基層公路檔案開發(fā)利用現(xiàn)存問題與改進對策分析

文/德州市公路事業(yè)發(fā)展中心齊河分中心 李燕華

得益于國家改革與社會建設的持續(xù)推進，基層公路建設愈發(fā)受到相關部門的重視。作為公路工程建設、養(yǎng)護、路產(chǎn)權保護等工作的信息記錄載體，基層公路檔案的開發(fā)利用與公路管理工作能否高質(zhì)開展之間存在密切關聯(lián)。但在多方面因素的影響下，使得現(xiàn)階段基層檔案管理仍存在些許問題，進而對檔案資源的有效開發(fā)與利用產(chǎn)生限制。鑒于此，探討如何借助科學措施來促進公路檔案開發(fā)利用的改進，對促進我國公路工程建設、養(yǎng)護管理工作的有效開展有著重要影響。

一、基層公路檔案的概念和特點

（一）概念。依托于檔案資源對公路建設、養(yǎng)護、公路巡查保護、公路安全等全過程進行客觀、準確反映，繼而為公路管理高水平開展，并為后續(xù)相關公路工作提供科學參考。得益于相關規(guī)定制度的提出，強調(diào)相關部門需明確認知基層公路檔案管理的必要性，提高對公路檔案開發(fā)與利用的重視度，并要求相關人員以《檔案法》為參照，對公路檔案管理過程進行嚴控，以期在工程運維與建設中最大化體現(xiàn)出公路檔案的價值與作用[1]。

（二）特點。當前基層公路檔案主要特點包括：1.真實性。即要求檔案的形成務必以相關制度規(guī)定為參照，需對公路工程建設以圖文一體化的形式進行真實、客觀的反映，能夠以檔案為載體對公路項目相關流程、工作的實施進行全面且真實的體現(xiàn)。同時，檔案構建強調(diào)對原稿內(nèi)容的收集，通過對原始信息內(nèi)容的記錄來為后續(xù)公路項目的運維、建設提供真實參考。2.復雜性。現(xiàn)階段公路項目建設存在覆蓋面廣、施工線長、工程量大、任務多、周期長等特征，使得公路檔案的形成面臨復雜條件。同時因公路項目建設經(jīng)歷漫長周期，使得檔案資源的收集、整合難度增大。再加上公路檔案涉及對項目施工全過程、全方位的記錄，促使公路檔案呈現(xiàn)出復雜性特點。3.交叉性。公路檔案形成時涉及多方面內(nèi)容的記錄和采集，具體囊括上級管理部門下發(fā)文件、參建單位之間文書往來、黨政機關下發(fā)要求、項目勘測與監(jiān)管資料、施工單位建設信息等。同時，結合對公路檔案建設要求的分析，在檔案形成時還需將周邊拆遷、環(huán)境信息等納入其中。所以，基層公路檔案資料的形成具有交互性。

二、基層公路檔案開發(fā)利用的現(xiàn)存問題

（一）檔案資源共享要優(yōu)化?，F(xiàn)階段公路項目建設與運維過程中，公路檔案資源可作為重要依據(jù)，但在實際檔案利用過程中，受限于部門、崗位之間缺乏有效聯(lián)動等因素的影響，使得公路檔案呈現(xiàn)出分散化、零散化的管理狀態(tài)，無法以集中的方式對檔案資源進行有效管理與控制，進而對檔案資源的共享利用產(chǎn)生負面影響[2]。同時，因部分人員尚未做到對信息化技術的全面掌握，致使公路檔案共享無法以先進技術作為支撐，相關人員難以對公路檔案資源及時、全面獲取，進而對公路檔案的高效化利用造成限制。

（二）檔案管理水平有待提高?；鶎庸窓n案能否高效開發(fā)與利用，受到檔案管理隊伍建設的直接影響，但因部分基層管理人員素質(zhì)缺失，在實際開發(fā)與利用期間尚未對公路檔案資源價值形成正確認知。同時，相關部門對于管理隊伍的高素質(zhì)建設不重視，未做到在開發(fā)與利用過程中定期為相關人員定期開展培訓教育，致使管理人員的配備無法滿足公路檔案管理崗位實際要求，檔案管理水平不盡如人意。

（三）監(jiān)理人員作用沒發(fā)揮。受到人員復雜、施工范圍廣、參建單位多等因素的影響，導致公路建設項目管理難度增大，倘若在項目施工中相關監(jiān)管職能的發(fā)揮不到位，極易因資料信息的缺失影響到公路檔案的開發(fā)與利用，并對公路檔案資源價值體現(xiàn)產(chǎn)生負面影響。同時，部分項目建設期間，相關監(jiān)管人員將全部精力投入到機械設備、人員、材料等方面的監(jiān)管中，對檔案資源監(jiān)管缺乏重視度，限制了檔案開發(fā)與利用的高效開展，無法以完善、科學的公路檔案作為公路項目建設的重要參考。

三、基層公路檔案開發(fā)利用的改進對策

（一）優(yōu)化檔案資源共享。要想實現(xiàn)在公路管理期間最大化發(fā)揮出公路檔案的價值，需以檔案資源的充分共享為前提。鑒于此，需做到在開發(fā)與利用過程中積極引進先進技術，依托于數(shù)據(jù)庫的建構為檔案資源的充分共享與利用提供載體，通過全面共享來實現(xiàn)對檔案資料的有效利用。同時，需在共享利用中重視對數(shù)據(jù)庫的持續(xù)完善與更新，結合對公路檔案管理要求的分析，借助掃描技術來豐富檔案內(nèi)容，以數(shù)字化形式來取代紙質(zhì)版檔案，并利用數(shù)據(jù)庫對數(shù)字化檔案資源進行整合、歸檔[3]。以齊河分中心智慧公路建設為例，基于智慧化管理系統(tǒng)的構建，進一步促進公路管理信息化、數(shù)字化、科學化發(fā)展，實現(xiàn)工作全程留痕。截至目前，已形成全面且真實的電子數(shù)據(jù)庫，真正做到對公路、涵洞、橋梁、沿線附屬設施等路網(wǎng)信息的全面采集，各機關科室可將智慧公路平臺作為載體，實現(xiàn)對相關檔案的隨時調(diào)取與精準把握，朝著“一路一檔”的方向持續(xù)發(fā)展。需注意，公路檔案的開發(fā)利用離不開完善的檔案目錄，所以在不斷整合、完善公路檔案內(nèi)容的同時，以相關制度要求為參照對科學設置檔案目標，以確保相關人員能夠利用目錄快速、精準檢索所需公路檔案資料，以實現(xiàn)對檔案資源的高效化利用。

（二）提高檔案管理水平。為避免公路檔案開發(fā)利用受到人員問題的影響，相關單位需明確人才隊伍建設對公路檔案價值體現(xiàn)的重要性，在此基礎上持續(xù)加大對高素質(zhì)檔案管理隊伍的建設力度，以期為公路檔案的深入開發(fā)、高效利用提供人才支撐。在實際管理期間，需在明確掌握管理人員能力現(xiàn)狀的前提下，定期開展關于專業(yè)知識、管理技術等方面的培訓活動，或者是聘請領域內(nèi)專家對管理人員進行實地講授或?qū)W術交流，能夠?qū)穼I(yè)、檔案開發(fā)、養(yǎng)護建設業(yè)務等方面知識的系統(tǒng)性學習，真正做到借助自身專業(yè)知識與能力經(jīng)驗來解決實際開發(fā)與利用問題，推動檔案管理隊伍朝著高素質(zhì)、復合化的方向發(fā)展[4]。以幫助管理人員加強對素質(zhì)能力的建設，確保其管理隊伍的建構符合檔案開發(fā)與利用要求。在公路檔案管理新形勢下，要想實現(xiàn)對檔案資源的深度開發(fā)與利用，檔案人員還需重視對黨和國家方針政策的學習與了解，致力于自身思想政治素養(yǎng)的不斷提升。摒棄傳統(tǒng)“坐等上門”的思想，樹立主動服務意識，以動態(tài)化、綜合化服務模式來取代傳統(tǒng)工作手段，深入到基層公路檔案資源的挖掘與利用中。

（三）完善檔案管理機制。檔案資源能否實現(xiàn)高效開發(fā)與利用，受到檔案管理制度建構的直接影響，所以需在管理階段重視對相關機制制度的完善建構，并強調(diào)將制度機制落實于檔案管理全過程中，以此為檔案開發(fā)利用提供科學指導，并助力檔案管理工作的規(guī)范化開展。鑒于此，管理單位應結合管理現(xiàn)狀進行制度原則的制定與落實，在具體項目建設中，可依據(jù)檔案管理要求的分析，于項目籌備階段落實竣工文件編制管理制度，并構建契合檔案開發(fā)與利用需求的檔案管理考核制度、實施細則，在指派專人負責后，要求人員以規(guī)則制度為參照開展規(guī)范化、標準化檔案管理工作[5]。需注意，檔案人員需重視對相關制度機制的嚴格遵循。而要想促進檔案管理的高效化開展，并以動態(tài)化考核的方式來加強檔案質(zhì)量控制，管理人員應做到對考核制度與獎懲機制的有機落實。

（四）創(chuàng)新檔案服務形式?，F(xiàn)階段檔案的開發(fā)利用受到其服務機制、形式的直接影響，所以為轉變當前開發(fā)與利用現(xiàn)狀，管理人員需以全局觀念的樹立為前提，立足中心視角對檔案開發(fā)與利用進行思路與形式的創(chuàng)新，以期為各部門、崗位提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務。鑒于此，可結合以下幾點來促進檔案管理服務的創(chuàng)新：1.創(chuàng)新服務形式。即在日常開發(fā)利用期間，除提供借閱、查詢服務之外，還可結合實際需求進行跟蹤服務、定題服務、復制、咨詢、跟蹤服務等的增設，以保證檔案服務的提供能夠滿足用戶多元化需求。2.創(chuàng)新服務內(nèi)容。基于對公路工程建設現(xiàn)狀的分析，以檔案室室藏內(nèi)容為基準進行服務內(nèi)容的拓展與創(chuàng)新。在轉變思想意識的前提下，加大對檔案編研的控制力度，利用先進技術來取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢的模式，讓用戶在檢索查詢時獲取更為豐富、多元的檔案資料內(nèi)容。同時，可為用戶增設數(shù)據(jù)統(tǒng)計、數(shù)據(jù)共享等功能，借助多層次檔案內(nèi)容來促進服務質(zhì)量創(chuàng)新。3.創(chuàng)新服務效果。利用效果的反饋獲取，不僅有助于改善檔案服務質(zhì)量，亦可為檔案深入開發(fā)與利用提供參考。鑒于此，管理人員可利用《查詢利用檔案登記表》來獲取所需信息，具體包括查詢內(nèi)容、查詢者、查詢目的、查詢次數(shù)、查詢部門等，基于對上述信息的統(tǒng)計與分析來確定檔案資料利用的具體情況，并以信息分析為基準來確定不同部門所需的檔案資源類型、內(nèi)容，以此作為參考來促進檔案的開發(fā)與利用，將當納開發(fā)利用作為提升單位“生產(chǎn)力”的重要樞紐。

（五）引進信息技術。公路檔案開發(fā)與利用效果的提升與信息化技術的應用之間存在密切關聯(lián)，所以需立足檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展視角，借助信息化技術來促進檔案管理模式與方法的轉變。若依舊采用人工手段對內(nèi)容繁雜且種類多的公路檔案進行分類、組卷處理，不僅影響到公路檔案的開發(fā)與利用效率，同時因人為失誤的頻繁出現(xiàn)影響到檔案管理有效性。鑒于此，需借助先進技術來推進檔案管理的信息化建設，結合對檔案開發(fā)與利用實際需求的分析，依托于多媒體顯示、計算機檢索、光盤存儲等技術來促進檔案管理的信息化開展，結合對自動編目、自動歸檔、多途徑檢索、自動組卷等功能的增設來達到簡化檔案管理的目的，以期讓管理人員在檔案開發(fā)與利用中投入更多精力。以齊河分中心為例，實現(xiàn)借助平臺對業(yè)務人員進行平板端任務派遣，做到日常養(yǎng)護病害巡查、路產(chǎn)維護、安全隱患上報等，做到從巡查計劃制定到下達執(zhí)行、上報再到路產(chǎn)賠償、隱患上報等流程的一體數(shù)字化留痕灌流，借助信息技術為檔案資源的收錄提供支撐。要想最大化體現(xiàn)出公路檔案資源的價值，需要以計算機互聯(lián)網(wǎng)的有效應用為前提，以此為檔案開發(fā)與利用提供技術支撐，確保其檔案服務的提供有助于促進我國公路事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（六）加強檔案編研控制。公路檔案能否實現(xiàn)深度開發(fā)與利用，與檔案編研工作的開展質(zhì)量之間存在密切關聯(lián)。所謂檔案編研，是指在確定檔案館藏資料為主體的前提下，以檔案信息的報道與提供為核心任務，基于對檔案資料內(nèi)容的深入研究與分析，以特定題目范圍為參照開展檔案資料采集、篩選、加工等處理，并實現(xiàn)對多樣化類型出版物的轉化，以此為公路管理或類似項目建設提供參考。作為公路檔案開發(fā)與利用的關鍵性環(huán)節(jié)，檔案編研開展成效直接影響到公路檔案事業(yè)的可持續(xù)、創(chuàng)新化發(fā)展。所以，在檔案管理事業(yè)重要性逐漸體現(xiàn)的當下，相關部門需重視對科技信息資源的開發(fā)，并依托于編研工作來實現(xiàn)對相關公路檔案信息的集中化、系統(tǒng)化處理，進而為用戶提供高價值、針對性檔案信息。以公路工程圖紙的管理為例，可篩選出其中標準配件、常用圖紙等元素，編研成《國道圖集》《歷次公路維修情況》《通用圖集》《省道圖集》《軍用地圖》等出版物，以滿足用戶實際檔案使用需求，促進公路檔案利用率的顯著提升。

（七）加強檔案保密處理。無論是加強公路檔案管理，還是促進檔案資源的深入開發(fā)利用，均需以檔案安全保密為前提。要求人員在革新自身管理觀念的前提下，提高對檔案保密處理的重視度。在實際檔案開發(fā)與利用期間，可依據(jù)實際管理要求的分析，結合以下幾點來強化安全保障：1.加大對相關制度法規(guī)的宣傳力度，以增強檔案管理、使用人員的保密意識，能夠主動做到對個人、集體、國家利益的維護。2.結合對實際要求的分析，在確定檔案保管期限的基礎上，對不同類型、種類等檔案進行保密等級的制定，并以國家相關規(guī)范為參照，對檔案保存價值、保密等級、保管期限進行精準定位。3.以相關制度規(guī)定為基準，積極開展檔案密級調(diào)整處理，并在開發(fā)與利用過程中做到對涉密內(nèi)容保密規(guī)則的嚴格遵循，并結合相關懲處機制的落實來實現(xiàn)“違法必究”。另外，在公路檔案保密處理期間，需對不同檔案的利用范圍明確界定，以確定哪些檔案可全面開放利用，哪些檔案資料對用戶權限、使用審批存在要求，進一步促進檔案利用的標準化、安全化、規(guī)范化開展。4.相關管理單位需加大對檔案資源開發(fā)與利用的監(jiān)管力度，倘若在使用期間出現(xiàn)違反規(guī)定、私自泄露等情況，應嚴格按照規(guī)定進行嚴肅處理，以確保檔案開發(fā)利用與安全保密相輔相成，為公路檔案資源的高價值利用創(chuàng)設理想環(huán)境。

四、結語

綜上所述，公路檔案的有效開發(fā)利用，可在促進檔案管理服務高質(zhì)量提供的同時，實現(xiàn)在管理期間最大化體現(xiàn)出公路檔案資料的價值。對此需明確檔案開發(fā)與利用的重要性，在此基礎上深度剖析當前檔案開發(fā)利用的現(xiàn)存問題，通過完善檔案管理制度機制、加強檔案管理隊伍素質(zhì)建設、積極引進現(xiàn)代化技術、全面發(fā)揮監(jiān)理人員職能作用、加強檔案編研工作控制、優(yōu)化檔案安全保密處理等措施實施，在促進公路檔案有效開發(fā)利用的同時，為我國基層公路事業(yè)的發(fā)展貢獻助力。