廣西地區(qū)本科高校檔案信息化存在的問題及應(yīng)對(duì)舉措淺談

文/河池學(xué)院 譚春錦 陳禎

黨的二十大報(bào)告提出：到2035 年，我國要“建成現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)體系，形成新發(fā)展格局，基本實(shí)現(xiàn)新型工業(yè)化、信息化、城鎮(zhèn)化、農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化”，提出要加快建設(shè)“網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國、數(shù)字中國”[1]。在社會(huì)信息化、數(shù)字化的浪潮下，檔案作為人類社會(huì)不可或缺的重要信息資源，也要緊跟社會(huì)腳步一起向前邁進(jìn)。

2021 年6 月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出，“加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化”，“加速數(shù)字檔案館（室）建設(shè)”等[2]。2020 年6 月20 日修訂通過《中華人民共和國檔案法》，新增了一章“檔案信息化建設(shè)”，提出檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全；應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接；推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化等[3]。高校應(yīng)積極響應(yīng)國家政策，投身到高校檔案信息化建設(shè)中。

我國地域遼闊，東西部經(jīng)濟(jì)發(fā)展差異大，在對(duì)檔案的投入上也各不相同。即使同一地域，由于辦學(xué)規(guī)模，辦學(xué)層次的差異，也使得檔案信息化進(jìn)程各不相同。廣西屬于西部地區(qū)，經(jīng)濟(jì)發(fā)展相對(duì)落后，為了更好地了解廣西高校檔案信息化現(xiàn)狀，筆者通過問卷調(diào)研結(jié)合QQ及電話咨詢的方式，對(duì)廣西26 所公辦本科高校進(jìn)行調(diào)研，其中參與調(diào)研的有23 所，占比88%，本文將以參與調(diào)研的23所高校為例進(jìn)行淺析。

一、廣西地區(qū)本科院校檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）廣西地區(qū)本科院校檔案網(wǎng)站建設(shè)數(shù)量少，網(wǎng)頁內(nèi)容單一。郝靜認(rèn)為高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵應(yīng)包括：“檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息存儲(chǔ)的數(shù)字化和檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化?！盵4]檔案利用網(wǎng)絡(luò)化的前提是建立自己的檔案網(wǎng)頁，廣西的高校一般是成立檔案館以后才會(huì)有自己獨(dú)立的網(wǎng)頁。參與調(diào)研的23 所公辦本科院校中，成立檔案館機(jī)構(gòu)的有13 所，占比57%。在成立檔案館的13 所高校中，僅有10 所建立了自己的網(wǎng)站，還有3 所尚未建立。檔案室一般掛靠在黨政辦公室或者圖書館，沒有自己的網(wǎng)站，只是在所屬的部門中有一個(gè)簡單介紹。在建立網(wǎng)頁的高校中，檔案網(wǎng)頁的內(nèi)容基本是關(guān)于檔案館的館情介紹、服務(wù)指南、規(guī)章制度、新聞、通知等，沒有目錄數(shù)據(jù)庫的檢索，更沒有全文數(shù)據(jù)庫的開放利用。成立檔案館后，一般綜合檔案、人事檔案（原歸人事處管理）、學(xué)生檔案（原歸學(xué)工處管理）一起管理。為了方便利用，不用每次親自跑到檔案館查檔，尤其是畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞去向、轉(zhuǎn)遞進(jìn)度等信息查詢，國內(nèi)很多高校都可以在本校檔案網(wǎng)站上進(jìn)行查詢。但廣西的本科高校能為學(xué)生在線提供檔案轉(zhuǎn)遞查詢的僅有5 所，大部分高校都還是通過快遞單號(hào)、接收回執(zhí)或者紙質(zhì)登記本來查詢檔案轉(zhuǎn)遞去向。

（二）部分高校缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視。檔案工作是否納入學(xué)校工作計(jì)劃，信息化是否納入學(xué)校發(fā)展規(guī)劃體現(xiàn)了一個(gè)學(xué)校對(duì)檔案工作的重視程度。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，智慧校園在各高校建立起來，能否把檔案信息化列入智慧校園建設(shè)之中體現(xiàn)出一個(gè)學(xué)校對(duì)檔案工作的重視程度。參與調(diào)研的學(xué)校中，把檔案信息化納入學(xué)校“十四五”規(guī)劃的有14 所，占比61%，還有9 所沒有納入學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃。

（三）檔案管理軟件缺乏系統(tǒng)化、規(guī)范化。要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化，好的檔案管理軟件是前提。參與調(diào)研的23所高校都有了自己的檔案管理軟件。有12所高校使用廣西壯族自治區(qū)檔案局推廣使用的GD2000或者GD2016，占比52%。GD2000 于2000 年就推廣使用，屬于單機(jī)版，功能簡單，只能建立目錄數(shù)據(jù)庫。GD2016 于2016 年推廣使用，有網(wǎng)絡(luò)版和單機(jī)版，基礎(chǔ)功能可免費(fèi)使用，升級(jí)其他功能需要額外付費(fèi)，因此使用GD2016的高校也只是使用其基礎(chǔ)功能，還未使用其他功能。其他有5 所高校使用南大之星檔案管理軟件，2所使用同略檔案管理系統(tǒng)，1 所使用北京海泰方圓科技電子文件管理系統(tǒng)，1 所使用量子偉業(yè)檔案管理系統(tǒng)。這9 所高校中與OA 對(duì)接的有3所，僅占13%，其他6所有的正在建設(shè)中，有的沒有對(duì)接OA。

（四）制發(fā)文件流程中電子印章使用難以推廣。進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)的文件，要有電子印章才能算完整的檔案，才能具有法律效力。但考慮到電子文件信息安全問題，僅有7 所高校使用了電子印章，占比30%，大部分高校還未使用電子印章。在這個(gè)信息化、數(shù)字化時(shí)代，各單位基本都是通過OA 進(jìn)行辦公，都是電子文件，但還是有70%的高校未使用電子印章。如河池學(xué)院就未使用電子印章，電子文件歸檔還是要通過紙質(zhì)打印后蓋章歸檔。在檔案利用的過程中，如果需要使用電子版，則需要通過對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，這無形中增加了檔案管理人員的工作量，降低了工作效率。

（五）檔案數(shù)字化程度普遍偏低、投入少。檔案信息化要實(shí)現(xiàn)存量數(shù)字化，增量電子化，數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)信息化的重要基礎(chǔ)，目前調(diào)研的23 所高校，已進(jìn)行數(shù)字化的有廣西師范大學(xué)、廣西大學(xué)、賀州學(xué)院、桂林電子科技大學(xué)、北部灣大學(xué)、廣西民族大學(xué)、桂林電子科技大學(xué)7 所，占比30%，未進(jìn)行數(shù)字化的高校有16 所高校，占比70%。已進(jìn)行數(shù)字化的有廣西師范大學(xué)、廣西大學(xué)、賀州學(xué)院、桂林電子科技大學(xué)、北部灣大學(xué)5 所高校，廣西民族大學(xué)是永久保存部分進(jìn)行數(shù)字化，桂林電子科技大學(xué)是永久及長期保存部分。進(jìn)行數(shù)字化的學(xué)校主要的數(shù)字化方式是業(yè)務(wù)外包，廣西師范大學(xué)最早于2007 年開始進(jìn)行數(shù)字化，總共投入約100 萬（包括人事檔案數(shù)字化）。廣西大學(xué)2021 年開始通過業(yè)務(wù)外包的方式進(jìn)行數(shù)字化，每年按掃描數(shù)量結(jié)算，計(jì)劃10 萬元每年。廣西民族大學(xué)及北部灣大學(xué)分別于2021年及2022 年開始進(jìn)行數(shù)字化，目前總投入約20 萬。賀州學(xué)院及桂林電子科技大學(xué)由于經(jīng)費(fèi)有限，目前僅進(jìn)行專題數(shù)字化，數(shù)字化方式是由學(xué)生勤工助學(xué)及工作人員完成。

二、廣西高校檔案信息化建設(shè)應(yīng)對(duì)對(duì)策

（一）積極建立檔案館網(wǎng)站。檔案網(wǎng)站的建設(shè)是檔案信息化的重要體現(xiàn)。一般成立檔案館后才有自己獨(dú)立的網(wǎng)站，符合條件的學(xué)校應(yīng)由檔案管理人員積極促進(jìn)檔案館的成立。2008 年8 月20 日教育部令第27 號(hào)《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定，具備下列條件之一的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館：（1）建校歷史在50 年以上；（2）全日制在校生規(guī)模在1 萬人以上；（3）已集中保管的檔案、資料在3 萬卷(長度300 延長米)以上[5]。目前大部分高校都達(dá)到成立檔案館的要求，但是成立檔案館的僅占57%。成立檔案館后學(xué)校在人力、物力、財(cái)力上會(huì)給予更大的支持，才能更好地推進(jìn)檔案館網(wǎng)站的建設(shè)。

（二）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視。檔案信息化建設(shè)包括環(huán)境建設(shè)及資源建設(shè)，環(huán)境建設(shè)包括軟硬件設(shè)施設(shè)備的投入，資源建設(shè)包括存量數(shù)字化及增量電子化。要進(jìn)行信息化建設(shè)需要投入大量的資金，在經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，經(jīng)費(fèi)緊張，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視至關(guān)重要?！缎聶n案法》《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》等國家層面的文件都提出重視檔案信息化的發(fā)展，廣西也緊跟國家步伐，2020 年出臺(tái)《廣西壯族自治區(qū)機(jī)關(guān)企事業(yè)檔案工作年度檢查辦法》，基礎(chǔ)分100分中信息化就占了15 分，95 分才能獲得優(yōu)秀，如果不進(jìn)行信息化建設(shè)，就無法拿到優(yōu)秀等次。檔案工作人員爭取領(lǐng)導(dǎo)支持的途徑首先是向校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)自上而下的政策。巨額的信息化建設(shè)資金，需要校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)才能進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)積極主動(dòng)匯報(bào)相關(guān)政策法律等內(nèi)容，讓高層領(lǐng)導(dǎo)了解相關(guān)政策。其次積極開展國內(nèi)及省內(nèi)同類高校的檔案信息化現(xiàn)狀調(diào)研，撰寫調(diào)研報(bào)告呈領(lǐng)導(dǎo)閱示，便于領(lǐng)導(dǎo)掌握行業(yè)前沿動(dòng)態(tài)。最后，每年都有各個(gè)級(jí)別、各個(gè)層次的檔案培訓(xùn)會(huì)，一般要求具體的檔案業(yè)務(wù)工作人員參與，可把學(xué)校高層領(lǐng)導(dǎo)列入其中。

（三）購買功能強(qiáng)大的檔案管理軟件，確保電子文件在線歸檔。好的檔案管理軟件是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的基礎(chǔ)。目前廣西52%的高校使用GD2000 或者GD2016, 主要實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，未能實(shí)現(xiàn)與OA 對(duì)接，與OA 對(duì)接的高校僅有3 所，6 所正在建設(shè)中。隨著檔案信息化及數(shù)字檔案室建設(shè)的蓬勃發(fā)展，市場上的檔案管理軟件功能越發(fā)強(qiáng)大，如智能分類、智能著錄、全文檢索、雙層PDF、遮蓋打印、人臉智能檢索、多人智能檢索等。在線歸檔是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，廣西目前實(shí)現(xiàn)與OA對(duì)接的高校數(shù)量較少，但多所高校也在積極申請(qǐng)購買這些功能強(qiáng)大的檔案管理軟件，爭取早日實(shí)現(xiàn)在線歸檔。在線歸檔能解放雙手，節(jié)省用戶時(shí)間，減輕檔案管理員負(fù)擔(dān)。

（四）加強(qiáng)檔案信息安全管理。由于互聯(lián)網(wǎng)的開放性，檔案數(shù)據(jù)容易受到互聯(lián)網(wǎng)上病毒、木馬、黑客等侵?jǐn)_，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)被惡意刪除、篡改或非法利用[6]。因此，很多高校購買的檔案管理軟件一般僅使用檔案管理功能，檔案對(duì)外利用發(fā)布的功能極少使用，甚至檔案電子印章也慎之又慎。為了促進(jìn)檔案信息化，應(yīng)加強(qiáng)檔案信息安全管理。一是在系統(tǒng)設(shè)計(jì)上既要符合國家檔案局2013 年印發(fā)的《檔案信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)定級(jí)工作指南》要求，又要符合2016 年印發(fā)的《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求》及其他相關(guān)的規(guī)范性文件；二是重視加密技術(shù)的應(yīng)用。系統(tǒng)應(yīng)具備文件存儲(chǔ)加密、傳輸加密等技術(shù)，符合國家檔案館安全保密體系建設(shè)的要求；三是建立檔案館（室）專用局域網(wǎng)。檔案信息化建設(shè)不僅包括檔案管理軟件，還要配備相關(guān)的硬件設(shè)施，如應(yīng)用服務(wù)器、存儲(chǔ)服務(wù)器、計(jì)算服務(wù)器、網(wǎng)關(guān)服務(wù)器和數(shù)據(jù)服務(wù)器等，所有的服務(wù)器屬于同一個(gè)檔案館（室）專用局域網(wǎng)，由校方從校園網(wǎng)中單獨(dú)劃分網(wǎng)段形成，此網(wǎng)段僅限檔案系統(tǒng)使用，以保證系統(tǒng)安全性。

（五）不斷推進(jìn)檔案館（室）藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化。數(shù)字資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，然而參與調(diào)研的高校中，目前尚未進(jìn)行數(shù)字化的高校高達(dá)70%。數(shù)字化需要投入大量資金，廣西屬于經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，對(duì)于高校而言，經(jīng)費(fèi)更側(cè)重于基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，教學(xué)儀器設(shè)備的購置等，檔案工作的發(fā)展往往排于后者。在經(jīng)費(fèi)緊張的情況下，可根據(jù)預(yù)算分年度進(jìn)行。如廣西大學(xué)計(jì)劃每年投入10 萬元進(jìn)行數(shù)字化。其次高校應(yīng)充分發(fā)揮自身的人才優(yōu)勢，召集一些政治思想素質(zhì)高、有一定計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)、課余時(shí)間充裕的學(xué)生加入紙質(zhì)檔案數(shù)字化的工作中。如賀州學(xué)院及桂林電子科技大學(xué)數(shù)字化方式是由學(xué)生勤工助學(xué)及工作人員自己做。學(xué)生加入數(shù)字化建設(shè)中，一方面給學(xué)生提供了實(shí)踐機(jī)會(huì)，另一方面節(jié)省了學(xué)校數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費(fèi)支出，是推動(dòng)西部地區(qū)高校檔案數(shù)字化建設(shè)的重要措施。紙質(zhì)檔案數(shù)字化看似簡單，實(shí)則不然。數(shù)字化負(fù)責(zé)人必須對(duì)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》有深刻的理解，比如圖像的存儲(chǔ)格式、分辨率、色彩模式、圖像處理等。數(shù)字化負(fù)責(zé)人通過參觀、培訓(xùn)等方式，掌握好數(shù)字化操作流程，才能對(duì)學(xué)生進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，確保檔案數(shù)字化成果符合最新國家標(biāo)準(zhǔn)要求，維護(hù)檔案的信息安全及實(shí)體安全。

檔案信息化是未來發(fā)展趨勢，全國正在如火如荼地開展檔案信息化建設(shè)。廣西地處西部地區(qū)，經(jīng)濟(jì)發(fā)展相對(duì)落后，廣西高校檔案信息化建設(shè)水平也相對(duì)落后。在現(xiàn)實(shí)環(huán)境中，我們應(yīng)結(jié)合自身優(yōu)勢，尋找適合自身發(fā)展道路，積極投身到檔案信息化建設(shè)中。