數(shù)智化內(nèi)控：高校內(nèi)控的轉(zhuǎn)型和升級

隋思遠(yuǎn)

(作者單位：哈爾濱醫(yī)科大學(xué))

數(shù)智化轉(zhuǎn)型是當(dāng)前高校財務(wù)管理面臨的必然趨勢，對提升高校運營管理效率、智能輔助管理決策具有重要意義。數(shù)智技術(shù)同樣不可避免地推動內(nèi)部控制系統(tǒng)的智能化和自動化，而健全有效的內(nèi)控系統(tǒng)能為數(shù)智化轉(zhuǎn)型提供安全、可靠的環(huán)境，從而推動數(shù)智化轉(zhuǎn)型的實施[1]。數(shù)智新技術(shù)已經(jīng)滲透到高校財務(wù)管理的各個方面，內(nèi)部控制作為高校運營合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財務(wù)報告及相關(guān)信息真實完整的保障措施，也不可避免地面臨數(shù)智化轉(zhuǎn)型帶來的挑戰(zhàn)。數(shù)智化內(nèi)控是指根據(jù)行政事業(yè)單位內(nèi)控政策規(guī)范，進(jìn)行單位權(quán)責(zé)、業(yè)務(wù)、流程及制度的梳理與修訂，形成單位內(nèi)部控制業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，并在該標(biāo)準(zhǔn)化框架下進(jìn)行單位數(shù)智化內(nèi)控建設(shè)的過程。內(nèi)部控制如何轉(zhuǎn)變管理流程，應(yīng)對數(shù)智技術(shù)的發(fā)展需要，充分發(fā)揮內(nèi)控數(shù)智化帶來的價值，是高校內(nèi)部控制建設(shè)過程中必須考慮的問題。

一、高校數(shù)智化內(nèi)控實施現(xiàn)狀分析

一是業(yè)務(wù)流程復(fù)雜，流程制度未固化。隨著高校資金多元化和經(jīng)費種類增多，如何將各類業(yè)務(wù)進(jìn)行歸口管理、明確管控模式、實現(xiàn)精細(xì)化管理，是內(nèi)部控制的難點所在。大部分高校具備一定內(nèi)控體系，但有效應(yīng)用不多，制度流程化不足，大量流程在執(zhí)行過程中隨意變更，審批流程不明確[2]。

二是無固定內(nèi)控信息化管理人員，內(nèi)控人員專業(yè)素質(zhì)和綜合技能低下。高校由于人員編制不足或信息化認(rèn)識誤區(qū)，導(dǎo)致內(nèi)控信息化系統(tǒng)無專人負(fù)責(zé)，系統(tǒng)日常管理與維護(hù)缺失，造成整個內(nèi)控系統(tǒng)的使用與管理混亂，失去內(nèi)控效果。內(nèi)控執(zhí)業(yè)人員在業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)上參差不齊，在日常實際工作中隨意性大，不利于提升內(nèi)控效果。

三是內(nèi)部控制重視度不足，內(nèi)控部控制意識薄弱。受高校的非營利性質(zhì)影響，高校管理者和全體教職工對教學(xué)、科研、招生、輔助專業(yè)活動創(chuàng)收等工作比較關(guān)注，對辦學(xué)成本和辦學(xué)經(jīng)濟(jì)效益不夠重視，導(dǎo)致高校普遍內(nèi)部控制觀念淡薄，對制定完善的內(nèi)控制度積極性不高，貫徹力不足。尤其是單位負(fù)責(zé)人對內(nèi)控數(shù)智化理解不到位，未建立相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)和實施機制，“一把手責(zé)任制”未落實到位。領(lǐng)導(dǎo)層觀念落后，對內(nèi)部控制的認(rèn)識不夠深入，認(rèn)為內(nèi)部控制就是內(nèi)部牽制或者是內(nèi)部監(jiān)督，沒有認(rèn)識到內(nèi)部控制其實涉及組織內(nèi)各個部門，忽視內(nèi)部控制實際應(yīng)用。高校內(nèi)控數(shù)智化建設(shè)多數(shù)由單位財務(wù)人員承擔(dān)，多數(shù)財務(wù)人員往往只擅長會計核算工作，對內(nèi)部控制建設(shè)缺乏了解[3]。

四是內(nèi)控系統(tǒng)擴展兼容空間不足，存在“信息孤島”。在內(nèi)控信息化建設(shè)初期，各高校目標(biāo)不明確，軟件實施人員經(jīng)驗欠缺，使得信息化系統(tǒng)僅兼容高?，F(xiàn)狀，基礎(chǔ)設(shè)置中擴展結(jié)構(gòu)未保留或保留不足，無法適應(yīng)日益變化的管理需要。信息系統(tǒng)建設(shè)歸口管理職責(zé)不明確，無法滿足統(tǒng)一規(guī)范信息系統(tǒng)的開發(fā)、變更及維護(hù)要求，信息系統(tǒng)在內(nèi)部控制中作用未得到充分發(fā)揮。同時，高校圍繞財務(wù)管理、資產(chǎn)管理、科研、教務(wù)、檔案管理等系統(tǒng)開發(fā)了相應(yīng)的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)系統(tǒng)部分對接，但系統(tǒng)之間未達(dá)到互通互聯(lián)。各個部門在數(shù)智化過程中一開始就是分頭建設(shè)、缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，各部門缺乏良好的信息溝通，造成不同部門之間信息傳遞不暢，形成“信息孤島”，造成資源浪費、信息資源閑置。

五是高校內(nèi)控評價與監(jiān)督機制缺失。高校實施內(nèi)控的時間較短，部分高校缺少評價標(biāo)準(zhǔn)或者即使提出評價標(biāo)準(zhǔn)，僅形式存在，缺乏標(biāo)準(zhǔn)意義。提出了評價缺陷認(rèn)定的原則和具體執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，卻沒有給出不同缺陷整改的有效程序。大部分高校未建立規(guī)范的內(nèi)部控制監(jiān)督機構(gòu)，內(nèi)部監(jiān)督機構(gòu)組織架構(gòu)不合理，崗位職責(zé)分工不明確。監(jiān)督部門與被監(jiān)督部門存在平行關(guān)系，監(jiān)督執(zhí)行力度不夠，執(zhí)行力不強。高校內(nèi)部控制系統(tǒng)責(zé)任劃分、量化及獎懲有待進(jìn)一步明確，內(nèi)控系統(tǒng)的執(zhí)行、檢查流于形式，稽核范圍有限，以偏概全，以點代面，缺乏完整性和全面性[4]。

六是內(nèi)控信息化建設(shè)存在短板。內(nèi)控信息系統(tǒng)建設(shè)涉及全校多個部門，單位層面及業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制要求。高校各業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)已初步建立，但業(yè)務(wù)信息化大多是基于管理和業(yè)務(wù)的工作輔助軟件，內(nèi)控關(guān)鍵控制點未嵌入其中。高校內(nèi)部橫向各部門之間權(quán)責(zé)存在模糊地帶，內(nèi)控機制和制度無法得到全面貫徹和嚴(yán)格執(zhí)行。

二、數(shù)智化內(nèi)控的必要性

數(shù)智化轉(zhuǎn)型席卷各行各業(yè)，高校內(nèi)部控制也不能避免。隨著云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、移動網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，數(shù)智化的應(yīng)用場景日益細(xì)化，數(shù)智技術(shù)應(yīng)用界面的友好化及簡單化，使內(nèi)部控制關(guān)鍵風(fēng)險點及時防控，提高高校風(fēng)險防控能力和內(nèi)部管理水平。財務(wù)數(shù)智技術(shù)正在改變內(nèi)控的管理方式、運行模式和關(guān)注重點，使內(nèi)控管理從傳統(tǒng)的“合規(guī)型”躍遷為“價值創(chuàng)造型”。對比具體業(yè)務(wù)，內(nèi)控傳統(tǒng)意義上帶來的是“隱形”價值。數(shù)智化內(nèi)控給內(nèi)控管理以抓手，內(nèi)控的制度化、流程化可以通過數(shù)智技術(shù)呈現(xiàn)出“顯性”效果。借助數(shù)智化管理工具，內(nèi)部控制結(jié)合高校的風(fēng)險控制點，將內(nèi)部控制與業(yè)務(wù)融合，摒棄無效、煩瑣的內(nèi)控流程，真正實現(xiàn)賦能業(yè)務(wù)。

三、數(shù)智化時代高校內(nèi)部控制變革

數(shù)智化轉(zhuǎn)型為高校內(nèi)部控制體系構(gòu)建和實施帶來變革，數(shù)智技術(shù)改變了高校原有的內(nèi)部控制運行模式、內(nèi)控的范圍和側(cè)重點。

（一）內(nèi)部控制運行模式變革

數(shù)智化轉(zhuǎn)型所帶來的首先是內(nèi)控運行模式由人工轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化和智能化。數(shù)智技術(shù)具有智能化和高效、精準(zhǔn)度高的特點，減少了人工模式多失誤和舞弊的隱患，實現(xiàn)內(nèi)控體系由“人防人控”向“技防技控”轉(zhuǎn)型升級。數(shù)智技術(shù)參與使得控制執(zhí)行效率得到大幅度提升，數(shù)智化轉(zhuǎn)型產(chǎn)生新的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和技術(shù)，也需要建立相應(yīng)的內(nèi)控制度。

（二）內(nèi)控范圍和側(cè)重點變革

高校內(nèi)部控制活動在數(shù)智化背景下的轉(zhuǎn)變，突出表現(xiàn)為以下兩方面。一方面，內(nèi)控的范圍廣度擴展，深度加深。從廣度上看，內(nèi)控的范圍不再局限于傳統(tǒng)的會計核算，預(yù)算、籌資和資金調(diào)度、績效評價等亦成為內(nèi)控的重點。從深度上看，由于數(shù)智技術(shù)的應(yīng)用，數(shù)據(jù)精度不斷提升，核心數(shù)據(jù)獲取更加簡易。另一方面，由于數(shù)智化內(nèi)控大量信息化和智能技術(shù)的應(yīng)用，內(nèi)控更加側(cè)重防控系統(tǒng)化風(fēng)險和數(shù)據(jù)交換處理風(fēng)險。

四、構(gòu)建數(shù)智化內(nèi)控的建議

（一）強化內(nèi)控數(shù)智化剛性約束

將數(shù)智化建設(shè)作為強化內(nèi)控體系剛性約束的重要手段，推動內(nèi)控控制節(jié)點和控制要求嵌入業(yè)務(wù)數(shù)智系統(tǒng)，推進(jìn)系統(tǒng)間的集成共享，實現(xiàn)管理決策和執(zhí)行活動可控制、可追溯、可檢查，減少內(nèi)控合規(guī)的人為操作因素，確保法律法規(guī)、制度規(guī)范得到嚴(yán)格落實，提高控制執(zhí)行效率。高校應(yīng)利用大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)，強化業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)鍵節(jié)點的剛性控制，實現(xiàn)內(nèi)控體系實時監(jiān)測、自動預(yù)警、監(jiān)督評價等在線監(jiān)督功能，提高內(nèi)控的質(zhì)量和價值。將數(shù)智技術(shù)與內(nèi)控管理結(jié)合，可以推進(jìn)數(shù)據(jù)驅(qū)動的數(shù)智化內(nèi)控建設(shè)，提高管控效率、質(zhì)量和價值。

（二）重視系統(tǒng)權(quán)限管理

通過建立權(quán)限矩陣、權(quán)限申請表、權(quán)限定期審閱表等控制性文檔，規(guī)范權(quán)限的新增、修改、刪除等審批流程，做到系統(tǒng)角色及功能分配合理化，并確保與授權(quán)審批機制一致，避免不相容崗位權(quán)限授予同一用戶、超出用戶工作權(quán)限、離職員工未及時中止系統(tǒng)權(quán)限問題。要加強對信息系統(tǒng)的開發(fā)與維護(hù)、訪問與變更、數(shù)據(jù)輸入與數(shù)據(jù)輸出、信息儲存與保管、網(wǎng)絡(luò)安全等控制，保證信息系統(tǒng)在授權(quán)、運維、存儲等方面的合規(guī)性和安全性。

（三）梳理制度流程

數(shù)智化建設(shè)與制度流程梳理存在依存關(guān)系，數(shù)智化是管理平臺的有效載體而非管理本身，數(shù)智化只能為管理賦能，推進(jìn)管理提升和流程再造，而不能改變管理本身的混亂和無序。數(shù)智化內(nèi)控實施應(yīng)結(jié)合高校單位管理需求、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和事項、制度流程、控制審核要素和崗位職責(zé)進(jìn)行全面梳理，明確業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，系統(tǒng)分析經(jīng)濟(jì)活動風(fēng)險，確定風(fēng)險控制點，選擇風(fēng)險應(yīng)對策略，量身定做簡單易行的實施方案。分級授權(quán)、并行審批、條件分支審批，對預(yù)算指標(biāo)的絕對控制與提醒約束等各種管理模式與方案嵌入數(shù)智化系統(tǒng)環(huán)境，將線下可操作的管理模式、流程、規(guī)則完全通過系統(tǒng)實現(xiàn)[5]。

（四）加強內(nèi)部控制人才培養(yǎng)

首先，高校應(yīng)建立完善的內(nèi)控管理架構(gòu)，加強人才隊伍建設(shè)，培養(yǎng)“懂業(yè)務(wù)+懂內(nèi)控”的復(fù)合型人才，重視內(nèi)控關(guān)鍵崗位人員配備，明確各層級內(nèi)控管理職責(zé)，進(jìn)一步細(xì)化各層級中不同部門、崗位的內(nèi)控職責(zé);其次，高校定期組織內(nèi)控管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，更新相關(guān)人員的知識結(jié)構(gòu)，提升內(nèi)控人員的管理水平。不定期開展各部門及內(nèi)控人員座談會，提高對內(nèi)部業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實際情況的認(rèn)識，及時調(diào)整更新內(nèi)控制度。

（五）系統(tǒng)謀劃內(nèi)控頂層設(shè)計，強化內(nèi)部控制意識

在內(nèi)控體系的構(gòu)建過程中，控制目標(biāo)確定、組織架構(gòu)搭建、控制領(lǐng)域確定、評價監(jiān)督設(shè)計等問題，都需要頂層設(shè)計予以解決。高校應(yīng)制定全局性發(fā)展規(guī)劃，準(zhǔn)確把握“內(nèi)控健全、數(shù)智管控”的工作目標(biāo)，通過數(shù)智技術(shù)，構(gòu)建以合理保證單位經(jīng)濟(jì)活動合法合規(guī)、資產(chǎn)安全和使用有效、財務(wù)信息真實完整、有效預(yù)防舞弊和預(yù)防腐敗，提高公共服務(wù)的效率和效果為目標(biāo)的內(nèi)控體系。高校應(yīng)明確內(nèi)部控制解決的問題，內(nèi)控的建設(shè)框架體系，采用上下結(jié)合的方法推進(jìn)頂層設(shè)計與規(guī)劃，根據(jù)學(xué)校實際需要，站在學(xué)校整體角度，各部門互相通氣，避免內(nèi)控建設(shè)碎片化、部門化。高校應(yīng)積極組織開展多元化、多層次的內(nèi)控管理人員培訓(xùn)活動，加強內(nèi)部控制宣傳工作，引導(dǎo)建立內(nèi)部控制建設(shè)主體意識，讓內(nèi)控成為發(fā)現(xiàn)問題的“顯微鏡”和“放大鏡”[6]。

（六）打破“信息孤島”，高校各信息系統(tǒng)互聯(lián)互通

由于財務(wù)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、科研管理、教務(wù)管理系統(tǒng)等多套系統(tǒng)并行，各信息系統(tǒng)缺乏有效連通。這些系統(tǒng)往往獨立運行，系統(tǒng)間數(shù)據(jù)鴻溝內(nèi)控風(fēng)險易發(fā)，打通數(shù)據(jù)鴻溝成為內(nèi)控管理的關(guān)鍵所在。數(shù)據(jù)中臺構(gòu)建，為這一問題的解決提供新的理念。數(shù)據(jù)中臺強調(diào)數(shù)據(jù)及分析技術(shù)對于前臺業(yè)務(wù)的復(fù)用價值，通過數(shù)據(jù)治理形成新的數(shù)據(jù)資產(chǎn)，打通數(shù)據(jù)間無效隔閡。數(shù)據(jù)中臺從整體出發(fā)，逐步落實數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)資產(chǎn)開發(fā)及數(shù)據(jù)驅(qū)動業(yè)務(wù)三大方面，為組織內(nèi)部控制提供新的方法和思路。將流程制度、審簽環(huán)節(jié)、控制標(biāo)準(zhǔn)和審核依據(jù)嵌入系統(tǒng)，用流程驅(qū)動實現(xiàn)業(yè)務(wù)全過程打通，不改變原有系統(tǒng)內(nèi)流程，實現(xiàn)多個系統(tǒng)間的流程串聯(lián)和跨系統(tǒng)業(yè)務(wù)集成，讓流程上下游協(xié)同起來，實現(xiàn)各系統(tǒng)間統(tǒng)一管理，從而使得效率達(dá)到進(jìn)一步提升，實現(xiàn)從“管理制度化”到“制度流程化”“流程信息化”的不斷跨越。

（七）完善內(nèi)控評價與監(jiān)督機制

高校應(yīng)制定統(tǒng)一內(nèi)部控制評價標(biāo)準(zhǔn)，評價體系建立的立足點在于評價標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。高校應(yīng)依照中介機構(gòu)及各類審計檢查所設(shè)定的內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)，開展縱向和橫向定量分析及評價。在內(nèi)控評價體系中不僅要依靠外部定期評價，而且內(nèi)部控制評價必須內(nèi)部化，組建高校審計委員會，增強高校評價主體能力。同時，隨著內(nèi)控體系不斷完善，應(yīng)將內(nèi)控責(zé)任與監(jiān)督機制有效結(jié)合，以提高全員對內(nèi)控工作的重視程度，切實保證內(nèi)控體系的有效執(zhí)行，促進(jìn)內(nèi)控體系實用效果的發(fā)揮。

（八）數(shù)智技術(shù)迭代升級

高校應(yīng)加強數(shù)智化技術(shù)的迭代升級，將經(jīng)濟(jì)活動及內(nèi)部控制業(yè)務(wù)流程嵌入學(xué)校信息活動中，減少人為操縱因素，維護(hù)信息安全。數(shù)值化迭代升級，可以借助外部專業(yè)機構(gòu)完成，如可以聘請內(nèi)部控制應(yīng)用軟件開發(fā)商、高校專門研究行政事業(yè)單位內(nèi)控研究人員等。通過數(shù)智技術(shù)手段，實現(xiàn)數(shù)據(jù)流、業(yè)務(wù)流、決策流、執(zhí)行流的全面融通，激發(fā)數(shù)據(jù)生產(chǎn)要素對高校治理的放大、疊加、倍增作用，構(gòu)建整體智治制度范式。

五、結(jié)語

內(nèi)控數(shù)智化轉(zhuǎn)型是創(chuàng)新財務(wù)管理模式、深化服務(wù)運行機制的有益探索。未來的高校內(nèi)部控制必然會走向通過數(shù)字化、智能化驅(qū)動的大內(nèi)控體系建設(shè)階段。數(shù)智化內(nèi)控通過信息化規(guī)范流程，將制度落地，沉淀數(shù)據(jù)建立風(fēng)險庫，為學(xué)校創(chuàng)造更大的價值，實現(xiàn)全面監(jiān)督、提升高校治理水平，塑造差異化競爭力。