淺談新時(shí)代背景下企業(yè)電子檔案管理

高宏

摘 要：近年來，隨著計(jì)算機(jī)的普及，以及計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)得以廣泛的應(yīng)用到社會生活的方方面面，其已逐步成為人們生活工作不可缺少的組成部分。企業(yè)的檔案管理一直以來都主要以文書立卷方法，但是隨著辦公效率和對檔案管理要求的不斷提升，企業(yè)電子檔案管理也應(yīng)運(yùn)而生。本文從企業(yè)電子檔案管理的優(yōu)越性出發(fā)，然后分析了當(dāng)前我國企業(yè)電子檔案管理的現(xiàn)狀，最后重點(diǎn)闡述了完善企業(yè)電子檔案管理的幾個有效措施。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代背景 企業(yè)電子檔案管理 優(yōu)越性 現(xiàn)狀

引言：企業(yè)電子檔案，是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲，與企業(yè)紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。換言之，虛擬檔案是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實(shí)體，是將實(shí)體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細(xì)節(jié)，這些字節(jié)與比特方可隨機(jī)定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號等到顯示用戶所需求的檔案實(shí)體的真實(shí)信息。目前電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。

一、新時(shí)代背景下企業(yè)電子檔案管理的優(yōu)越性

1、相比與傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢

一方面，文件記錄方式多樣，變化性大。傳統(tǒng)的檔案管理工作一般由檔案人員手工操作，工作效率較低，而且受傳統(tǒng)歸檔方法的限制，查閱檢索較為不便，難以充分將檔案的作用發(fā)揮出來。但電子檔案的出現(xiàn)改變了信息的承載介質(zhì)，可將檔案通過計(jì)算機(jī)方便快捷地進(jìn)行存儲歸檔。另一方面，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案信息具有非直讀性的優(yōu)點(diǎn)。電子檔案以數(shù)字編碼將內(nèi)容記錄在載體上，如磁帶等磁性載體上記錄信息的“磁疇”極性是物質(zhì)內(nèi)部的物理特性，無法直觀看到；光盤載體上記錄信息的斑點(diǎn)是由激光刻寫的。此外，電子檔案的信息內(nèi)容可以進(jìn)行壓縮編碼或加密等技術(shù)處理，所以即使有相應(yīng)的設(shè)備，如果不解壓、解密也不能讀取其存貯的內(nèi)容。

2、基于電子檔案本身其所具有獨(dú)特的優(yōu)勢

一方面，電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動強(qiáng)度，提高了工作效率。在信息化高速發(fā)展的今天，現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動強(qiáng)度，在提高歸檔質(zhì)量和檢索速度的同時(shí)，也將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。 另一方面，電子檔案的微機(jī)管理有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的文書立卷方法在遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，需要拆卷重做。但電子檔案采用微機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理后，文檔用微機(jī)按“件”即可整理歸檔。這樣可隨時(shí)補(bǔ)漏增缺，文檔也不易形成存積?？梢姡C(jī)管理省時(shí)省力，給工作人員節(jié)省了充足的時(shí)間去提高業(yè)務(wù)能力和水平。

二、當(dāng)前我國企業(yè)電子檔案管理的現(xiàn)狀

1）電子檔案管理普及率低。盡管計(jì)算機(jī)在國內(nèi)企業(yè)中運(yùn)用頻繁普及度廣，但大多是用在會議辦公，企業(yè)部門與部門之間的溝通或者會議通知事物等方面，在企業(yè)檔案管理方面運(yùn)用的很少。即使有些企業(yè)運(yùn)用了電子計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案，也僅僅限于檔案目錄管理很少深入應(yīng)用。2）對電子檔案管理的重視程度不夠。很多企業(yè)的檔案管理人員，對制作好的文件、圖片打印復(fù)制完后很少想起電子保存，對文件、圖片多次備份更罕見。時(shí)長日久，企業(yè)電腦中的信息不斷被刪除、覆蓋或者修改或者由于電腦的各種故障硬盤信息數(shù)據(jù)丟失，這樣檔案便不完整失去了整理管理的價(jià)值。3）電子檔案管理自身存在的不足。企業(yè)電子檔案的儲存方式一般是光盤、磁帶等方式，這些儲存方式比較復(fù)雜不穩(wěn)定，而且光盤、磁帶等儲存介質(zhì)發(fā)生損壞時(shí)很容易造成檔案信息丟失、覆蓋等現(xiàn)象。同時(shí)電子檔案的安全性比較低，大部分企業(yè)電子檔案沒有標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的存放位置導(dǎo)致企業(yè)檔案存放隨意，加上電子檔案的開放性，使電子檔案很容易被竊取、修改或者惡意刪除。

三、完善企業(yè)電子檔案管理的有效措施

1、領(lǐng)導(dǎo)要高度重視電子檔案管理體系的構(gòu)建

電子檔案管理若在企業(yè)檔案管理中普及，須企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識電子檔案的優(yōu)勢，對其給予高度重視并加快建立完善的企業(yè)電子檔案信息化規(guī)范體系。然后，在領(lǐng)導(dǎo)的高度重視下將企業(yè)電子檔案管理體系構(gòu)建落到實(shí)處，使之名副其實(shí)。加快建設(shè)企業(yè)的電子檔案管理，使企業(yè)檔案部門的管理數(shù)字化、電子化，使各項(xiàng)管理、技術(shù)規(guī)范嚴(yán)格，使電子檔案管理普及企業(yè)的各個角落。

2、應(yīng)做好電子檔案使用中的控制與管理

首先要進(jìn)行使用權(quán)限的審核。應(yīng)根據(jù)各種人員設(shè)置利用級別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊登錄。其次，要做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)依據(jù)使用者的需求，對其利用權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)后，再進(jìn)行拷貝制作。并應(yīng)盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，應(yīng)采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再復(fù)制。第三，要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施。對電子檔案的信息內(nèi)容，應(yīng)根據(jù)密級層次進(jìn)行有效管理。系統(tǒng)要對利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)。

3、提高企業(yè)檔案管理者的信息素質(zhì)

企業(yè)加強(qiáng)對檔案管理者的培訓(xùn)，使企業(yè)檔案管理者認(rèn)識到電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)，使之接受信息時(shí)代下各行各業(yè)的信息化，接受企業(yè)電子檔案管理模式，使其高度重視企業(yè)電子檔案管理。同時(shí)，在各項(xiàng)培訓(xùn)完成后，應(yīng)不定期的對相關(guān)從業(yè)人員進(jìn)行企業(yè)電子檔案制作、保存、管理的相關(guān)知識進(jìn)行考核，并將考核成績與其企業(yè)年度獎金掛鉤，以充分調(diào)動相關(guān)從業(yè)人員學(xué)習(xí)積極性，從而可以大大提升他們相關(guān)業(yè)務(wù)能力。

四、結(jié)語

二十一世紀(jì)是信息的時(shí)代，信息化已經(jīng)成為了時(shí)代發(fā)展的主旋律，更是企業(yè)檔案管理的一個重要發(fā)展方向。檔案管理的電子化、信息化將大大提高企業(yè)的工作效率，并為其發(fā)展方向提供有益的指導(dǎo)信息。為達(dá)到這一目的，我們企業(yè)必須積極配合，為檔案部門提供必要的管理設(shè)備和人才的培養(yǎng)環(huán)境，以盡快完成企業(yè)檔案的信息化目標(biāo)。

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