淺談文秘工作與檔案管理的有效組合

鄭興俤

摘 要：文秘是一個企業(yè)或部門的重要職位，主要負(fù)責(zé)些會議安排、文件處理之類的事務(wù)，在事務(wù)處理中，必然會有大量的公文資料產(chǎn)生，且多半會作為檔案資料保存。檔案資料是一個企業(yè)或單位的日?；顒拥挠涗洠话愣加袑I(yè)人員保管，因涉及各個方面，必須做好相應(yīng)的管理工作。兩者相輔相成，密不可分，文秘一旦失職，不但本職工作做不好，還會影響到檔案管理。因此，首先必須將文秘工作處理好，其次才能進(jìn)行檔案管理。

關(guān)鍵詞：文秘工作 檔案管理 組合

引言：文秘工作多是為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)的，是一項具有輔助性、事務(wù)性和參謀性的工作，主要包括企業(yè)的會議、行政事務(wù)以及文件處理等方面的工作。文秘工作不是領(lǐng)導(dǎo)工作，也不是業(yè)務(wù)工作，有其自身獨(dú)特的規(guī)范性。文秘工作和檔案管理有著互相依存、互相促進(jìn)的關(guān)系，良好的文秘工作能夠促進(jìn)檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。將兩者有機(jī)組合，能夠進(jìn)一步提升辦公效率。

1、文秘工作和檔案管理中存在的問題

在計算機(jī)技術(shù)的推動下，檔案管理正朝著“一體化”的方向發(fā)展，逐步實現(xiàn)了“文檔一體化”。所謂“文檔一體化”，指的是從文秘工作和檔案管理的角度出發(fā)，公文從生成、制發(fā)到歸檔管理的過程中，通過運(yùn)用計算機(jī)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔的生成一體化、利用一體化、規(guī)范一體化以及管理一體化，實現(xiàn)文秘工作與檔案管理信息資源的共享。但是在具體的工作過程中，文秘工作和檔案管理運(yùn)用的是分塊管理制度。雖然其具有一定的科學(xué)性，但是也存在一定的缺陷，從某種程度來說，加大了文秘工作與檔案管理的難度。

1.1公文原稿不夠齊全，沒有規(guī)范編號

對公文進(jìn)行處理的過程中，進(jìn)行原稿的收集和整理工作是其中最重要的環(huán)節(jié)。在公文辦理的過程中還存著公文的辦理過程規(guī)范，但是在進(jìn)行歸檔時，只有公文的定稿，沒有原稿或者修改稿。從某種程度上來說，修改稿，特別是經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批示的具有很高的存檔價值。另外，還存在著歸檔材料沒有進(jìn)行復(fù)印，就對其進(jìn)行存檔，在短期時間內(nèi)字跡容易變模糊，進(jìn)而給公文的質(zhì)量造成影響。

1.2版記設(shè)計的不夠全面，附件不夠規(guī)范

版記有利于促進(jìn)“文檔一體化”，實現(xiàn)文秘工作和檔案管理部門的互相銜接。但是在日常工作中，文秘工作人員往往對其沒有足夠的重視。例如在公文中存在著有主題詞內(nèi)容，卻沒有表明抄送和抄發(fā)單位；由于主題詞自擬自編、選用不準(zhǔn)確，給文件的歸檔管理、寫案卷標(biāo)題等方面帶來麻煩，加大了“文檔一體化”操作的難度。我國的相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)對于公文的附件也做出了相應(yīng)的規(guī)定，但是在目前的公文制發(fā)過程中，還存在著部分單位企業(yè)沒有對其進(jìn)行正確處理的現(xiàn)象，例如，部分公文的附件字樣標(biāo)識不恰當(dāng)，正文與附件的名稱、序號等信息不相同。

1.3紙質(zhì)沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，裝訂不夠規(guī)范

我國相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)對公文的規(guī)定為：公文所運(yùn)用的紙張定量在60g/㎡～80g/㎡范圍內(nèi)的膠版狀態(tài)的印刷紙或者復(fù)印紙，紙張的型號為國際上通用的A4紙；在裝訂時，要求從左側(cè)裝訂，不能出現(xiàn)漏頁、壞釘、散頁或者脫落的現(xiàn)象，并且還要確保后背平整等。但是通常情況下，公文所使用的紙張不會著重于關(guān)注克度的要求，進(jìn)而容易造成紙具有質(zhì)量差、耐折度低的特點，最終導(dǎo)致公文的紙張保存時間不長，就出現(xiàn)發(fā)黃的現(xiàn)象。除此之外，公文在進(jìn)行印刷和裝訂的過程中，還容易出現(xiàn)掉頁、壓字、釘腳不齊以及漏頁的現(xiàn)象，進(jìn)而導(dǎo)致公文不具有美觀性和嚴(yán)肅性、檔案信息不具有完整性。

1.4缺乏熟悉的計算機(jī)技術(shù)

目前，大部分公文資料還是采用紙張書寫的形式，為提高保存質(zhì)量，公文用紙在材質(zhì)、大小以及裝訂方面都有專業(yè)要求，實際文秘工作或檔案管理工作中，很容易出現(xiàn)此類問題，如紙張質(zhì)量不合格，易折易破等。隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理或文秘工作開始向計算機(jī)化過度，降低管理難度的同時，提高了工作效率。文秘或檔案管理人員由于缺乏必要的計算機(jī)操作技術(shù)，影響了工作質(zhì)量。

2、如何實現(xiàn)文秘工作和檔案管理的有效組合

2.1強(qiáng)化文秘的檔案意識

文秘是檔案管理的前提，加強(qiáng)文秘對檔案管理的重視，有利于提升檔案管理質(zhì)量。文秘和檔案管理有機(jī)結(jié)合，是指應(yīng)該意識到兩者在工作程序上的緊密銜接，而不是將兩者具體地合二為一。具體工作中，兩者還是要各司其職。若兩者沒有默契的合作意識，都將會受到影響，加大了檔案管理的難度，同時文秘工作缺乏規(guī)范性，質(zhì)量也難以提升。

2.2制定嚴(yán)格的公文辦理程序

通過建立嚴(yán)格的管理制度和工作程序，確保工作人員依據(jù)嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來對公文進(jìn)行辦理。所制定的公文辦理程序，要具有細(xì)化、簡捷以及操作性強(qiáng)的特點。為了有效的執(zhí)行公文的行文規(guī)則，要對審核簽發(fā)制度進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，例如公文在印制前所辦理的審核手續(xù)是否規(guī)范、附件和格式是否齊全、規(guī)范等。除此之外，在對公文的用紙方面，例如紙質(zhì)、紙型、紙張尺寸、字體字號、分布規(guī)范以及裝訂要求等方面進(jìn)行嚴(yán)格的把握。

2.3完善組織機(jī)構(gòu)，制定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

實現(xiàn)公文的全過程管理，要通過合理的管理體制，健全的組織機(jī)構(gòu)以及建設(shè)優(yōu)秀的隊伍等方法來加強(qiáng)管理。文秘工作和檔案管理要求工作人員必須具備專業(yè)性和技術(shù)性高的特點，進(jìn)而組成一個優(yōu)秀的工作隊伍。此外，在我國的相關(guān)法律規(guī)范中，例如《檔案法》、《辦法》等規(guī)范，對于我國的機(jī)關(guān)公文進(jìn)行處理時，需要遵循相關(guān)規(guī)范所制定的公文格式、原則、收發(fā)程序、行文規(guī)則以及公文管理的要求和歸檔工作等內(nèi)容。要求文秘工作人員要認(rèn)真的學(xué)習(xí)，并熟練掌握。

2.4運(yùn)用先進(jìn)的設(shè)備技術(shù)

目前我國已經(jīng)進(jìn)入了信息化時代，先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)的到了越來越廣泛的應(yīng)用。以往的公文文件設(shè)備和檔案管理工具已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展潮流。因此，通過充分利用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)，使檔案管理實現(xiàn)電子化，并配置相應(yīng)的先進(jìn)設(shè)備工具，對文秘工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，使其能夠熟練、規(guī)范的操作設(shè)備。

3、結(jié)束語

總而言之，無論文秘，還是檔案管理人員，都應(yīng)認(rèn)識到文秘和檔案管理的重要性，將二者銜接好，同時提升自身素質(zhì)，做好本職工作，以提高工作效率，從而促進(jìn)檔案管理朝科學(xué)性和規(guī)范性的方向發(fā)展。

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