高校財(cái)務(wù)機(jī)器人的應(yīng)用研究

張海玲

一、傳統(tǒng)高校財(cái)務(wù)工作面臨的問(wèn)題

（一）財(cái)務(wù)人員工作量和難度增加

自2019 年1 月1 日起，政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度在全國(guó)各級(jí)各類行政事業(yè)單位全面施行。高校一改之前的核算模式，實(shí)行雙分錄核算，其特征之一就是預(yù)算分錄與財(cái)務(wù)分錄并軌，要求財(cái)務(wù)人員具有一定的專業(yè)判斷能力，同時(shí)也增大了財(cái)務(wù)核算的工作量。

隨著電子票據(jù)的全面推行，各類票據(jù)的種類與數(shù)量激增，如電子普通發(fā)票、電子增值稅發(fā)票等。財(cái)務(wù)人員必須花費(fèi)更多時(shí)間反復(fù)核驗(yàn)，以防電子票據(jù)重復(fù)或虛假，其工作難度增大，效率降低。[1]

（二）高校業(yè)務(wù)量連年遞增

隨著高校的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)量連年攀升。吉林省某高校在校學(xué)生約2 萬(wàn)人，教職工約1 500 人，2019年錄入會(huì)計(jì)憑證12 500筆，決算報(bào)表支出金額約4.0億；2022年，僅僅經(jīng)過(guò)4年的時(shí)間，錄入會(huì)計(jì)憑證增加至16 800 筆，決算報(bào)表支出金額約7.8 億，憑證量增加了34.4%，支出數(shù)目增加了約59.2%。隨著資金支出體系的增大，財(cái)務(wù)工作量隨之增加，而會(huì)計(jì)制單人員并無(wú)增加，其工作強(qiáng)度與工作壓力因此增大。

（三）報(bào)銷業(yè)務(wù)效率低

吉林省某高校采取投遞式報(bào)賬制度，教職工將填好的報(bào)銷單據(jù)投入財(cái)務(wù)處指定信箱內(nèi)，財(cái)務(wù)處定期將其取出，進(jìn)行分配、制單、復(fù)核、審批、付款，該流轉(zhuǎn)過(guò)程少則2～3 天，多則5 ～7 天。對(duì)于急需辦理的報(bào)銷業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō)，時(shí)間較長(zhǎng)、效率較低，師生對(duì)財(cái)務(wù)處工作滿意度不高。[2]

二、高校應(yīng)用財(cái)務(wù)機(jī)器人的優(yōu)勢(shì)

（一）實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互通，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管控

隨著機(jī)器人流程自動(dòng)化（Robotic Process Automation）在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的滲透應(yīng)用，高校財(cái)務(wù)工作人員可以利用智能財(cái)務(wù)平臺(tái)將各個(gè)業(yè)務(wù)模塊打通，實(shí)現(xiàn)不同業(yè)務(wù)之間的高度結(jié)合。同時(shí)，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的聯(lián)查、追溯功能為高校做出財(cái)務(wù)決策提供了事前預(yù)判、事中控制及事后復(fù)盤功能，加強(qiáng)了高校財(cái)務(wù)管控力度。財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠輔助高校開(kāi)展預(yù)算管理，如基于歷史數(shù)據(jù)、預(yù)算計(jì)劃等對(duì)各部門預(yù)算進(jìn)行自動(dòng)測(cè)算，監(jiān)測(cè)實(shí)際開(kāi)支與預(yù)算之間的差額并進(jìn)行簡(jiǎn)單的財(cái)務(wù)分析，也可輔助高校進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，如基于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析高校財(cái)務(wù)狀況并制訂相關(guān)財(cái)務(wù)策略等。

（二）提高財(cái)務(wù)工作效率

財(cái)務(wù)機(jī)器人打破了傳統(tǒng)的報(bào)銷模式，教職工利用網(wǎng)上報(bào)銷功能模塊即可足不出戶地完成報(bào)銷工作，節(jié)約了時(shí)間成本。財(cái)務(wù)機(jī)器人利用智能互聯(lián)、自動(dòng)化處理系統(tǒng)能夠24小時(shí)持續(xù)運(yùn)行，其操作流程清晰、誤差量小的優(yōu)勢(shì)優(yōu)化了作業(yè)時(shí)間，提高了業(yè)務(wù)處理效率。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)審核、錄入一筆普通憑證至少需要4～6分鐘，而財(cái)務(wù)機(jī)器人卻能在30秒內(nèi)準(zhǔn)確完成，工作效率大幅提高。在學(xué)費(fèi)管理方面，財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠自動(dòng)辦理學(xué)費(fèi)的繳納與退費(fèi)，減少了人工操作，提高了工作效率。

（三）提升會(huì)計(jì)信息質(zhì)量

對(duì)財(cái)務(wù)機(jī)器人輸入一定的程序，它就會(huì)根據(jù)業(yè)務(wù)流程對(duì)其進(jìn)行自動(dòng)規(guī)范化處理，最大限度地避免了人為錯(cuò)誤和舞弊，彌補(bǔ)了會(huì)計(jì)人員因主觀做出錯(cuò)誤判斷而導(dǎo)致的會(huì)計(jì)信息失真的缺點(diǎn)，比如，財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠自動(dòng)管理高校資產(chǎn)，包括采購(gòu)、維護(hù)和報(bào)廢，規(guī)避了人工操作產(chǎn)生的誤差。利用二維碼的唯一性，財(cái)務(wù)機(jī)器人能夠自動(dòng)識(shí)別電子票據(jù)的真?zhèn)危詣?dòng)生成財(cái)務(wù)報(bào)銷單，啟動(dòng)下一步審批程序。

（四）減輕財(cái)務(wù)人員工作壓力

財(cái)務(wù)機(jī)器人是一種智能工具，它能根據(jù)聲、圖、文等信息迅速分辨和抽取財(cái)務(wù)信息，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)海量財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入、總結(jié)等簡(jiǎn)單的賬務(wù)處理。高校財(cái)務(wù)基礎(chǔ)報(bào)銷業(yè)務(wù)量大、重復(fù)性強(qiáng)，財(cái)務(wù)機(jī)器人可以解決高校財(cái)務(wù)處在報(bào)銷方面人力不足的實(shí)際困難，幫助財(cái)務(wù)人員擺脫簡(jiǎn)單、機(jī)械的重復(fù)勞動(dòng)，讓節(jié)省下來(lái)的人力進(jìn)行后臺(tái)財(cái)務(wù)管理工作，完成了從核算會(huì)計(jì)到管理會(huì)計(jì)的轉(zhuǎn)變，工作重心也從之前的報(bào)賬、記賬、制作財(cái)務(wù)報(bào)表等逐步轉(zhuǎn)移到預(yù)算統(tǒng)籌、資產(chǎn)管理、成本績(jī)效分析等工作當(dāng)中。

三、高校應(yīng)用財(cái)務(wù)機(jī)器人的過(guò)程和需注意的問(wèn)題

（一）高校應(yīng)用財(cái)務(wù)機(jī)器人的過(guò)程

1. 籌備。財(cái)務(wù)機(jī)器人以RPA 技術(shù)為基礎(chǔ)，RPA 工具在PC 端桌面經(jīng)過(guò)適當(dāng)擴(kuò)展及業(yè)務(wù)持續(xù)性設(shè)置后運(yùn)行，其良好運(yùn)轉(zhuǎn)需要穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。另外，網(wǎng)絡(luò)連接速度、頁(yè)面和文件打開(kāi)速度等也會(huì)對(duì)其造成一定影響。具體建立時(shí)，還要有一套完整的RPA異常處理機(jī)制，能夠快速查找到程序運(yùn)行錯(cuò)誤的根本原因，讓財(cái)務(wù)機(jī)器人高速度、高質(zhì)量地運(yùn)行。

2. 業(yè)務(wù)梳理。為保障RPA 系統(tǒng)的順暢使用及后期的精準(zhǔn)維護(hù)，財(cái)務(wù)處需挑選組織人員跟進(jìn)此項(xiàng)工作，必要時(shí)建立一整套規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。在系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)，將這些標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行到每項(xiàng)任務(wù)當(dāng)中，盡量提高其執(zhí)行效率和質(zhì)量。各高?？梢愿鶕?jù)自身財(cái)務(wù)管理的現(xiàn)實(shí)條件，制定適合自身的RPA系統(tǒng)。[3]

3.信息搜集與反饋。高校財(cái)務(wù)處緊跟國(guó)家財(cái)經(jīng)政策的變化，圍繞高校整體發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)，提高資金使用效率，因此，財(cái)務(wù)機(jī)器人根據(jù)變化的信息持續(xù)更新搜集范圍，利用系統(tǒng)的整體運(yùn)行反饋數(shù)據(jù)，不斷完善功能，以提高師生滿意度為基準(zhǔn)，真正意義上實(shí)現(xiàn)智能化。與此同時(shí)，跟蹤搜集信息的系統(tǒng)管理員應(yīng)在師生范圍內(nèi)充分調(diào)研，將業(yè)務(wù)流程梳理清晰，利用財(cái)務(wù)機(jī)器人高效率的特點(diǎn)，及時(shí)為師生解決問(wèn)題。

4. 確定流程。一是線上申報(bào)流程。用戶可分為教職工和學(xué)生兩類，師生根據(jù)其身份選擇登錄，辦事人員可在任何時(shí)間、地點(diǎn)處理事務(wù)。OA系統(tǒng)或微信公眾號(hào)實(shí)時(shí)推送信息或事務(wù)處理進(jìn)程；線上財(cái)務(wù)機(jī)器人全天候自動(dòng)服務(wù)，全平臺(tái)極大延長(zhǎng)高校財(cái)務(wù)工作時(shí)間；有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽章、校領(lǐng)導(dǎo)審批申請(qǐng)等事宜均可在線預(yù)約，系統(tǒng)自動(dòng)推送有關(guān)預(yù)約事宜至申請(qǐng)人手機(jī)。二是財(cái)務(wù)報(bào)賬流程。以師生費(fèi)用報(bào)銷流程為例（如圖1），財(cái)務(wù)報(bào)賬流程大致為網(wǎng)上預(yù)約—預(yù)約單據(jù)投遞—財(cái)務(wù)機(jī)器人掃描—生成記賬憑證—反饋給經(jīng)辦人。財(cái)務(wù)處通過(guò)網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)收集師生投遞的報(bào)銷預(yù)約單；財(cái)務(wù)機(jī)器人采用內(nèi)置OCR 技術(shù)智能識(shí)別并形成數(shù)據(jù)，再通過(guò)數(shù)據(jù)集合及匹配對(duì)其自動(dòng)化歸納整理，并由自動(dòng)化系統(tǒng)分析審核數(shù)據(jù)的合理性；審核無(wú)誤后，核算發(fā)票等原始單據(jù)，并按照最新政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度生成雙分錄。對(duì)于審核不合格的預(yù)約單據(jù)，財(cái)務(wù)機(jī)器人將第一時(shí)間反饋總結(jié)并將預(yù)約單退回至經(jīng)辦人處。[4]

圖1 費(fèi)用報(bào)銷流程圖

（二）應(yīng)用財(cái)務(wù)機(jī)器人需注意的問(wèn)題

1. 人員培訓(xùn)。財(cái)務(wù)機(jī)器人運(yùn)用的財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)模塊較多，包括預(yù)算管理、資金管理、報(bào)銷管理、收費(fèi)管理、內(nèi)控管理、存貨管理和績(jī)效管理。高校財(cái)務(wù)部門需要在校內(nèi)大范圍宣傳，使學(xué)校師生都能了解相關(guān)財(cái)務(wù)制度，有條件的還可以組織相關(guān)人員培訓(xùn)。

2.內(nèi)部溝通。財(cái)務(wù)機(jī)器人的引進(jìn)與應(yīng)用，離不開(kāi)校內(nèi)各行政部門與教學(xué)單位之間的高效配合。為了有效利用各模塊，財(cái)務(wù)處需開(kāi)展一系列組織結(jié)構(gòu)調(diào)整與制度建設(shè)工作，做好事先溝通，加強(qiáng)彼此信任，推動(dòng)財(cái)務(wù)機(jī)器人成功應(yīng)用。

3.警惕信息泄露。財(cái)務(wù)機(jī)器人在業(yè)務(wù)處理過(guò)程中所存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)均為電子信息，若遭受系統(tǒng)病毒的攻擊，各種數(shù)據(jù)便可能發(fā)生大面積泄露，威脅財(cái)務(wù)信息的保密性。因此，應(yīng)為財(cái)務(wù)機(jī)器人建立相關(guān)防護(hù)措施，謹(jǐn)防信息泄露。

4.避免過(guò)度依賴。高校財(cái)務(wù)工作人員不能一味地依賴財(cái)務(wù)機(jī)器人，而要培養(yǎng)其較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力以解決各種特殊問(wèn)題。財(cái)務(wù)機(jī)器人無(wú)法取代有著寶貴職業(yè)經(jīng)驗(yàn)的財(cái)務(wù)工作人員，一些細(xì)微、繁瑣的財(cái)務(wù)工作仍然需要財(cái)務(wù)人員自己完成。

在新時(shí)代新形勢(shì)下，高校要不斷創(chuàng)新，做出與時(shí)代相適應(yīng)的優(yōu)化改革方案，形成良性循環(huán)，將管理機(jī)制、團(tuán)隊(duì)建設(shè)、制度程序有機(jī)融合。教育部科技發(fā)展中心主任李志民在“雙一流建設(shè)應(yīng)緊跟時(shí)代步伐”主題報(bào)告中提出，一流大學(xué)與一流學(xué)科建設(shè)必須緊跟時(shí)代步伐，抓住時(shí)機(jī)發(fā)展科技校園，改變傳統(tǒng)高校管理模式，雙一流大學(xué)不能只有虛名，只有不斷更新設(shè)備、引進(jìn)新科技、新管理理念，才能摒棄陳舊的教育觀念，與世界高水平大學(xué)接軌。財(cái)務(wù)機(jī)器人不僅將帶來(lái)財(cái)務(wù)工作的變革，還會(huì)改變相關(guān)專業(yè)的教育。高校師生在體驗(yàn)高科技帶來(lái)高效率的同時(shí)，也能夠較好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，激發(fā)其在科技創(chuàng)新方面的潛能。[5]