助推高質量科研項目管理的高校財務服務模式構建研究

彭 琳

(南京財經(jīng)大學 財務處,江蘇 南京 210023)

0 引言

近年來,習近平總書記多次強調務必把科技創(chuàng)新擺在國家發(fā)展全局的核心位置。科技創(chuàng)新是改革發(fā)展的內生動力,科技發(fā)展是綜合國力的有效體現(xiàn),科學研究是高?！半p一流”建設的基石,而科研經(jīng)費是科研工作者開展科技創(chuàng)新活動的重要保障。2017年3月,教育部等五部委聯(lián)合發(fā)布《關于深化高等教育領域簡政放權放管結合優(yōu)化服務改革的若干意見》(教政法〔2017〕7號),進一步向高校放權、松綁和減負,推進高等教育領域的“放管服”改革。為了配合教育部簡政放權改革的落實,2018年江蘇省出臺“江蘇科技改革30條”,并選擇13家單位開展科研經(jīng)費和項目管理改革試點。2021年8月13日,國務院辦公廳發(fā)布了《關于改革完善中央財政科研經(jīng)費管理的若干意見》(國發(fā)〔2021〕32號),這是黨的十九大以來我國出臺的又一深化科研經(jīng)費管理改革的政策文件。如何減負賦能,通過構建高校財務服務模式助推高校科研項目管理效率提升,為創(chuàng)新“松綁”,賦予科研人員更大的經(jīng)費管理自主權,有效激發(fā)科研人員的創(chuàng)造性和創(chuàng)新活力,已成為當前高校財務工作者面臨的現(xiàn)實問題和緊迫命題。

1 高校財務管理服務科研項目管理的相關問題

很多學者認為,當前高校科研經(jīng)費管理體制嚴重限制了科技創(chuàng)新的發(fā)展,改革科研經(jīng)費使用和管理方式的任務迫在眉睫。如有學者指出,高?？蒲薪?jīng)費管理主要存在經(jīng)費預算編制不科學、報銷違規(guī)現(xiàn)象、結項不結賬或超預算支出等問題[1],少數(shù)高校甚至存在簽訂虛假合同,通過虛報專家咨詢費、虛報采購經(jīng)費等套取科研經(jīng)費的現(xiàn)象[2]。自2017年以來,黨中央和國務院出臺了一系列針對科研經(jīng)費“放管服”的改革政策和指導文獻,試圖將科研人員從繁雜的報銷性事務工作中解脫出來,潛心研究,助力科技強國戰(zhàn)略。但由于很多高校擔心對科研經(jīng)費自主管理權限的下放缺少約束性,認為如果對科研經(jīng)費自主權限放開尺度過大會導致出現(xiàn)科研經(jīng)費濫用的情況,因此需要予以一定的限制[3]。同時,由于很多高校財務人員的工作仍停留在日常業(yè)務處理方面,沒有樹立財務與教學、科研等業(yè)務融合的理念,導致財務管理工作缺乏創(chuàng)新性和主動性[4-5]。

科研項目管理貫穿項目申請、立項、執(zhí)行到驗收結項實施周期內的各個環(huán)節(jié),是科研人員、科研管理部門與財務部門等多方面圍繞項目協(xié)同合作進行的全過程管理,最終目的是從根本上優(yōu)化科研經(jīng)費資源配置,最大限度地實現(xiàn)科研經(jīng)費降本增效。但就目前而言,高校財務管理服務科研項目管理仍然存在不足之處。基于此,如何加強科研經(jīng)費的規(guī)范管理,平衡好“放權”與“監(jiān)管”的關系,成為高校財務管理服務科研項目管理的重要問題[6]。通過梳理上述高校財務管理服務科研項目管理的相關研究,發(fā)現(xiàn)隨著簡化預算編制、擴大預算調劑權限、改進結余資金處理方式等一系列“放管服”舉措陸續(xù)落地,科研經(jīng)費管理改革盡管取得了較大成效,但高校財務管理與科研項目管理在銜接上仍然存在信息不對稱、整體合力不足等問題。目前,高校基本認同財務管理是對科研經(jīng)費的監(jiān)督檢查,但可能忽視了財務管理在科研項目管理中的“監(jiān)督”和“服務”有效融合的問題。具體來看,目前存在的主要問題有以下4個方面。

1.1 科研經(jīng)費預算編制不科學

“重申報、輕預算”的心理促使預算編制形式化。一方面,目前很多高?？蒲性u價制度較為關注項目的數(shù)量和金額,使得部分科研人員會產(chǎn)生重視項目申報、輕視預算編制的心理,加之科研活動本身存在不可預見性,直接導致項目預算缺乏可行性。另一方面,多數(shù)科研人員對財務知識不熟悉,通常只依靠主觀判斷編制項目預算,缺乏科學性和合理性,導致科研項目實際執(zhí)行發(fā)生困難。

1.2 科研經(jīng)費使用落實不規(guī)范

“重購置、輕管理”的行為導致經(jīng)費使用不規(guī)范。一方面,部分科研人員沒有嚴格根據(jù)“制定用途”的原則使用項目經(jīng)費,例如未經(jīng)充分論證使用科研經(jīng)費購置資產(chǎn),使得采購失控甚至隨意購買與科研項目無關的儀器設備。另一方面,在項目結題時科研人員往往會申請調賬,“隨便”調賬的行為不僅導致預算控制難以發(fā)揮作用,也會影響會計核算真實性,致使財務舞弊風險大大增加。

1.3 科研經(jīng)費監(jiān)管流程不連貫

“重形式、輕效率”的做法導致監(jiān)管流程不順暢。一方面,科研經(jīng)費管理列支限定過多,過程管理過于剛性,如強制使用公務卡支付等形式化監(jiān)督增加了經(jīng)費報銷的困難,限制了科研工作的靈活性。另一方面,科研部門只關注能否申請到更多科研經(jīng)費,財務人員只注重科研經(jīng)費支出合理性,兩個部門的關注點不同,缺少高效協(xié)同的聯(lián)合監(jiān)督機制往往會造成監(jiān)管流程不連貫、效率低等情況。

1.4 科研經(jīng)費績效評價不完善

“重結果、輕過程”的做法導致績效評價不合理。一方面,高?？蒲锌疾煸u價制度主要關注論文、項目、專利等,加上考核周期短、手續(xù)煩瑣等問題,科研人員主要關注考核指標完成情況,較少關注資金使用情況和使用效率。另一方面,部分高校缺少完善的項目績效評價機制,同時財務部門針對項目結題審計監(jiān)督力度也存在一定不足,缺乏合理的評價機制,導致科研經(jīng)費浪費現(xiàn)象較為嚴重。

2 高校財務管理服務科研項目管理的目標定位

為了貫徹落實黨中央關于推進科技領域“放管服”改革的要求,建立完善以信任為前提的科研管理機制,近年來國務院和相關部委紛紛出臺了《關于優(yōu)化科研管理提升科研績效若干措施的通知》《關于擴大高校和科研院所科研相關自主權的若干意見》等一系列政策文件和改革措施,賦予科研人員更大的人財物自主支配權,減輕科研人員負擔,充分釋放創(chuàng)新活力。對于高校財務管理服務科研項目管理的目標而言,最高價值取向應該是給科研人員減負解壓,為科研項目賦能提質,即探尋充分放權與有效激勵相結合、加強監(jiān)管和周到服務相協(xié)調的柔性化工作機制,對科研人員進行減負賦能,激勵科研人員敬業(yè)報國、潛心研究、攻堅克難。因此,要從高校財務管理服務科研項目管理存在的問題入手,重新對其目標進行定位,建立相應服務體系、推進機制創(chuàng)新,以破解科研項目管理中的財務管理難以服務科研創(chuàng)新的瓶頸。

2.1 “減負賦能”強調的是提高工作效率

高校財務管理服務科研項目管理要以提高科研人員滿意度為核心,從一線科研人員的實際利益和內在需要出發(fā),轉變工作作風,遇事不推諉、不拖拉,改善工作實效,干事不搪塞、不回避,切實推動財務工作推深走實。

2.2 “減負賦能”強調的是創(chuàng)新工作方法

高校財務管理服務科研項目管理要以提升財務服務質量為核心,從科研經(jīng)費管理的有效監(jiān)督和靈活自主出發(fā),堅持問題導向,破解排隊長、報銷繁,強化規(guī)范管理,確保程序簡、服務好,優(yōu)化報銷業(yè)務處理流程。

2.3 “減負賦能”強調的是樹牢紅線意識

高校財務管理服務科研項目管理要以強化廉政風險意識為核心,從科研經(jīng)費使用的能辦盡辦和寬嚴相濟出發(fā),堅持以人為本,推行跑一趟、馬上辦,強化規(guī)矩意識,做到紀律鐵、底線牢,確?？蒲薪?jīng)費合法使用。

2.4 “減負賦能”強調的是增強服務熱度

高校財務管理服務科研項目管理要以調動人員服務熱情為核心,從財務規(guī)章制度的依法依規(guī)和內涵發(fā)展出發(fā),加快業(yè)財融合,探索新思路、新做法,回應師生關切,展現(xiàn)新形象、新面貌,提升財務綜合服務能力。

3 高校財務管理服務科研項目管理的體系優(yōu)化

3.1 減約束,賦動機：以制度創(chuàng)新為導向轉變財務服務理念

面對新時代高?？蒲许椖抗芾淼男滦枨?財務部門必須重新定位高校財務服務職能,樹立全新的財務服務理念,注重財務管理特別是風險管理、績效管理功能。其中,財務促進科研項目管理高質量發(fā)展的工作重心是營造良好服務環(huán)境,前移服務位置,通過樹立事前預測籌劃、事中監(jiān)督控制、事后績效評價的財務服務理念,在監(jiān)督和賦能、監(jiān)督和服務過程中逐步建立風險評估和績效評價體系,真正為高?？蒲惺聵I(yè)發(fā)展提供強有力的財務支撐。

3.1.1 探索柔性服務制度

一方面,高校應結合本校實際發(fā)展需求,在不違背財經(jīng)法規(guī)制度的前提下,積極梳理管理漏洞,強化歸口管理,探索制定一些相對較為寬松的科研經(jīng)費管理制度,修訂完善經(jīng)濟責任規(guī)定,給予科研人員更多信任,少做“加法”多做“減法”,探索靈活的財務服務方式,柔性化滿足科研人員的內在需求。同時注重探索科研信息公開管理辦法,領導干部帶頭執(zhí)行,紀委審計認真監(jiān)督,提高科研經(jīng)費管理和科研經(jīng)費使用的透明度。

另一方面,嘗試實施和細化科研經(jīng)費“包干制”管理實施辦法,明確“包干制”的具體形式與范圍,特別是對于還沒有明確具體管理制度的相關科研項目,可以采取更靈活的實施辦法,讓科研人員在柔性管理中感受到尊嚴與關懷。在增強經(jīng)費使用自主權的同時,引入承諾及誠信評價制度,對于套取科研經(jīng)費等有違科研誠信行為的科研人員,取消其包干資格并限制相應項目再申報,記入誠信檔案,建立黑名單,實行一票否決制。

3.1.2 營造良好服務環(huán)境

一方面,財務部門應主動深入學院和部門,定期采取面對面訪談、問卷調研等形式開展財務服務需求調研,充分了解各學院、各部門對財務工作的需求和服務質量的要求,收集整理了解財務管理與科研人員經(jīng)費報銷的難點、痛點和堵點。另外,財務部門還可以通過走訪周邊高校,加強與兄弟院校之間的溝通,吸收其他高校改進財務服務的先進做法,在此基礎上根據(jù)本校財務工作特點進行整改和優(yōu)化,促進財務服務質量提升。

另一方面,財務部門應勇于面對矛盾和問題,樹立提高服務質量、敢于擔當作為的宗旨,發(fā)揮財務隊伍中女性占多數(shù)的優(yōu)勢,秉持“把微笑融入服務,以溝通消解難題,將滿意留給師生”的工作理念,在財務監(jiān)督和財務服務兩者之間尋求平衡。另外,建立一站式服務、咨詢服務臺,落實“首問負責制”和“一次性告知”,提升科研人員的獲得感和滿意度,促使其主動配合財務工作,探索并形成具有特色的財務服務模式。

3.1.3 前移對口服務位置

一方面,財務人員應前移對口服務位置,從項目立項階段就開始提供財務管理服務,優(yōu)化預算編制指導和調整,強化經(jīng)費使用監(jiān)管與支撐,助力結題驗收分析與凝練,為科研人員提供全貫通式的專業(yè)服務,增強財務服務工作的針對性和有效性,著力消除“把科研人員變成會計”的問題。同時,財務人員應會同科研處、資產(chǎn)處對設備購置、資產(chǎn)管理以及外協(xié)經(jīng)費支出等特殊事項提供“外腦服務”,切實提高科研經(jīng)費使用效率。

另一方面,財務人員應依據(jù)最新財務制度,及時修訂經(jīng)費報銷流程,根據(jù)不同經(jīng)費的報銷要求,編制財務報銷指南和各類報銷模板,前置報銷規(guī)范,為科研人員提供明確清晰的流程化手續(xù)。同時,實施財務聯(lián)絡專員制度,財務人員對口服務相關學院和部門的財務事宜,延長財務手臂,下沉財務管理,以及利用微信公眾號、QQ服務群等方式及時傳遞和宣傳經(jīng)費使用政策、報銷業(yè)務流程等,提高財務服務的精細化水平。

3.2 減負擔,賦動能：以構建財務信息化協(xié)同平臺為抓手強化服務機制

在財務核算信息化的基礎上,通過網(wǎng)絡技術實現(xiàn)系統(tǒng)集成,構建以科研管理與財務服務相融合的一體化財務協(xié)同服務平臺,以充分賦權為出發(fā)點,將事后核算監(jiān)督與事前預測規(guī)劃、事中管理控制結合起來,引入績效預算管理和價值鏈管理,從原來的“報賬審核型”財務轉變到“管理服務型”財務,從“財務專業(yè)管家”轉變?yōu)椤皹I(yè)務關系伙伴”。

3.2.1 財務服務模式信息化

一方面,高校應構建跨部門的信息融合平臺,整合科研管理部門、財務部門、資產(chǎn)管理部門的相關信息,對項目申請和立項、預算設定和調整、資產(chǎn)采購和管理等業(yè)務進行統(tǒng)一規(guī)劃,打通部門間的數(shù)據(jù)壁壘,實現(xiàn)財務數(shù)據(jù)和其他科研數(shù)據(jù)的全面互聯(lián)互通,解決“信息孤島”現(xiàn)象。同時,財務部門加快財務信息化建設,精簡業(yè)務流程審批,做到一次業(yè)務辦理其他部門數(shù)據(jù)相應變更或調整,讓信息“多跑路”,讓科研人員“少跑路”。

另一方面,財務部門應加快建設財務輔助系統(tǒng),依照科研經(jīng)費來源口徑、開支范圍設立自助服務模式,建立“網(wǎng)上預約+自助投遞+短信平臺”服務鏈,實現(xiàn)報銷全面信息化;建立憑證影像化,實現(xiàn)憑證自動建立索引、查詢、調閱、存儲等一體化流程,同時針對不同科研項目的經(jīng)費支出實行預算控制,加強經(jīng)費管理,方便科研人員及時調用憑證,為科研項目結題提供資料,最大限度節(jié)省科研人員時間,釋放科研人員活力。

3.2.2 財務服務管理動態(tài)化

一方面,財務部門應定期對科研人員就項目預算、經(jīng)費使用、報銷流程等相關經(jīng)費管理規(guī)章制度進行專題培訓。采取課題申報示例、經(jīng)費預算案例等手段分析解讀財務、審計、招標、資產(chǎn)等部門對經(jīng)費使用的規(guī)范要求及流程,進行全方位、全過程的業(yè)務指導。樹立項目建設與經(jīng)費預算并重的正確認識,強化項目實施和經(jīng)費管理同步的重視程度,通過財務培訓服務引導規(guī)范的科研工作,通過經(jīng)費使用監(jiān)管保障后續(xù)的項目實施。

另一方面,財務部門應加快制定和完善科研經(jīng)費預算執(zhí)行的動態(tài)監(jiān)控機制,不定期地對科研經(jīng)費使用加以內部稽核,實現(xiàn)動態(tài)性監(jiān)控。事前主要體現(xiàn)在督促科研項目建立內部控制機制,事中主要體現(xiàn)在發(fā)現(xiàn)科研經(jīng)費預算管理的執(zhí)行問題與制度缺陷,采取下發(fā)“財務風險提示單”進行實時預警提醒,并針對風險點給予專業(yè)意見,提醒督促科研人員按制度規(guī)定使用科研經(jīng)費,消除科研人員的抵觸情緒,促進科研項目平穩(wěn)運行。

3.3 減羈絆,賦動力：以科研財務數(shù)據(jù)挖掘為推手提升服務效能

充分利用財務信息化協(xié)同平臺,最大限度地整合財務部門的優(yōu)勢資源,將采集和整理后的科研經(jīng)費使用數(shù)據(jù)和科研成果轉化數(shù)據(jù)利用平臺傳至科研管理部門以及反饋給相關科研人員,為科研管理部門深度改善項目經(jīng)費管理決策提供重要參考,為科研人員有效提升項目經(jīng)費使用效率提供正確指引。

3.3.1 助力科研管理機制創(chuàng)新

一方面,財務人員要加強對科研財務數(shù)據(jù)的挖掘和利用,通過整合各種科研經(jīng)費的會計準則和財務核算制度并下沉到科研活動開展過程中,將科研經(jīng)費的內部控制流程嵌入財務信息化中,將大數(shù)據(jù)分析融入科研經(jīng)費使用和監(jiān)督工作中,不僅能幫助科研管理部門實現(xiàn)對科研項目資金、業(yè)務、信息、數(shù)據(jù)的全方位實時管理和動態(tài)監(jiān)控,而且能為其規(guī)劃和決策提供財務信息支撐,使得科研管理工作能夠高效穩(wěn)定地開展。

另一方面,財務人員需要深入探索科研項目財務管理的創(chuàng)新模式,特別是要從不同領域和不同環(huán)節(jié)進行有針對性的管理,對經(jīng)費使用進行事前、事中、事后的全過程監(jiān)控和服務,為科研人員預防并及時控制風險提出有針對性的建議;同時,將經(jīng)費使用評價結果作為科研管理部門項目調整、后續(xù)支持的重要依據(jù),引導不同科研人員組合形成新的科研團隊,通過協(xié)作科研團隊的建設和維護,可以對科研工作起到重要的拓展效果。

3.3.2 助推科研成果轉化提速

一方面,財務部門還需要關注項目結題后的經(jīng)費使用管理工作,在保證科研經(jīng)費使用合理的前提下,協(xié)助科研人員做好結余經(jīng)費管理工作。根據(jù)項目實際情況梳理結余經(jīng)費處理流程和措施,積極探索橫向科研項目結余經(jīng)費出資科技成果轉化方案,使結余經(jīng)費用于項目續(xù)研以及開展相關項目預研,或者是由科研管理部門負責“牽線搭橋”,讓有需求的科研人員尋找合適的科研伙伴開展項目預研,提高科研成果轉化效率。

另一方面,財務部門還需要積極參與完善科研管理激勵制度工作,在遵守“以人為本”的基本前提下,建立并不斷完善科研經(jīng)費執(zhí)行績效評價指標體系,通過量化數(shù)字對科研經(jīng)費使用績效動態(tài)評價,持續(xù)提質增效;同時,注重開展橫向課題的全成本核算體系,確保能夠體現(xiàn)出項目的各個環(huán)節(jié)和內容費用支出情況的精準性,幫助科研人員降低項目的運行成本,增進科研成果的轉化,進一步提升高校技術開發(fā)和技術服務的項目數(shù)量。

4 結語

改進高?？蒲泄芾砉ぷ餍枰雽I(yè)的財務管理人員做支撐,目前在國家對高?？蒲薪?jīng)費的支持力度不斷增強的背景下,如何持續(xù)實現(xiàn)對科研人員的減負賦能,充分調動科研人員的積極性和主動性,對高校財務部門的服務模式和財務人員的服務能力提出了新的更高要求。為此,高校財務部門和財務人員應深刻領會減負賦能的精神和內涵,積極轉變財務管理服務目標的定位,以“為科研人員服務”為理念導向,不斷優(yōu)化財務管理服務科研項目管理的體系,為科研人員提供更加專業(yè)、便捷和優(yōu)質的服務,助推高?？蒲许椖抗芾淼母哔|量發(fā)展。