高校干部人事檔案專項審核的相關(guān)問題及建議探析

摘 要：在人才培養(yǎng)以及干部選拔任用工作當(dāng)中，干部人事檔案具備十分重要的價值，作為目前中國共產(chǎn)黨執(zhí)政的一項重要資源，亦是國家的一項寶貴財富。黨的十八大之后，新一屆的中央政府對干部人事檔案工作的重視程度也在不斷提升，明確指示對干部人事檔案必須要從嚴(yán)管理，并在制度化和規(guī)范化方面提出了更高的要求。文章分析了高校干部人事檔案專項審核工作開展的必要性，探討了當(dāng)前高校干部人事檔案專項審核工作過程中所發(fā)現(xiàn)的相關(guān)問題，并根據(jù)現(xiàn)有問題提出針對性的提升建議。

關(guān)鍵詞：高校干部人事檔案；專項審核；檔案管理

干部人事檔案是由國家相關(guān)部門或者其他社會組織，在人事檔案管理工作開展過程中直接產(chǎn)生，以個人姓名作為主要特征所組成的一種專卷。人事檔案客觀且真實地記錄了個人的軌跡，主要內(nèi)容包括工作經(jīng)歷、政治表現(xiàn)、作風(fēng)品德以及專業(yè)技能情況，其真實反映并記載了一個人的成長歷史，本身具備一定的法律效力。因此，干部人事檔案已經(jīng)成為干部考核以及提拔任用的重要依據(jù)，如何能夠確保干部人事檔案的準(zhǔn)確性、真實性以及嚴(yán)肅性，已經(jīng)成為干部人事檔案管理工作中必須引起重視的問題。就目前而言，在實際開展干部人事檔案管理工作中，檔案造假以及涂改的現(xiàn)象較為常見，導(dǎo)致群眾對于干部人事檔案的真實性產(chǎn)生懷疑，勢必會在很大程度上導(dǎo)致干部人事檔案本身的真實性、權(quán)威性，甚至嚴(yán)肅性受到巨大影響。為更好地解決此問題，國內(nèi)各高校正在積極推動干部人事檔案的專項審核工作，嚴(yán)格審核三齡兩歷一身份，以此確保干部人事檔案的完整性、可靠性、權(quán)威性以及真實性。

一、當(dāng)前高校干部人事檔案專項審核中存在的主要問題

1.檔案材料缺失的現(xiàn)象較為普遍

干部人事檔案材料主要分為十大類：履歷材料、自傳材料，考察、考核、鑒定材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨、團材料以及招錄、聘用材料、表彰獎勵材料、涉法違紀(jì)材料和其他材料。檔案材料的缺失一般主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案材料以及工作檔案材料兩方面。學(xué)籍檔案的缺失主要包括報考登記表、入學(xué)登記表、高校畢業(yè)生登記表、成績單、學(xué)位授予決定書、學(xué)歷學(xué)位的認證報告、學(xué)歷學(xué)位證書的復(fù)印件等；工作經(jīng)歷材料的缺失主要包括錄用表、干部聘（錄）用審批表、干部就業(yè)報到證、干部年度考核登記表、干部履歷表、干部調(diào)動申請表、干部培訓(xùn)以及進修相關(guān)材料、干部下派掛職相關(guān)材料、干部職務(wù)職稱變動審批表等。導(dǎo)致檔案材料缺失的主要原因包括組織單位原因以及個人原因。其中，屬于組織單位原因的檔案材料缺失問題，應(yīng)該由組織部門依照目前單位的基本情況展開必要的補充。例如，針對干部任免審批表缺失的情況，可以與學(xué)校檔案館對接查詢，找到干部任免的紅頭文件，復(fù)印、加蓋公章并歸檔。另外，針對有一部分高校干部在進入高校任職之前有企業(yè)工作經(jīng)歷，但未與企業(yè)簽訂正式勞動合同而導(dǎo)致工作年限不連續(xù)，可以回到原單位查詢工資發(fā)放證明、社保、醫(yī)保等繳費記錄等文件；由于個人原因而導(dǎo)致的檔案材料缺失問題，應(yīng)及時補充缺失的檔案材料。例如，針對缺失的年度考核表，可以向?qū)W校申請查詢并復(fù)印，將其補充到檔案當(dāng)中；針對考生報名登記表缺失，可以返回所屬學(xué)校查詢并復(fù)印錄取時的花名冊，以此來作為佐證歸檔；針對學(xué)歷學(xué)位認證報告缺失的情況，必須主動通過教育部的指定網(wǎng)站展開學(xué)歷以及學(xué)位的認定，并在獲取認證報告之后，第一時間交由組織部門審核以及驗證，驗證通過后歸檔。如果存在學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件缺失的情況，則應(yīng)該及時復(fù)印學(xué)歷學(xué)位證書，并交由主管部門審驗之后歸檔；針對進修培訓(xùn)材料的缺失，應(yīng)該及時歸檔滯留于個人手中的相關(guān)材料。

2.檔案材料記載的內(nèi)容存在前后不一致的情況

檔案材料中記載的出生日期存在不一致的情況。一部分檔案中早期記載的某些材料與后期記載材料存在不一致的情況，一部分錯誤是由于個人在思想上不重視，填寫隨意性較大，有時填實歲有時填虛歲，而導(dǎo)致檔案前后填寫不一致，也有的將陽歷與陰歷日期混填，導(dǎo)致兩個日期相差一兩個月，還有一部分人基于上學(xué)、入團、招工和提干等，為滿足個人利益而更改年齡；第二，參加工作的日期前后不一致。導(dǎo)致此類問題出現(xiàn)的原因主要是檔案主體對參加工作時間記憶不夠清晰，導(dǎo)致檔案填寫中相差幾個月時間。除此之外，由于招工合同、錄用審批表等重要材料存在缺失的情況，很難確認參加工作日期；第三，入黨日期存在記載不一致的情況。此問題出現(xiàn)的原因，主要是因為時間相對久遠，干部本身對于入黨時間已經(jīng)記憶模糊，因非主觀因素而導(dǎo)致材料填寫的錯誤。另外，有一部分人員對于政策了解不夠，誤把成為轉(zhuǎn)正黨員的時間寫為入黨日期，進而導(dǎo)致時間上存在不一致的情況。除此之外，還有一部分干部存在主觀因素，為了提拔晉升等將入黨日期提前，作為組織部門針對此類情況，必須及時查實并嚴(yán)厲禁止發(fā)生此類行為；第四，學(xué)歷學(xué)位的記載存在不一致的情況。有的干部在進入工作崗位之后又攻讀了在職學(xué)歷，并取得了學(xué)歷學(xué)位，但由于自身缺乏檔案意識，而沒有及時歸檔相關(guān)材料。

3.干部人事檔案材料不規(guī)范的情況極為普遍

在實際開展高校干部人事檔案專項整治工作過程中，由于很多單位對干部人事檔案材料的重要性缺乏科學(xué)的認知，導(dǎo)致干部人事檔案材料不規(guī)范的問題普遍存在，具體表現(xiàn)主要在以下幾個方面：

第一，原始檔案材料形式存在嚴(yán)重的不規(guī)范情況。例如，檔案材料的用紙五花八門，有5B、6K，還有A4紙張，紙張的薄厚程度不同，檔案材料有雙面也有單面，還有文件紙以及便箋紙等多種形式，嚴(yán)重影響了檔案材料本身的規(guī)范性。

原始檔案材料在內(nèi)容層面上存在不規(guī)范情況。例如，在檔案材料書寫過程當(dāng)中，沒有嚴(yán)格按照要求使用碳素筆或者鋼筆，檔案材料書寫不完整的情況也時有存在。除此之外，一部分檔案材料書寫的字跡十分潦草，辨認難度較高，存在檔案材料涂改勾畫的情況。

對原始檔案材料在審批流程上不夠規(guī)范。例如，待完成一部分檔案材料的填寫工作之后，檔案材料上缺乏干部本人的簽名以及填寫日期等必要的內(nèi)容；再如，在組織審批之后缺少結(jié)論性意見、印章以及審批日期等內(nèi)容，嚴(yán)重影響了干部人事檔案規(guī)范性的相關(guān)要求。

二、規(guī)范高校干部人事檔案專項審核工作的相關(guān)建議

1.推動建立現(xiàn)代化檔案管理理念

作為高校的領(lǐng)導(dǎo)干部必須起到應(yīng)有的模范帶頭作用，從自身做起，積極推動思想觀念的轉(zhuǎn)變，對于干部人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性、專業(yè)性以及科學(xué)性形成必要的認知。在高校加大干部人事檔案管理工作的宣傳力度，讓檔案管理部門乃至于廣大的教職工能充分意識到保證檔案管理工作準(zhǔn)確性與完整性的重要意義，進一步明確人事管理過程當(dāng)中干部人事檔案的地位以及作用，給干部人事檔案工作提供更加充分的支持。

作為高校干部人事檔案管理人員，必須積極推動開展檔案管理工作的基本觀念，努力提升自身的職業(yè)認同感，并通過積極進修學(xué)習(xí)來努力提升檔案管理工作的基本素養(yǎng)，積極改進傳統(tǒng)檔案管理工作模式，樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念。

高校的所有教職工是開展干部人事檔案管理工作的所有者以及受益者?；诖耍咝５乃薪搪殕T工應(yīng)該從自身做起，充分重視每一份檔案材料，確保所有檔案材料的真實性以及規(guī)范性，支持并主動配合學(xué)校的檔案管理工作。

2.完善干部人事檔案管理制度建設(shè)

高校干部人事檔案是具備法律效力的依據(jù)和重要憑證，其管理工作本身具備嚴(yán)肅性、科學(xué)性以及多元性等，在實際開展干部檔案管理過程中必須嚴(yán)格依法依規(guī)開展。針對涉及干部人事檔案管理工作相關(guān)的職能部門，必須通過制度來進一步明確職責(zé)，并以此為基礎(chǔ)制定一系列的工作條例，針對干部人事檔案所形成的相關(guān)環(huán)節(jié)，必須嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，相關(guān)部門要分工協(xié)作，各司其職，從而更好地提升檔案材料的真實性與可靠性，這對于更好地推動干部人事檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)具有十分重要的作用。

提升干部人事檔案材料收集的全面性。依照中共中央組織部要求，明確干部人事檔案材料歸檔的范圍，必須按照歸檔規(guī)定的基本要求，基于檔案利用作為導(dǎo)向，歸檔的材料要盡可能全面收集。除了常規(guī)、普遍的檔案材料，還應(yīng)該進一步拓寬檔案材料收集的渠道，將干部的身體情況、社會實踐以及教師評價等非常規(guī)的材料，納入干部人事檔案管理體系當(dāng)中。力求建立集中、科學(xué)且高效的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫，這不僅更符合當(dāng)前信息化時代的大背景，還能夠在很大程度上提升干部人事檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。

提升干部人事檔案材料歸檔的實效性。依照2009版歸檔規(guī)定，第37條“符合歸檔要求的材料，必須在接收之日起一個月內(nèi)放入本人檔案，一年內(nèi)整理歸檔”。針對干部職稱晉升以及年度考核等相關(guān)周期性材料，必須在工作過程中進一步總結(jié)經(jīng)驗，并摸清規(guī)律，把握好材料形成的時間，緊密聯(lián)系相關(guān)職能部門并及時完成歸檔工作；針對學(xué)歷、履歷以及崗位變動等較強時效性的非周期性材料，必須充分掌握關(guān)鍵節(jié)點，主動追蹤、收集、歸檔，以更好地提升檔案材料的時效性。

加大干部人事檔案材料精細化管理。作為檔案管理部門，檔案材料必須盡可能細致地鑒別及整理，始終保持高度負責(zé)的態(tài)度對待檔案材料真實性的核實以及鑒定工作。例如，如果干部任免、先進事跡材料等存在自相矛盾等情況，可以通過文書檔案來作為佐證材料，并將獎勵發(fā)文以及任免材料歸檔。另外，如果學(xué)歷材料中的成績單、證書復(fù)印件以及其他相關(guān)登記表存在不全的情況，可以借助大型平臺來展開查詢工作，降低對于相關(guān)部門的依賴性，這對于保障歸檔材料本身的準(zhǔn)確性以及歸檔材料達標(biāo)率的提高具有十分重要的價值。

3.推動干部人事檔案專項審核常態(tài)化

開發(fā)利用是干部人事檔案的最主要價值，而要想合理地開發(fā)利用干部人事檔案，必須確保干部人事檔案信息的準(zhǔn)確性以及完整性。開展干部人事檔案開發(fā)工作，并不是一朝一夕就能完成的，干部人事檔案信息的整理以及收集工作也不能一蹴而就。通過將干部人事檔案管理納入信息化、規(guī)范化的進程，是一個系統(tǒng)且長期的工程，必須堅決避免被動的以改促查，敷衍檢查等情況。除此之外，在日常工作過程中，應(yīng)依據(jù)全面自查干部人事檔案專項審核工作基本要求以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，積極查找其中所存在的漏洞，努力查漏補缺，將干部人事檔案管理中的所有環(huán)節(jié)嚴(yán)格依照相關(guān)審核標(biāo)準(zhǔn)來推進，以此來更好地推動干部人事檔案專項審核工作向常態(tài)化的方向轉(zhuǎn)變，推動干部人事檔案審核工作實現(xiàn)常態(tài)化。

4.提升干部人事檔案信息化建設(shè)以及利用效率

在大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)人事檔案管理模式的弊端正在不斷凸顯，在現(xiàn)代人事檔案管理過程中，必須積極利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，積極推動人事檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，為檔案信息的保存查閱提供應(yīng)有的便利。通過電子檔案查閱不僅更加高效且省時，還能夠在很大程度上起到保護紙質(zhì)檔案，避免紙質(zhì)檔案被涂改造假。以此為基礎(chǔ)，通過現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，有效整合并動態(tài)化管理人事檔案數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)資源。充分發(fā)揮人事檔案信息化建設(shè)在高校人事管理中的參考、預(yù)測和決策作用，最大化地發(fā)掘信息背后的潛在價值，提高信息的利用率。

5.積極推動檔案管理人員綜合業(yè)務(wù)能力的提升

人是各種活動的主導(dǎo)力量，對于各種類型事業(yè)的發(fā)展具備根本性的推動力。檔案管理工作自然也不例外，要想從根本上提高檔案管理水平，必須大力提升檔案管理者的綜合素養(yǎng)以及業(yè)務(wù)能力。作為高校干部人事檔案管理人員，無論是在專業(yè)技術(shù)還是管理理念上，都應(yīng)該順應(yīng)人事制度改革以及檔案管理信息化建設(shè)的基本要求。通過開展積極有效的業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及工作實踐等諸多方式，幫助檔案管理人員提升業(yè)務(wù)能力，使其逐步成長為掌握現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的復(fù)合型專業(yè)人才，為更好地推動干部人事檔案管理工作，提供更加優(yōu)質(zhì)、安全、高效的服務(wù)。

三、結(jié)語

干部人事檔案管理規(guī)范化是評價檔案管理水平的重要指標(biāo)，體現(xiàn)了干部任免工作中的公正性。高校干部人事檔案專項審核工作有力打擊了檔案造假現(xiàn)象的同時，也對高校檔案管理發(fā)起了新挑戰(zhàn)，進一步推動了高校檔案管理規(guī)范化、制度化。檔案管理部門應(yīng)發(fā)揮高校天然的科研創(chuàng)新優(yōu)勢，不斷總結(jié)新經(jīng)驗，摸索新規(guī)律，以更好地適應(yīng)新形勢的需求，為高校人力資源管理工作提供服務(wù)。

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作者簡介：王芳（1987—），女，漢族，安徽宿州人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理。