社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化措施和途徑研究

摘 要：文章針對現(xiàn)階段我國社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題展開詳細(xì)分析，從建立電子檔案、采用云存儲(chǔ)、開發(fā)智能查詢系統(tǒng)和強(qiáng)化信息安全措施幾個(gè)層面入手，對社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化措施和途徑展開系統(tǒng)論述，明確了信息化管理是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)在要求，為進(jìn)一步提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化水平創(chuàng)造良好環(huán)境。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn)；檔案管理；信息化措施；可行性

社會(huì)保險(xiǎn)是一種社會(huì)保障制度，旨在保障勞動(dòng)者在生老病死等方面的基本權(quán)益，為其提供醫(yī)療、養(yǎng)老、失業(yè)、工傷以及生育等方面的保障。社會(huì)保險(xiǎn)制度的核心理念是“共濟(jì)與共擔(dān)”，即通過全體參保人員的共同繳費(fèi)來分擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)和負(fù)擔(dān)，并為參保人員提供必要的保障。目前，我國的社會(huì)保險(xiǎn)制度包括五項(xiàng)基本社會(huì)保險(xiǎn)，即養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)和生育保險(xiǎn)。其中，養(yǎng)老保險(xiǎn)主要是為退休人員提供養(yǎng)老金；醫(yī)療保險(xiǎn)則是為參保人員提供醫(yī)療費(fèi)用報(bào)銷；失業(yè)保險(xiǎn)是為失業(yè)人員提供一定時(shí)間內(nèi)的生活補(bǔ)貼；工傷保險(xiǎn)是因工作事故或職業(yè)病引起的勞動(dòng)者身體受到損害或死亡，而為其提供醫(yī)療、康復(fù)和撫恤等保障；生育保險(xiǎn)則是為女性勞動(dòng)者在生育期間提供一定的生活補(bǔ)貼和醫(yī)療保障。社會(huì)保險(xiǎn)制度是一個(gè)國家的基本制度，對于保障勞動(dòng)者的權(quán)益，促進(jìn)社會(huì)和諧穩(wěn)定具有重要意義。

一、信息化是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)在要求

信息化是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)在要求，能夠提高檔案管理的效率、安全性和智能化程度，推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。信息化提高了檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理存在信息錄入錯(cuò)誤、難以檢索和共享的問題，而信息化可以通過電子檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化數(shù)據(jù)錄入、快速檢索和信息共享，提高了檔案管理的效率和信息的準(zhǔn)確性。信息化增強(qiáng)了檔案管理的安全性和穩(wěn)定性，紙質(zhì)檔案容易受到損毀或丟失的風(fēng)險(xiǎn)，而信息化可以實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和備份，保障檔案的長期保存和安全性。信息化促進(jìn)了檔案管理的智能化和便捷化，通過應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，如人工智能、大數(shù)據(jù)分析等，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化處理和分析，提供更多的決策支持和業(yè)務(wù)服務(wù)。信息化推進(jìn)了檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，在信息化時(shí)代，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都在加速數(shù)字化轉(zhuǎn)型，檔案管理也需要與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)信息化的發(fā)展趨勢。

二、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作中存在的問題

1.社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中檔案管理模式存在的問題

在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式存在容易丟失、難以檢索和占用大量空間的問題，需要人工整理、存儲(chǔ)和保管，容易受到自然災(zāi)害或人為破壞的影響，造成檔案丟失或損壞的風(fēng)險(xiǎn)。由于信息記錄依賴人工操作，存在錄入錯(cuò)誤和遺漏的可能性，不同部門之間的信息共享困難，導(dǎo)致檔案管理過程中存在信息不準(zhǔn)確、重復(fù)錄入和難以共享的問題，導(dǎo)致辦事效率低下、信息傳遞不暢。同時(shí)，紙質(zhì)檔案的長期保存也面臨著困難，如檔案易受損、難以遷移和耗費(fèi)大量空間資源的問題。

2.社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中環(huán)境與基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施存在的問題

在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作中，檔案管理需要一個(gè)安全、干燥、無塵和穩(wěn)定的環(huán)境，確保檔案的安全保存和完整性。然而，有些機(jī)構(gòu)或單位的檔案管理部門可能面臨環(huán)境條件不佳的情況，如濕度過高、溫度波動(dòng)大以及灰塵多等，這些不良的環(huán)境條件可能對檔案保存造成損害，再加上有些單位可能面臨存儲(chǔ)空間有限、存儲(chǔ)設(shè)備設(shè)施老化、安全設(shè)備設(shè)施不完善等問題，導(dǎo)致檔案存儲(chǔ)空間不足，無法有效保護(hù)檔案的安全。

3.社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)管理工作水平問題

在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作中，管理問題包括業(yè)務(wù)流程管理、人員管理和信息化管理等方面，通過建立科學(xué)的業(yè)務(wù)流程管理機(jī)制、加強(qiáng)人員培訓(xùn)和提高信息化水平，可以提升業(yè)務(wù)管理工作的質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的順利開展。比如，不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間缺乏有效的銜接和協(xié)調(diào)，導(dǎo)致信息傳遞不暢、辦事效率低下，需要建立科學(xué)的業(yè)務(wù)流程管理機(jī)制，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)和流程，確保信息能夠及時(shí)傳遞和協(xié)作配合。有些單位可能面臨人員素質(zhì)不高、培訓(xùn)不足的情況，影響業(yè)務(wù)管理的質(zhì)量和效率，需要加強(qiáng)人員培訓(xùn)和素質(zhì)提升，提高員工的專業(yè)知識和技能，確保業(yè)務(wù)管理工作順利落實(shí)。還有些單位的信息化水平較低，缺乏先進(jìn)的信息技術(shù)支持，影響業(yè)務(wù)管理的準(zhǔn)確性，需要加強(qiáng)信息化建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)的信息管理系統(tǒng)和技術(shù)工具，提高信息化管理水平。

4.社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)管理體制不健全問題

在現(xiàn)有的體制下，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置存在重疊和混亂的情況，不同的機(jī)構(gòu)之間職責(zé)劃分不明確，導(dǎo)致在檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)權(quán)責(zé)不清、工作重復(fù)的現(xiàn)象，這種機(jī)構(gòu)設(shè)置的不合理性，使檔案管理工作缺乏統(tǒng)一性和協(xié)調(diào)性，無法形成有效的管理合力。由于缺乏明確的管理職責(zé)劃分，各部門和人員在檔案管理工作中往往容易出現(xiàn)推諉扯皮、敷衍了事的情況。在這種情況下，檔案管理工作很難得到有效推進(jìn)，而且容易出現(xiàn)管理漏洞，給檔案的安全和完整帶來隱患。缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，各地區(qū)、各部門在檔案管理過程中各自為政，采用不同的方法和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案管理工作的不一致性和不規(guī)范性，不僅影響了檔案管理的效率，也給檔案的利用和查詢帶來了不便。針對當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理體制存在的缺陷，亟待進(jìn)行改進(jìn)和完善。通過優(yōu)化管理機(jī)構(gòu)設(shè)置、明確管理職責(zé)、制定統(tǒng)一的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，以及加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)等措施，可以進(jìn)一步提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理水平，確保檔案的安全、完整和高效利用。

三、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化完善途徑

1.建立電子檔案

人力資源和社會(huì)保障局社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心，通過對落實(shí)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理信息化過程中取得的成績展開深入分析，能夠明確建立電子檔案管理系統(tǒng)、統(tǒng)一的編目和分類系統(tǒng)以及數(shù)字化處理紙質(zhì)檔案、制定檔案安全管理政策，并明確電子檔案查詢和服務(wù)平臺的開發(fā)程度與具體步驟，為社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理提供高效、可靠、便捷的解決方案。對此，人力資源和社會(huì)保障局社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心可以建立一個(gè)電子檔案管理系統(tǒng)，用于存儲(chǔ)、管理、查詢社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，系統(tǒng)應(yīng)該具備安全可靠的數(shù)據(jù)庫，并采用合適的加密和權(quán)限控制機(jī)制，確保檔案信息的機(jī)密性和完整性。為了建立電子檔案，該中心需要對檔案數(shù)字化處理，通過掃描紙質(zhì)檔案文件，將其轉(zhuǎn)換為電子文檔的方式，掃描過程應(yīng)確保文件清晰可讀，轉(zhuǎn)換并優(yōu)化文件格式與圖像，提高電子檔案的質(zhì)量和可用性?；跇?biāo)準(zhǔn)的檔案管理原則和規(guī)范，建立一個(gè)統(tǒng)一的檔案編目和分類系統(tǒng)，并按照具體分類標(biāo)準(zhǔn)，組織和歸檔電子檔案，提高檔案的檢索效率，確保檔案的有序管理和長期保存。為了提高電子檔案的安全性和可靠性，該中心應(yīng)制定相應(yīng)的檔案管理政策和措施，包括定期備份檔案數(shù)據(jù)、建立災(zāi)備機(jī)制、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)等，完善檔案保密和訪問權(quán)限管理規(guī)定，確保只有授權(quán)人員可以查閱和修改電子檔案，促進(jìn)電子檔案的利用。同時(shí)，開發(fā)相應(yīng)的電子檔案查詢和服務(wù)平臺，提供在線查詢、申請業(yè)務(wù)辦理和信息反饋等功能，方便參保人員和相關(guān)部門獲取和利用檔案信息。

2.采用云存儲(chǔ)

通過采用云存儲(chǔ)技術(shù)，社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中取得顯著的成效，云存儲(chǔ)為其提供高容量的存儲(chǔ)空間、數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能、靈活的數(shù)據(jù)共享和協(xié)作機(jī)制以及高級別的數(shù)據(jù)安全性和隱私保護(hù)措施，能夠使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理更加高效、安全、便捷，有效提升工作效率和服務(wù)質(zhì)量。對此，該中心可以選擇一個(gè)可信賴的云存儲(chǔ)服務(wù)提供商，并與其建立合作關(guān)系，借助強(qiáng)大的存儲(chǔ)基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施和技術(shù)支持，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性，減輕機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)負(fù)擔(dān)，提供彈性的存儲(chǔ)能力，滿足不斷增長的檔案數(shù)據(jù)需求。在此過程中，該中心應(yīng)該將社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)上傳至云存儲(chǔ)平臺，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)程存儲(chǔ)和備份，云存儲(chǔ)平臺具有高可靠性和可用性，能夠保障檔案數(shù)據(jù)的安全性和持久性。通過提供靈活的數(shù)據(jù)管理和訪問控制機(jī)制，根據(jù)機(jī)構(gòu)的需求設(shè)定權(quán)限，確保只有授權(quán)人員可以訪問和修改檔案數(shù)據(jù)，利用云存儲(chǔ)平臺提供的強(qiáng)大計(jì)算能力和數(shù)據(jù)分析工具，深度挖掘和利用檔案數(shù)據(jù)，如通過數(shù)據(jù)分析和挖掘技術(shù)，發(fā)現(xiàn)潛在的業(yè)務(wù)趨勢和模式，為決策提供有力支持，與其他系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交流，提高檔案管理的效率和協(xié)同性。采用云存儲(chǔ)還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的靈活共享和遠(yuǎn)程訪問，通過合理設(shè)置權(quán)限，授權(quán)人員可以隨時(shí)隨地通過互聯(lián)網(wǎng)訪問和獲取檔案數(shù)據(jù)，無須局限于特定的物理位置，在加快辦事效率的同時(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量，方便參保人員獲取個(gè)人檔案信息和辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。云存儲(chǔ)還能利用數(shù)據(jù)加密、身份驗(yàn)證和防火墻等技術(shù)，確保檔案數(shù)據(jù)不受未經(jīng)授權(quán)信息的訪問和損壞，為社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理提供更加可靠、安全的存儲(chǔ)環(huán)境。

3.開發(fā)智能查詢系統(tǒng)

通過開發(fā)智能查詢系統(tǒng)，社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心能夠?qū)崿F(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的信息化完善。該系統(tǒng)可以利用人工智能和自然語言處理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)智能化搜索和查詢，提供多種查詢方式和界面以及個(gè)性化的查詢推薦和結(jié)果展示功能，并與其他信息系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交互，為用戶提供更全面的服務(wù)和支持。因此，該中心應(yīng)該利用智能查詢系統(tǒng)建立強(qiáng)大的語義分析模型和算法，理解用戶的查詢意圖，準(zhǔn)確提取關(guān)鍵信息，并快速檢索與之相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)。例如，用戶可以通過輸入關(guān)鍵詞、日期范圍，查詢參保人員信息，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)篩選出符合條件的檔案記錄，大大提高查詢的準(zhǔn)確性和效率。借助智能查詢系統(tǒng)可以提供多種查詢方式和界面的功能，滿足不同用戶的需求，支持多種查詢方式，如關(guān)鍵詞搜索、條件篩選和時(shí)間范圍選擇等，讓用戶根據(jù)自身需求選擇最合適的查詢方式，并提供友好的用戶界面，簡化操作流程，使查詢過程更加直觀和便捷。例如，用戶無須專業(yè)的技術(shù)知識，只需可以通過簡單的圖形界面、下拉菜單、語音指令，即可快速查詢并獲取所需檔案信息。另外，根據(jù)用戶的歷史查詢記錄和個(gè)人偏好，智能查詢系統(tǒng)可以自動(dòng)推薦相關(guān)的檔案查詢內(nèi)容，提供個(gè)性化的查詢建議，幫助用戶更快地找到需要的信息，查詢結(jié)果也可以以可視化的方式呈現(xiàn)，如圖表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等，使用戶更直觀地了解檔案信息的關(guān)聯(lián)性和變化趨勢。同時(shí)，將智能查詢系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和交互。社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心可以將智能查詢系統(tǒng)與其他關(guān)聯(lián)系統(tǒng)連接，如人事管理系統(tǒng)、醫(yī)保系統(tǒng)等，確保用戶在查詢社會(huì)保險(xiǎn)檔案時(shí)，還可以獲取相關(guān)的人員信息、醫(yī)療記錄等，提供更全面的服務(wù)和支持。

4.強(qiáng)化信息安全措施

該中心可以通過建立安全策略和政策、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)、引入加密技術(shù)和建立訪問審計(jì)系統(tǒng)以及加強(qiáng)員工安全意識培訓(xùn)等方式，強(qiáng)化信息安全措施。比如，可以制定和實(shí)施一系列的安全策略和政策，明確檔案信息的保護(hù)要求和管理規(guī)范，包括數(shù)據(jù)訪問權(quán)限控制、信息安全意識培訓(xùn)、密碼策略以及安全審計(jì)等方面，確保檔案信息的安全性得到有效保障。在信息化系統(tǒng)中，網(wǎng)絡(luò)安全是防范外部攻擊和數(shù)據(jù)泄露的重要環(huán)節(jié)。社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心應(yīng)采取防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、反病毒軟件等技術(shù)手段，保護(hù)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全。定期開展網(wǎng)絡(luò)安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)修復(fù)漏洞，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定和安全性。通過加密處理檔案數(shù)據(jù)，可以有效防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。采用合適的加密算法和密鑰管理機(jī)制，加密存儲(chǔ)和傳輸檔案信息，確保數(shù)據(jù)的機(jī)密性和完整性。例如，可以使用對稱加密和非對稱加密技術(shù)，保護(hù)關(guān)鍵數(shù)據(jù)，以防止數(shù)據(jù)被泄露和篡改。引入訪問審計(jì)系統(tǒng)可以監(jiān)控檔案管理人員和其他用戶對檔案信息的訪問行為，記錄用戶的登錄日志、操作記錄和數(shù)據(jù)訪問情況，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常行為和安全事件。社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心可以根據(jù)審計(jì)結(jié)果，修復(fù)安全漏洞、處理違規(guī)行為，確保檔案信息的安全性和合規(guī)性，還應(yīng)定期組織員工安全意識培訓(xùn)，提高員工對信息安全的認(rèn)識和重視程度。培訓(xùn)內(nèi)容主要包括安全政策、密碼安全、社會(huì)工程學(xué)攻擊防范等方面。在此基礎(chǔ)上，建立快速響應(yīng)的技術(shù)支持渠道，解決檔案管理信息化過程中出現(xiàn)的問題和困難，可以通過設(shè)立技術(shù)支持熱線或郵箱，指派專門的技術(shù)人員負(fù)責(zé)解答疑問和提供技術(shù)指導(dǎo)，提供在線技術(shù)支持平臺，使用戶能夠隨時(shí)隨地獲取技術(shù)支持和指導(dǎo)。同時(shí)，中心可以定期舉辦經(jīng)驗(yàn)分享會(huì)，確保不同部門和單位之間分享檔案管理信息化的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)不同單位之間互相學(xué)習(xí)、合作，提高整體的信息化水平，使員工具備識別和應(yīng)對安全風(fēng)險(xiǎn)的能力，減少人為因素對檔案信息安全的影響。

四、結(jié)束語

電子化和信息化開展社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)。隨著科技的進(jìn)步，傳統(tǒng)的文件收集方式逐漸被計(jì)算機(jī)辦公軟件所取代，使信息化管理、管理人員專業(yè)化素質(zhì)和管理模式標(biāo)準(zhǔn)化，成為社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的必要要求，實(shí)現(xiàn)“三化”要求的同時(shí)，為進(jìn)一步提高社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案工作質(zhì)量提供全新的思路。

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（作者單位：嘉祥縣人力資源和社會(huì)保障局社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心）

作者簡介：杜曼麗（1975—），女，漢族，山東嘉祥人，本科，副高級職稱，研究方向：檔案管理。