xiàng)目：

國家檔案局科技項(xiàng)目“公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件智慧歸檔研究”（編號(hào)：2022-X-017）

作者簡(jiǎn)介：

古鵬翔（1976—），教授級(jí)高級(jí)工程師，主要從事高速公路施工、建設(shè)工作。

文章基于調(diào)查高速公路建設(shè)期由質(zhì)保資料所形成的電子文件缺乏真實(shí)性及可追溯性、存在造假嫌疑等問題，分析質(zhì)保資料真實(shí)性取決于施工原始資料，通過劃分施工原始資料的類型，構(gòu)建原始資料保障體系，提出施工原始資料管控措施，確保電子文件來源可靠。

公路；建設(shè)項(xiàng)目；質(zhì)保資料；電子文件；真實(shí)

中圖分類號(hào)：U415.11 A 58 184 3

0 引言

由于施工數(shù)據(jù)信息來源渠道廣泛，高速公路建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)保資料形成的電子文件的來源可靠度面臨挑戰(zhàn)。根據(jù)相關(guān)調(diào)查，為了節(jié)省成本，公路建設(shè)項(xiàng)目參建單位往往采用外包服務(wù)的方式，委托個(gè)人或單位承包質(zhì)保資料的信息數(shù)據(jù)收集，系統(tǒng)錄入或填報(bào)，以形成電子文件。由于管控不嚴(yán)，外包人員依據(jù)施工臺(tái)賬、設(shè)計(jì)文件、必需的試驗(yàn)資料，異地、遠(yuǎn)程地在業(yè)務(wù)系統(tǒng)或檔案系統(tǒng)上形成施工質(zhì)保資料并封裝為電子文件，其真實(shí)性往往成為業(yè)內(nèi)的詬病。

交通運(yùn)輸部明確規(guī)定［1］，竣工文件按照“誰形成誰負(fù)責(zé)”的原則，由文件材料的形成單位或部門負(fù)責(zé)，不得委托他人。國家檔案局標(biāo)準(zhǔn)明確了檔案服務(wù)外包業(yè)務(wù)的范圍［2］限于分類、組合、排序、編號(hào)和基本編目?！吨腥A人民共和國檔案法》明確提出，電子檔案必須滿足“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”要求。《公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》（JTG F80/1-2017）規(guī)定［3］，工程應(yīng)有真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全、完整的施工原始記錄、試驗(yàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)、質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果。本文結(jié)合國家檔案局立項(xiàng)的智慧歸檔課題［4］，以大新經(jīng)龍州至憑祥高速公路為依托項(xiàng)目（下稱“依托項(xiàng)目”），為遏制資料造假，規(guī)范施工原始資料收集，研發(fā)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享，信息數(shù)據(jù)相互印證，構(gòu)建施工原始資料真實(shí)性保障體系，確保電子文件信息來源可靠，穩(wěn)步探索無紙化建檔提供參考。

1 施工原始資料的來源與分類

1.1 施工原始資料支撐質(zhì)保資料

調(diào)查顯示，公路工程施工期所形成的資料占整個(gè)公路建設(shè)項(xiàng)目最終歸檔案卷來源數(shù)量的60%～80%。其中，質(zhì)保資料占施工期資料的80%。按照文獻(xiàn)［3］的規(guī)定，質(zhì)保資料包括以下內(nèi)容：

（1）所用原材料、半成品和成品質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果。

（2）材料配合比、拌和加工控制檢驗(yàn)和試驗(yàn)數(shù)據(jù)。

（3）地基處理、隱蔽工程施工記錄和橋梁、隧道施工監(jiān)控資料。

（4）質(zhì)量控制指標(biāo)的試驗(yàn)記錄和質(zhì)量檢驗(yàn)匯總圖表。

（5）施工過程中遇到的非正常情況記錄及其對(duì)工程質(zhì)量影響分析評(píng)價(jià)資料。

（6）施工過程中如發(fā)生質(zhì)量事故，經(jīng)處理補(bǔ)救后達(dá)到設(shè)計(jì)要求的認(rèn)可證明文件等。

以上這些質(zhì)保資料，必須有施工原始記錄，才能支撐、證明數(shù)據(jù)信息的來源可靠。施工原始記錄相互之間既自成體系，但又相互印證。如計(jì)量與支付系統(tǒng)的計(jì)算資料必須有工程量計(jì)量計(jì)算單、工程位置平面圖及橫斷面圖、測(cè)量原始記錄、現(xiàn)場(chǎng)收方簽認(rèn)單和聲像資料。如有變更，資料還有應(yīng)工程變更申請(qǐng)單、工程變更令、工程量變化證明。公路檔案管理系統(tǒng)錄入的工序資料，信息數(shù)據(jù)也會(huì)有計(jì)量系統(tǒng)計(jì)算書中涉及的測(cè)量資料；質(zhì)檢、試驗(yàn)部門所收集的信息，包括時(shí)間信息，施工資料信息會(huì)有重疊。

1.2 施工原始資料的來源

施工期質(zhì)保資料主要來源于施工原始資料。而施工原始資料則重點(diǎn)在于工序或分項(xiàng)工程記錄載體。通過廣泛調(diào)查，公路施工期施工原始資料盡管渠道寬廣，但可以歸納為以下幾個(gè)方面：

（1）聲像文件。照片、錄像、錄音是最直觀、最真實(shí)的施工原始資料。國家檔案局立項(xiàng)的課題研究成果［5］可以鑒別聲像文件的真?zhèn)涡?。因此，建設(shè)期按照標(biāo)準(zhǔn)［6］規(guī)定采集足額的聲像文件是施工原始資料的重要來源。

（2）試驗(yàn)設(shè)備采集的數(shù)據(jù)信息。對(duì)于水泥混凝土抗壓強(qiáng)度、鋼筋拉伸等室內(nèi)試驗(yàn)檢測(cè)項(xiàng)目，目前大部分試驗(yàn)檢測(cè)數(shù)據(jù)可以直接從試驗(yàn)儀器、設(shè)備傳輸?shù)接?jì)算機(jī)，形成電子文檔，導(dǎo)入試驗(yàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)或檔案系統(tǒng)，經(jīng)元數(shù)據(jù)著錄、封裝，形成電子文件。

（3）施工現(xiàn)場(chǎng)檢測(cè)儀器生成的檢測(cè)數(shù)據(jù)信息。瀝青面層連續(xù)式平整度檢測(cè)、全站儀檢測(cè)的測(cè)量數(shù)據(jù)，預(yù)應(yīng)力智能張拉等數(shù)據(jù)信息，可以通過儀器打印或?qū)С?。這些數(shù)據(jù)信息導(dǎo)入檔案系統(tǒng)，也是施工原始資料的重要組成。

（4）手機(jī)APP采集的數(shù)據(jù)信息。施工現(xiàn)場(chǎng)很多檢驗(yàn)項(xiàng)目，如鋼筋加工及安裝、結(jié)構(gòu)物尺寸、日記、施工記錄、旁站記錄、巡視記錄，均為施工原始記錄。目前手機(jī)APP可以通過語音、文字錄入方式，將現(xiàn)場(chǎng)采集的這些原始記錄信息傳輸?shù)綐I(yè)務(wù)系統(tǒng)或檔案系統(tǒng)，生成文本型電子文檔，最終形成電子文件。

（5）外來文件。委托試驗(yàn)、第三方或第四方試驗(yàn)、往來文件等一般為紙質(zhì)載體，按照國家標(biāo)準(zhǔn)［7］，以掃描方式形成掃描文檔，經(jīng)安全、可靠的電子簽章簽認(rèn)，元數(shù)據(jù)著錄和封裝，得到電子文件，同時(shí)歸檔紙質(zhì)版文件，成為施工原始資料。

（6）業(yè)務(wù)系統(tǒng)或OA系統(tǒng)。計(jì)量與支付、試驗(yàn)、系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)所推送的信息，也是施工原始資料的來源渠道之一。

（7）手工記錄。當(dāng)前公路行業(yè)施工期有些數(shù)據(jù)信息在不具備APP采集數(shù)據(jù)，且尚不具備通過儀器設(shè)備采集條件的，還需現(xiàn)場(chǎng)人工記錄。比較典型的如水準(zhǔn)儀測(cè)量高程、灌砂法檢測(cè)壓實(shí)度、結(jié)構(gòu)尺寸等，可以采用記錄簿記錄現(xiàn)場(chǎng)檢測(cè)數(shù)據(jù)信息，作為施工原始記錄。

1.3 施工原始資料的分類

通過對(duì)施工原始資料來源的分析，可以對(duì)施工期公路行業(yè)的施工原始資料進(jìn)行劃分，匯總?cè)绫?所示。這樣分類，可以助力業(yè)務(wù)系統(tǒng)或檔案系統(tǒng)質(zhì)保資料數(shù)據(jù)信息采集，確保電子文件數(shù)據(jù)來源可靠。

2 施工原始資料現(xiàn)狀及原因分析

2.1 缺乏可查的施工原始資料

通過對(duì)正在施工的某高速公路建設(shè)項(xiàng)目和某高速公路運(yùn)營公司檔案室調(diào)研顯示，正在施工的高速公路多數(shù)項(xiàng)目資料員依據(jù)施工臺(tái)賬和必要的試驗(yàn)數(shù)據(jù)、設(shè)計(jì)文件，在系統(tǒng)上直接采集和填報(bào)數(shù)據(jù)，形成電子文件，無法提供可供查考的施工原始資料，即系統(tǒng)上的電子文件缺乏可靠的、真實(shí)的施工原始資料。高速公路運(yùn)營公司檔案室存儲(chǔ)的施工期計(jì)量、試驗(yàn)、工序、竣工圖和運(yùn)營期所形成的案卷，各板塊所存數(shù)據(jù)信息相互矛盾的現(xiàn)象普遍存在，特別是工序質(zhì)保資料。推行電子檔案管理的項(xiàng)目檔案，很難追溯其數(shù)據(jù)來源，竣工圖未能做到圖物一致。檔案數(shù)據(jù)信息不閉合，與實(shí)際不符，降低了檔案的利用價(jià)值，甚至產(chǎn)生誤判，或沒有參考價(jià)值。如某高速公路“四改八”項(xiàng)目，設(shè)計(jì)階段依據(jù)竣工圖進(jìn)行拓寬和維修設(shè)計(jì)實(shí)際施工時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)結(jié)構(gòu)物與竣工圖并不吻合，原因在于施工變更時(shí)未在竣工圖體現(xiàn)。

2.2 原因分析

目前高速公路建設(shè)期資料收集的管理模式，缺乏安全、可靠的施工原始資料，是導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息不閉合的主要原因。

（1）數(shù)據(jù)采集人員不同。崗位分工的不同，各個(gè)信息板塊、業(yè)務(wù)系統(tǒng)任務(wù)目標(biāo)不一致，所采集的信息數(shù)據(jù)往往來自不同的責(zé)任人。

（2）資料填報(bào)外包。系統(tǒng)填報(bào)實(shí)現(xiàn)了異地、遠(yuǎn)程。施工單位將數(shù)據(jù)填報(bào)工作采用外包模式，給資料管理帶來不便。

（3）原始記錄缺失?？辈鞙y(cè)量等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息、施工記錄不完整或缺失，致使資料填報(bào)人員只能依靠設(shè)計(jì)文件來采集數(shù)據(jù)。

3 構(gòu)建施工原始記錄體系

3.1 系統(tǒng)性的施工原始記錄

施工原始記錄并非孤立存在，從表1可以看出，對(duì)于同一件事情或活動(dòng)，施工原始記錄可以有不同的記錄載體。以瀝青混凝土面層所涉及的施工原始記錄為例，照片或錄像直觀反映了原材料、拌和、運(yùn)輸、攤鋪、碾壓、質(zhì)檢、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)；連續(xù)平整度儀、無破損檢測(cè)厚度、橫向力系數(shù)等檢查項(xiàng)目直接從儀器導(dǎo)出或打印數(shù)據(jù)信息；水準(zhǔn)測(cè)量、尺寸等檢查項(xiàng)目其檢測(cè)數(shù)據(jù)通過現(xiàn)場(chǎng)手工記錄；巡視、日記、檢測(cè)等信息可以通過APP記錄傳輸?shù)綐I(yè)務(wù)系統(tǒng)或檔案管理系統(tǒng)。這些不同載體信息，相互印證，相輔相成，構(gòu)成來源唯一，信息閉合。

3.2 技術(shù)性的體系建設(shè)

施工原始記錄是質(zhì)保資料的數(shù)據(jù)信息來源唯一性依據(jù)，經(jīng)謄抄、導(dǎo)入系統(tǒng)，形成安全、可靠的電子文件后，檔案一經(jīng)接收進(jìn)入檔案館，施工原始資料的價(jià)值已經(jīng)結(jié)束。施工原始資料的技術(shù)性體系，重點(diǎn)在于施工原始記錄信息是否閉合，有價(jià)值的信息是否已經(jīng)在電子文件體現(xiàn)，是否具備安全、可靠的電子簽章，最終在檔案管理系統(tǒng)中所形成的同一件事情或活動(dòng)的信息，在不同格式或類型的電子文件是否一致。因此，電子檔案管理系統(tǒng)文件信息的閉合性智能排查，應(yīng)列入評(píng)價(jià)檔案管理系統(tǒng)的指標(biāo)之一。

3.3 建章立制管理施工原始資料

為確保施工原始記錄在參建單位中得到落實(shí)，依托項(xiàng)目建設(shè)單位在項(xiàng)目開工前，建立規(guī)章制度，為數(shù)據(jù)信息來源可靠保駕護(hù)航。建設(shè)單位在項(xiàng)目策劃期制定了《文件材料收集立卷歸檔實(shí)施細(xì)則》《項(xiàng)目檔案管理辦法》和《項(xiàng)目檔案策劃書》。采取檔案外包服務(wù)方式的參建單位，實(shí)行向項(xiàng)目法人報(bào)備制度，服務(wù)內(nèi)容僅限于文獻(xiàn)［2］規(guī)定的范圍。這些制度明確規(guī)定，在電子檔案管理系統(tǒng)中錄入或?qū)氲臄?shù)據(jù)信息，必須有施工原始記錄作為來源的依據(jù)。原始記錄定期收集，并作為臨時(shí)歸檔存放在工程部；建設(shè)單位和監(jiān)理單位定期或不定期抽檢、指導(dǎo)和督查。

3.4 常態(tài)化檢查施工原始資料

為保證質(zhì)保資料的數(shù)據(jù)來源可靠，依托項(xiàng)目采取每期計(jì)量核查對(duì)應(yīng)質(zhì)保資料的措施，要求責(zé)任單位提交施工原始資料。在月度、季度及履約檢查時(shí)，將施工原始資料列入檢查范圍。特別對(duì)采用外包方式的參建單位，對(duì)從業(yè)人員從嚴(yán)檢查，以杜絕資料造假。這些措施保證了電子文件信息數(shù)據(jù)的來源可靠。

4 外來紙質(zhì)文件的處理

4.1 鑒定

施工原始記錄也包括了外來文件。檔案管理人員須對(duì)這些紙質(zhì)文件進(jìn)行鑒定，內(nèi)容包括：

（1）查考利用價(jià)值。依據(jù)專業(yè)背景，對(duì)這些紙質(zhì)文件進(jìn)行價(jià)值判斷，將具有查考利用價(jià)值的材料進(jìn)行分揀。

（2）保管期限。依據(jù)材料的價(jià)值，結(jié)合文獻(xiàn)［1］，將紙質(zhì)文件劃分為永久或定期（三十年、十五年或十年）。

（3）密級(jí)。依據(jù)材料的性質(zhì)進(jìn)行密級(jí)判斷。

4.2 數(shù)字化處理

依托項(xiàng)目按照文獻(xiàn)［7］，采用掃描方式，對(duì)紙質(zhì)版的文件數(shù)字化，生成PDF格式的電子文件。這些數(shù)字化的電子文件導(dǎo)入系統(tǒng)后，注明與原件一致，加蓋安全、可靠的電子簽章，得到合法的電子文件。本項(xiàng)目掃描質(zhì)量要求單色頁面掃描分辨率應(yīng)為100～300 dpi，彩色照片檔案文件的掃描分辨率應(yīng)為300 dpi，彩色深度24位。電子文件均采用PDF/A（雙層PDF）格式。

4.3 紙質(zhì)文件的整理與歸檔

將歸檔范圍內(nèi)的紙質(zhì)文件通過掃描等方式數(shù)字化并導(dǎo)入系統(tǒng)，形成合法的電子文件后，仍需對(duì)原紙質(zhì)文件進(jìn)行整理、歸檔。歸檔方法按照傳統(tǒng)問題特征分類進(jìn)行手工分揀和人工著錄。依托項(xiàng)目強(qiáng)調(diào)紙質(zhì)文件歸檔必須事件信息閉合，以“由果溯因”的導(dǎo)則對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行分揀和組合，形成閉合性文件，由此按照問題類型組卷。

試驗(yàn)、測(cè)量、會(huì)議紀(jì)要、日記等文件一般會(huì)產(chǎn)生手工的原始記錄，這些原始記錄錄入業(yè)務(wù)系統(tǒng)或檔案系統(tǒng)，形成電子文檔，即“清稿”“謄抄”同時(shí)，這些原始記錄應(yīng)按照紙質(zhì)檔案要求進(jìn)行整理、歸檔。

5 施工原始資料的處理

5.1 利用價(jià)值

施工原始資料是為質(zhì)保資料提供真實(shí)、可靠的信息。施工原始資料的信息經(jīng)加工、提煉、謄抄到業(yè)務(wù)系統(tǒng)或檔案系統(tǒng)，形成電子文件。也有的電子文件直接從儀器設(shè)備導(dǎo)入業(yè)務(wù)系統(tǒng)或檔案系統(tǒng)后，經(jīng)元數(shù)據(jù)著錄、封裝后得到。由于施工原始資料的利用價(jià)值，已經(jīng)遷移到電子文件，因此是否有必要繼續(xù)保存施工原始資料，也是目前行業(yè)存在爭(zhēng)議的焦點(diǎn)之一。

5.2 保管責(zé)任單位

施工原始資料從責(zé)任屬性看，屬于個(gè)人或部門的公務(wù)行為記錄，不是單位移交檔案的依據(jù)，甚至帶有專利成分。參照目前試驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)向委托方提交的試驗(yàn)結(jié)果僅為檢測(cè)報(bào)告，檢測(cè)記錄由檢測(cè)機(jī)構(gòu)保管的做法，施工原始記錄的保管單位應(yīng)該歸屬責(zé)任單位保管，而不是歸檔后移交項(xiàng)目法人單位。

5.3 保管期限

施工原始記錄實(shí)際上是對(duì)電子文件記錄的信息的追溯。資料人員從施工原始資料謄抄、錄入或?qū)霗n案系統(tǒng)，完成相關(guān)的簽署后，施工原始資料的價(jià)值已經(jīng)轉(zhuǎn)移到電子文件。但為便于交工驗(yàn)收、檔案驗(yàn)收或竣工驗(yàn)收相關(guān)人員的核查、鑒定，施工原始資料還應(yīng)作為核備的原始材料進(jìn)行存檔。施工原始資料從形成到竣工驗(yàn)收，短則3～5年，長則達(dá)10年，因此其保管期限可以定義為10年。

6 結(jié)語

依托項(xiàng)目實(shí)踐表明，施工原始資料是質(zhì)保資料真實(shí)性保證不可或缺的組成部分。

（1）將施工原始資料劃分為六大類，同一個(gè)活動(dòng)不同的記錄載體，信息形成閉合。

（2）構(gòu)建原始記錄體系，建章立制是確保質(zhì)保資料信息數(shù)據(jù)來源可靠的有效途徑。

（3）將紙質(zhì)文件數(shù)字化，加蓋電子簽章得到合法電子文件后，原始的紙質(zhì)文件要收集、整理和歸檔。

（4）施工原始記錄由責(zé)任單位按照10年保管期限進(jìn)行歸檔和保管。

參考文獻(xiàn)

［1］交通運(yùn)輸部.關(guān)于印發(fā)公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知（交辦發(fā)〔2010〕382號(hào)）［Z］.北京：2010.

［2］DA/T68.3-2020，第3部分：檔案管理咨詢服務(wù)［S］.

［3］JTG F80/1-2017，公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)［S］.

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［5］廣西荔玉高速公路有限公司.基建項(xiàng)目影像文件采集與溯源的應(yīng)用研究技術(shù)報(bào)告［R］.南寧：2021.

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收稿日期：2022-10-16