醫(yī)院科研檔案管理現(xiàn)狀及其規(guī)范化管理思考

摘 要：醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院科研工作的成果，能夠為醫(yī)院將要開展的科研項目提供數(shù)據(jù)支持和參考，對醫(yī)院發(fā)展至關(guān)重要，是醫(yī)院的寶貴財富。文章分析了醫(yī)院科研檔案的特點以及管理現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)目前部分醫(yī)院在科研檔案管理方面存在一些不足之處，如科研檔案收集歸檔不及時、科研檔案管理制度不完善和科研檔案信息化水平較低等，影響了醫(yī)院科研檔案管理的效率和質(zhì)量。隨著知識經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，科研檔案的管理對醫(yī)院科教興院的意義重大。因此，醫(yī)院要從管理制度、工作流程和信息化建設(shè)等方面加強規(guī)范化建設(shè)，以提高科研檔案管理水平，為醫(yī)學(xué)研究提供良好保障。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；科研檔案；檔案管理；規(guī)范化

醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院科研人員的科研成果，也是醫(yī)院進一步開展醫(yī)學(xué)研究的重要參考資料，關(guān)系到最終醫(yī)學(xué)研究的成果和效率。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院實施人才培養(yǎng)、科教興院戰(zhàn)略等，均需要以科研檔案為必要條件和依據(jù)。部分醫(yī)院將工作中心放在醫(yī)療服務(wù)和運營管理方面，對于如何保存、歸納和利用好科研資料，存在一些不足與疏漏，再加上檔案信息化建設(shè)投入不足，科研檔案信息化管理水平落后，依然采用人工管理和紙質(zhì)載體的模式管理科研檔案，管理效率低且容易出錯，還可能會損壞寶貴的科研檔案。隨著醫(yī)療體制改革的深化和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，科研檔案在醫(yī)院檔案中的占比增大，在醫(yī)學(xué)科學(xué)化發(fā)展中的價值也日益凸顯。因此，重視科研檔案管理工作，建立完善的管理制度，梳理規(guī)范的工作流程，推動其向數(shù)字化、智能化發(fā)展，不斷提高科研檔案管理的效率和質(zhì)量，對于醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研事業(yè)發(fā)展，具有重要的價值與意義。

一、醫(yī)院科研檔案的特點

1.檔案形成周期長

科研檔案的形成與科研工作的周期緊密相關(guān)，科研工作周期越長，科研檔案形成周期也越長?？蒲许椖恳话阋?jīng)過申報、立項審批等流程，需要多個部門的審批和鑒定，因此，醫(yī)院科研工作耗費時間比較長，從課題申報、立項到結(jié)題一般需要耗費兩三年時間，重大科研項目消耗的時間會更長，而且重大科研項目會設(shè)置階段性課題，不同階段的課題不同，形成的科研檔案資料也不同，最后將各個階段的科研檔案資料匯總在一起，形成完整的科研項目檔案資料。由此可見，科研檔案資料的形成貫穿科研項目實施全過程，導(dǎo)致科研檔案形成周期都比較長。

2.檔案專業(yè)性高

在開展科研項目時，科研工作者需要收集醫(yī)學(xué)方面的大量資料，這些資料涵蓋醫(yī)學(xué)各個科目和課題，如在臨床研究過程中需要收集內(nèi)科、外科、兒科和婦科等方面的醫(yī)學(xué)資料，在基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)的研究過程中，需要收集生物化學(xué)、病理學(xué)和藥理學(xué)等方面的專業(yè)資料等，不同學(xué)科之間存在較大的不同，需要科研工作者建立單獨的科研檔案。因此，科研檔案大多會根據(jù)醫(yī)學(xué)科目和課題不同而分門別類，這些科研檔案都具有針對性和專業(yè)性。

3.檔案綜合性強

醫(yī)學(xué)研究工作涵蓋醫(yī)學(xué)各個領(lǐng)域的內(nèi)容，涵蓋了內(nèi)科、外科、婦科和兒科等科目，因此，科研資料具有較強的綜合性。近些年，很多高新技術(shù)在醫(yī)學(xué)領(lǐng)域得到應(yīng)用，如人工智能技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計算技術(shù)等，高新技術(shù)與傳統(tǒng)醫(yī)學(xué)相融合，不僅使得傳統(tǒng)醫(yī)學(xué)科目更加復(fù)雜，也使得醫(yī)學(xué)科研檔案更加復(fù)雜，醫(yī)學(xué)科研檔案中不僅要有該課題所需的醫(yī)學(xué)方面的數(shù)據(jù)資料，也要有高新技術(shù)和其他領(lǐng)域技術(shù)和方法相關(guān)的資料記載，這就使得醫(yī)院科研檔案呈現(xiàn)出綜合性強的特點。

4.保密性較強

醫(yī)院的科研工作大都涉及醫(yī)院內(nèi)部的醫(yī)療技術(shù)和數(shù)據(jù)資料，形成的醫(yī)學(xué)科研檔案也都具有保密性。各個醫(yī)院在醫(yī)學(xué)和藥學(xué)方面的科研重點不同，形成的科研檔案和科研成果也不相同，很多醫(yī)院在科研項目上投入了大量的人力、物力和財力，科研成果涉及專利權(quán)，如果科研檔案被泄露，會影響科研醫(yī)院的經(jīng)濟效益，給醫(yī)院造成經(jīng)濟壓力，甚至直接影響醫(yī)院的正常運行，所以，醫(yī)院需要加強科研檔案的保密管理工作。

二、醫(yī)院科研檔案管理現(xiàn)狀

1.科研檔案收集與歸檔資料不全面

因為醫(yī)院科研檔案具有綜合性強和周期性強的特點，檔案管理人員應(yīng)該將科研檔案管理工作貫穿科研活動全過程，并根據(jù)涉及的科目和技術(shù)類別對科研檔案分類。但是，很多醫(yī)院在科研檔案資料收集和歸檔過程中存在誤區(qū)，認(rèn)為科研檔案的收集和歸檔只包括科研項目的立項、審批和成果等方面，忽略了對科研過程中形成的數(shù)據(jù)資料和圖像資料的收集和歸檔，使得科研檔案不齊全，難以真實、全面地反映該科研項目全過程的信息，也難以對接下來的科研工作起到很好的借鑒和參考作用。科研項目主持人及團隊成員的基本信息資料收集也非常有必要。醫(yī)院科研項目周期長，涉及的科目和領(lǐng)域較多，檔案管理人員要想收集好眾多檔案資料需要耗費大量時間和精力，加上檔案管理人員缺乏科研檔案收集和歸檔意識，對科研檔案收集和歸檔范圍與內(nèi)容不明確，沒有對科研項目全過程跟蹤，檔案管理人員沒有及時與科研工作者溝通，不了解科研項目的真實進度，使得檔案資料收集歸檔進度落后于科研項目實際進度，這些都使得科研檔案資料的收集和歸檔存在漏洞，很多檔案資料沒有收集完整和保存妥當(dāng)。

2.科研檔案管理制度不完善

目前，部分醫(yī)院的檔案管理制度不完善，仍沿用傳統(tǒng)落后的檔案管理制度，還有一些醫(yī)院甚至沒有成立專門的科研檔案管理部門，而是由各科室自行保管，即便是設(shè)置了專門的科研檔案管理部門，檔案管理制度大多缺乏統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程，沒有明確檔案管理人員的工作職責(zé)和權(quán)利范圍，沒有落實對檔案管理工作的有效監(jiān)管，使得科研檔案管理工作比較混亂，很多檔案的存放沒有分類，也沒有檢查科研檔案的完整性。很多醫(yī)院的科研檔案資料是紙質(zhì)的，加上沒有分門別類存放，使得在科研檔案檢索或查找資料時難以快速、準(zhǔn)確查找到目標(biāo)檔案資料，或者查找到的檔案資料信息不全，影響了檔案資料的利用價值。此外，因為科研檔案作為醫(yī)院檔案管理中的一項內(nèi)容，從醫(yī)院頂層就未納入醫(yī)院檔案的統(tǒng)一管理，由科研處職能處室單獨管理，醫(yī)院綜合檔案室日常的監(jiān)管未形成集中管理、分散保存的模式，形成科研檔案處于“碎片化”的管理，同時沒有科學(xué)、合理的規(guī)章制度來約束和激勵科研檔案管理人員，檔案管理人員從思想認(rèn)識層面也未引起足夠的重視，很多檔案管理細(xì)則不明確，即便是建立了完善的科研檔案管理制度，也因缺乏有效績效和監(jiān)管而落實不到位，而導(dǎo)致醫(yī)院科研檔案管理較為混亂，無法做到全面收集和歸檔科研檔案，科研檔案資料檢索和利用效率也受到一定的影響。

3.科研檔案管理信息化程度較低

目前，一些醫(yī)院科研檔案管理仍采用傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)化的管理模式，這種傳統(tǒng)的科研檔案管理模式具有很多弊端。一方面，大量的紙質(zhì)科研檔案需要占用大量的空間去存放，醫(yī)院需要購置大量的檔案袋和檔案柜，甚至需要建造空間很大的檔案室來存放這些科研檔案，必要時要配置攝像監(jiān)控等設(shè)備，無形中增加了醫(yī)院的檔案管理成本；另一方面，紙質(zhì)科研檔案不容易完好保存，保存在檔案袋和檔案柜時需要注意防潮、防蟲和防曬，需要定期對科研檔案的完整性和安全性檢查，避免紙質(zhì)科研檔案受潮、氧化和蟲蛀。除此之外，紙質(zhì)科研檔案也不利于高效檢索和利用，因為醫(yī)院科研檔案五花八門，種類繁多，不同專業(yè)和科目的科研檔案存放在不同的檔案室、檔案柜和檔案袋中，在檢索重要信息過程中，需要翻看目錄再去相應(yīng)的檔案室、檔案柜和檔案袋中查找，比較耗費時間和人力，而且查找到的資料信息不一定符合要求，使得科研檔案利用率較低。改變這一檔案管理模式的路徑就是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，但目前很多醫(yī)院科研檔案電子化和信息化水平比較低，主要是醫(yī)院沒有足夠的掃描儀等設(shè)備設(shè)施將紙質(zhì)科研檔案電子化，也沒有建立完善的科研檔案信息化平臺，無法將電子化的科研檔案存放到科研檔案信息化平臺中，難以實現(xiàn)快速檢索電子檔案信息，更難提高科研檔案的利用率。

三、醫(yī)院科研檔案管理加強規(guī)范化建設(shè)的建議

1.增強科研檔案規(guī)范化管理意識

關(guān)于醫(yī)院科研檔案管理，要解決醫(yī)院管理者對科研檔案管理工作不重視的問題。應(yīng)把檔案管理培訓(xùn)納入相應(yīng)干部和專業(yè)管理人員年度工作培訓(xùn)計劃，依據(jù)醫(yī)院發(fā)展需求來了解科研檔案的重要性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)錯誤的認(rèn)知與觀念，在此基礎(chǔ)上加強對科研檔案及其管理的宣傳教育。

首先，通過宣傳教育讓各部門人員提高對科研檔案管理的重視，做好檔案資料上傳和提交，與檔案管理部門緊密配合，尤其是科研人員要與檔案管理人員積極溝通交流，提高科研工作人員主動歸檔的意識，及時更新項目最新動態(tài)和進展，檔案管理人員也要認(rèn)真對待科研檔案，了解各部門的檔案內(nèi)容和范圍，尤其是要了解科研項目的進展情況，并全過程跟進科研項目，全面收集整理和歸檔科研項目開展過程中形成的各類資料信息。

其次，要通過培訓(xùn)教育來提高檔案管理人員的責(zé)任感和專業(yè)技能。例如，通過職業(yè)道德教育來提高檔案管理人員的職業(yè)道德水平，做好本職工作，確?？蒲袡n案收集和歸檔的完整性和及時性；再如，培訓(xùn)檔案管理人員對《檔案法》《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》等法律法規(guī)的認(rèn)識，通過培訓(xùn)提高檔案管理人員對待工作的嚴(yán)肅性和謹(jǐn)慎性。同時，也要培訓(xùn)科研檔案管理人員的溝通合作能力，加強與科研工作者的溝通交流，只有這樣雙方才能高效高質(zhì)地溝通交流檔案信息，只有雙方高效的合作，科研檔案管理人員才能及時了解科研工作動態(tài)，收集最新、最全的科研檔案資料信息，提高科研檔案的歸檔質(zhì)量和效率。

2.完善科研檔案管理制度

首先，在科研檔案管理制度中要明確科研檔案歸檔范圍和保存日期，科研檔案的保存歸檔內(nèi)容一般是課題計劃、科研項目實施方案和科研成果數(shù)據(jù)信息等，也包括科研成果報告、科研工作總結(jié)和項目審批鑒定資料等內(nèi)容，不同類型的資料如何收集、分類和存放等，以規(guī)章制度的形式明確下來，并要制定各類科研檔案的收集方法、渠道以及存放方法等工作的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一規(guī)范，確?？蒲袡n案收集歸檔的完整性和全面性。

其次，要以規(guī)章制度的形式明確科研檔案收集、分類、整理、移交和歸檔的各個流程和環(huán)節(jié)，明確各個工作流程中相關(guān)部門工作人員的職責(zé)，尤其是明確管理人員和檔案提供者在各個流程和環(huán)節(jié)的權(quán)責(zé)，并以此建立績效考核制度，對檔案管理人員和科研工作人員實行績效考核，將科研檔案管理工作成果與科研工作者和檔案管理人員的薪酬待遇、晉升資格聯(lián)系起來，從而激勵和約束員工的工作行為。

最后，完善對科研檔案管理工作的監(jiān)督機制。醫(yī)院要定期對科研檔案檢查，查看科研檔案是否根據(jù)科研項目的實際開展情況，及時、全面地收集、整理和歸檔，查看科研檔案資料的分類是否有誤，一旦發(fā)現(xiàn)科研檔案管理存在問題要及時指正，并采取有效措施，規(guī)避風(fēng)險隱患，以持續(xù)提升科研檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

3.加強科研檔案管理信息化建設(shè)

首先，醫(yī)院要配備足夠的掃描設(shè)備，促進紙質(zhì)科研檔案的電子化轉(zhuǎn)變，加大紙質(zhì)檔案電子化的人力投入，爭取在短時間內(nèi)將醫(yī)院所有紙質(zhì)科研檔案都電子化。醫(yī)院需要加強檔案室的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，確保檔案室網(wǎng)絡(luò)全覆蓋，并建立專門的科研檔案信息化平臺，在平臺建立專門的數(shù)據(jù)庫，將電子科研檔案及時錄入科研檔案信息管理平臺的數(shù)據(jù)庫中。醫(yī)院各部門人員想要查詢科研檔案數(shù)據(jù)信息，在經(jīng)過審批后，可以直接登錄信息平臺查詢所需的數(shù)據(jù)資料。通過科研檔案信息管理平臺的檢索功能，能夠快速查找想要查詢的檔案信息，提高了科研檔案的應(yīng)用效率。

其次，要做好科研檔案信息平臺的維護工作。雖然通過科研檔案信息化管理可以節(jié)省檔案管理成本以及提高科研檔案利用率，但由于信息化平臺與互聯(lián)網(wǎng)連接，可能會遭受網(wǎng)絡(luò)病毒或黑客的入侵，導(dǎo)致科研檔案資料被竊或損壞，給醫(yī)院帶來不可估量的損失。因此，醫(yī)院要加強科研檔案信息平臺的維護，定期升級系統(tǒng)和查殺病毒，做好科研檔案信息平臺的安全管理工作。

最后，要提升科研檔案管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用水平。隨著檔案管理數(shù)字化、智能化的發(fā)展，科研檔案管理工作模式發(fā)生很大變化，對管理人員也提出新的要求，如檔案管理人員在科研檔案日?；芾碇?，要能夠熟練運用各類計算機系統(tǒng)和掃描設(shè)備。所以，醫(yī)院要加大對相關(guān)人員的信息素養(yǎng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員計算機操作能力、信息系統(tǒng)應(yīng)用能力等信息技術(shù)的應(yīng)用水平，真正落實科研檔案信息化管理。

四、結(jié)論

從醫(yī)院科研檔案的特點入手，探討目前科研檔案管理在制度、流程和信息化方面的發(fā)展現(xiàn)狀，針對存在的問題提出對策和建議。醫(yī)院科研檔案關(guān)系到最先進和寶貴的醫(yī)療技術(shù)和知識，科研檔案是醫(yī)院無形的財富，醫(yī)院需要加強對科研檔案的管理。科研檔案管理是醫(yī)院檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，醫(yī)院應(yīng)該重視科研檔案管理工作，但由于科研檔案具有形成周期較長、專業(yè)性較高、綜合性較強和保密性較強等特點，使得科研檔案在收集和歸檔中難以齊全，很多重要科研信息沒有及時歸檔，給醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研工作造成不利影響。因此，醫(yī)院應(yīng)通過科研檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，持續(xù)提高科研檔案管理效率和專業(yè)水平。

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作者簡介：楊曉燕（1982—），女，漢族，寧夏銀川人，碩士研究生，中級館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理、人力資源。