高校辦公室檔案管理工作效率的提升措施

文/寶雞文理學院檔案館 朱偉

高校辦公室檔案是高校日常管理中產(chǎn)生的重要資料，包括各種文件、文書檔案、會議記錄等。這些檔案不僅具有重要的歷史價值和研究價值，而且還可以為高校的決策提供重要的參考。高校辦公室檔案管理的主要目的是確保檔案信息的真實性、完整性和可用性，確保檔案管理的規(guī)范化、科學化和信息化。高校辦公室檔案管理是一項重要工作，需要具備一定的管理能力和專業(yè)知識，才能保障檔案信息的真實性、完整性和可用性。

高校辦公室檔案管理是否有序、完整，直接影響高校檔案管理工作的開展。隨著高校教學、科研工作的日漸繁重，必須加強辦公室檔案管理，助力學校各項工作的順利完成。

一、辦公室檔案管理工作的重要性

（一）輔助相關工作順利開展。在高校教育事業(yè)發(fā)展過程中，檔案作為記錄性資料，對高校各項工作的開展具有重要作用。嚴格意義上講，學校屬于事業(yè)單位，所以對檔案有保密性要求，其中部分重要文件會直接影響到學校各項業(yè)務的正常開展。這就需要辦公室檔案管理工作發(fā)揮作用，確保工作人員正確認識到檔案管理工作的重要性，加強檔案管理，更好地推動學校的正常運行。比如學校的人事檔案，由于檔案內(nèi)容涉及學校內(nèi)部職工個人信息、崗位現(xiàn)狀等情況，加強管理才能為學校后期人事聘用提供可靠的資料支持。

（二）完善檔案資料管理工作。在辦公室檔案管理工作中，辦公室檔案資料屬于指導性、指令性文件，學校各部門在開展各項工作過程中可以根據(jù)檔案資料調(diào)整工作方式、革新思路，在辦公室檔案管理的作用下，可以進一步提高學校相關工作的有序性，及時發(fā)現(xiàn)問題，采用有效的解決措施。

高校辦公室檔案資料管理需要有明確的規(guī)范和標準。例如，檔案資料的歸檔、整理、使用、保存等環(huán)節(jié)都需要有明確的規(guī)定和流程，以確保資料的準確和完整。此外，高校辦公室還應該定期檢查和更新文件材料的收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)，以保持檔案資料的及時、準確和完整。高校辦公室應該采用信息化管理手段來提高檔案信息的管理效率和精度[1]。例如，可以使用計算機軟件來輔助檔案資料的收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)，從而提高信息管理的效率和精度。此外，高校辦公室還應該建立檔案信息系統(tǒng)，便于師生查詢和使用檔案信息。同時，還需要定期檢查和更新文件材料的收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)，以保持信息系統(tǒng)的實時更新和準確。高校辦公室需要為師生提供高效、便捷的服務。包括收集、整理、歸檔、查詢等環(huán)節(jié)都需要有便捷的服務流程和工具，以提高檔案信息服務的質(zhì)量和效率。此外，提高辦公室檔案管理水平，落實各類檔案管理工作，能夠為學校各崗位人員查閱資料提供幫助，滿足各類工作需求。

（三）保證檔案資料安全性。完善辦公室檔案管理工作，可以開展更具層次性、針對性的檔案管理工作。同時，在辦公室檔案管理過程中，可以將學校的重要資料、數(shù)據(jù)集中化管理，不僅保證各類資料的完整性，還可以確保各類重要數(shù)據(jù)的安全性，做好保密工作，進而更好地服務學校各部門開展工作，做好辦公室檔案管理工作，可以促使學校整體工作效率得以提升，對推進學校發(fā)展具有重要作用。

二、目前高校辦公室檔案管理工作存在的問題

目前，高校黨政辦公室缺乏專業(yè)的檔案管理人員，導致檔案管理工作受到影響，整體水平不高，不利于學校各項工作的順利開展。

（一）檔案管理意識不足。從辦公室檔案管理人員隊伍結(jié)構(gòu)看，大部分檔案管理人員是以兼職身份存在，這類人員缺乏對辦公室管理檔案工作的正確認識[2]。此外，由于是非專業(yè)人員，缺乏對學校辦公室檔案管理標準與規(guī)范的深入了解，以至于管理時難以分辨、判斷各類因素，甚至還有些人員并未認識到檔案管理工作的重要性，片面地認為只是一些基礎性整理工作，直接影響了學校辦公室檔案管理工作效率的提升。

（二）管理手段模式陳舊。高校辦公室檔案管理工作涉及大量內(nèi)容，并且工作程序性復雜，需要管理人員把控好各個環(huán)節(jié)，細心、耐心地落實各項工作內(nèi)容，并且隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，將其應用到檔案管理工作中可以提高工作效率。但從寶雞文理學院黨政辦公室的實際情況看，辦公室管理人員管理意識薄弱，再加上學校在檔案管理工作上的資金投入非常有限，導致目前辦公室檔案管理工作仍舊沿用以往的書面管理，與OA辦公系統(tǒng)難以真正融合，沒有與檔案館的信息化檔案系統(tǒng)有效銜接，這明顯不符合現(xiàn)代化辦公的需求。學校日漸增多的檔案內(nèi)容和資料文件必須引入更加高效、準確的管理方式，不然極容易出現(xiàn)檔案遺漏、檔案編輯錯誤等情況，不利于日后各項工作的正常開展。

（三）專業(yè)管理人員匱乏。寶雞文理學院檔案館目前還未形成完善、獨立的人力資源體系，導致檔案管理人員主要以兼職人員為主，缺乏專業(yè)的檔案管理人才，加之檔案管理人員崗位變動頻繁，在很大程度上影響了辦公室檔案管理工作的有序展開。由于缺乏專業(yè)人才，導致檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性規(guī)劃，容易出現(xiàn)管理專業(yè)性不足，甚至檔案資源缺失等情況，與學校發(fā)展不相適應[3]。此外，學校不重視檔案管理工作，導致現(xiàn)代化管理手段、先進管理設備的引進不足，不利于高校其他工作的順利開展。

三、有效提升高校辦公室檔案管理工作效率的對策

新時代，高校教育事業(yè)不斷發(fā)展，檔案資料越來越多，辦公室檔案管理工作必須迎合新時代的發(fā)展需求，不斷優(yōu)化改善、改進現(xiàn)有模式，切實提高高校檔案服務質(zhì)量，使高校獲得可持續(xù)發(fā)展的推動力。對此，高校應當積極構(gòu)建現(xiàn)代化辦公室檔案管理模式，促使檔案管理發(fā)揮其獨特的價值。為提高辦公室檔案管理工作效率，需要明確其基本要素：首先，應保證辦公室相關資料保存完整。在實施辦公室檔案信息化管理過程中，能夠彌補以往紙質(zhì)管理工作方式的不足，用電子文檔的方式保證檔案內(nèi)容的完整性，進而更好地提高檔案管理水平與管理質(zhì)量。其次，應用信息化技術(shù)手段，簡化以往檔案管理的煩瑣程序，進而更好地提高工作效率[4]。傳統(tǒng)的以人工為主的辦公室檔案管理、分類、匯總、查找等方式，不僅浪費大量時間，也容易損壞檔案資料，而引入現(xiàn)代化管理模式，可以借助信息化方式找出檔案登記和實際不符之處，提高管理質(zhì)量，同時也減少了不必要的檔案管理程序，切實提高了檔案管理效率。最后，引入現(xiàn)代化管理方式方法，能夠提高辦公室檔案管理工作效率，進而更好地服務于高校各項工作。

（一）建立健全完善的檔案管理制度體系。要著重提升管理層的管理意識，制定出符合本校實際發(fā)展需求的管理制度體系。

首先，學校可以結(jié)合內(nèi)部情況與實際需求，設置獨立運行的檔案資料管理室，主要職責是歸納整理所有學校辦公室的檔案資料，做好分類與規(guī)劃。其次，應當明確規(guī)定檔案資料的存放、歸納工作要求，確保檔案內(nèi)容的安全性、完整性。管理人員應當針對學校一些重要的保密性文件制定相應的文件，為檔案保密工作提供支持，并在此過程中及時更新保密期限[5]。最后，需要明確限制進出檔案室的人數(shù)，無論是存檔還是取檔，都要保證在場人數(shù)超過兩人，防止發(fā)生問題后無人證明。除此之外，學校應當在檔案室樓層、檔案管理室內(nèi)部安裝一定數(shù)量的監(jiān)控設備，保證對檔案資料的實時監(jiān)控，確保檔案管理工作的安全。

（二）借助現(xiàn)代化管理設備優(yōu)化管理模式。為進一步提高辦公室檔案管理工作效率，應當積極引入現(xiàn)代化設備，構(gòu)建電子信息化檔案管理模式，從而有效提高檔案管理效率，與此同時，也可以加強管理風險的控制，降低管理成本。引入現(xiàn)代化設備后，需要及時更新現(xiàn)代化管理理念，徹底打破以往的傳統(tǒng)管理模式，與時俱進，積極創(chuàng)新辦公室管理模式，切實提高整體工作效率。以寶雞文理學院檔案館為例，在引進現(xiàn)代化辦公室檔案管理設備后，檔案館館員要不斷轉(zhuǎn)變工作思路，致力于在管理工作中融入計算機等電子設備，從以往傳統(tǒng)手工記錄方式脫離出來，嘗試通過線上進行檔案存儲、記錄，通過與同事不斷探究、學習，最終實現(xiàn)了線上檔案搜索、整理、分類、查找等工作。有效降低了工作量，切實提高了檔案管理工作整體效率[6]。除此之外，微縮技術(shù)、影像技術(shù)等也在辦公室管理工作中發(fā)揮著重要作用，學校檔案館可以根據(jù)自身實際情況引進先進設備，為辦公室檔案管理各項工作的推進提供支持，全面優(yōu)化管理模式，提高整體工作質(zhì)量。

（三）加強專業(yè)人才培訓。高校辦公室檔案管理工作質(zhì)量、工作效率的提升與檔案管理人員專業(yè)化水平存在直接關聯(lián)，因此，學校檔案館應當加強專業(yè)人才培訓，結(jié)合自身的實際情況，制定完善的人才培訓體系，組建專業(yè)的團隊，保證辦公室檔案管理工作的順利完成。在具體實踐中，首先，學校檔案館可以積極引進外來人才，切實提升整個檔案管理團隊的綜合水平，保證他們的能力滿足工作要求。其次，聘請專業(yè)檔案管理老師對學?，F(xiàn)有辦公室檔案管理人員進行專業(yè)化、系統(tǒng)化培訓，結(jié)合工作實際提升檔案管理工作人員的整體能力。比如寶雞文理學院檔案館會不定期安排一些活動、競賽等，幫助檔案管理人員提高工作能力。最后，檔案館還可以實施內(nèi)部輪崗交流機制，不但能夠讓檔案管理人員更加了解各種檔案管理工作的流程，還能夠讓其更清晰地認識到自己工作中存在的問題。通過輪崗交流，檔案館可以讓不同崗位的工作人員在一起工作，了解不同崗位的工作內(nèi)容和要求，同時也可以讓檔案館工作人員了解其他崗位的工作流程和技巧，從而提高綜合素質(zhì)和管理能力。

此外，檔案館還可以制定合理的績效考核標準和獎勵制度，鼓勵員工積極參與檔案管理工作，提高員工的工作積極性和責任感。通過內(nèi)部輪崗交流機制，檔案館可以培養(yǎng)員工對檔案信息管理的興趣和熱情，提高他們的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力，提高檔案管理能力。另外，在人員培訓過程中，為了更好地取得培訓成效，發(fā)揮培訓作用，學校檔案館可以引進第三方評估機構(gòu)開展專業(yè)性考核，通過公平公正、客觀地評估，促使檔案管理人員全面認識自我，更加關注提升自身能力，為學校辦公室檔案管理工作效率的提升提供人力支持。

（四）制定完善的意見反饋機制。高校辦公室檔案管理工作在不斷優(yōu)化改進過程中，應當提高對反饋機制的重視，合理利用有效的反饋機制，促使高校辦公室檔案管理工作朝著正確方向的發(fā)展，在實踐中不斷改進、完善。對此，在開展辦公室檔案管理工作過程中，不僅要提高工作效率，也需要逐步強化、改善管理制度，將反饋機制落到實處，并及時檢查問題并解決。反饋機制的實施需要結(jié)合辦公室檔案管理工作的實際情況，及時反饋問題，管理人員收集相關意見，而后針對性地整改、優(yōu)化[7]。在實際落實的過程中，辦公室檔案管理人員應當積極參與到反饋機制的建設過程中，大力支持和配合反饋工作，在工作實踐中及時反饋意見，進一步改善工作，切實提高工作效率，提升工作質(zhì)量水平。

四、結(jié)語

綜上所述，在高校辦公室檔案管理工作中，提高整體工作質(zhì)量，必須樹立正確思想，嚴格按照工作規(guī)范和要求落實各項檔案管理工作。通過本文的分析和探討不難發(fā)現(xiàn)，應當建立健全檔案管理制度體系、完善管理制度，優(yōu)化檔案管理方法，同時也要借助現(xiàn)代化管理設備優(yōu)化管理模式，為檔案管理工作效率的提升創(chuàng)造良好條件，發(fā)揮檔案管理工作價值。此外，還要加強專業(yè)人才培訓，充分發(fā)揮人才作用，構(gòu)建意見反饋機制，形成工作反饋效應，助力檔案管理工作的順利開展。