地震工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理有效途徑研究
——以“國(guó)家地震烈度速報(bào)與預(yù)警工程湖北子項(xiàng)目”為例

黃 清

(湖北省地震局,湖北 武漢 430071)

0 引言

國(guó)家地震烈度速報(bào)與預(yù)警工程是落實(shí)《中華人民共和國(guó)防震減災(zāi)法》和《國(guó)家防震減災(zāi)規(guī)劃(2016—2020年)》,推動(dòng)防震減災(zāi)全面發(fā)展,實(shí)現(xiàn)國(guó)家新時(shí)期防震減災(zāi)目標(biāo)的重大項(xiàng)目,也是由中國(guó)地震局建設(shè)的“十三五”期間國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目[1]。國(guó)家地震烈度速報(bào)與預(yù)警工程湖北子項(xiàng)目(以下簡(jiǎn)稱“地震預(yù)警湖北子項(xiàng)目”)由湖北省地震局作為建設(shè)單位。建設(shè)目標(biāo)為建設(shè)覆蓋湖北境內(nèi)所有縣級(jí)行政區(qū)劃的專用地震烈度速報(bào)與預(yù)警系統(tǒng),形成地震烈度速報(bào)與預(yù)警觀測(cè)網(wǎng)絡(luò)和緊急地震信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò),向社會(huì)公眾及政府部門及時(shí)提供地震烈度速報(bào)和地震預(yù)警等緊急地震信息服務(wù)。子項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容主要包括建設(shè)臺(tái)站134個(gè)、省級(jí)中心1個(gè)、服務(wù)終端10個(gè);總建筑面積1 030.00 m2,其中新建371.00 m2,改造659.00 m2,購(gòu)置設(shè)備1 110套[2]。該項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的檔案不僅是項(xiàng)目建設(shè)的真實(shí)記錄,也是項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)、管理、改擴(kuò)建的重要依據(jù)[3]。本文以地震預(yù)警湖北子項(xiàng)目為例,對(duì)地震重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理有效途徑進(jìn)行探討,對(duì)于提高項(xiàng)目檔案管理水平和保障項(xiàng)目順利通過(guò)驗(yàn)收都具有重要意義。

1 地震建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

1.1 檔案材料的分散性

我國(guó)重大地震工程建設(shè)項(xiàng)目一般由中國(guó)地震局作為主管部門,多個(gè)省級(jí)地震局和直屬單位作為項(xiàng)目實(shí)施部門或協(xié)作部門。每個(gè)省局承擔(dān)的項(xiàng)目又涉及多個(gè)臺(tái)站,甚至還有地震系統(tǒng)外的合作單位,如國(guó)家地震烈度速報(bào)與預(yù)警工程湖北子項(xiàng)目建設(shè)由湖北省地震局、市縣地震部門、中國(guó)鐵塔股份有限公司湖北省分公司、武漢地震科學(xué)儀器研究院有限公司和北京震科工程監(jiān)理有限責(zé)任公司參與建設(shè),此外還有一些防震減災(zāi)教育基地參與建設(shè)工作,檔案材料具有分散性。

1.2 檔案材料的專業(yè)性

地震發(fā)生后,對(duì)即將到來(lái)的破壞性地震進(jìn)行預(yù)測(cè)和警報(bào)是地震工作的重中之重[4]。監(jiān)測(cè)臺(tái)站一般具有“點(diǎn)多面廣”的特點(diǎn),力求更大范圍覆蓋監(jiān)測(cè)區(qū)域,得出科學(xué)的監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)。中國(guó)地震局提出充分依托現(xiàn)有資源,通過(guò)新建和改造地震觀測(cè)臺(tái)站進(jìn)行地震烈度速報(bào),利用電磁波和地震波傳輸速度不同而產(chǎn)生的時(shí)間差進(jìn)行地震預(yù)警。湖北省地震局作為建設(shè)單位之一,建設(shè)內(nèi)容包括新建106個(gè)基本站,改造28個(gè)基準(zhǔn)站,升級(jí)改造國(guó)家地震烈度速報(bào)與預(yù)警中心和4個(gè)分中心,建設(shè)數(shù)據(jù)處理、信息服務(wù)、技術(shù)支持保障系統(tǒng),升級(jí)現(xiàn)有通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等,這些項(xiàng)目形成的文件材料具有專業(yè)性。

1.3 檔案材料的成套性

地震重大建設(shè)工程項(xiàng)目周期覆蓋立項(xiàng)、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、信息系統(tǒng)開發(fā)、監(jiān)理、設(shè)備試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收等多個(gè)環(huán)節(jié)[5]。施工工期長(zhǎng)且階段較多,如國(guó)家地震烈度速報(bào)與預(yù)警工程項(xiàng)目實(shí)施階段從2018年到2023年,歷時(shí)5年。項(xiàng)目涉及的環(huán)節(jié)眾多,具有成套性。

1.4 檔案材料的多樣性

建設(shè)項(xiàng)目檔案與其他檔案相比具有載體形式和記錄方式多樣性的特點(diǎn),不同用途檔案文件材料的載體和記錄手段不盡相同,從載體形式看,有照片、音頻、紙質(zhì)材料、光盤等。隨著科技的進(jìn)步,還出現(xiàn)了計(jì)算程序和影像材料。材料的多樣性需要電子文件(光盤)、照片檔案按材質(zhì)分類組卷。檔案材料的多樣性極大豐富了檔案載體內(nèi)容,更全方位地反映項(xiàng)目檔案的全貌。

1.5 檔案材料的保密性

人們?cè)谏a(chǎn)和建設(shè)中形成的檔案材料,在許多方面具有專屬性和獨(dú)創(chuàng)性,屬于單位的工業(yè)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)范疇,必須得到尊重和保護(hù)。很多建設(shè)項(xiàng)目的內(nèi)容屬于保密范疇,在保管和利用方面要注重保密工作,維護(hù)單位和集體的利益。

2 提升地震重大工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的有效途徑

以國(guó)家地震烈度速報(bào)與預(yù)警工程湖北子項(xiàng)目為例,湖北省地震局采取一系列措施規(guī)避建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中容易出現(xiàn)的問(wèn)題?，F(xiàn)總結(jié)一些提升檔案管理工作的有效途徑,有以下幾個(gè)方面。

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視,明確各部門責(zé)任

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好項(xiàng)目檔案收集工作的基本前提。項(xiàng)目批復(fù)立項(xiàng)后,湖北省地震局高度重視該項(xiàng)目管理工作,于2018年9月正式成立了項(xiàng)目組織管理機(jī)構(gòu),項(xiàng)目組織管理機(jī)構(gòu)設(shè)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組、項(xiàng)目管理辦公室、項(xiàng)目責(zé)任單位和實(shí)施組。項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)由局長(zhǎng)擔(dān)任,副組長(zhǎng)由其他黨組成員擔(dān)任,成員由規(guī)財(cái)處、監(jiān)測(cè)處、震防處、紀(jì)檢室、信息中心、省地震臺(tái)、公共服務(wù)處等部門單位主要負(fù)責(zé)人或主持工作的負(fù)責(zé)人組成。秉承“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則,對(duì)其他各個(gè)小組的職責(zé)進(jìn)行了劃分,并專門設(shè)立了檔案管理小組,由檔案管理及項(xiàng)目實(shí)施相關(guān)人員組成。負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中前期準(zhǔn)備、項(xiàng)目實(shí)施和試運(yùn)行階段產(chǎn)生的所有立項(xiàng)、建設(shè)、監(jiān)理、審計(jì)、管理等檔案材料的收集、整理和立卷歸檔工作以及項(xiàng)目檔案驗(yàn)收前的檔案預(yù)驗(yàn)收工作[6]。

2.2 建立健全檔案收集整理制度

檔案管理制度是做好檔案工作的基礎(chǔ)。地震重大工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理需要從立項(xiàng)開始就制定切實(shí)可行的管理辦法,保障其檔案管理工作的順利開展[7]。在項(xiàng)目立項(xiàng)過(guò)程中,中國(guó)地震臺(tái)網(wǎng)中心印發(fā)了《國(guó)家地震烈度速報(bào)與預(yù)警工程項(xiàng)目檔案管理細(xì)則》(震臺(tái)網(wǎng)函〔2019〕304號(hào))。為規(guī)范湖北子項(xiàng)目檔案管理,并結(jié)合自身具體情況,湖北省地震局制定了《國(guó)家地震烈度速報(bào)與預(yù)警工程湖北子項(xiàng)目檔案管理細(xì)則(試行)》(鄂震發(fā)〔2020〕83號(hào)),組織項(xiàng)目相關(guān)負(fù)責(zé)人及專兼職檔案人員學(xué)習(xí),并要求檔案管理部門人員在實(shí)際工作中對(duì)需要?dú)w檔的文件材料進(jìn)行檢查、對(duì)兼職檔案人員進(jìn)行指導(dǎo),實(shí)時(shí)解決項(xiàng)目檔案收集過(guò)程中遇到的問(wèn)題,嚴(yán)格按照檔案歸檔范圍進(jìn)行材料收集,保證檔案材料的齊全完整。

2.3 做好項(xiàng)目各階段材料同步歸檔

在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的檔案管理方面,緊緊抓住開工前的技術(shù)交底、中間過(guò)程的檢查、竣工驗(yàn)收3個(gè)環(huán)節(jié),做到檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)“同步開始”“同步檢查”“同步驗(yàn)收”[8]。使項(xiàng)目檔案工作融入項(xiàng)目建設(shè),與建設(shè)管理同步,納入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃、質(zhì)量保證體系、項(xiàng)目管理程序、合同管理和崗位責(zé)任制。加強(qiáng)檔案臺(tái)賬管理,保證檔案資料收集的完整性和規(guī)范性。地震預(yù)警工程湖北子項(xiàng)目檔案管理工作實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則,項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)管理同步,根據(jù)項(xiàng)目的具體情況,形成的檔案按項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)間順序大致分為立項(xiàng)、實(shí)施、試運(yùn)行和驗(yàn)收4個(gè)階段。每個(gè)階段及時(shí)收集、整理,最終確保了該項(xiàng)目134個(gè)站點(diǎn)共181卷檔案建設(shè)完成后收集完整。

2.4 把關(guān)各分項(xiàng)目檔案驗(yàn)收

檔案驗(yàn)收是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。整個(gè)檔案除了一個(gè)最后階段的總驗(yàn)收,還需要有各個(gè)分項(xiàng)的驗(yàn)收。如果平時(shí)沒(méi)有監(jiān)督和檢查,監(jiān)管機(jī)制不強(qiáng),這些工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作容易由于檔案管理人員工作懈怠,項(xiàng)目建設(shè)人員歸檔意識(shí)薄弱而導(dǎo)致有些材料一旦錯(cuò)過(guò)時(shí)間節(jié)點(diǎn),如隱蔽工程照片,在驗(yàn)收時(shí)就無(wú)法補(bǔ)救等情況。地震預(yù)警工程湖北子項(xiàng)目在每個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)都有分項(xiàng)驗(yàn)收,如“臺(tái)站建設(shè)”“預(yù)警中心建設(shè)”“服務(wù)終端建設(shè)”3個(gè)單位工程的檔案驗(yàn)收。局專職檔案人員參加分項(xiàng)目階段性驗(yàn)收,負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目檔案資料進(jìn)行全面檢查,提出整改意見,保證了項(xiàng)目檔案的整體質(zhì)量。凡是檔案驗(yàn)收不合格,一律不得通過(guò)項(xiàng)目的驗(yàn)收。做好“先檔案驗(yàn)收,再項(xiàng)目驗(yàn)收”,保障檔案歸檔工作的有效完成。

2.5 對(duì)專兼職檔案人員進(jìn)行項(xiàng)目檔案培訓(xùn)

由于地震重大建設(shè)項(xiàng)目的特殊性和復(fù)雜性,多數(shù)單位在重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作方面的經(jīng)驗(yàn)顯得不足,需要加強(qiáng)檔案培訓(xùn)和檔案工作隊(duì)伍建設(shè)。要求兼職檔案員根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中國(guó)地震局科技檔案管理辦法》(中震辦發(fā)〔2011〕23號(hào))、《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》(DA/T 28—2018)、《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》(檔發(fā)〔2006〕2號(hào))、《中國(guó)地震局基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法(中震辦〔2019〕1號(hào))、《國(guó)家地震烈度速報(bào)與預(yù)警工程項(xiàng)目管理辦法》(中震測(cè)發(fā)〔2017〕55號(hào))的有關(guān)精神,明確其檔案管理的具體任務(wù),嚴(yán)格按照檔案工作的各項(xiàng)管理規(guī)定收集國(guó)家地震烈度速報(bào)與預(yù)警工程湖北子項(xiàng)目資料。檔案管理部門對(duì)項(xiàng)目兼職檔案員進(jìn)行多次現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)和講解,構(gòu)建了配合默契、熟悉業(yè)務(wù)的檔案人才隊(duì)伍。同時(shí)專職檔案員也需要融入項(xiàng)目組,學(xué)習(xí)一些項(xiàng)目知識(shí),了解項(xiàng)目進(jìn)展,進(jìn)一步提升和擴(kuò)展地震行業(yè)專業(yè)知識(shí)范圍。

3 地震重大工程建設(shè)項(xiàng)目檔案未來(lái)發(fā)展

檔案數(shù)字化是地震重大工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理未來(lái)的發(fā)展要求。地震重大工程建設(shè)項(xiàng)目的載體形式多樣,在建設(shè)的過(guò)程中會(huì)形成文字、圖表、音效、實(shí)物等形式的文件材料。另外,重要活動(dòng)及事件、原始地形地貌、安全事故等均需形成照片和音視頻文件。檔案數(shù)字化可以運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)處理檔案信息,將紙質(zhì)、聲像、照片等傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案,轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高度共享和有效利用。紙質(zhì)檔案作為傳統(tǒng)載體形式的檔案,在提供利用時(shí)服務(wù)對(duì)象只能等前面一個(gè)用戶歸還后再借閱,利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),電子文件可以更方便快捷的同時(shí)提供給多個(gè)用戶利用而互不影響,極大提升地震重大工程建設(shè)項(xiàng)目檔案信息服務(wù)水平。

4 結(jié)語(yǔ)

地震重大工程建設(shè)項(xiàng)目檔案是地震事業(yè)的無(wú)形資產(chǎn),與項(xiàng)目建設(shè)緊密相關(guān)。地震重大工程建設(shè)項(xiàng)目檔案涉及的專業(yè)內(nèi)容廣、建設(shè)單位多、建設(shè)周期長(zhǎng)、構(gòu)成更繁雜、歸檔更漫長(zhǎng),同時(shí)管理難度更大、專業(yè)門檻更高。地震重大工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)工程,需要檔案管理部門和項(xiàng)目建設(shè)部門的密切配合,建立完善的規(guī)章制度來(lái)進(jìn)行管理和約束,必須實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)與檔案工作同步管理,以便及時(shí)、齊全、完整地收集好各類材料,為以后解決爭(zhēng)議提供法律依據(jù)。作為新時(shí)代的檔案工作者,應(yīng)該認(rèn)真做好檔案的收集、整理、分類、鑒定工作,最大限度地發(fā)揮檔案的使用價(jià)值和利用價(jià)值,更好地為我國(guó)防震減災(zāi)事業(yè)服務(wù)。