關(guān)于醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的探討

摘 要：檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，是醫(yī)院日常管理系統(tǒng)的重點(diǎn)和難點(diǎn)，在為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)、維護(hù)醫(yī)院利益、提高醫(yī)院管理水平方面發(fā)揮著重要作用。醫(yī)院檔案的類型呈現(xiàn)出多樣化的特點(diǎn)，包括人員、科學(xué)研究和醫(yī)療記錄，是醫(yī)院管理不可分割的一部分，是一種對(duì)該醫(yī)院發(fā)展過(guò)程的見(jiàn)證與記錄。在這種情況下，如何做好檔案工作，為科研、教學(xué)以及醫(yī)療等方面提供更多的信息，是醫(yī)院檔案管理人員必須認(rèn)真思考的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；檔案管理；工作創(chuàng)新

隨著我國(guó)衛(wèi)生系統(tǒng)各級(jí)改革的推進(jìn)，醫(yī)院運(yùn)營(yíng)的理念和管理模式發(fā)生了巨大變化。醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院的發(fā)展，記錄了自成立以來(lái)的所有事件，如醫(yī)療活動(dòng)、文化建設(shè)、研究和技術(shù)、患者護(hù)理、教育和教學(xué)。醫(yī)院檔案內(nèi)容豐富，涵蓋廣泛的主題，包括醫(yī)院研究和教學(xué)的知識(shí)庫(kù)等方面。

目前，管理思維僵化問(wèn)題嚴(yán)重影響醫(yī)院檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。信息化建設(shè)和改進(jìn)醫(yī)院檔案管理的速度較慢，許多患者對(duì)醫(yī)院檔案管理服務(wù)模式表示不滿，因此，必須創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理模式，提高醫(yī)院的服務(wù)水平。

一、醫(yī)院檔案管理工作效能提升的意義

1.為醫(yī)務(wù)人員提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)

病歷檔案詳細(xì)記錄了病人住院的整個(gè)過(guò)程，分析了患者的病情，并詳細(xì)記錄了各種醫(yī)療方法和方案，為未來(lái)的患者提供了借鑒。對(duì)于醫(yī)生來(lái)說(shuō)，醫(yī)療檔案具有重要的意義。醫(yī)療信息為醫(yī)生提供了有關(guān)患者整體治療過(guò)程的詳細(xì)信息，并為隨后的康復(fù)提供了辦法。通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)，醫(yī)院可以共享治療信息，多家醫(yī)院可以就同一個(gè)嚴(yán)重的醫(yī)療問(wèn)題展開(kāi)溝通和討論，共同提供更好的解決方案。

2.全面增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

當(dāng)前形勢(shì)下，醫(yī)院需要全面增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極更新服務(wù)理念，樹(shù)立良好的醫(yī)療道德。良好的醫(yī)院檔案管理可以為每一位醫(yī)務(wù)人員建立重要的醫(yī)療行為和道德標(biāo)準(zhǔn)，并在提升其道德標(biāo)準(zhǔn)方面發(fā)揮重要作用。通過(guò)落實(shí)相關(guān)法律法規(guī)和制度，為醫(yī)院檔案管理設(shè)定目標(biāo)，注重規(guī)范和詳細(xì)解釋各種醫(yī)療標(biāo)準(zhǔn)，以增強(qiáng)醫(yī)務(wù)人員的檔案意識(shí)和操作標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院檔案的真實(shí)性和合理性體現(xiàn)了每一位醫(yī)務(wù)人員的職業(yè)道德，為提高醫(yī)院管理水平創(chuàng)造了條件。

3.促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療水平提升和發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要

醫(yī)院檔案不僅在后勤方面發(fā)揮了作用，還是提高醫(yī)院醫(yī)療水平的重要基礎(chǔ)。醫(yī)院醫(yī)療檔案具有極大的開(kāi)發(fā)和使用價(jià)值以及法律效力，為醫(yī)院提供了應(yīng)對(duì)事件或避免風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)依據(jù)。此外，一些醫(yī)院檔案包含醫(yī)生和患者的重要隱私，必須加強(qiáng)檔案安全和隱私保護(hù)。如果醫(yī)院在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中未能保護(hù)好醫(yī)生和患者的隱私，那么不但會(huì)侵害醫(yī)生和患者的合法權(quán)益，同時(shí)還會(huì)為醫(yī)院帶來(lái)不必要的糾紛。

4.有利于推進(jìn)環(huán)保型醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展

紙質(zhì)檔案在醫(yī)院檔案中所占的比例較大，歸檔后占用很大的空間，為了更有效地存儲(chǔ)檔案，醫(yī)院需要在設(shè)備設(shè)施上投入一定的資金。無(wú)紙化辦公室的引入以及信息技術(shù)的廣泛使用，極大地節(jié)省了紙張等資源。同時(shí)，醫(yī)院使用網(wǎng)絡(luò)辦公后，不同科室可以根據(jù)自身特點(diǎn)組織和存儲(chǔ)文件，提高了存儲(chǔ)效率，為醫(yī)院信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)，更有利于醫(yī)院的發(fā)展。

5.提升患者滿意度

有效地提高醫(yī)院檔案管理工作的效能，往往可以有效地提升患者的滿意度。患者的醫(yī)療記錄是詳細(xì)記載患者治療活動(dòng)的重要載體，當(dāng)醫(yī)院能夠準(zhǔn)確、及時(shí)地管理患者的檔案記錄時(shí)，患者往往會(huì)對(duì)診療活動(dòng)更有信心，同時(shí)患者對(duì)醫(yī)院的信任也會(huì)增加。而且提高醫(yī)院檔案管理工作的效能也可為醫(yī)生提供準(zhǔn)確的醫(yī)療信息，使得醫(yī)生更好地了解患者的病史，從而避免誤診和不必要的重復(fù)檢查。

這不僅有助于提高治療效果，還可以減輕患者的身體和經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，提高患者的滿意度。并且通過(guò)做好檔案管理工作，醫(yī)生可以獲取詳細(xì)的患者資料更好地了解患者的健康需求和歷史，從而為患者提供更具有針對(duì)性的醫(yī)療建議和治療方案。這種個(gè)性化醫(yī)療不僅可以提高治療的成功率，還可以讓患者感到醫(yī)生的關(guān)懷，患者在這樣的情況下不但會(huì)更加信任醫(yī)生的治療方案，同時(shí)也可構(gòu)建起良好的醫(yī)患關(guān)系。

二、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1.缺乏清晰完善、與時(shí)俱進(jìn)的醫(yī)院檔案管理工作制度

目前，針對(duì)檔案管理還缺乏清晰完善、與時(shí)俱進(jìn)的制度，如檔案保密規(guī)則和保密方法的制定。由于一些醫(yī)院尚未建立綜合檔案管理機(jī)制，檔案錄入、存儲(chǔ)、更正、訪問(wèn)和利用率較低，特別是在這個(gè)過(guò)程中，由于缺乏對(duì)數(shù)據(jù)防火墻的具體監(jiān)控和配置，導(dǎo)致一些重要消息丟失，甚至導(dǎo)致醫(yī)生和患者的私密信息被泄露。出現(xiàn)此類問(wèn)題后，因?yàn)獒t(yī)院檔案管理人員之間的權(quán)利和責(zé)任不明確，所以容易產(chǎn)生互相推諉的情況。同時(shí)，在現(xiàn)有的醫(yī)院檔案管理工作中，各科室對(duì)檔案管理工作的看法不統(tǒng)一，針對(duì)檔案管理的工作協(xié)作效率低，導(dǎo)致醫(yī)院檔案歸檔延遲、檔案更新速度慢、利用效率低。因此，需要采取更先進(jìn)的措施來(lái)管理醫(yī)院檔案，從制度出發(fā)，從問(wèn)題出發(fā)，從發(fā)展的角度審視問(wèn)題，解決問(wèn)題，最終建立清晰、全面及與時(shí)俱進(jìn)的醫(yī)院檔案管理機(jī)制。

2.醫(yī)院檔案管理方式落后

目前，一些醫(yī)院檔案管理模式受到傳統(tǒng)思維的限制，難以脫離傳統(tǒng)的人工操作模式，導(dǎo)致在日常管理中執(zhí)行不足，問(wèn)題頻發(fā)。事實(shí)上，醫(yī)院檔案管理模式需要不斷改進(jìn)、創(chuàng)新，充分發(fā)揮電子檔案的真正作用，使醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，確保檔案管理的完整性和準(zhǔn)確性，保證醫(yī)院檔案資源的共享和使用不受限制。此外，檔案長(zhǎng)期分散在醫(yī)院各部門，使檔案管理人員在收集、管理和保存上浪費(fèi)了大量的財(cái)力和時(shí)間，嚴(yán)重影響醫(yī)院的發(fā)展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，許多醫(yī)院越來(lái)越重視電子文檔，其不僅可以簡(jiǎn)化管理流程，還可以節(jié)省時(shí)間和空間，并顯著降低管理成本。尤其是電子文檔比紙質(zhì)文檔利用更方便，使許多醫(yī)院努力在短期內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。但是，紙質(zhì)檔案和電子檔案都是檔案管理的組成部分，并且紙質(zhì)文件具有合法性、原創(chuàng)性和有效性等特點(diǎn)，醫(yī)院不能忽視紙質(zhì)文件的管理。

3.安全漏洞頻現(xiàn)

檔案管理信息化建設(shè)使醫(yī)院的檔案管理提高了效率和質(zhì)量，然而，網(wǎng)絡(luò)化管理也為各種病毒創(chuàng)造了機(jī)會(huì)，如果不能及時(shí)修復(fù)漏洞并定期更新后端管理系統(tǒng)，檔案管理信息平臺(tái)將變得混亂，容易遭到黑客攻擊，可能出現(xiàn)檔案信息被盜、丟失的風(fēng)險(xiǎn)，甚至有價(jià)值的醫(yī)學(xué)研究數(shù)據(jù)被篡改，將會(huì)對(duì)醫(yī)院科研數(shù)據(jù)的真實(shí)性構(gòu)成嚴(yán)重的潛在風(fēng)險(xiǎn)。因此，必須確保檔案信息平臺(tái)能夠始終在安全保護(hù)下運(yùn)行，保證醫(yī)院檔案信息的安全。

4.醫(yī)院檔案管理人員的綜合素養(yǎng)較低

隨著我國(guó)衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，各種醫(yī)院檔案數(shù)量迅速增長(zhǎng)，綜合性醫(yī)院的檔案信息極為復(fù)雜，對(duì)醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理提出了前所未有的嚴(yán)格要求。然而，一些普通醫(yī)院的檔案人員沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的檔案管理方面的專業(yè)培訓(xùn)。同時(shí)，醫(yī)院檔案管理人員接受培訓(xùn)的機(jī)會(huì)有限，無(wú)法及時(shí)獲得新的理念和工作方法，他們主要是根據(jù)過(guò)去的管理經(jīng)驗(yàn)，這不僅增加了檔案管理人員的工作量，也影響了醫(yī)院檔案管理工作的順利開(kāi)展。此外，一些檔案管理人員工作態(tài)度消極，思想不正確，產(chǎn)生職業(yè)倦怠感，不能及時(shí)準(zhǔn)確歸檔，造成檔案短缺、管理混亂，不僅削弱了檔案管理質(zhì)量，還影響了醫(yī)院的發(fā)展。

三、新時(shí)代提升醫(yī)院檔案管理工作的有效策略

1.提升檔案管理的信息化與標(biāo)準(zhǔn)化水平

存檔管理的標(biāo)準(zhǔn)化包括索引規(guī)則、分類規(guī)則、文件描述規(guī)則、創(chuàng)建存檔文檔的規(guī)則以及創(chuàng)建文檔的格式和方法。隨著醫(yī)院辦公計(jì)算機(jī)化和信息化程度的不斷提升，傳統(tǒng)的工作觀念和工作方式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的需要，以網(wǎng)絡(luò)化角度看醫(yī)院檔案資源的全面開(kāi)發(fā)與利用至關(guān)重要。醫(yī)院應(yīng)建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，利用先進(jìn)的信息技術(shù)和局域網(wǎng)改進(jìn)檔案信息管理系統(tǒng)，只有檔案管理做到信息化、規(guī)范化開(kāi)展，才能應(yīng)對(duì)新時(shí)代提出的各種挑戰(zhàn)

2.落實(shí)保密工作，提升檔案利用的安全性

檔案的安全使用包括檔案資源所有權(quán)和共享以及檔案信息公開(kāi)性和保密性之間的關(guān)系等幾個(gè)方面。因此，在開(kāi)展檔案保密工作時(shí)，必須優(yōu)化檔案管理，提升檔案利用的安全性。發(fā)送機(jī)密文件時(shí)，檔案管理人員必須仔細(xì)填寫移交表，并由醫(yī)院負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。在查閱相關(guān)機(jī)密檔案時(shí)，應(yīng)特別注意檔案的安全，有關(guān)工作人員必須提出申請(qǐng)，并且只能在權(quán)限范圍內(nèi)查閱相關(guān)檔案信息。如需查閱加密文件，檔案部門可以提供副本，以避免損壞原始文件，使用后必須立即歸還。在退回機(jī)密文件時(shí)，研究人員必須在簽署并輸入退回日期后密封檔案。檔案部門應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定仔細(xì)檢查信封是否密封。如果尚未密封，應(yīng)盡快通知研究人員檢查并記錄在研究報(bào)告中。在使用檔案時(shí)，機(jī)密檔案信息不應(yīng)在互聯(lián)網(wǎng)上存儲(chǔ)和處理。此外，還要特別注意增強(qiáng)醫(yī)務(wù)人員的安全和隱私意識(shí)，構(gòu)建一個(gè)數(shù)據(jù)管理和保護(hù)體系，對(duì)應(yīng)用檔案信息與安全管理之間的聯(lián)系開(kāi)展全面思考，提升醫(yī)院檔案的核心價(jià)值，推動(dòng)了醫(yī)院的健康發(fā)展。

3.加強(qiáng)醫(yī)院檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

醫(yī)院應(yīng)該對(duì)檔案管理人員經(jīng)常展開(kāi)思想教育，讓他們對(duì)檔案管理的范圍和標(biāo)準(zhǔn)有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，并明確規(guī)定檔案管理部門的工作職責(zé)和權(quán)限。對(duì)于不同類型和類別的檔案，工作人員必須確保適當(dāng)分類、及時(shí)控制和妥善保管。作為原始信息的紙質(zhì)檔案應(yīng)按表格、文件和時(shí)間順序編號(hào)；電子檔案信息必須在電子數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中實(shí)行多次比較和驗(yàn)證，然后以表格形式提交并保存。檔案管理人員在工作實(shí)踐中必須不斷獲得管理經(jīng)驗(yàn)并提高工作技能，明確自己的任務(wù)和目標(biāo)，定期接受檔案部門的培訓(xùn)，提高自身的綜合素質(zhì)。

4.完善檔案管理系統(tǒng)和制度

從醫(yī)院的具體情況出發(fā)，進(jìn)一步健全檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理工作。發(fā)展三級(jí)網(wǎng)管模型，應(yīng)用新模式全面更新檔案管理方法。在加強(qiáng)各級(jí)檔案管理的相關(guān)性和效率的同時(shí)，充分利用現(xiàn)代科技，建立知識(shí)型檔案管理體系，不斷完善現(xiàn)有基礎(chǔ)，有效制定相關(guān)醫(yī)院檔案管理制度。同時(shí)，積極建立醫(yī)院檔案在線共享系統(tǒng)，共享醫(yī)院各種檔案信息，最大限度地提高醫(yī)院檔案管理效率。醫(yī)院要不斷擴(kuò)大檔案管理中心，引進(jìn)科學(xué)有效的管理方式，采用多種管理方法，如建立醫(yī)院檔案管理數(shù)字化平臺(tái)，通過(guò)數(shù)字化平臺(tái)減少人工操作，防止檔案數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤，確保醫(yī)院檔案信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，不斷提高檔案管理效率。實(shí)施科學(xué)、現(xiàn)代的醫(yī)院檔案管理方法，全面完善醫(yī)院檔案管理體系和制度，為有效開(kāi)展檔案信息化管理提供助力，進(jìn)一步提高醫(yī)院整體的管理水平。

5.制定數(shù)據(jù)備份與災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃

確保醫(yī)院檔案管理工作的數(shù)據(jù)備份與災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃是提升醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的有效措施，通過(guò)制定數(shù)據(jù)備份與災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃可以確保在面對(duì)數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)故障以及自然災(zāi)害等突發(fā)情況時(shí)醫(yī)療數(shù)據(jù)的完整。醫(yī)院中的醫(yī)療數(shù)據(jù)包含著患者病歷、檢查結(jié)果和治療計(jì)劃等重要信息，對(duì)患者的診療至關(guān)重要。一旦各項(xiàng)重要的醫(yī)療數(shù)據(jù)丟失或無(wú)法使用，將威脅到患者的安全以及影響治療效果。因此，制定科學(xué)的數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃具有重要價(jià)值。在制定數(shù)據(jù)備份與災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃的過(guò)程中需要制定多層次的備份策略，包括定期開(kāi)展本地備份和云備份，確保數(shù)據(jù)的安全和可用性以及通過(guò)采取多層次備份策略可以應(yīng)對(duì)各種故障或數(shù)據(jù)被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，開(kāi)展醫(yī)院檔案管理工作的過(guò)程中，還應(yīng)設(shè)計(jì)災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃用于應(yīng)對(duì)自然災(zāi)害、電力故障以及火災(zāi)等不可預(yù)見(jiàn)的情況。災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃包括數(shù)據(jù)的快速恢復(fù)，設(shè)備替代以及備用數(shù)據(jù)中心的選擇，通過(guò)災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃可以確保在遭遇特殊情況時(shí)醫(yī)院的內(nèi)部記載的關(guān)鍵檔案數(shù)據(jù)均可快速恢復(fù)。而且醫(yī)院在制定數(shù)據(jù)備份與災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃后，不僅需要將計(jì)劃的各項(xiàng)細(xì)節(jié)落實(shí)到位，還需要定期測(cè)試和演練驗(yàn)證計(jì)劃的有效性并找出需要改進(jìn)的地方。在測(cè)試的過(guò)程中也需要模擬不同類型的災(zāi)難情況，以確保計(jì)劃可以在實(shí)際情況下順利執(zhí)行。

６.我們的做法

鄆城縣第二人民醫(yī)院與時(shí)俱進(jìn)，在檔案管理方面加大改革力度，進(jìn)一步完善檔案管理，取得了一些成績(jī)。

醫(yī)院組織認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》，嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家檔案局、衛(wèi)計(jì)委《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》《醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)檔案管理辦法》，并按照省一級(jí)檔案管理的要求，建立健全資料收集、整理與管理體系，在管理理念、管理制度以及檔案服務(wù)等各方面開(kāi)展一系列的創(chuàng)新，積極推進(jìn)和實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。全力做好文書檔案的歸檔和檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)填報(bào)工作。截至目前，鄆城縣第二人民醫(yī)院共整理文書檔案3000余卷（件），財(cái)務(wù)檔案20余卷，病歷檔案800余份。醫(yī)院重視檔案的開(kāi)發(fā)和利用，不僅組織編制《檔案利用效果匯編》《醫(yī)療統(tǒng)計(jì)分析匯編》等系列資料匯編，還向本院及上級(jí)主管部門提供各種信息近百篇，為醫(yī)院管理、決策制定、科研、論文撰寫等提供了大量的信息資料。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理是醫(yī)院管理工作的基本內(nèi)容之一，必須隨著社會(huì)的發(fā)展而改變、創(chuàng)新，不斷提高工作效率。醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)加快提升專業(yè)素質(zhì)，健全檔案管理體系，積極開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)。同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)該結(jié)合實(shí)際發(fā)展水平和要求，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，及時(shí)分析存在的問(wèn)題，采取科學(xué)、合理的措施解決問(wèn)題，全方位推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作穩(wěn)定發(fā)展，努力達(dá)到更加科學(xué)、高效的管理效果，為醫(yī)院的高質(zhì)量發(fā)展注入強(qiáng)勁的力量，為我國(guó)醫(yī)療事業(yè)發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

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作者簡(jiǎn)介：張笑路（1982—），女，漢族，山東菏澤人，本科，館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理。