公共服務(wù)視角下干部人事檔案管理路徑簡析

摘 要：人事檔案涉及多方面的內(nèi)容，是能夠規(guī)范干部行為，加強(qiáng)干部管理的重要依據(jù)。為提升干部人事檔案管理的實際效果，文章以干部人事檔案管理工作為主要研究對象，簡單介紹了干部人事檔案管理現(xiàn)狀，著重基于公共服務(wù)的視角，提出樹立理念、加強(qiáng)法制建設(shè)、信息建設(shè)和優(yōu)化管理模式四種基本措施，旨在為提升干部人事檔案管理的工作水平提供借鑒經(jīng)驗。

關(guān)鍵詞：公共服務(wù)；檔案管理；檔案服務(wù)

檔案管理能夠成為工作溯源以及總結(jié)經(jīng)驗的重要依據(jù)，對于維持良好的工作秩序和保證工作質(zhì)量具有促進(jìn)作用?；诋?dāng)前服務(wù)型政府的發(fā)展趨勢，從干部人事檔案管理的角度入手，以加強(qiáng)干部隊伍建設(shè)為主要目標(biāo)，優(yōu)化政府和相關(guān)部門內(nèi)部的人才資源配置，對于充分發(fā)揮干部人事檔案信息的價值，貫徹落實從嚴(yán)治黨的理念目標(biāo)具有積極的意義。

一、干部人事檔案管理現(xiàn)狀

1.干部人事檔案管理特點

（1）干部人事檔案由當(dāng)?shù)氐慕M織部和人社局統(tǒng)一集中管理，保證管理實施主體的統(tǒng)一性和集中性；（2）收集的材料是在干部人事工作中不斷形成的，能夠呈現(xiàn)出動態(tài)變化的特點，需要通過長期的收集來實現(xiàn)；（3）干部人事檔案管理直接關(guān)系到干部隊伍的建設(shè)情況，該工作的開展需要嚴(yán)格遵循黨的方針路線和國家政策，能夠體現(xiàn)出鮮明的政治性特點；（4）檔案工作本身對人員的專業(yè)能力和水平要求較高，需要基于專業(yè)規(guī)范的管理流程和操作手續(xù)來實現(xiàn)，能夠體現(xiàn)出較強(qiáng)的專業(yè)性特點；（5）嚴(yán)格保密涉及干部隱私等部分的信息，各項具體檔案文件資料的轉(zhuǎn)遞、保存以及移交都需要派遣專門的人員負(fù)責(zé)，能夠體現(xiàn)出較強(qiáng)的封閉性特點。

2.干部人事檔案管理優(yōu)劣勢

現(xiàn)階段，干部人事檔案管理工作已經(jīng)能夠應(yīng)用數(shù)字化的設(shè)備設(shè)施和管理系統(tǒng)來開展工作，數(shù)字化的檔案管理工作模式能夠體現(xiàn)出便捷、安全的應(yīng)用優(yōu)勢。在實際工作中，能夠基于業(yè)務(wù)需求，直接從數(shù)字化系統(tǒng)調(diào)取相應(yīng)的檔案資料信息，有效節(jié)省以往用于檔案室查找文件的時間，提高檔案管理的質(zhì)量和效果。在檔案數(shù)字化后，有電子檔案備份，不用擔(dān)心紙質(zhì)檔案的更改或丟失。

但是，結(jié)合數(shù)字化檔案管理工作的開展情況，發(fā)現(xiàn)也存在一定的缺陷和不足。首先，在未形成統(tǒng)一時間和管理標(biāo)準(zhǔn)的情況下，由于部分單位交散材料不及時，后面編好的材料頁碼就得重新編碼錄入，就會加大工作量。檔案管理部門現(xiàn)有的安全系統(tǒng)和措施仍有待提高，需要提高對于黑客入侵和病毒的防范意識和能力。同時，保密機(jī)構(gòu)也需要充分發(fā)揮自身的作用，實現(xiàn)與檔案管理部門之間的有效配合，進(jìn)一步提升檔案文件管理的安全性。

3.檔案管理存在問題

（1）管理內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求不匹配

當(dāng)前，我國政府逐漸朝著服務(wù)型政府方向轉(zhuǎn)變，對檔案管理工作的開展提出了更高的要求，以為人民服務(wù)為各項工作開展的根本宗旨，在實際工作中應(yīng)基于社會需求，開展各項工作的具體規(guī)劃和管理。但從整體上來看，當(dāng)前的干部人事檔案管理工作存在著與業(yè)務(wù)需求不相匹配的問題，在數(shù)字化系統(tǒng)中還不能提檔閱檔，在一定程度上影響檔案管理的效率。

同時，在檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的應(yīng)用中，可適當(dāng)關(guān)注有關(guān)審批查閱程序等政務(wù)方面的問題。例如，現(xiàn)有的檔案太過保密，有些內(nèi)容可以適當(dāng)公開和分類存放，便于后續(xù)業(yè)務(wù)開展和總結(jié)分析時查找對應(yīng)的文件內(nèi)容。

（2）干部人事檔案不能呈現(xiàn)動態(tài)化更新

基于當(dāng)前檔案管理內(nèi)容范圍不斷擴(kuò)大，應(yīng)用信息技術(shù)手段實現(xiàn)對海量檔案文件的有效規(guī)范管理，已經(jīng)成為干部人事檔案管理工作開展的主要趨勢。但從當(dāng)前干部人事檔案管理工作開展的實際情況來看，相關(guān)部門在檔案信息化建設(shè)方面的進(jìn)展較為緩慢，雖然現(xiàn)階段各級政府部門已經(jīng)能夠逐漸建立官方網(wǎng)站，部門區(qū)域也能夠注重加強(qiáng)信息化平臺的建設(shè)和發(fā)展，但在逐漸加快的社會發(fā)展需求情況下，檔案信息化的建設(shè)效率仍然難以與社會需求相匹配。

在統(tǒng)一規(guī)定的人事檔案內(nèi)容前提下，現(xiàn)有的人事檔案管理內(nèi)容難以真實、綜合地反映出個人能力以及專業(yè)資質(zhì)方面的表現(xiàn)，部分涉及社會參與活動的內(nèi)容也未能被歸納到個人的檔案文件中，且對于檔案文件中的個人簡歷部分更新頻率較低，通常以一年為期限，很難反映個人在一年時間中的能力和表現(xiàn)變化情況。例如，平時檔案管理系統(tǒng)中更新的只是考核表、工資表、任免表和職級變動表，個人履歷等內(nèi)容不在更新范圍，很容易影響對于干部個人工作績效綜合評定的結(jié)果。在現(xiàn)代社會變化發(fā)展速度逐漸加快的情況下，基于面向公眾的服務(wù)需求，需要以動態(tài)的方式跟進(jìn)干部個人的工作進(jìn)展，并能夠從動態(tài)化的結(jié)果中實現(xiàn)對個人工作能力和工作成果的綜合評定。并且，從面向社會公眾的角度來看，現(xiàn)有的檔案管理工作仍然缺少一個能夠支持向社會公眾提供信息查詢的平臺，更多以網(wǎng)站和媒體平臺開設(shè)官方賬號的方式來了解公眾需求，缺少靈活性，也難以讓公眾實現(xiàn)對檔案管理內(nèi)容的有效監(jiān)督，也會對檔案管理工作的開展效果產(chǎn)生影響。

二、基于公共服務(wù)的干部人事檔案管理路徑分析

干部人事檔案管理工作的開展，最主要的目的就是能夠通過對干部人員的規(guī)范管理來提升各項工作的實際開展質(zhì)量和效果，最終都是為了滿足社會公眾的發(fā)展需求。從公共服務(wù)的角度，對優(yōu)化提升干部人事檔案管理的路徑進(jìn)一步分析，主要可以從以下幾個方面入手：

1.樹立“以人為本”的管理服務(wù)理念

在新的發(fā)展階段，各項公共事務(wù)的開展應(yīng)始終圍繞公共服務(wù)來實現(xiàn)?；诠卜?wù)理念的要求，干部人事檔案管理需要秉持“以人為本”的管理服務(wù)理念，在實際工作中強(qiáng)調(diào)干部個人檔案規(guī)范以及為社會公眾服務(wù)之間的聯(lián)系。一方面，提升檔案管理人員在檔案管理工作中的地位和作用；另一方面，應(yīng)強(qiáng)調(diào)更為尊重公民權(quán)利，保障干部對于自身檔案信息的知情權(quán)，在保障個人隱私信息安全且不違法利用的前提下，能夠在實際的工作中發(fā)揮各項檔案信息的重要價值和作用。

從加強(qiáng)管理的角度來看，基于政府政務(wù)公開的相應(yīng)要求，在檔案管理工作中可以充分結(jié)合實際的工作情況，以遵循堅持保密和公開相結(jié)合原則為前提，對于履歷類、工資類以及任免類檔案文件，可以在嚴(yán)格基于檔案資料查閱手續(xù)之后，適度將這些檔案材料向干部以及社會公開。這樣不僅能夠增強(qiáng)干部對自身檔案信息內(nèi)容的了解，還能夠通過更明確的發(fā)展方向，為后續(xù)的個人發(fā)展規(guī)劃提供指導(dǎo)。在這一過程中，相關(guān)干部應(yīng)有權(quán)利查閱自身的部分檔案資料，能夠大致了解檔案內(nèi)容、總體鑒定類情況以及工資情況，從而讓相關(guān)干部能夠?qū)ψ陨淼娜霗n材料有清晰明確的定位。

從服務(wù)的角度來看，樹立“以人為本”的管理服務(wù)理念，要求相關(guān)部門能夠在實際的工作中樹立為干部服務(wù)、為社會服務(wù)的目標(biāo)，從干部個人的角度出發(fā)，及時發(fā)現(xiàn)干部人事檔案中存在的問題，基于問題來優(yōu)化調(diào)整干部人事檔案管理模式。在這一過程中，管理人員應(yīng)了解檔案對于干部個人的需求，掌握干部個人對檔案信息的需求，基于干部需求來提供相應(yīng)的服務(wù)。同時，相關(guān)部門也應(yīng)考慮綜合運用信息化、網(wǎng)絡(luò)化平臺，通過積極整合多方面資源的方式，構(gòu)建支持多渠道的檔案服務(wù)信息模式，為檔案管理工作的開展提供良好的依據(jù)。基于為社會服務(wù)的要求，則需要在結(jié)合干部隊伍整體情況的前提下，預(yù)測分析現(xiàn)有工作的人才需求方向和數(shù)量，以此作為引進(jìn)和配置人才資源的主要依據(jù)，從而更好地完善干部人才的培育計劃，為提升干部的綜合能力提供保障。

2.優(yōu)化創(chuàng)新人事檔案管理模式

基于現(xiàn)有的人事檔案管理模式和運行機(jī)制，在公共服務(wù)的視角下，相關(guān)單位需要補(bǔ)充完善檔案管理內(nèi)容，并通過轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)人事檔案采集方式，提升干部檔案信息收集工作的開展效果。在這一過程中，應(yīng)積極發(fā)揮信息系統(tǒng)和管理體系的作用，從人事部門組織的角度來開展相應(yīng)的優(yōu)化創(chuàng)新工作，規(guī)范部門材料的歸檔工作，調(diào)整優(yōu)化定期收集數(shù)據(jù)的方式方法，以周期和不規(guī)則的方式來提升檔案信息的真實性效果。在收集干部檔案信息的過程中，應(yīng)注重對其中發(fā)現(xiàn)的偶然數(shù)據(jù)進(jìn)一步監(jiān)測分析，確保收集檔案信息的真實性和有效性。

基于優(yōu)化創(chuàng)新人事檔案管理模式的目標(biāo)，在實際開展工作時，還應(yīng)注重在考慮人事檔案管理工作基本性質(zhì)和特點的前提下，讓檔案管理部門能夠與其他各部門之間建立更緊密的聯(lián)系，以便能夠有效提升信息收集與管理的效率。在這一過程中，相關(guān)人員應(yīng)及時補(bǔ)充檔案文件中不足的資料，并保證相關(guān)檔案文件信息的規(guī)范性。檔案部門可以通過申請設(shè)立人事檔案專項資金的方式，設(shè)立專門的庫房和出入室，搭配更專業(yè)的封庫設(shè)備設(shè)施，提升干部人事檔案管理工作的實際效率和水平。

3.完善公共服務(wù)法制建設(shè)

首先，基于公共服務(wù)的目標(biāo)，還應(yīng)通過完善的法律體系和機(jī)制規(guī)范來保障干部人事檔案管理的工作效果。完善公共服務(wù)法制建設(shè)，需要注重結(jié)合各個地方檔案管理工作的實際情況，建立配套的地方性法規(guī)。各個地方應(yīng)充分考慮自身檔案管理工作中存在的問題，制定符合實際情況的檔案管理行政條例，并能夠?qū)崿F(xiàn)全國檔案管理相關(guān)條例與地方規(guī)范之間的有效銜接。其中，各個地方不僅需要進(jìn)一步補(bǔ)充檔案管理機(jī)制內(nèi)容，還應(yīng)規(guī)范檔案管理的具體程序，在規(guī)范檔案管理服務(wù)模式的同時，盡可能讓檔案能夠滿足用戶的需求，進(jìn)而有效發(fā)揮檔案信息在公共服務(wù)中的作用價值。對于檔案管理制度的完善，還應(yīng)強(qiáng)調(diào)檔案部門內(nèi)部規(guī)章制度的細(xì)化補(bǔ)充，基于相關(guān)人員的責(zé)任范圍，優(yōu)化調(diào)整相應(yīng)的績效考核以及獎懲機(jī)制，為工作開展提供保障。

其次，以完善公共服務(wù)法制建設(shè)為主要目的，在干部人事檔案管理中，還應(yīng)注重職能部門關(guān)系的法律協(xié)調(diào)。基于人事管理的相關(guān)規(guī)定，以保障檔案管理的保密性為前提，注重提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，應(yīng)強(qiáng)調(diào)改善管理人與被管理人之間的關(guān)系，以簡化檔案文件的轉(zhuǎn)遞流程的方式，提升檔案管理的實際工作效率。同時，也應(yīng)注重加強(qiáng)檔案管理單位與其他單位之間的合作，單位與個人在檔案信息存在疑問時，可以在由原部門與檔案管理部門之間充分討論后，要求機(jī)構(gòu)來解決原部門存在的遺留問題。在這一過程中，應(yīng)始終強(qiáng)調(diào)堅持統(tǒng)一集中管理，以滿足現(xiàn)代社會需求為最終目標(biāo)，積極發(fā)揮干部人事檔案管理的公共服務(wù)功能。

最后，完善公共服務(wù)法制建設(shè)，還應(yīng)強(qiáng)調(diào)建立統(tǒng)一的人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，以此作為相關(guān)人員工作開展的主要依據(jù)。對于人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的制定，應(yīng)強(qiáng)調(diào)能夠指明檔案管理的工作職能，基于新的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)來對原有的檔案管理內(nèi)容規(guī)劃分類，由相應(yīng)的主管部門基于職權(quán)和相應(yīng)的程序規(guī)范來統(tǒng)一整改。在這一過程中，應(yīng)從干部人事檔案管理的對外業(yè)務(wù)以及內(nèi)部管理兩部分入手，在保證相應(yīng)部門的工作在法律制度的權(quán)利和責(zé)任框架內(nèi)，應(yīng)用有效的服務(wù)形式來滿足人事檔案管理的相關(guān)需求，找出以往檔案管理中存在的問題，逐漸建立更加完善的干部人事檔案管理業(yè)務(wù)流程。為保證管理人員能夠遵循新的業(yè)務(wù)流程開展工作，可以通過編制業(yè)務(wù)流程圖的方式，盡可能強(qiáng)調(diào)人事檔案管理過程向全社會公開，接受社會公眾的監(jiān)督。

4.加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)

首先，信息技術(shù)手段是能夠幫助檔案管理處理海量信息的有效途徑和方法，以積極引入信息技術(shù)的方式，有效提升檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，進(jìn)而更好地發(fā)揮檔案資料在促進(jìn)公共服務(wù)中的作用價值?；诖耍e極引入信息技術(shù)手段，應(yīng)以建立電子信息數(shù)據(jù)庫為主要目標(biāo)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，應(yīng)用現(xiàn)代科技來推動檔案管理朝著信息化的方向發(fā)展，將計算機(jī)與復(fù)印機(jī)有效聯(lián)系起來，創(chuàng)建一個既支持?jǐn)?shù)據(jù)儲存和管理的信息系統(tǒng)，也能夠基于相關(guān)人員的命令執(zhí)行信息查詢和整理打印等方面的操作。在這一過程中，人事部門的相關(guān)人員不僅能夠直接訪問干部人員的簡歷，還能夠基于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的評估作用，通過資料文件管理和分析來衡量干部個人工作能力，以此來為后續(xù)的績效考核工作提供更為科學(xué)、可靠的依據(jù)，并為后續(xù)相關(guān)工作開展提供有效參考。

其次，積極引入信息技術(shù)手段，應(yīng)充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息平臺的作用，將干部人事檔案管理涉及的學(xué)校、醫(yī)院、銀行以及社保等其他部門聯(lián)系起來，以建立電子數(shù)據(jù)信息平臺的方式，為收集和規(guī)范數(shù)據(jù)信息提供更有效的支持。對于電子數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的構(gòu)建，應(yīng)注重考慮各類數(shù)據(jù)信息的兼容性和多樣性，提升對于各項數(shù)據(jù)信息的轉(zhuǎn)換效率和處理效率。

同時，還可以通過建立個人電子檔案數(shù)據(jù)資料庫的方式，在明確歸類劃分人才的基礎(chǔ)上，通過建立各類個人信息數(shù)據(jù)庫的方式，發(fā)揮干部人事檔案的效益。相關(guān)部門應(yīng)注重加強(qiáng)對于網(wǎng)絡(luò)信息傳播環(huán)境安全性的監(jiān)管，避免出現(xiàn)個人信息被盜取的情況，影響干部人事檔案管理的安全。

三、結(jié)論

綜上所述，基于公共服務(wù)的視角來規(guī)范干部人事檔案管理工作，能夠有效規(guī)范干部人事的工作行為，提升實際的工作效果。為更好地提升檔案管理工作的水平，相關(guān)人員需要端正自身態(tài)度，始終堅持為人民服務(wù)的工作理念，相關(guān)部門則應(yīng)進(jìn)一步完善公共服務(wù)法制建設(shè)，為檔案管理工作的開展提供依據(jù)和保障。同時，還應(yīng)充分發(fā)揮信息技術(shù)和手段的作用，優(yōu)化管理模式，保障檔案管理的高效性。

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作者簡介：郝志林（1982—）女， 漢族，山西呂梁人，本科，館員，研究方向：干部人事檔案。