醫(yī)院檔案信息化賦能高質(zhì)量發(fā)展： 邏輯、困境與路徑

摘 要：醫(yī)院檔案信息化賦能高質(zhì)量發(fā)展受技術(shù)、制度和價值邏輯制約。在實踐中，檔案信息化又面臨著組織、效率和過程的困境，本文通過分析認為可以在制度建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)化推進、數(shù)據(jù)整合與共享利用、開發(fā)利用與安全建設(shè)等方面進行突破，提升信息化賦能水平。

關(guān)鍵詞：信息化；賦能；高質(zhì)量發(fā)展

隨著醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的深入推進，信息技術(shù)成為推動醫(yī)院治理和變革的重要因素。有研究表明，數(shù)字技術(shù)具備賦能治理創(chuàng)新的功能，進而能推動組織創(chuàng)新治理。因此，新形勢下探討檔案信息化賦能醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的內(nèi)在邏輯，分析其困境問題，探索創(chuàng)新實踐路徑尤為重要。

1 醫(yī)院檔案信息化賦能高質(zhì)量發(fā)展的內(nèi)在邏輯

1.1 技術(shù)邏輯

信息技術(shù)融入醫(yī)院檔案管理，能夠不斷重構(gòu)和調(diào)整醫(yī)院治理場景，完成信息技術(shù)賦能高質(zhì)量發(fā)展。換而言之，信息技術(shù)的賦能是一個技術(shù)重構(gòu)和融合的治理過程。一是醫(yī)院對檔案信息技術(shù)的運用，增強了醫(yī)院汲取新信息的能力。醫(yī)院檔案信息汲取能力的提升，為醫(yī)院管理創(chuàng)新打下堅實的基礎(chǔ)。同時，檔案信息轉(zhuǎn)化能力的提升也推動醫(yī)院治理創(chuàng)新，從過去以經(jīng)驗為主導(dǎo)向以數(shù)據(jù)分析為基礎(chǔ)[1]，提高醫(yī)院決策的科學(xué)性和有效性。二是信息化技術(shù)向醫(yī)院職能賦能提效。檔案信息化具有便捷、共性的特征，既可以為業(yè)務(wù)科室創(chuàng)新管理方式提供信息和技術(shù)保障，也能為其提供可借鑒的經(jīng)驗，提高檔案管理效率。醫(yī)院檔案信息的共享機制，打通了各部門之間的信息壁壘，降低了合作成本和溝通障礙。三是檔案信息化融入醫(yī)院管理全過程，有助于提升醫(yī)院人員的數(shù)字素養(yǎng)。新一代信息技術(shù)的應(yīng)用和融合，能夠持續(xù)提升醫(yī)院人員的思維能力，訓(xùn)練數(shù)字化思維，使其主動運用數(shù)字化技術(shù)，推動醫(yī)院治理創(chuàng)新。

1.2 制度邏輯

檔案信息化的制度邏輯是通過相應(yīng)的制度打造和行動路線，構(gòu)筑起新的信息化管理動力機制的過程。醫(yī)院的制度邏輯架構(gòu)是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層、管理人員和技術(shù)人員共同決定和選擇的結(jié)果，并非是某一團體自主的選擇。因而，檔案信息化賦能的過程需要參與方的共同努力和配合實現(xiàn)對治理過程的重塑。一是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者對檔案信息化的支持和認同，為數(shù)字化技術(shù)賦能醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展提供制度和資金支持，在實踐力度和廣度上將政策供給不足、資金建設(shè)不足、思想認識不到位的問題予以清除。二是借助檔案信息化技術(shù)將各職能部門和資源進行有效整合，傳統(tǒng)檔案管理模式在一定程度上隔離各部門之間的有效聯(lián)系，降低檔案賦能效率。檔案信息化的過程為各部門加強聯(lián)系提供難得機遇，借助信息化技術(shù)實現(xiàn)治理的再分配和分工，賦予不同部門檔案管理權(quán)限，改變檔案管理水平低的問題。三是檔案信息化為管理人員參與醫(yī)院治理提供了途徑和條件。信息化技術(shù)能夠為更廣泛的檔案管理者提供多樣化的機會，賦予表達治理建議的渠道，調(diào)動參與醫(yī)院檔案管理的主動性和積極性，匯聚檔案管理現(xiàn)代化的強大合力。

1.3 價值邏輯

檔案信息化的發(fā)展和應(yīng)用，已不僅僅作為技術(shù)賦能存在。在某種程度上，信息技術(shù)作為重要的生產(chǎn)要素，能夠推動工作效率提升、科研水平進步、診療能力提高，是高質(zhì)量發(fā)展的重要因素。當(dāng)前，信息化建設(shè)的潛力和作用已在實際中得到印證，是醫(yī)院治理創(chuàng)新的主抓手。一是信息化激活了醫(yī)院檔案管理的潛在因素。檔案信息化技術(shù)的“多元共治”和“去中心化”的邏輯，能夠兼顧不同的參與主體，持續(xù)釋放不同群眾的管理潛能，增強人們的身份認同，推動形成共同的“管理記憶”，提升各部門之間的合作交流。二是信息化推動形成檔案治理合作新模式。信息技術(shù)的工具性已融入醫(yī)院管理流程，使各參與者樹立信息管理思維和主動意識。推動檔案治理從“單一模式”走向“多元合作共治”，使檔案信息化建設(shè)成為檔案管理的主動行動。三是信息化技術(shù)的整理能力釋放了檔案價值和潛力。資源建設(shè)是醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)工程，也是賦能治理能力提升的邏輯起點。在傳統(tǒng)的管理方式中，檔案管理的收集、利用和賦能都有所不足，信息技術(shù)為檔案管理提供新的手段，檔案管理的方式得到了全過程重塑，突破了紙質(zhì)檔案管理模式的弊端，檔案的價值有了更大的釋放空間。

2 醫(yī)院檔案信息化賦能高質(zhì)量發(fā)展的困境

2.1 組織困境

信息化建設(shè)依托于醫(yī)院內(nèi)部各參與部門建立合作組織架構(gòu)，其中需要對各參與主體進行有效的任務(wù)分工和職責(zé)劃定，構(gòu)建多層次和平面化相結(jié)合的治理模式。信息技術(shù)的加速應(yīng)用，擴大了治理群體，優(yōu)化了治理結(jié)構(gòu)。但是信息技術(shù)特別是大數(shù)據(jù)、人工智能和區(qū)塊鏈技術(shù)等具有較高的技術(shù)應(yīng)用門檻，這在一定程度上使得參與主體對信息化產(chǎn)生了不同的價值認識。由此可見，信息技術(shù)的專業(yè)性也容易導(dǎo)致醫(yī)院組織結(jié)構(gòu)內(nèi)部的隔離和弱化。因技術(shù)水平的差異性，其對信息化接受、操作和認知有了不同的理解。這源于信息技術(shù)本身的專業(yè)性和高要求，如果醫(yī)院檔案人員不具備技術(shù)應(yīng)用能力，就會將信息技術(shù)排除在外，造成規(guī)劃有力、執(zhí)行不力的困境。尤其當(dāng)檔案管理人員隊伍整體素質(zhì)不高、成員大多數(shù)年紀(jì)較大、接納信息技術(shù)的能力不足時，信息技術(shù)的落實就大打折扣。這就形成信息化賦能創(chuàng)新的主體排斥效應(yīng)，陷入循環(huán)往復(fù)的過程，導(dǎo)致部分技術(shù)熟練的檔案管理人員承擔(dān)信息化任務(wù)和主導(dǎo)的現(xiàn)象，客觀上造成主體與弱勢、積極與冷漠的結(jié)構(gòu)性矛盾。

2.2 效率困境

檔案信息化因其快捷、便利、高效為醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展提速增效，其主要是借助將技術(shù)思維方式轉(zhuǎn)換成高質(zhì)量發(fā)展的新優(yōu)勢。在這個過程中，信息化能夠?qū)⒓夹g(shù)的賦能作用充分發(fā)揮出來，轉(zhuǎn)換了醫(yī)院發(fā)展的強大勢能。在這個過程中，信息技術(shù)的應(yīng)用是否醫(yī)院發(fā)展的客觀需要和自身實際，顯得極為重要。因此，檔案信息化建設(shè)重點必須放在有效性和適應(yīng)性上。一方面，片面追求超出醫(yī)院實際的信息化模式，反而弱化其賦能作用。信息化能夠快速提高檔案管理的效率，使管理人員從傳統(tǒng)的繁瑣過程中解放出來，有更多經(jīng)歷充實檔案業(yè)務(wù)建設(shè)和研究。但是現(xiàn)實過程中，有些醫(yī)院片面追求信息化的物質(zhì)建設(shè)，超承載力建設(shè)檔案智能中心、專題數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)等，忽視了配套制度、人員素質(zhì)的現(xiàn)實情況，忽略實際效果的提升。另一方面，醫(yī)院內(nèi)部參與主體的行動難題，也產(chǎn)生效率困境。信息技術(shù)解決了賦能檔案治理的基礎(chǔ)保障問題，但是信息技術(shù)的作用真正發(fā)揮，需要多元參與主體的主動程度。信息化建設(shè)能夠整合不同群體，拓展合作渠道，發(fā)揮數(shù)字潛能，但在技術(shù)融合的過程中，必須突破技術(shù)隱蔽空間限制，即治理主體的構(gòu)想與參與主體不主動的矛盾。從這方面看，信息技術(shù)賦能也在一定程度上造成醫(yī)院內(nèi)部參與主體的隔閡和分裂。

2.3 過程困境

檔案信息化的過程是信息資源賦能醫(yī)院治理能力和治理方式提檔升級的過程。在這個過程中，資源信息的不完整性和分散性，使得信息資源的推動作用難以有效發(fā)揮。一是檔案信息的低質(zhì)量、不完整和分散性。過去，醫(yī)院檔案管理的主體是文書檔案、病例檔案、會計檔案等，整理質(zhì)量不高、標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行不到位，使得信息資源難以產(chǎn)生聚集效應(yīng)。同時，隨著時代變遷，醫(yī)保檔案、文化檔案等應(yīng)運而生，成為新的檔案資源。這些新的治理資源，有的未能及時歸檔造成了流失，有的保管在個人或者業(yè)務(wù)科室中，呈現(xiàn)出碎片化和分散性的特點，削弱治理效能的發(fā)揮，成為治理過程中難以逾越的鴻溝，檔案服務(wù)能力也難以發(fā)揮最大作用。二是資金建設(shè)和人才缺失的困境。對于建設(shè)過程而言，信息化賦能主要取決于資金狀況和人才保障能力，一方面，信息化建設(shè)的水平由醫(yī)院資金投入水平?jīng)Q定的，如果資金投入不足，必然導(dǎo)致無法發(fā)揮信息化對醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的賦能優(yōu)勢。另一方面，建設(shè)過程需要具備信息技術(shù)的專業(yè)化人才來進行高速運轉(zhuǎn)，如人才建設(shè)不足，信息化體系的構(gòu)建將成為空中樓閣。由此可見，檔案信息的分散化和保障因素的不足能夠阻斷信息化賦能高質(zhì)量發(fā)展的中間流程。

3 醫(yī)院檔案信息化賦能高質(zhì)量發(fā)展的實踐路徑

3.1 組織層面：能力培養(yǎng)與業(yè)務(wù)提升

破解醫(yī)院檔案信息化賦能不足的困境，創(chuàng)新醫(yī)院組織建設(shè)是關(guān)鍵。一是通過加強信息化技術(shù)培養(yǎng)力度消除信息化推進的不利因素。信息化技術(shù)能力培養(yǎng)過程能夠降低和消除其推進過程中的阻力，使參與人員能夠保持相對平衡的技術(shù)水平，解決技術(shù)歸納和應(yīng)用失衡的問題。當(dāng)技術(shù)邊界不在成為阻礙因素時，就能夠保證內(nèi)部治理主體的整體性和一致性[2]，為信息技術(shù)的扎實推進奠定基礎(chǔ)。常用的技術(shù)培訓(xùn)手段有組織專業(yè)化培訓(xùn)、招聘信息化人才、加強人才交流力度等。二是通過制度結(jié)構(gòu)的調(diào)整為數(shù)據(jù)賦能提供合作基礎(chǔ)。在制度設(shè)計上要堅持以促進合作導(dǎo)向和激勵機制為方向，匯聚信息化建設(shè)的強大動能。比如，在信息化建設(shè)過程中，可將落實的速度、質(zhì)量、效益作為衡量標(biāo)準(zhǔn)，在資金、職稱、績效等方面給予傾斜，最大限度提升管理人員參與信息化建設(shè)的動力。

3.2 規(guī)范層面：明確責(zé)任和建設(shè)模式。

新《檔案法》規(guī)定：各級人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。這也為醫(yī)院檔案信息化建設(shè)提供了法律基礎(chǔ)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。一是明確各主體的范疇和責(zé)任。要對信息化建設(shè)的責(zé)任和目標(biāo)給予明確。明確責(zé)任主要是為檔案資源的共享和安全性考慮，在實踐應(yīng)用中常出現(xiàn)信息系統(tǒng)安全建設(shè)不到位，患者信息泄露、科研信息被竊取的問題，明確責(zé)任后能夠更好地規(guī)范各主體的逐利行為，確保信息化建設(shè)成果可控。二是加強標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。要認真執(zhí)行《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《CAD電子文件光盤存貯歸檔與檔案管理要求》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等一系列技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、便于轉(zhuǎn)換、實現(xiàn)共享。多層面、多門類采集必須長期或永久保存的、符合歸檔要求的各種醫(yī)院檔案信息[3]，特別是人民群眾亟需的檔案資源，如病例檔案、健康檔案等。要對以前按年度整理保管的檔案逐步掃描成電子文檔，歸檔保存，綜合檔案室要按標(biāo)準(zhǔn)科室移交的電子檔案，更好的為醫(yī)院中心工作服務(wù)。

3.3 保障層面：資源整合和數(shù)據(jù)共享

檔案信息化賦能作用的充分發(fā)揮，做好技術(shù)應(yīng)用保障工作顯得至關(guān)重要，信息和資源的重構(gòu)組成了核心要件。一是加強檔案數(shù)據(jù)整合。伴隨著大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的深度融入，醫(yī)院檔案管理類型增多，存儲介質(zhì)繁多，對不同來源的檔案進行科學(xué)分類和精細化管理至關(guān)重要。要加強內(nèi)容整合，要加強醫(yī)療檔案、科研檔案、病例檔案、醫(yī)學(xué)影像檔案內(nèi)容的整合，在歸集端設(shè)置端口，便于檔案資源錄入與處理，滿足患者的就醫(yī)需求。同時，管理人員還可進行大數(shù)據(jù)挖掘，總結(jié)醫(yī)療為民檔案利用規(guī)律，更精準(zhǔn)地進行內(nèi)容整合。要加強新技術(shù)運用，逐步應(yīng)用可視化技術(shù)、數(shù)據(jù)分析技術(shù)和挖掘技術(shù)，對信息資源進行智能化分解，提高信息處理的精細化程度。二是加強檔案數(shù)據(jù)共享。破除技術(shù)鴻溝帶來的技術(shù)排斥和信息孤島問題，以實現(xiàn)分散治理信息的高效整合[4]。結(jié)合醫(yī)院工作實際，在制度層面對數(shù)據(jù)共享的范圍、方式、程序、條件等做出規(guī)定，同時建立激勵和獎勵并存的方式，破解數(shù)據(jù)共享的困境。從技術(shù)上看，要著力打造特色檔案數(shù)據(jù)庫，醫(yī)院檔案是集為民和醫(yī)療于一體的檔案管理類型，建立數(shù)據(jù)庫分類策略，能夠有效發(fā)揮檔案賦能作用。

3.4 安全層面：開發(fā)利用與安全建設(shè)

信息化建設(shè)服務(wù)醫(yī)院建設(shè)的主要抓手是信息資源的開發(fā)利用，當(dāng)前，醫(yī)院間軟實力的競爭已成為重要方面，深度開發(fā)檔案信息資源成為賦能文化建設(shè)的主要路徑。一是加強信息資源高水平利用。目前，數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)融入信息系統(tǒng)建設(shè)，日益盛行的自動編研技術(shù)成為新的熱點。醫(yī)院管理部門要對照中心工作任務(wù)和患者的所思所盼，提供高水平的檔案文化成果。有的醫(yī)院為滿足人民群眾對健康知識的需求，通過挖掘醫(yī)院的病例信息資源，推出“從檔案看健康知識”欄目，在微信小程序上發(fā)布，受到用戶的喜愛。醫(yī)院對掌上就醫(yī)系統(tǒng)進行深度改造，從檔案信息中挖掘健康小故事在手機客戶端推送，患者在候診過程中就能隨時獲取健康知識。二是加強安全防護能力建設(shè)。新一代信息技術(shù)的發(fā)展也為檔案安全建設(shè)帶來極大的挑戰(zhàn)，患者信息頻頻被泄露的問題彰顯醫(yī)院在信息安全方面的缺失。要持續(xù)加強對安全防護能力建設(shè)，積極應(yīng)用區(qū)塊鏈、防火墻、防水墻、數(shù)字簽名等技術(shù)，解決好新技術(shù)帶來的負面影響。高度重視檔案業(yè)務(wù)外包安全管理，精準(zhǔn)劃定檔案服務(wù)外包范圍，嚴(yán)格審核服務(wù)供方信息安全保障能力，切實加強人員管理，保障檔案數(shù)據(jù)安全。持續(xù)加強安全教育，夯實底線思維，全面提升檔案人員安全管理風(fēng)險意識。

參考文獻

[1][2]辛怡萱.數(shù)字技術(shù)賦能組織治理創(chuàng)新的邏輯、困境與路徑[J].領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)，2022（07）：10.

[3]欒麗萍，張立君.探析新修訂《檔案法》對檔案信息化建設(shè)的法治保障作用[J].山東檔案，2021（04）：15.

[4]劉慧郡.干部人事檔案管理信息化的思考[J].陜西檔案，2016（04）：25.

作者簡介：王苗（1982— ），研究生學(xué)歷，山東省淄博市婦幼保健院館員，主要從事檔案信息化管理、檔案修復(fù)等研究。