淺談如何做好企業(yè)辦公室管理工作

張永強

摘 要：企業(yè)辦公室是溝通上下、協(xié)調(diào)左右的橋梁紐帶，是傳遞信息的中樞，又是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策的“外腦”和處理日常事務(wù)的手足。有效的辦公室行政管理，能使企業(yè)運行順利。 本文就辦公室管理進(jìn)行了探討與分析。

關(guān)鍵詞：辦公室 管理

在企業(yè)的不斷崛起并發(fā)展壯大的過程中，企業(yè)辦公室已經(jīng)成為企業(yè)綜合性的管理服務(wù)機構(gòu)，擔(dān)負(fù)著為企業(yè)發(fā)展謀劃決策以及監(jiān)察決策順利實施服務(wù)的重要職責(zé)，作為企業(yè)的經(jīng)營運作中樞，辦公室在企業(yè)管理發(fā)展中，具有承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、溝通四方的特殊地位和作用；同時，也是協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行重大決策的參謀。結(jié)合多年工作實際，筆者就做好企業(yè)辦公室管理工作進(jìn)行了一些思考。

一、企業(yè)辦公室的重要地位和行政管理職能

辦公室是企業(yè)對外的“窗口”，起著保持企業(yè)正常運轉(zhuǎn)的“橋梁紐帶”作用，擔(dān)負(fù)著對外交往、上情下達(dá)、下情上報和后勤服務(wù)等繁重工作，處于協(xié)調(diào)單位各部門、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層的樞紐地位，是企業(yè)的信息中心、服務(wù)中心、參謀中心和指揮中心，起著參謀助手、督促檢查、綜合協(xié)調(diào)等作用。辦公室的行政管理職能主要有四個方面：

（一）是助手作用。按照公司的部署，辦公室要結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)的意見，貫徹執(zhí)行、組織實施和檢查落實執(zhí)行結(jié)果，對加強企業(yè)管理、維護(hù)正常工作秩序、保證工作質(zhì)量等發(fā)揮著重要的作用。

（二）是參謀作用。辦公室人員要經(jīng)常深入一線，了解基層情況，聽取意見、總結(jié)經(jīng)驗、提出改革建議，并及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報、提出建設(shè)性的參考意見，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀。

（三）是協(xié)調(diào)作用。辦公室在行政管理工作中要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)，以維持正常的工作秩序，及時傳達(dá)上級部門和本單位領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，主動協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系，起著承上啟下、聯(lián)系內(nèi)外的樞紐作用。

（四）是保障作用。既要保證上級部門和本單位布置的各項具體事務(wù)工作及時有效地完成，保證領(lǐng)導(dǎo)集中精力思考和處理工作中的重大問題，又要同單位內(nèi)各部門建立良好的工作關(guān)系，傾聽他們的意見，充分調(diào)動員工的積極性，齊心協(xié)力完成各項任務(wù)。

二、做好辦公室管理工作要正確處理四個方面的關(guān)系

（一）要處理好服務(wù)中心與日常事務(wù)的關(guān)系。辦公室工作千頭萬緒，既要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)研究制定方針政策，認(rèn)真組織好實施，又要運轉(zhuǎn)好日常工作。這就要求辦公室妥善處理好兩者關(guān)系，既保證重點，又統(tǒng)籌兼顧。要切實把中心工作擺在首要位置。中心工作是辦公室工作的重心，在總體工作安排上，必須圍繞中心工作、重點工作和全局工作來開展。在實施過程中，日常事務(wù)工作要為中心工作讓路，不能讓一般性工作沖淡中心。要增強工作計劃性和預(yù)見性。辦公室工作要善于在被動中爭取主動。要領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖，及時把握工作動態(tài)，增強工作的預(yù)見性，努力提高工作效率。

（二）要處理好參與決策與抓好落實的關(guān)系。辦公室主任必須具有敏銳的洞察力，及時分析研究改革和建設(shè)中出現(xiàn)的新情況、新問題，抓住牽制單位發(fā)展的全局性問題和主要矛盾。能謀和善謀是首要職責(zé)。但如何在當(dāng)好參謀的同時，抓好各項決策和工作部署的貫徹落實，實行有力督導(dǎo)，往往是一個薄弱環(huán)節(jié)。為此辦公室工作要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)抓好落實工作，要按照工作內(nèi)容和分工，協(xié)調(diào)有關(guān)部門抓好督促檢查，對工作落實提出要求，制定標(biāo)準(zhǔn)，明確時限，消除梗阻。

（三）要處理好政務(wù)服務(wù)與事務(wù)服務(wù)的關(guān)系。政務(wù)服務(wù)和事務(wù)服務(wù)都是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的、不可缺少的有機組成部分。政務(wù)是核心，事務(wù)是保證，但二者不能平均用力，必須堅持以政務(wù)服務(wù)為主線。辦公室工作必須向政務(wù)傾斜，將綜合、信息、調(diào)研、督查等方面工作擺在突出位置來抓，不斷提高工作質(zhì)量。當(dāng)然，對日常接待、后勤服務(wù)等方面工作也不能疏忽和松懈，辦公室工作只有分工不同，無大小事之分，必須認(rèn)真對待。

（四）要協(xié)調(diào)好行政工作與單位各級組織的關(guān)系。一級組織的戰(zhàn)斗力來自于凝聚力。在市場經(jīng)濟的新形勢下，需要辦公室協(xié)調(diào)的關(guān)系越來越多，領(lǐng)導(dǎo)成員之間、上下左右之間、本地和駐地之間等關(guān)系都需要協(xié)調(diào)。辦公室行政管理工作應(yīng)遵循兩條原則：要在經(jīng)營管理工作中，維護(hù)好行政領(lǐng)導(dǎo)的核心地位；要發(fā)揮好單位各級組織的作用，在中心工作上形成合力。

三、辦公室人員應(yīng)該做到以下五點

作為辦公室人員，必須充分認(rèn)識辦公室的重要地位和職能作用，站在全局的角度，用發(fā)展的眼光看問題。有高度的政治敏感性，想問題、辦事情與決策保持一致。站在群眾的立場，分析思考解決問題。辦公室人員應(yīng)該做到以下幾點：

（一）要加強學(xué)習(xí)教育，不斷提高素質(zhì)。辦公室工作涉及面廣，特別是擔(dān)負(fù)著為領(lǐng)導(dǎo)輔助決策的任務(wù)，如果平時不注意加強學(xué)習(xí)，不斷更新知識，就難以勝任工作。因此要不斷提高辦公室人員的政治水平和理論素質(zhì)，不斷提高“辦文、辦事、辦會”的水平和能力，加強心理素質(zhì)鍛煉和能力培養(yǎng)，不斷滿足新形勢下對辦公室工作的高標(biāo)準(zhǔn)和高要求的需要。

（二）要做好調(diào)查研究，為決策提供準(zhǔn)確依據(jù)。辦公室工作要為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)，當(dāng)好參謀助手，這就要求我們把調(diào)研工作作為一項重要任務(wù)來抓。要在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，認(rèn)真撰寫報告，提出可行性建議和意見，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供最準(zhǔn)確、最真實的依據(jù)，發(fā)揮調(diào)查研究對單位綜合性、全局性決策的組織、指導(dǎo)、服務(wù)、協(xié)調(diào)作用。在制訂工作目標(biāo)時，要將預(yù)期目標(biāo)與奮斗目標(biāo)相結(jié)合，提高辦事效率。

（三）要提升服務(wù)質(zhì)量，扎實開展各項工作。辦公室工作要做到走一步想三步，有通盤考慮的意識，有很強的計劃性和件件事情到位、項項工作落實的負(fù)責(zé)精神。要走一步三回頭，辦完回頭看看，多檢查幾遍，重要的活動模擬一遍，辦事辦會才能滴水不漏。還要走一步是一步，干好份內(nèi)事，凡事重質(zhì)量，求效率，謀創(chuàng)新，努力做到讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、同級滿意、群眾滿意。

（四）要提高溝通能力，抓好綜合協(xié)調(diào)。各個職能部門是一個相互聯(lián)系、各有分工的工作體系。為保證這個體系運轉(zhuǎn)正常，辦公室發(fā)揮著重要的協(xié)調(diào)作用。綜合協(xié)調(diào)包括對上對下、同級之間、局部與整體之間、領(lǐng)導(dǎo)人之間、單位與外界之間等多個方面。促進(jìn)各部門團(tuán)結(jié)協(xié)作，提高服務(wù)質(zhì)量。溝通上要講究方式方法，面對復(fù)雜問題時，既講求原則，也講求人文關(guān)懷。

（五）要加強勤政廉政建設(shè)，樹立良好形象。辦公室人員經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，個人形象的好壞直接影響單位領(lǐng)導(dǎo)的形象。因此，辦公室人員要樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，勤政上必須做到忠于職守、善于思考、勇于創(chuàng)新、樂于奉獻(xiàn)，廉政上必須做到不濫用權(quán)力、廉潔自律、遠(yuǎn)離官氣、一身正氣。

總之，我們只有圍繞企業(yè)的中心工作做好辦公室管理工作，才能更好地提升企業(yè)的品牌，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。