依據(jù)《檔案法》實施檔案館數(shù)字化建設研究

寧贊贊

摘 要：新《檔案法》對檔案管理工作提出更高要求。本文基于新《檔案法》提出數(shù)字化的檔案管理開放要求，結合檔案館的檔案館數(shù)字化建設現(xiàn)狀，認清新形勢下檔案館開展數(shù)字化管理工作的意義，厘清檔案管理事業(yè)數(shù)字化轉型發(fā)展的必然趨勢和要求，提出轉變檔案管理工作理念、創(chuàng)新人才隊伍建設和進一步提升檔案管理服務的現(xiàn)代化水平的具體實現(xiàn)路徑。

關鍵詞：新《檔案法》；檔案；數(shù)字化

當下，互聯(lián)網(wǎng)+、大數(shù)據(jù)、人工智能、5G等越來越多的高新技術深入檔案管理等各個方面，催生檔案管理模式產(chǎn)生新的變化，數(shù)字化管理成為檔案館工作的重要部分[1]。新《檔案法》明確檔案數(shù)字化建設在檔案工作中的重要地位，檔案館應該緊緊依托國家區(qū)域數(shù)字化建設環(huán)境，增強檔案信息化管理建設、推動檔案資源數(shù)字化、提高數(shù)字化管理效率和水平。

1 檔案館數(shù)字化建設的重要意義

1.1 新《檔案法》更加明確加強檔案數(shù)字化管理建設

新《檔案法》實施已兩年，為檔案事業(yè)發(fā)展指明了新時代發(fā)展的方向，突出了依法治檔、依法歸檔的新要求。與原《檔案法》比較，新《檔案法》設專章“檔案信息化建設”，提出五點新要求：第一，“三要求”。電子檔案應當來源可靠、程序規(guī)范、要素合理。第二，“四性檢測”。確保電子檔案的真實性、完整性、可用性以及安全性。第三，通過安全的網(wǎng)絡和載體移交檔案館。第四，重要電子檔案要異地備份保管。第五，電子檔案與傳統(tǒng)檔案具有同等效力，可做憑證使用。要推進傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化，原件妥善保管，檔案館要負責檔案數(shù)字資源的收集、保存以及提供利用，要逐步建設數(shù)字檔案館，推進“檔案信息資源共享服務平臺”建設，推動檔案數(shù)字資源的跨區(qū)域、跨部門共享利用。

1.2 檔案管理數(shù)字化是促進檔案事業(yè)發(fā)展的必要途徑

1.2.1檔案館數(shù)字化管理體現(xiàn)網(wǎng)絡化、數(shù)字化、無紙化的突出特點。在海量電子檔案與紙質檔案并存的情況下，需要檔案管理工作進一步提高處理能力，強化數(shù)字化檔案資源收集與存儲，改變傳統(tǒng)的以紙質檔案信息的接收與整理為主的檔案管理方式，有效滿足檔案信息化建設的整體要求，更好地服務于檔案館的檔案收集、整理、統(tǒng)計、開發(fā)利用等各項工作[2]。

1.2.2檔案館檔案數(shù)據(jù)總量大、門類廣泛，是領導決策、科學技術與項目研究等項工作的重要參考依據(jù)。傳統(tǒng)的檔案工作關注實體管理，采取坐等的被動式模式。這個被動的模式不僅效率低而且會造成檔案信息資源的浪費。在當今數(shù)字化管理模式下，檔案館應該利用高效的數(shù)字化優(yōu)勢，發(fā)揮檔案信息資源的價值，更好地管好檔案、服務社會。

1.2.3檔案數(shù)字化是社會各方面獲取信息的重要、快捷途徑。隨著新《檔案法》的廣泛宣傳和貫徹落實，對我國檔案工作的數(shù)字化轉型將產(chǎn)生重要影響。以新修訂檔案法為依據(jù)，大力推進檔案工作數(shù)字化轉型的理論研究與工作實踐刻不容緩。

1.3 檔案數(shù)字化建設是社會和檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求

1.3.1檔案數(shù)字化極大提高檔案管理效能?？偨Y近幾年來檔案館的檔案建設管理工作，不難發(fā)現(xiàn)檔案管理越來越信息化、數(shù)字化，在大數(shù)據(jù)、云計算背景下，檔案管理數(shù)字化的一個突出優(yōu)勢就是能夠有效提升檔案管理效率[3]。目前，紙質檔案還是檔案的主體。傳統(tǒng)的紙質檔案管理既占用大量空間、又需要大量專職人員經(jīng)常在檔案庫房中反復核實，勞心還費力，調檔時間長、勞動強度高、效率低。檔案數(shù)字化可以利用數(shù)字技術、網(wǎng)絡信息技術等先進技術來提高檔案接收、整理、分類和利用的效率。

1.3.2將紙質檔案進行數(shù)字化處理，能夠快速準確及時滿足檔案利用者的要求。因此，對檔案進行數(shù)字化處理，建立網(wǎng)絡化的檔案利用服務體系，不斷增強檔案信息社會共享和遠程服務功能。統(tǒng)籌檔案利用服務、政府公開信息服務和其他公共服務，開展檔案信息在線檢索、調閱、傳輸?shù)热袒献?，提供查檔一站式服務和遠程服務，由傳統(tǒng)利用方式向現(xiàn)代利用方式轉變，形成面向公眾、便捷高效的檔案信息服務利用體系[4]，此舉可以大大減輕檔案管理工作者的工作量，有效保護傳統(tǒng)紙質檔案。

2 檔案館數(shù)字化管理現(xiàn)狀和問題

2.1 未充分認識到檔案數(shù)字化建設的重要性

2.1.1一些檔案館的領導和管理者管理觀念落后，管理模式陳舊。有些檔案工作者只重視傳統(tǒng)檔案管理，沒有跟上檔案建設的快速發(fā)展，沒有關注和探索相關目前最新的數(shù)字化檔案館建設的信息，忽視學習檔案數(shù)字化知識，檔案管理和數(shù)字化相互分離。檔案管理數(shù)字化建設是檔案館的一項重要工作，既需要檔案館領導加強頂層設計，更需要檔案管理工作者轉變思維模式，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式。

2.1.2管理封閉，思想落后。目前仍有部分檔案管理處于封閉狀態(tài)，這源于思想觀念的落后。通過了解得知，某部分檔案館的檔案管理工作者認為：檔案管理無非就是檔案的日常收集、整理和保管等工作，傳統(tǒng)的工作模式足夠應付的過來，數(shù)字化的檔案管理建設是沒有必要的，因此在踐行數(shù)字化檔案管理工作時出現(xiàn)走形式的現(xiàn)象。

2.2 檔案數(shù)字化管理設施不完善

一些檔案館在網(wǎng)絡信息服務方面投入力度還是比較大的，在數(shù)據(jù)庫建設、防火墻、網(wǎng)站、軟硬件方面舍得投入，為數(shù)字化建設提供了特定的硬件和軟件支持[5]。但不可否認的是，由于我國經(jīng)濟水平差異比較大，所以還有很多檔案館現(xiàn)階段在檔案數(shù)字化建設方面投入的力度不足，數(shù)字化建設水平偏低，達不到檔案數(shù)字化管理的要求，一度影響檔案數(shù)字化管理建設工作的開展。

2.3 檔案數(shù)字化建設制度尚不完善，缺乏實用性

有些檔案館雖然都加大了檔案數(shù)字化建設力度，但并沒有制定一套完善的檔案數(shù)字化建設規(guī)章制度，數(shù)據(jù)管理不規(guī)范、標準化指標不明確、相關工作無章可循，制約檔案數(shù)字化建設的發(fā)展進程。

2.4 檔案數(shù)字化管理專業(yè)人才不足

人才是促進檔案館數(shù)字化發(fā)展的關鍵。許多檔案館的專職管理人員配備不足，有些是兼職人員來參與此項工作，不能全身心進行檔案數(shù)字化建設。檔案管理人員普遍存在所學專業(yè)不對口，又缺乏專業(yè)培訓，沒有掌握檔案數(shù)字化的知識和相關技能。由此可見，高素質的檔案信息化管理人才是制約檔案館數(shù)字化發(fā)展的重要因素之一。

3 進一步加強和完善檔案館數(shù)字化建設

新《檔案法》為檔案信息化建設、檔案館數(shù)字化建設提供了有力的法律法規(guī)支持。從國家層面提出由國家推進“檔案信息資源共享服務平臺”的建設，推動檔案館數(shù)字資源庫建設與利用。在新形勢下，各級檔案館可以應用信息技術，探索構建高度自動化的檔案管理系統(tǒng)、開發(fā)具有實用性的功能模塊，優(yōu)化工作流程，完善配套制度體系，推動數(shù)字檔案資源的共建共享[6]，可以全方位、多層次、多角度地為經(jīng)濟建設和社會發(fā)展服務。

3.1 加快轉變檔案管理工作理念，推進檔案數(shù)字化建設

3.1.1轉變理念是做好檔案數(shù)字化建設工作前提。檔案管理工作人員理念要與時俱進，管理理念落后是阻礙檔案館數(shù)字化建設的一個重要因素。在各級檔案館，普遍存在人員接受新事物、新方法較慢，習慣于傳統(tǒng)思維和傳統(tǒng)管理模式，服務意識、創(chuàng)新意識不強等問題。沒有真正做到以人為本，真正把檔案數(shù)字化管理工作和服務社會相結合。因此，對高層的管理工作者而言，應在培訓檔案管理工作者的知識和技能上下功夫，強化他們的管理理念和服務意識，幫助管理人員不斷提升對檔案數(shù)字化建設的認識，提升他們的專業(yè)技能和服務理念，進一步推進檔案的數(shù)字化發(fā)展進程。

3.1.2轉變理念、更新管理模式是加快檔案館數(shù)字化建設的根本保證。推進數(shù)字化檔案建設，必須實現(xiàn)檔案管理工作人員的理念轉變，同時要具有和掌握業(yè)務一體化管理的理念與模式。要利用新技術，建立閉環(huán)思維，牢固樹立周期管理理念，將檔案館業(yè)務工作視為一個具有完整生命周期的閉環(huán)系統(tǒng)，充分發(fā)揮基礎性作用，從而使得整個檔案館業(yè)務工作形成一個閉環(huán)。

3.2 完善檔案管理基礎設施建設

進一步完善檔案部門硬件和軟件設施建設，在保證網(wǎng)絡安全的情況下，信息管理系統(tǒng)有序實現(xiàn)端口開放和互聯(lián)互通，逐步實現(xiàn)大數(shù)據(jù)背景下的互聯(lián)網(wǎng)+的平臺共享。檔案館應根據(jù)實際情況，加大檔案館數(shù)字化投入占比，購買軟硬件系統(tǒng)、多項檔案信息化管理設備以及相關的配套服務，完善檔案管理一體化系統(tǒng)，來支持檔案館數(shù)字化工作的建設和發(fā)展。

3.3 加強檔案館數(shù)字化工作的制度化和規(guī)范化建設

檔案館數(shù)字化建設是一項系統(tǒng)工程，涉及范圍廣，需要相關部門從制度層面給予保障，制定一套切實可行的標準規(guī)范[7]。標準規(guī)范建設是對電子文件的形成、歸檔以及電子檔案信息資源網(wǎng)上傳輸、交換、存儲等方面，制定相關的標準和要求，并指導實施的過程。這些標準規(guī)范對于明確崗位職責，確保各個環(huán)節(jié)工作開展的規(guī)范性，具有重要意義。新《檔案法》是開展檔案數(shù)字化建設工作的首要依據(jù)，在此框架下，各大檔案館要以本單位的實際發(fā)展情況為切入點，加快檔案信息資源管理標準規(guī)范的制定和推行，主要包括管理性標準規(guī)范建設、業(yè)務性標準規(guī)范建設以及技術性標準規(guī)范建設[8]。

3.4 創(chuàng)新人才隊伍建設，提升專業(yè)人員水平

檔案專業(yè)人才隊伍建設是新時期檔案工作的重要保障，建立一支素質過硬、業(yè)務精湛、知識全面、服務高效的隊伍至關重要。高素質的檔案專業(yè)技術人才不僅要具備過硬的專業(yè)檔案管理知識和技能，還應具備一定的計算機信息技術和法律等知識。各大檔案管理部門應從整體提高檔案數(shù)字化管理水平的角度，考慮人才隊伍的建立。做好頂層規(guī)劃，統(tǒng)籌規(guī)劃好各類人才隊伍的建設，加強檔案數(shù)字化管理人才隊伍的培養(yǎng)，通過引進、培養(yǎng)等多種方式解決人才短缺的問題。在檔案數(shù)字化專業(yè)人才引進方面，要明確選人的素質和能力標準，盡可能細化選人細則，選擇具有較豐富的檔案管理經(jīng)驗或背景，以及具有較高計算機專業(yè)技能的人才。在人才培養(yǎng)方面，檔案館可以鼓勵檔案工作者積極參加專業(yè)知識和技能培訓、專業(yè)檔案信息化課程、講座等活動，提升自己的檔案知識技能儲備。

3.5 統(tǒng)籌推進查詢專業(yè)服務平臺建設

依據(jù)《檔案法》第四十一條：“國家推進檔案信息資源共享服務平臺建設，推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用?！比珖鴻n案查詢利用服務平臺作為國家近年來的重點項目，在2019年建成啟動至今已具備基本的接入條件。各級各類檔案館（室）應重點思考如何與該平臺接軌，實現(xiàn)全國的檔案查詢轉移服務。首先，主動對接全國檔案查詢利用服務平臺，共享檔案資源，實現(xiàn)全國范圍內(nèi)的網(wǎng)上查檔。其次，建立檔案查詢服務APP，并與政務服務平臺對接，利用網(wǎng)絡平臺的優(yōu)勢開展云檔案服務[9]。最后，大力推進專業(yè)目錄和數(shù)據(jù)庫的建設。新《檔案法》規(guī)定：“檔案館應當通過其網(wǎng)站或者其他方式定期公布開放檔案的目錄。”開展專題目錄和數(shù)據(jù)庫的建設，貫徹落實這一規(guī)定，應重點考慮在保證安全性和標準化的基礎上，擴大其可擴展性和公共服務性，提高檔案服務的效果，提升檔案的利用效率。

結語

隨著“數(shù)字中國”工程的持續(xù)推薦，檔案館檔案工作也發(fā)生深刻的變化。檔案工作的數(shù)字化建設是我國檔案工作的內(nèi)在需求，也是檔案部門迎來的重要機遇和挑戰(zhàn)。因此，各地檔案館（室）應根據(jù)實際情況，結合新《檔案法》宣貫、切實落實好《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的要求，針對檔案數(shù)字化建設工作出現(xiàn)的問題，將檔案數(shù)字化建設立足實際，統(tǒng)籌規(guī)劃，循序漸進，快速實現(xiàn)檔案館數(shù)字化建設，將更有利于檔案資源的高效合理利用，推動機關事業(yè)單位檔案工作持續(xù)有效發(fā)展，為社會提供更優(yōu)質、更個性化的服務[10]。

參考文獻

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[10]馬秋影.檔案事業(yè)“十四五”發(fā)展規(guī)劃思路研究——以北京市為例[J].北京檔案，2020（11）：26-28.

（作者單位：靖宇縣交通運輸綜合行政執(zhí)法大隊；長白朝鮮族自治縣住房管理中心）