高校會計檔案電子化管理研究

［摘 要］隨著“數(shù)智”時代的到來，傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案查閱利用成本高、效率低，紙質(zhì)會計檔案模式已無法適應高校發(fā)展的要求?；诖耍恼略谡{(diào)查分析了我國高校會計檔案管理現(xiàn)狀的基礎上，剖析影像化管理的優(yōu)缺點，提出高校會計檔案管理最終目標是全流程電子化管理，并結合當前會計檔案電子化管理的困境和痛點，從強化頂層設計、完善制度流程、打造財務平臺、加強人才培養(yǎng)4個方面提出電子化管理的實施路徑，以期為高校會計檔案電子化管理的推進提供參考。

［關鍵詞］會計檔案管理；高校；電子化；影像化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.18.063

［中圖分類號］G472.4；G271［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2023）18-0193-04

1? ? ?研究背景

隨著“數(shù)智”時代的到來，網(wǎng)上采購、網(wǎng)上訂票等模式的普及，電子發(fā)票、電子行程單、銀行電子回單、電子對賬單等電子憑證的運用日益廣泛，會計檔案中的原始憑證逐漸電子化。與此同時，高校智能財務的建設也在不斷推進，網(wǎng)上預約報賬、自助投遞和退單等便利服務不斷推出，預約報銷單的電子化使得單面數(shù)據(jù)的獲取和利用便捷且高效，師生不再需要填制傳統(tǒng)的紙質(zhì)費用報銷單。不僅如此，記賬系統(tǒng)、薪酬系統(tǒng)與預約報賬系統(tǒng)實現(xiàn)對接，會計的記賬憑證、賬簿、報表均實現(xiàn)了電子化，海量的會計數(shù)據(jù)可一鍵獲取、傳遞和利用。原始憑證的形式發(fā)生了巨大變化，會計信息的傳遞、利用有了新的方式，會計檔案管理也面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。

2015年《會計檔案管理辦法》和2020年《關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（以下簡稱《通知》）的先后發(fā)布，都明確了電子會計檔案的合法性。2021年12月，財政部印發(fā)了《會計信息化發(fā)展規(guī)劃（2021—2025年）》，提出要加快制定、試點和推廣電子憑證會計數(shù)據(jù)標準，統(tǒng)籌解決電子票據(jù)接收、入賬和歸檔全流程的自動化、無紙化問題。2022年4月，國家檔案局發(fā)布了《電子會計檔案管理規(guī)范》（DA/T 94—2022），對電子會計資料的形成、收集、整理、歸檔和保管，以及電子檔案的保管、統(tǒng)計、利用、鑒定和處置等工作提出了規(guī)范要求。國家出臺了一系列政策文件，旨在推進會計檔案管理的數(shù)字化轉型，推動會計檔案信息的深入運用，從而發(fā)揮會計信息在強化內(nèi)部控制、加強決策支持、優(yōu)化績效管理等方面的作用。

從外部環(huán)境看，一方面，財政部門在加大高校教育經(jīng)費投入力度的同時，也加強了財政資金的監(jiān)管，上級主管部門對高校內(nèi)控建設、預算績效管理評價與檢查的力度也在不斷加大［1］，其中，審計、專項檢查及巡視組的巡視均須查閱、利用會計檔案；另一方面，高?？蒲许椖康臋z查、驗收、審計等利用會計檔案的需求量也迅速增大。從內(nèi)部環(huán)境看，“雙一流”建設、內(nèi)涵式發(fā)展及現(xiàn)代化治理的要求，都促使高校利用會計檔案加強財會監(jiān)督，提高財務治理水平，為學校的高質(zhì)量發(fā)展提供準確可靠的數(shù)據(jù)支撐。外部監(jiān)管的加強和內(nèi)部治理的需求，都對高校會計檔案管理向數(shù)字化、智能化轉型提出了要求。

2? ? ?高校會計檔案管理的現(xiàn)狀

吳燕萍認為會計檔案管理可以分為3個階段：傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案管理階段、紙質(zhì)會計檔案影像化管理階段、會計檔案電子化管理階段［2］。影像化階段，借助高速掃描儀等采集設備將紙質(zhì)會計資料轉化為影像化的會計檔案，電子發(fā)票、電子行程單、電子回單等電子檔案仍需打印為紙質(zhì)檔案整理歸檔，紙質(zhì)檔案和電子檔案共同存在。在此階段，會計檔案的查詢效率較傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案管理階段有了質(zhì)的飛躍，但會計數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、利用效率并不高。高大正等人認為，憑證影像化的采集以記賬憑證生成為時間戳，分為記賬前采集和記賬后集中采集［3］。記賬后集中采集的基本思路是不改變師生和會計人員的原有業(yè)務模式，由專門的憑證影像信息采集人員使用專門的影像化采集設備完成所有經(jīng)過審核的、確定需要入賬的原始憑證的影像化過程，同時完成與記賬憑證的索引過程。

為了解我國高校會計檔案管理的現(xiàn)狀，筆者采用線上檢索與線下調(diào)研相結合的方式，調(diào)查了全國63所本科高校。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，46所高校實現(xiàn)了會計憑證影像化；6所高校已采用A4紙平鋪粘貼票據(jù)的貼法，為影像化做好準備；其余的11所高校未檢索到其是否實施會計憑證影像化的信息。對這些會計憑證影像化管理的高校開始實施的時間（2所高校時間不詳除外）進行統(tǒng)計后發(fā)現(xiàn)，有1所陜西高校于2018年6月率先開始實施會計憑證影像化；有3所高校開始于2019年；有37所高校開始于2020—2022年；有3所高校開始于2023年，這說明相當一部分高校順應時代的發(fā)展和政策要求，會計檔案管理進入影像化階段。調(diào)查還發(fā)現(xiàn)，會計憑證影像化的高校均采用記賬后集中采集憑證影像的模式。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案管理相比，影像化管理有巨大優(yōu)勢，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

（1）可更好地保護紙質(zhì)會計檔案，降低丟失和被竄改的風險。高校的業(yè)務種類繁雜，會計檔案量大。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下，查閱利用檔案都必須到現(xiàn)場翻閱、拍照或復印，不可避免會對紙質(zhì)資料造成磨損，甚至還存在票據(jù)等原始憑證掉落丟失、原始資料被變造竄改的風險［3］。原始憑證一旦掉落，重新粘回正確位置費時費力；憑證丟失或被變造竄改很難被發(fā)現(xiàn)，直到后續(xù)再利用時才可能被發(fā)現(xiàn)，卻很難修正。檔案借閱的流程和物流狀態(tài)不透明、不可控，外借存在遺失、毀損的風險。影像化管理后，會計檔案可在線查詢、打印，減少了丟失變造的風險，保證了紙質(zhì)會計檔案的真實性、完整性。

（2）可提高會計檔案的查詢利用效率，滿足多任務需求。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下，查閱前，查閱人需要提出紙質(zhì)申請且須負責人審批同意；查閱時，查閱人需要一本一本翻找，再逐張逐頁拍照或復印，后續(xù)還要整理匯總。有多個項目同時有查閱需求時，查閱人往往要排隊等待，查閱的效率很低，共享性、協(xié)同性很差。會計檔案影像化管理后，會計檔案的查閱權限可在系統(tǒng)中按規(guī)則賦予，省去了師生跑腿審批的環(huán)節(jié)，且系統(tǒng)支持多人同時查閱，能滿足多任務需求，利用率和協(xié)同性大大提高。

（3）有助于會計核算規(guī)范化，提高會計數(shù)據(jù)的質(zhì)量。會計檔案影像化管理后，有權限的師生可隨時在線查閱會計檔案，數(shù)據(jù)透明度大大提高，記賬憑證等不可隨意更改，這要求會計人員在賬務處理的各環(huán)節(jié)都必須做到準確無誤，不同會計人員政策的把握執(zhí)行和職業(yè)判斷的標準須保持統(tǒng)一，這樣有助于提高會計核算的規(guī)范化水平，提高會計數(shù)據(jù)的質(zhì)量。

3? ? ?高校會計檔案電子化管理的優(yōu)勢

現(xiàn)階段的會計檔案影像化管理是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向電子化管理轉型的過渡階段。目前，多數(shù)高校的會計檔案影像化管理模式需要把電子原始憑證打印形成紙質(zhì)檔案，這需要耗費大量的紙張，顯然不符合電子化的初衷和理念。而會計檔案電子化管理符合新形勢的發(fā)展要求，與高校財務管理數(shù)字化轉型和現(xiàn)代化治理的目標相契合，是高校會計檔案管理的必然趨勢。高校會計檔案電子化管理需要建立統(tǒng)一的會計數(shù)據(jù)標準，打通會計數(shù)據(jù)獲取、傳遞、處理、保管、利用的全流程，實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)閉環(huán)管理。此外，要將財務系統(tǒng)與資產(chǎn)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、財政系統(tǒng)、稅務系統(tǒng)、銀行系統(tǒng)等聯(lián)機對接，實現(xiàn)不同系統(tǒng)的數(shù)據(jù)實時交互校驗，保證會計數(shù)據(jù)的真實性、準確性、可靠性，這是高校發(fā)展內(nèi)外部環(huán)境的共同要求。會計檔案電子化管理是會計信息化發(fā)展的必然趨勢和最終目標，其優(yōu)越性主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

3.1? ?省時省力，節(jié)約保管空間

影像化管理階段是“紙電混合”的模式，檔案管理人員仍需要整理裝訂紙質(zhì)檔案，需要專門的庫房保管存儲紙質(zhì)會計檔案，部分電子格式的檔案也同樣需要專人維護、備份。檔案管理人員既要管理紙質(zhì)檔案，又要管理電子檔案，還要做好兩套檔案的索引工作，工作依舊繁重。而在電子化管理模式下，所有的會計資料均是電子形式，紙質(zhì)檔案不復存在，這就能節(jié)省大量人力、物力，還能節(jié)約保管空間。

3.2? ?會計數(shù)據(jù)的利用更加高效

會計檔案影像化管理階段，會計檔案多是圖片格式，檔案利用者需要根據(jù)自己的需求，自行查詢、整理、匯總分析會計數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)的分析利用效率仍然不高。而會計檔案電子化管理階段，借助光學字符識別（Optical Character Recognition，OCR）、區(qū)塊鏈等技術手段，系統(tǒng)能實現(xiàn)會計原始憑證自動識別、讀取并整理成結構化的數(shù)據(jù)，會計數(shù)據(jù)的讀取、挖掘、校驗、分析、歸檔、利用等全生命周期均可實現(xiàn)電子化，會計數(shù)據(jù)的利用更加高效。

3.3? ?促進會計人員職能轉變

目前，高校會計檔案的影像化管理從記賬完成后的檔案保管環(huán)節(jié)開始，會計人員復核的原始憑證仍舊是紙質(zhì)的，影像化管理并沒有將會計人員從海量的復核工作中解放出來。會計檔案電子化管理模式下，自動獲取的結構化會計數(shù)據(jù)可以與其他外部系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行實時互通，實現(xiàn)交互校驗，如資產(chǎn)價值等信息可以從資產(chǎn)系統(tǒng)自動獲取，發(fā)票信息可與稅務系統(tǒng)聯(lián)機校驗，賬單信息可與銀行系統(tǒng)聯(lián)機校驗；原始憑證的復核可以預先設定好復核和預警規(guī)則，借助大數(shù)據(jù)和區(qū)塊鏈技術，系統(tǒng)能自動高效復核，有異常情況發(fā)出審核預警，而且數(shù)據(jù)的真實性、準確性可借助信息技術手段得到有效保障，大大減少會計人員的復核工作量，還能保證復核的規(guī)則標準（內(nèi)部控制和財務規(guī)范的標準）得到一貫的執(zhí)行；對于復核通過的會計原始憑證，系統(tǒng)可以自動生成記賬憑證，會計人員可以把更多的時間、精力放在數(shù)據(jù)的分析應用上，這樣也能促進會計人員向管理會計方向轉型。

3.4? ?符合綠色低碳的環(huán)保理念

會計檔案影像化管理模式下，紙質(zhì)檔案和影像化的會計檔案是并存的狀態(tài)。而在電子化管理階段，從會計原始憑證的獲取環(huán)節(jié)開始，會計資料獲取、傳遞、處理、歸檔、保管和查閱利用的全生命周期都是電子化、無紙化的，這樣可以節(jié)約大量紙質(zhì)材料，更加綠色低碳，符合環(huán)保理念。

4? ? ?高校會計檔案電子化管理的困境

目前，有相當一部分高校已進入或即將進入會計檔案影像化管理階段，但大部分高校均不具備實施會計檔案電子化管理的條件，這是由于高校的會計檔案電子化管理面臨著以下困境。

4.1? ?缺乏會計數(shù)據(jù)的頂層設計

會計檔案處在會計數(shù)據(jù)全流程的末端，要實現(xiàn)電子化管理，就要從檔案獲取源頭實現(xiàn)電子化。目前，雖然不少會計原始憑證是電子形式，但這些電子數(shù)據(jù)來源于不同的系統(tǒng)供應商，數(shù)據(jù)的要素、標準、結構存在差異，缺乏統(tǒng)一的會計數(shù)據(jù)標準體系，不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)難以直接利用，數(shù)據(jù)的利用成本很高。

4.2? ?缺乏會計檔案的管理制度

宏觀層面，財政部和國家檔案局先后發(fā)布了《會計檔案管理辦法》《關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》和《電子會計檔案管理規(guī)范》，但具體到高等教育系統(tǒng)這一中觀層面，沒有細化的方案和操作指南出臺。很多高校對會計檔案管理的重視程度不夠，缺少會計檔案管理制度或辦法，會計檔案的歸檔、移交等沒有明確的制度依據(jù)。這也就導致會計檔案電子化管理更難實現(xiàn)。

4.3? ?缺乏系統(tǒng)共享或者集成機制

高校很多系統(tǒng)或者功能模塊，如人事系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、簽批系統(tǒng)等，先后由不同的軟件供應商開發(fā)或者提供接口，系統(tǒng)之間相互獨立，數(shù)據(jù)的自由共享無法實現(xiàn)，數(shù)據(jù)鴻溝現(xiàn)象突出。此外，不同系統(tǒng)的信息化水平也參差不齊，系統(tǒng)的整合和集成無法靠財務部門一己之力實現(xiàn)，需要多方合作、共同努力，而這也不是短期內(nèi)可以完成的。

4.4? ?缺乏復合型的會計人才

會計檔案電子化管理模式下，會計人員不僅要懂財會知識，而且要掌握一定的信息技術。僅掌握核算和賬務處理技能的會計人員已無法滿足會計檔案電子化管理和管理會計應用的內(nèi)生需求。高校需要懂會計、懂業(yè)務、懂信息技術的復合型會計人才［4］。而現(xiàn)階段，高校的財務人員大都是會計專業(yè)出身，復合型人才稀缺。

5? ? ?高校會計檔案電子化管理的實施路徑

5.1? ?強化頂層設計，統(tǒng)一會計數(shù)據(jù)標準

財政部、教育部等相關部門應牽頭制定統(tǒng)一的會計數(shù)據(jù)標準體系，確定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)要素、標準和結構。同時，需要明確電子會計檔案的分類原則和內(nèi)容，加強頂層設計，增強會計數(shù)據(jù)的透明性、可比性、可追溯性、可遷移性，保證會計數(shù)據(jù)的質(zhì)量和安全性，為會計檔案電子化管理奠定數(shù)據(jù)基礎。

5.2? ?完善配套制度，優(yōu)化明確工作流程

實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)的電子化，并不是簡單地將數(shù)據(jù)變成電子格式的數(shù)據(jù)，而是要梳理、整合和優(yōu)化會計的業(yè)務流程，這是一項系統(tǒng)工程，需要系統(tǒng)研發(fā)人員、財務人員以及業(yè)務人員（師生）的深度溝通交流和磨合。高校應結合《通知》修訂內(nèi)部財務報銷規(guī)章制度，完善優(yōu)化報銷流程及內(nèi)控制度，明確劃分財務人員與業(yè)務人員之間的職責。對于會計數(shù)據(jù)電子化的新增環(huán)節(jié)，如報銷前通過OCR掃描發(fā)票等原始憑證，要處理好新流程、新要求、新做法所帶來的工作內(nèi)容和工作量變化的影響，工作分配要注重科學性、合理性，避免因工作量增加或者流程變革不合理而引起財務人員和業(yè)務人員（高校師生）的抵觸［5］。優(yōu)化業(yè)務流程，完善配套制度，能為會計檔案電子化管理的落實提供制度保障。

5.3? ?合力打造智慧財務平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)閉環(huán)管理

要想實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)的全流程閉環(huán)管理，加強財務系統(tǒng)的技術研發(fā)和升級是重中之重。目前，我國高校主要有復旦天翼和天財兩類財務系統(tǒng)，形成“二分天下”的局面，高校的議價能力較弱。不同高校的業(yè)務量差距較大，對于體量較小的院校來說，其購買新產(chǎn)品、新服務的意愿極低；對于體量較大、資金緊缺的院校來說，其購買意愿極強，但資金實力又不允許。因此，僅憑高校自身打造智能財務平臺將是一個漫長的過程，需要政府相關部門，如財政部門和高等院校主管部門牽頭打造高校間可融通、交互的智慧財務平臺，這將為會計檔案電子化管理提供平臺支持。

5.4? ?加強隊伍建設，培養(yǎng)復合型會計人才

會計檔案電子化管理對會計人員大數(shù)據(jù)技術、信息系統(tǒng)運行能力等提出了更高的要求，高校需要加強隊伍建設，培養(yǎng)復合型會計人才。培養(yǎng)懂會計、數(shù)據(jù)分析和信息技術應用的復合型人才，高校應從以下3個方面著手［6］：一是從外部引進懂財務和信息技術的人才，補充新生力量；二是從現(xiàn)有員工中擇優(yōu)培養(yǎng)，同時明確檔案管理人員應當具備的任職、晉升條件；三是加強培訓，強化交流，通過講座培訓、知識技能競賽、網(wǎng)絡授課等方式強化內(nèi)部學習，同時加強院校間的交流，學習借鑒其他高校的經(jīng)驗做法，完善人才培養(yǎng)體系，為實現(xiàn)會計檔案電子化管理提供人員支撐。

6? ? ?結束語

現(xiàn)階段，會計數(shù)據(jù)頂層設計缺乏、會計檔案管理制度不完善、財務系統(tǒng)共享或集成機制缺乏及復合型會計人才匱乏等，導致高校尚不具備實行會計檔案電子化管理的條件。退而求其次，較多高校選擇了會計檔案影像化管理模式，這在很大程度上提高了會計檔案的查詢利用效率，為高校財務管理智能化、服務質(zhì)效先進化、財務治理現(xiàn)代化提供了有力支撐。新時代，影像化管理模式更是消除了紙質(zhì)會計檔案現(xiàn)場查閱受限及無法協(xié)同利用的“痛點”。然而，會計檔案管理作為高校管理的重要組成部分，其電子化管理是高?，F(xiàn)代化治理的必然要求和最終目標?；诖?，財政部門應強化頂層設計，制定統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準，教育主管部門等相關部門要牽頭推進財務智慧平臺的建設，高校自身也要完善配套制度，優(yōu)化工作流程，并加強人才隊伍建設，只有多方協(xié)同形成合力，高校才能爭取早日實現(xiàn)會計檔案的電子化管理。

主要參考文獻

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