試論以教學檔案規(guī)范化管理提升教學服務(wù)質(zhì)量

康楚楚

摘要：在高校教學改革進程中，教學檔案發(fā)揮著非常重要的作用和職能，尤其隨著線上線下混合式教學模式的構(gòu)建與實施，教學檔案信息的類型日趨多元化，只有保障其規(guī)范化管理才能不斷提升教學服務(wù)質(zhì)量。文章在分析教學檔案規(guī)范化管理對提升教學服務(wù)質(zhì)量現(xiàn)實意義的基礎(chǔ)上，結(jié)合當前高校教學檔案管理中存在的突出問題，對檔案規(guī)范管理提升教學服務(wù)質(zhì)量的對策進行探討。

關(guān)鍵詞：高校檔案；檔案管理；規(guī)范化管理；教學服務(wù)質(zhì)量；智能化

中圖分類號：G647.24；G642文獻標志碼：A文章編號：1008-3561（2023）33-0129-04

教學檔案是高校教學過程中形成的具有權(quán)威性的特殊信息，記錄重要的教學活動，具有非常重要的作用和功能。但由于過去對教學檔案資源開發(fā)和利用不夠重視，教學檔案的管理工作相對滯后，影響教學檔案教學服務(wù)質(zhì)量?；ヂ?lián)網(wǎng)時代，高校教學檔案需要提高信息處理效率、檔案檢索效率與精準度。同時，信息化在高校檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，為高校檔案資源的深層次挖掘、開發(fā)利用提供了有效的技術(shù)支撐，能夠進一步增強教學檔案管理的規(guī)范性，可以充分發(fā)揮檔案資源的價值，更好地服務(wù)于高校的教學科研工作。因此，各高校需要結(jié)合自身的教學檔案管理現(xiàn)狀，制定教學檔案規(guī)范化管理策略，實現(xiàn)高校檔案管理與教學服務(wù)的有效銜接，全面提升高校檔案教學服務(wù)質(zhì)量。

1.促進高校教學工作的優(yōu)化管理

高校教學檔案是記錄高校教學活動的主要憑證，是學校開展教學管理、教學實踐、教學研究的重要依據(jù)。通過教學檔案的規(guī)范化管理，能及時發(fā)現(xiàn)教學管理中存在的問題，促進高校教學工作的優(yōu)化，實現(xiàn)高校發(fā)展定位、教學思路和人才培養(yǎng)的動態(tài)化管理，形成高校辦學特色[1]。

2.為提高教學質(zhì)量提供保障

高校教學檔案的規(guī)范化管理，便于教師、學生通過現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，準確、快速地檢索，更好地服務(wù)教學評估、教學質(zhì)量監(jiān)控、教學改革研究，為提高教學質(zhì)量提供保障。隨著高校電子化教學檔案規(guī)范化管理水平的提升，相關(guān)人員可以借助計算機和智能終端設(shè)備便捷地總結(jié)、分析教學檔案蘊含的規(guī)律，找出教學活動的優(yōu)勢，作為今后教學質(zhì)量改進和學校重大教育決策制定的參考依據(jù)，讓高校教育教學活動減少失誤。

3.滿足教學科研的個性化需求

隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展和進步，高校的課程教學和人才培養(yǎng)的個性化需求也在不斷增長，這就要求在調(diào)取和開發(fā)教學檔案時，信息的檢索和資料的整理更加精準和快速。高校教學檔案的規(guī)范化管理，為教學檔案的信息化檢索和個性化應(yīng)用奠定了良好的基礎(chǔ)。例如，在檢索個性化的教學檔案信息時，會涉及跨平臺、跨類型以及跨系統(tǒng)檢索，會出現(xiàn)紙質(zhì)檔案資源和電子檔案資源混合存放的情況，這時教學檔案的規(guī)范化管理就顯得格外重要。只有保證教學檔案的規(guī)范管理以及檢索與開發(fā)的關(guān)聯(lián)性、準確率、高效性，才能及時、有效地滿足高校教學科研的個性化需求，制定個性化、更有針對性的教學科研方案。

4.促進教師專業(yè)素質(zhì)的提升

從教師專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德發(fā)展進程來看，教學檔案無疑也在發(fā)揮非常重要的作用，尤其是伴隨高校教學檔案管理的規(guī)范化、信息化，教學檔案可以準確、完整地記錄教學的日常工作、教學科研活動和成長歷程[2]。教師可以根據(jù)教學檔案對自身的教學科研進行更有深度和廣度的分析，找出自身在專業(yè)素質(zhì)方面的缺陷和不足，也可以通過檢索和利用他人的教學檔案學習新的教育理論和教學技能，從而提升自身的專業(yè)素質(zhì)。

1.檔案管理意識和教學服務(wù)理念相對滯后

從各高校檔案管理工作的實踐來看，服務(wù)于教學管理的程度和規(guī)模在很大程度上取決于學校的檔案管理和教學服務(wù)理念。但從高校檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，一些高校的檔案資源結(jié)構(gòu)、類型規(guī)模、存儲狀態(tài)和開發(fā)需求方面，存在工作效率低下和與教學服務(wù)相脫節(jié)的現(xiàn)象?，F(xiàn)代信息技術(shù)雖然可以提供有效的輔助，但是一些高校在檔案管理領(lǐng)域并沒有有效應(yīng)用，在很多環(huán)節(jié)仍舊依賴傳統(tǒng)工作模式和服務(wù)手段。同時，高校的檔案資源類型多樣，整體規(guī)模也比較大，有些檔案會涉及多個部門、多個領(lǐng)域，加上保密性等要求，所以在教學服務(wù)的應(yīng)用上還沒有進行深入的嘗試?，F(xiàn)階段，高校對于教學檔案的規(guī)范化管理和教學應(yīng)用，主要集中在聲像類型的新型檔案中，對于年代相對久遠的文本類型的檔案應(yīng)用不多，這其實與高校教學檔案“重存儲、輕應(yīng)用”的傳統(tǒng)理念有很大的關(guān)系，如檔案管理部門一般都會要求相關(guān)人員將教學檔案資料及時整理和歸檔，但對教學檔案資源的開發(fā)以及在教學服務(wù)環(huán)節(jié)的應(yīng)用并沒有明確規(guī)定，導(dǎo)致很多教學檔案被長期閑置，沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2.未能充分發(fā)揮教師和學生的主體性作用

高校教學檔案的規(guī)范化管理，涉及從檔案的生成、收集、整理、歸檔到后期開發(fā)利用的各個環(huán)節(jié)。在這個過程中，高校檔案管理人員通常發(fā)揮主導(dǎo)性作用，而教師和學生作為教學檔案的生成者、使用者和受益者，卻未能有效融入其中。一些教師和學生認為教學檔案管理是檔案管理人員的分內(nèi)工作，自身配合即可，所以沒有主動意識，在教學檔案的規(guī)范化管理中沒有發(fā)揮主體作用。教師和學生在檔案管理規(guī)范化中的主體性作用較弱，與檔案管理部門之間的溝通和聯(lián)系較少，容易造成檔案管理與檔案開發(fā)利用上的脫節(jié)，影響教學服務(wù)質(zhì)量。

3.未能及時建立統(tǒng)一化、標準化的服務(wù)體系

目前，部分高校紙質(zhì)檔案和電子檔案并存，對信息化存儲與管理手段的應(yīng)用進程并不統(tǒng)一，甚至在不同院系還沒有教學檔案數(shù)據(jù)格式和服務(wù)流程的統(tǒng)一，這給教學檔案的規(guī)范化管理和開發(fā)利用帶來一定困難。由于高校檔案管理工作任務(wù)重、要求高，一般都非常講究方式方法和業(yè)務(wù)原則的貫徹執(zhí)行，而在服務(wù)教學時，如何實現(xiàn)與檔案管理工作的深度融合仍舊有很大的探索空間。教學檔案的應(yīng)用需要先進行檔案資源的檢索和整理，但由于紙質(zhì)檔案和電子檔案在格式上的不統(tǒng)一、不兼容，以及學校之間教學檔案服務(wù)體系的不標準，教學檔案資源的檢索、開發(fā)、整理以及共享存在很多不便，其影響的也不僅是教學檔案資源的開發(fā)利用，還會影響教學檔案在課程教學和人才培養(yǎng)領(lǐng)域作用的發(fā)揮[3]。

4.檔案管理與教學服務(wù)的智能化水平有待提升

目前，人工智能在高校檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用是相對淺顯和分散的，整體上還沒有實現(xiàn)顯著的經(jīng)濟效益和社會效益。一方面，高校檔案管理領(lǐng)域?qū)θ斯ぶ悄軕?yīng)用的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有待深化，這是因為將人工智能技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理工作中勞動重復(fù)性較明顯、自動化程度較高、檔案信息和數(shù)據(jù)量較大、對電子檔案四性保障要求較高。另一方面，高校檔案管理領(lǐng)域?qū)θ斯ぶ悄芗尚跃C合應(yīng)用還較少涉及，即人工智能技術(shù)在檔案資料的收集、管理、存儲和使用等環(huán)節(jié)的應(yīng)用是相對孤立和分散的，并沒有實現(xiàn)整體上的有機整合和系統(tǒng)性開發(fā)，這既會影響利用人工智能技術(shù)查檔的速度、效率和精度，又會增加檔案數(shù)據(jù)的安全風險和管理成本，還會影響檔案資源開發(fā)和教學服務(wù)質(zhì)量。

5.檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和服務(wù)意識有待加強

教學檔案的規(guī)范化管理以及提升教學服務(wù)質(zhì)量，最終是需要“人”去貫徹和落實的。但高?，F(xiàn)有的檔案管理人員年齡較大，人才隊伍結(jié)構(gòu)不合理，尤其是兼具信息化素質(zhì)和教學服務(wù)意識的復(fù)合型人才嚴重缺乏，使得高校的教學檔案管理工作缺乏及時的調(diào)整和創(chuàng)新，習慣沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式。同時，有的檔案管理人員沒有從事過具體的教學工作，在檔案規(guī)范化管理與提升教學服務(wù)質(zhì)量方面的融合意識缺乏，未能建立起二者之間的有效聯(lián)系，在服務(wù)教學上缺乏自覺意識和主動意識，這勢必會影響教學檔案開發(fā)與應(yīng)用的高效性、準確性和服務(wù)教學的質(zhì)量。

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的檔案管理理念

在高等教育改革不斷深入的大背景下，要想加快檔案管理的規(guī)范化進程并在提升教學服務(wù)質(zhì)量方面發(fā)揮更大的作用，高校必須積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的教學檔案管理理念，充分認識到檔案信息化管理的應(yīng)用優(yōu)勢，提高對教學檔案的開發(fā)和利用意識，這樣才能促進教學檔案規(guī)范化管理與教學服務(wù)的深度融合，將各個階段的工作目標進行細化，奠定檔案規(guī)范化管理在教學服務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用基礎(chǔ)。同時，高校檔案管理部門要轉(zhuǎn)變檔案管理理念，增強主動服務(wù)意識。高校傳統(tǒng)的檔案管理工作帶有明顯的“行政主導(dǎo)”傾向，工作方式也主要是面向紙質(zhì)檔案，以人工管理為主，檔案管理與開發(fā)的智能化、信息化、規(guī)范化水平還不是很高，只有促進檔案管理部門服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變，逐步向開放合作、以人為本、人工智能的檔案管理理念轉(zhuǎn)變，才能讓更多的一線檔案管理人員感受到自身工作的價值，增強高校檔案規(guī)范管理的主動意識。再者，高校檔案管理部門與教學、科研、后勤等很多部門都有交集，而且當前的檔案資源類型也日趨多元和復(fù)雜，所以檔案管理部門以及相關(guān)人員一定要有融合意識和協(xié)作意識，共同推進檔案管理工作的規(guī)范化進程，并盡可能地為各個部門的檔案資源開發(fā)提供個性化、精準化、人性化服務(wù)[4]。此外，針對檔案資源開發(fā)利用率低的問題，以及管理工作模式相對粗放的問題，高校要增強信息化管理意識，積極利用人工智能等先進技術(shù)優(yōu)化檔案管理模式，提升教學服務(wù)質(zhì)量。

2.突出師生在教學檔案建設(shè)和管理中的作用

教學檔案的規(guī)范化管理，最終是要為教師和學生提供服務(wù)的，所以不僅要強調(diào)教學檔案管理人員的作用，還要重視教學檔案提供者和使用者的作用，即要突出師生在教學檔案建設(shè)和管理中的作用。對此，高校要通過宣傳教育等措施，提高師生對教學檔案的重要性認識，明確師生在教學檔案生成、管理和應(yīng)用等環(huán)節(jié)的具體職責，明確提交教學檔案時的格式和要求。這樣可以達到提高教學檔案的歸檔數(shù)量和效率的目的，奠定教學檔案規(guī)范化管理以及服務(wù)教學的基礎(chǔ)。同時，為了避免師生對教學檔案的機械性管理、應(yīng)付性管理，一定要堅持以人為本，強化師生的檔案管理意識和開發(fā)利用意識，并通過部門管理和專人負責相結(jié)合的模式，確保師生參與教學檔案管理的連續(xù)性和綜合性，促使師生主動參與教學檔案建設(shè)。例如，針對某一課程的教學檔案管理，要本著“誰提交，誰負責”的原則，由教師全程負責教學檔案的建立和完善。在整個過程中，教師和學生要加強互動，便捷教師檢查和監(jiān)督檔案生成的渠道，使教學檔案規(guī)范化管理的要求貫徹到教師和學生層面，提高師生參與教學檔案建設(shè)的自覺性、積極性，最終讓師生在教學檔案的規(guī)范化管理中受益。

3.統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式與標準體系

在信息化與智能化環(huán)境下，高校的檔案管理與開發(fā)會涉及很多部門和人員，電子檔案和紙質(zhì)檔案也會交叉存在。要想奠定規(guī)范化管理的良好基礎(chǔ)，為后期檔案資源的高效開發(fā)和服務(wù)教學創(chuàng)造良好的條件，在檔案資源采集與建設(shè)的過程中，就要重視數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一與標準體系的建立。這樣可以解決信息化條件下高校檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)的數(shù)據(jù)壁壘、數(shù)據(jù)孤島等問題，避免因為數(shù)據(jù)不標準而出現(xiàn)的資源共享難題，真正實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。對此，高校的檔案管理部門要加強與高校信息化管理部門之間的合作，共同規(guī)劃檔案資源的數(shù)據(jù)格式和建設(shè)標準，并盡可能地與國家標準、行業(yè)標準保持一致。這樣可以進一步提高檔案管理部門各項業(yè)務(wù)的規(guī)范化程度，提高檔案資源的檢索、開發(fā)和利用效率，為不同類型的用戶提供高效、優(yōu)質(zhì)、精準的教學服務(wù)。此外，技術(shù)開發(fā)與系統(tǒng)維護人員要重視技術(shù)創(chuàng)新，積極關(guān)注檔案管理技術(shù)的最新發(fā)展動態(tài)，加強檔案管理研發(fā)項目的交流、合作，提高技術(shù)管理水平，第一時間進行檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化升級，完善監(jiān)測技術(shù)，確保信息與網(wǎng)絡(luò)安全，為檔案資源的統(tǒng)一化管理和跨學科、跨區(qū)域整合提供技術(shù)支撐，不斷改善面向全體用戶的教學服務(wù)質(zhì)量，優(yōu)化用戶的使用體驗。

4.提高檔案管理與教學服務(wù)的智能化水平

在數(shù)字化時代背景下，紙質(zhì)檔案服務(wù)教學的傳統(tǒng)弊端開始逐漸顯現(xiàn)，將很多的紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資源也就成了大勢所趨。借助掃描儀等光學識別技術(shù)設(shè)備，可以輕松、快速地對紙質(zhì)檔案資源進行掃描、上傳、分享，在電腦、手機等智能終端進行閱讀和儲存，對圖像清晰、書寫規(guī)范的文本資源和紙質(zhì)檔案能夠?qū)崿F(xiàn)自動化、快速化的轉(zhuǎn)化，而且準確率非常高，讓檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化可以變得更加準確、高效[5]。高校在教學、科研過程中所形成的音像檔案資料，大多都是通過音頻、視頻系統(tǒng)進行預(yù)處理和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化的，為了提高這些檔案文件的檢索速度和調(diào)取速度，可以通過數(shù)字檢索技術(shù)進行自動化、智能化檢索，避免因為文字缺失和描述不準確而造成的檔案資源查找上的困難，減少識別錯誤而產(chǎn)生的問題，為相關(guān)檔案資源的高效利用和服務(wù)教學奠定基礎(chǔ)。針對高校教學檔案類型和數(shù)量不斷增多的現(xiàn)象，基于教學檔案服務(wù)教學的復(fù)雜性、緊迫性，高校要充分利用編碼檢索、語音識別、光學識別、人臉識別等信息化識別和檢索技術(shù)，構(gòu)建綜合化、融合化、可兼容的綜合智能服務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)檢索內(nèi)容的全覆蓋，將其有效應(yīng)用于檔案資源開發(fā)與教學服務(wù)的具體實踐中。

5.提高教學檔案工作人員的素質(zhì)

高校教學檔案的規(guī)范化管理，需要一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，這也是提升教學服務(wù)質(zhì)量的組織保障。對此，高校檔案管理部門要重視檔案工作人員的培訓(xùn)工作，培養(yǎng)出政治素質(zhì)過硬、業(yè)務(wù)能力和協(xié)調(diào)能力強、具有較高信息化素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才[6]。尤其是在信息化素質(zhì)和教學服務(wù)能力的培養(yǎng)上，高校要加強專項培訓(xùn)，并做好后續(xù)的教學評估和激勵工作，拓寬教學檔案管理人員的晉升空間，這樣才能充分發(fā)揮檔案管理人員的工作積極性和主觀能動性，變被動的教學服務(wù)為主動的教學服務(wù)。此外，對于在教學檔案規(guī)范化管理以及服務(wù)教學中出現(xiàn)的新情況、新問題，教學檔案管理部門以及工作人員要及時加強溝通交流，不斷優(yōu)化人才隊伍結(jié)構(gòu)和教學服務(wù)流程，為高校教學質(zhì)量和教學水平的提升作出應(yīng)有的貢獻。

綜上所述，人工智能在高校檔案管理工作中的應(yīng)用優(yōu)勢和應(yīng)用前景都是非常明顯的，既可以節(jié)約大量的人力、物力，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，又能讓檔案管理工作不再枯燥乏味，為檔案資源的開發(fā)和利用奠定良好的基礎(chǔ)。因此，在未來高校檔案管理工作中，一方面可以更加便捷地收集音視頻等電子化的檔案資源，另一方面可以通過人工智能技術(shù)實現(xiàn)檔案管理工作的高效與便捷。但需要注意的是，人工智能在高校檔案管理中的應(yīng)用，需要積極解決專業(yè)人才短缺、前期投入較大以及信息安全等問題，逐步制定基于人工智能的高校檔案智慧管理策略，這樣才能使人工智能技術(shù)在高校檔案管理工作中發(fā)揮更大的作用和效能。

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Discuss on Improving the Quality of Teaching Services through Standardized Management of Teaching Archives

Kang Chuchu

（Jilin Normal University， Siping 136000， China）

Abstract： In the process of teaching reform in universities， teaching archives play a very important role and function， especially with the construction and implementation of mixed online and offline teaching models， the types of teaching archive information are becoming increasingly diverse. Only by ensuring its standardized management can the quality of teaching services be continuously improved. On the basis of analyzing the practical significance of standardized management of teaching archives in improving the quality of teaching services， and combining with the prominent problems in the current management of teaching archives in universities， the article explores the countermeasures for improving the quality of teaching services through standardized management of archives.

Key words： universityarchives；archivesmanagement；standardized management； teachingservicequality