基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制研究

李文娟

摘要：近年來，在信息技術(shù)飛速發(fā)展背景下，為了適應(yīng)現(xiàn)代市場的高速運轉(zhuǎn)，以ERP系統(tǒng)為主的信息管理系統(tǒng)，已成為當(dāng)前企業(yè)進行現(xiàn)代化管理的重要依托。在計算機軟件工具的輔助下，ERP系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)全面的資源整合和信息共享，并在促進企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展的同時進行有效的內(nèi)控。內(nèi)部控制對于企業(yè)各個目標(biāo)的實現(xiàn)以及管理工作的落實具有重要影響，完善的企業(yè)內(nèi)部控制要求企業(yè)應(yīng)將先進的計算機技術(shù)和管理理念相整合起來。本文闡述了企業(yè)ERP系統(tǒng)對企業(yè)內(nèi)部控制的作用以及影響，提出了在ERP系統(tǒng)環(huán)境下對內(nèi)部控制存在的問題以及解決問題的對策和建議。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)環(huán)境；內(nèi)部控制；企業(yè)風(fēng)險管理

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，以往的管理模式對內(nèi)部控制的需要已經(jīng)無法滿足，更多的企業(yè)開始采用以ERP系統(tǒng)為主的信息管理系統(tǒng)來加強內(nèi)部控制。ERP系統(tǒng)作為一種現(xiàn)代的信息管理技術(shù)，可以將各個部門的信息、理念進行綜合，促進各部門之間的交流，提升企業(yè)的管理效率。在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，企業(yè)內(nèi)部控制活動與控制方式不斷完善，從而可以使業(yè)務(wù)流程得到更有效的監(jiān)管和控制。

一、ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系

（一）ERP系統(tǒng)定義

ERP系統(tǒng)是一種新型的企業(yè)管理平臺，是建立在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，用系統(tǒng)化的管理思想模式，為企業(yè)的決策層、管理層以及員工提供決策運行的企業(yè)管理軟件。該平臺的應(yīng)用貫穿于企業(yè)發(fā)展建設(shè)的全過程，可以進行跨地區(qū)、跨公司以及跨部門的實時管理，企業(yè)能將物流、人流、財流與信息流集于一體，可以更好的完善企業(yè)內(nèi)部各個環(huán)節(jié)的工作流程。

（二）企業(yè)內(nèi)部控制定義

企業(yè)內(nèi)部控制是由企業(yè)管理層和全體員工共同實施的、通過制定相關(guān)的管理制度，以實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)、保障資產(chǎn)安全完整、保證信息資料準(zhǔn)確可靠、提高經(jīng)濟效率為目的而在單位內(nèi)部采取的自我約束機制，是用于規(guī)劃、評價企業(yè)經(jīng)營管理控制的一系列方法與措施。內(nèi)部控制需要流程化和控制化，以對企業(yè)運營的各個流程和節(jié)點進行管控和推進，保證企業(yè)經(jīng)營活動合法合規(guī)運行。

（三）企業(yè)ERP系統(tǒng)和內(nèi)部控制的聯(lián)系

ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制相互配合，相互作用。在企業(yè)正常的生產(chǎn)運營過程中，企業(yè)所有的經(jīng)營管理活動以及經(jīng)營管理職責(zé)都需要進行內(nèi)部控制。ERP系統(tǒng)能夠在企業(yè)內(nèi)部建立完善的全流程運行體系，為企業(yè)內(nèi)部控制的實現(xiàn)提供更加及時的數(shù)據(jù)支持，幫助其更加快速的進行風(fēng)險識別，進而提升內(nèi)部控制對風(fēng)險預(yù)防的有效性。

ERP系統(tǒng)是內(nèi)部控制中不可或缺的一部分，與內(nèi)部控制工作的流程優(yōu)化、業(yè)務(wù)板塊、實施層面具有較強的一致性。ERP系統(tǒng)在對企業(yè)現(xiàn)有的管理流程進行詳細(xì)了解后方可編寫程序，以進行下一步設(shè)計和改進，確保ERP系統(tǒng)在實施后能夠與內(nèi)控制度的要求一致，隨著經(jīng)營管理的變化，還要對其進行及時調(diào)整和推進，做好各方面的工作，以確保企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展計劃和經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)。

ERP系統(tǒng)是為了優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部人、財、物和信息的合理流動而設(shè)計出來的信息管理系統(tǒng)，是由企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)、發(fā)展方向、組織結(jié)構(gòu)、權(quán)責(zé)分配等在內(nèi)的各項管理制度所建立的。內(nèi)部控制的目的是通過一系列的內(nèi)控管理手段來做好企業(yè)經(jīng)營管理的事前計劃、事中控制和事后分析工作，因此ERP系統(tǒng)和內(nèi)部控制在功能上極具相似。

二、ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對內(nèi)部控制的影響

（一）對全面預(yù)算控制的影響

全面預(yù)算控制是企業(yè)根據(jù)整體目標(biāo)及資源調(diào)配能力，經(jīng)過合理的預(yù)測、綜合計算和全面平衡對企業(yè)經(jīng)營進行計劃和控制的過程。全面預(yù)算以銷售預(yù)測為起點，對采購、生產(chǎn)、銷售等進行預(yù)測，反映企業(yè)在未來期間的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果，能對企業(yè)整體流程進行詳細(xì)的分解與計算。通過ERP系統(tǒng)及時全面反映匯總各項經(jīng)營指標(biāo)數(shù)據(jù)的執(zhí)行情況，合理調(diào)配有限的企業(yè)資源，可以有效做到事前防范、事中監(jiān)督，解決因數(shù)據(jù)反映不及時而造成的分析滯后現(xiàn)象。ERP系統(tǒng)可以及時獲取業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，根據(jù)歷史數(shù)據(jù)和未來趨勢，智能預(yù)測預(yù)算數(shù)值的支出與收入情況，為企業(yè)提供更加客觀的決策依據(jù)。ERP系統(tǒng)提供了實時監(jiān)控和管理預(yù)算執(zhí)行的功能，能幫助企業(yè)將預(yù)算和財務(wù)數(shù)據(jù)同步，加強了對預(yù)算的掌控并可以防止預(yù)算超支。

（二）對采購與付款環(huán)節(jié)的影響

在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，采購與付款的業(yè)務(wù)流程主要包括采購申請、確定供應(yīng)商、簽訂合同、商品驗收入庫、貨款結(jié)算。企業(yè)各部門根據(jù)需求提出采購計劃申請，系統(tǒng)自動生成采購訂單并與采購申請單進行核對，采購人員根據(jù)申請單進行下一步的采購工作。在ERP系統(tǒng)中，采購人員可以在申請、訂貨、入庫、發(fā)票校驗等一系列流程中準(zhǔn)確、及時的錄入所需要數(shù)據(jù)，實現(xiàn)信息公開、透明化。而財務(wù)人員可以在ERP系統(tǒng)中對存貨檔案設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)，以限制商品的采購價格，降低采購成本。在ERP系統(tǒng)中，財務(wù)根據(jù)系統(tǒng)能對采購發(fā)票、入庫單等相關(guān)憑證進行核查，根據(jù)審批后的付款任務(wù)進行付款，能確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。ERP系統(tǒng)根據(jù)公司相關(guān)人員崗位職責(zé)及權(quán)限的不同對各個流程進行監(jiān)管和控制，可以確保各流程環(huán)節(jié)內(nèi)部控制有效運行。

（三）對銷售與收款環(huán)節(jié)的影響

在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，首先會進行崗位職責(zé)審批權(quán)限，通過預(yù)防性控制與發(fā)現(xiàn)性控制相結(jié)合的方法，對銷售環(huán)節(jié)進行管控。在銷售與收款循環(huán)中，從接受顧客訂單、批準(zhǔn)賒銷信用、合同審核、發(fā)貨、開具發(fā)票、記錄銷售到收款結(jié)算，都可以在ERP系統(tǒng)里進行嚴(yán)格設(shè)置。在市場競爭日益劇增的情況下，賒銷成為銷售活動的一項重要銷售手段，但賒銷會給企業(yè)帶來資金周轉(zhuǎn)困難、壞賬損失等弊端，銷售人員通過ERP系統(tǒng)對收集、審批后的客戶資料進行錄入，再使信用管控部門對客戶進行審查，能夠降低應(yīng)收款項將來出現(xiàn)壞賬的可能性。在ERP信息系統(tǒng)里根據(jù)銷售單進行銷售產(chǎn)品類別、規(guī)格、數(shù)量等的審批，能夠保證對銷售的內(nèi)部控制。ERP系統(tǒng)使銷售、收款流程緊密化、可視化、準(zhǔn)確化，優(yōu)化了銷售管理流程，保證了業(yè)務(wù)活動的有效進行，能防止發(fā)現(xiàn)并糾正錯誤和舞弊，提高了整體內(nèi)部控制環(huán)境。

（四）對生產(chǎn)與存貨環(huán)節(jié)的影響

企業(yè)存貨主要包括各種原材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品、包裝物等有形資產(chǎn)，儲備存貨主要是基于保證生產(chǎn)和銷售的需要，因此加強存貨管理尤其重要。一般來說，企業(yè)的產(chǎn)、銷能力是平衡的，如果企業(yè)能及時獲取到客戶需求，調(diào)整生產(chǎn)計劃，將有利于進行庫存管理。在ERP系統(tǒng)中，企業(yè)可以根據(jù)近期的生產(chǎn)計劃和產(chǎn)品需求，排定自己的生產(chǎn)計劃按需生產(chǎn)。ERP系統(tǒng)根據(jù)生產(chǎn)訂單，即能生成各個成產(chǎn)品所需要的物料清單、采購單、加工單及生產(chǎn)的排程，系統(tǒng)也能記錄生產(chǎn)進度，讓企業(yè)能按時、按質(zhì)、按量的完成生產(chǎn)。在物料監(jiān)控方面，通過系統(tǒng)化管理，可以實現(xiàn)產(chǎn)品信息共享及訂單追蹤，減少人工出錯的機率，大大提高了管理效率。對于存貨庫存管理，ERP系統(tǒng)可以實現(xiàn)實時跟蹤，使生產(chǎn)、物流和信息流管理能夠同時進行，可以最大限度的利用庫存、減少庫存的占用，保證生產(chǎn)任務(wù)穩(wěn)步進行，規(guī)避缺貨風(fēng)險。

（五）對企業(yè)內(nèi)部管理的影響

通過ERP系統(tǒng)能使內(nèi)部管理落到實處，使內(nèi)部管理流程更加完善。ERP系統(tǒng)在實施以前，首先針對前期管理模式、經(jīng)營流程等進行調(diào)整，將內(nèi)部控制的要求編寫到ERP系統(tǒng)中。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用讓內(nèi)部管理流程更加智能，實現(xiàn)數(shù)據(jù)交互、全程時時監(jiān)控管理，讓數(shù)據(jù)處理和存儲過程更加集中和自動。通過使用ERP系統(tǒng)，內(nèi)部管理所產(chǎn)生的成本也在減少，ERP系統(tǒng)能夠自動對內(nèi)部管理和業(yè)務(wù)活動進行匯總反饋，并不斷對業(yè)務(wù)信息進行優(yōu)化，可以減少信息偏差、提高管理效率。ERP系統(tǒng)的用戶權(quán)限管理機制，可以對系統(tǒng)中有用戶根據(jù)不同的崗位職責(zé)進行啟用、綁定角色等操作，分工不同、角色不同、權(quán)限也會不同，這樣可以使內(nèi)部控制得到改善，從而優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境。

三、ERP系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)部控制存在的主要問題

（一）ERP系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程操作的設(shè)置錯誤

ERP信息管理系統(tǒng)是由系統(tǒng)設(shè)計人員根據(jù)企業(yè)實際需要設(shè)計出來的，不可避免的會存在漏洞。比如操作錯誤或者ERP系統(tǒng)本身參數(shù)設(shè)置錯誤，就會導(dǎo)致整體數(shù)據(jù)出現(xiàn)差異，從而造成內(nèi)部控制出現(xiàn)重大錯誤。若企業(yè)人員缺乏內(nèi)部控制思維，對業(yè)務(wù)流程設(shè)置不當(dāng)，就容易導(dǎo)致系統(tǒng)運行時發(fā)生與企業(yè)內(nèi)部控制相背離的現(xiàn)象，甚至因為職責(zé)權(quán)限劃分不清而出現(xiàn)部門間相互推諉的問題。

（二）企業(yè)內(nèi)部控制中崗位職責(zé)分工及權(quán)限劃分不明確

在ERP系統(tǒng)運行過程中，因為缺乏授權(quán)或者授權(quán)不當(dāng)?shù)脑?，可能對系統(tǒng)的安全運行產(chǎn)生隱患。審批權(quán)限的嚴(yán)格程度，是系統(tǒng)可以安全運行的首要條件。若不能保證審批權(quán)限的嚴(yán)格程度，則無法通過崗位職責(zé)分工方式相互牽制，從而給企業(yè)造成數(shù)據(jù)安全風(fēng)險、經(jīng)營風(fēng)險、法律風(fēng)險等經(jīng)濟損失。

（三）缺少復(fù)合型專業(yè)化團隊

在實施ERP系統(tǒng)的運行過程中不僅要求操作人員懂技術(shù)、懂管理，還需要其了解系統(tǒng)運行和控制環(huán)節(jié)的各個流程。目前，部分企業(yè)因復(fù)合型人才缺乏導(dǎo)致ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制體系的融合度較差，最終導(dǎo)致內(nèi)部控制不能達到預(yù)期要求。

（四）缺少有效的監(jiān)督制度和安全措施

隨著ERP系統(tǒng)的普及使用，安全成為應(yīng)用ERP系統(tǒng)的首要條件。目前部分企業(yè)對ERP系統(tǒng)的風(fēng)險把控流于形式，并未真正識別出內(nèi)部控制風(fēng)險隱患，未建立全面的監(jiān)控體系，也沒有安排專業(yè)的操作人員對系統(tǒng)進行全面升級和安全防護。對于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)差錯、流程差錯、人員操作失誤以及系統(tǒng)故障無法應(yīng)對解決。

此外，ERP系統(tǒng)將多部門的流程連接在一起，若企業(yè)沒有較強的系統(tǒng)安全意識，日常的操作維護不規(guī)范，很容易導(dǎo)致系統(tǒng)中重要信息泄露。

四、ERP系統(tǒng)環(huán)境中完善企業(yè)內(nèi)部控制的具體對策與建議

（一）建立健全內(nèi)部控制制度

建立ERP系統(tǒng)操作規(guī)范和制度。企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身經(jīng)營業(yè)務(wù)的需求，對ERP系統(tǒng)進行嚴(yán)謹(jǐn)、全面的參數(shù)設(shè)置，避免出現(xiàn)系統(tǒng)參數(shù)本身運行錯誤的問題。系統(tǒng)管理員應(yīng)當(dāng)制定ERP系統(tǒng)中各個模塊的操作流程圖，并配以操作說明，對相應(yīng)的操作人員進行崗前培訓(xùn)，操作人員必須嚴(yán)格按照流程進行操作，不可私下更改操作流程。

建立ERP系統(tǒng)崗位制度。ERP系統(tǒng)可以根據(jù)各部門各崗位職責(zé)與分工不同對不同的操作模塊權(quán)限進行劃分，以優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境。

（二）加強ERP系統(tǒng)與業(yè)務(wù)的融合

在ERP系統(tǒng)啟動前要明確其與企業(yè)各項業(yè)務(wù)融合的目標(biāo)與效果，確保ERP系統(tǒng)的各個應(yīng)用模塊能夠與企業(yè)各項業(yè)務(wù)活動進行無縫銜接，以保證ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)能及時、準(zhǔn)確的共享到各業(yè)務(wù)鏈中。在ERP系統(tǒng)實施前期，成立專業(yè)化的系統(tǒng)團隊，團隊成員最好包括業(yè)務(wù)人員在內(nèi)，在實施過程中，團隊成員應(yīng)定期關(guān)注業(yè)務(wù)流程和內(nèi)控制度是否發(fā)生變化，隨時調(diào)整各個業(yè)務(wù)模塊，持續(xù)跟進學(xué)習(xí)并進行系統(tǒng)優(yōu)化，真正與企業(yè)業(yè)務(wù)相融合。通過構(gòu)建復(fù)合型專業(yè)化團隊，建立統(tǒng)一的系統(tǒng)運行機制，提高ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部控制方面的應(yīng)用水平。

（三）加強ERP系統(tǒng)的信息安全防護

在ERP系統(tǒng)運行維護過程中，要建立健全ERP系統(tǒng)信息安全管理機制，對相關(guān)操作人員進行信息安全培訓(xùn)并考核，設(shè)置專業(yè)的操作人員不定期的對ERP系統(tǒng)信息進行維護，以確保系統(tǒng)信息的安全性。在此過程中，企業(yè)可以結(jié)合實際運行情況，制定計算機工作崗位的職責(zé)及操作規(guī)定，禁止不相關(guān)人員接觸、操作ERP系統(tǒng)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，通過設(shè)置防火墻的方式，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)保護屏障，結(jié)合身份技術(shù)論證和授權(quán)管理等方式保護系統(tǒng)的信息安全。

（四）加強復(fù)合型專業(yè)團隊人員的培訓(xùn)和儲備

ERP系統(tǒng)信息化程度較高、應(yīng)用范圍比較廣泛，同時對企業(yè)管理也提出了更高的要求。專業(yè)的復(fù)合型人才除了要有過硬的專業(yè)知識和技能以外，還需要懂企業(yè)管理知識，并能熟練操作計算機系統(tǒng)及時識別系統(tǒng)管理漏銅。這就要求企業(yè)加強人員培訓(xùn)，以確保ERP系統(tǒng)成功實施。同時，企業(yè)要提高專業(yè)人員的風(fēng)險隱患意識，使其深入了解內(nèi)部控制的實質(zhì)，進而提升內(nèi)部控制水平。

五、結(jié)束語

在日新月異的信息化時代，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對于企業(yè)內(nèi)部控制工作的實施具有深遠影響。ERP信息系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制制度是相輔相成、相互推進的，ERP系統(tǒng)的建設(shè)成為企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)的重要組成部分。EPR信息系統(tǒng)的應(yīng)用可以幫助企業(yè)改進業(yè)務(wù)流程，提高信息收集和分析能力，使企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展與內(nèi)部控制相互促進，為企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展和規(guī)范性發(fā)展奠定基礎(chǔ)，企業(yè)應(yīng)充分認(rèn)識到ERP信息系統(tǒng)建設(shè)對企業(yè)內(nèi)部控制的重要影響。目前，在ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)在內(nèi)部控制方面仍面臨著諸多漏洞，需要各企業(yè)管理層引起足夠的重視，其應(yīng)通過建立完善的內(nèi)部控制制度和行為規(guī)范，建立健全內(nèi)控監(jiān)督機制等措施，將ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制緊密結(jié)合，以對企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中的風(fēng)險進行有效的預(yù)防，從而全面提升企業(yè)經(jīng)營管理水平，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營管理目標(biāo)。

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