數(shù)字校園時(shí)代數(shù)碼照片檔案資源縱橫融合建設(shè)研究

摘 要：數(shù)碼照片檔案資源是高校重要的電子檔案資源。在數(shù)字校園時(shí)代，數(shù)碼照片檔案資源呈現(xiàn)指數(shù)級(jí)增長(zhǎng)，大量的數(shù)碼照片檔案無法得到歸檔成為檔案部門普遍面臨的問題，數(shù)碼照片檔案資源建設(shè)具有緊迫性。文章從數(shù)字校園時(shí)代數(shù)碼照片檔案資源縱橫融合建設(shè)的角度出發(fā)，改變傳統(tǒng)檔案接收方式方法，主動(dòng)融合業(yè)務(wù)前端，為業(yè)務(wù)部門的主動(dòng)歸檔做好服務(wù)，橫向和各業(yè)務(wù)部門合作，把數(shù)碼照片檔案采集融合其中，探索解決數(shù)字校園時(shí)代數(shù)碼照片檔案資源建設(shè)新思路。

關(guān)鍵詞：數(shù)字校園時(shí)代；數(shù)碼照片檔案資源；縱橫融合

2021年，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提到“加快檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型”“加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案移交接收”。數(shù)碼照片檔案是電子檔案中增長(zhǎng)最快、利用頻率最高和利用最方便的電子檔案。但是，數(shù)碼照片的產(chǎn)生具有分散性、隨機(jī)性和廣泛性的特點(diǎn)，給數(shù)碼照片電子檔案資源收集帶來困難，無固定業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，海量產(chǎn)生不及時(shí)移交可能造成電子檔案資源流失。隨著時(shí)間的推移，海量數(shù)碼照片如不及時(shí)整理移交，后續(xù)照片背景信息也不清楚，容易造成數(shù)碼照片檔案不夠完整甚至丟失的問題。

一、數(shù)碼照片檔案資源建設(shè)存在的問題

隨著高校進(jìn)入數(shù)字校園時(shí)代，數(shù)碼照片（本文特指原創(chuàng)性數(shù)碼照片）呈指數(shù)級(jí)增長(zhǎng)。數(shù)碼照片檔案資源豐富，但由于諸多客觀因素的影響，大量數(shù)碼照片無法歸檔成為普遍存在的問題。

1.主動(dòng)歸檔意識(shí)薄弱

數(shù)碼照片檔案不同文書檔案，它形成于各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，并散落保管在各部門人員手中。同時(shí)，高校部門繁多，各業(yè)務(wù)部門都產(chǎn)生大量的數(shù)碼照片，但是，能夠向檔案部門主動(dòng)移交數(shù)碼照片的只有宣傳部門及各院系所產(chǎn)生的畢業(yè)合影。其他業(yè)務(wù)部門自己產(chǎn)生的數(shù)碼照片往往僅作為臨時(shí)資料保存，還有各種學(xué)術(shù)會(huì)議和學(xué)生校園文化生活等所產(chǎn)生的數(shù)碼照片檔案，目前，基本無主動(dòng)移交的機(jī)制。

2.立卷部門管理規(guī)范欠缺

大多數(shù)高校檔案部門采用部門立卷制，高校各部門對(duì)所屬歸檔范圍的檔案預(yù)立卷后移交檔案部門。對(duì)所屬部門各種團(tuán)體活動(dòng)產(chǎn)生的聲像電子文件一般沒有收集，也無相關(guān)的管理規(guī)范，大多僅作為資料臨時(shí)保存，隨著時(shí)間推移，管理人員變更或設(shè)備設(shè)施更新?lián)Q代，造成該歸檔的聲像電子檔案沒法移交歸檔。

3.網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)照片分散流失

學(xué)校的各種大型活動(dòng)都會(huì)通過照片、直播等相關(guān)網(wǎng)絡(luò)新媒體平臺(tái)分享照片等資料，由于這些照片分享平臺(tái)大多是臨時(shí)性啟用工具，且平臺(tái)有時(shí)間限制，到期后相關(guān)資料自動(dòng)清理，不具備長(zhǎng)期保存功能。比如，深圳大學(xué)麗湖校區(qū)首屆荔枝文化節(jié)活動(dòng)就采用某閃傳App的工具直播，并通過官方某信公眾號(hào)傳播，該項(xiàng)活動(dòng)通過某閃傳App所產(chǎn)生的活動(dòng)數(shù)碼照片達(dá)2115張，這些數(shù)碼照片并未移交檔案部門，數(shù)碼照片檔案在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)分散流失嚴(yán)重。

以上問題，有檔案工作人員歸檔意識(shí)不強(qiáng)，也有管理制度規(guī)范缺失等因素。同時(shí)，由于數(shù)碼照片檔案的特殊性，具有非系統(tǒng)類電子文件的特征，缺少自動(dòng)收集歸檔的工具，因此，這些都是目前高校數(shù)碼照片檔案移交普遍存在的問題。

二、數(shù)碼照片檔案資源建設(shè)研究現(xiàn)狀

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，高校普遍進(jìn)入數(shù)字（智慧）校園時(shí)代，高校檔案館也進(jìn)入數(shù)字（智慧）檔案館時(shí)代，國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)界對(duì)數(shù)碼照片檔案的研究有二十多年歷史，從數(shù)碼照片檔案的研究逐步進(jìn)入數(shù)碼照片檔案資源的研究。根據(jù)數(shù)碼照片檔案資源的特點(diǎn)，數(shù)字照片檔案資源作為高校記錄工程的一部分，成為學(xué)術(shù)界跨界研究的熱點(diǎn)。

近幾年，隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)和攝影攝像技術(shù)的快速發(fā)展及AI技術(shù)的應(yīng)用，數(shù)碼照片檔案資源研究步入快車道。從開始對(duì)數(shù)碼照片檔案資源的研究，逐步進(jìn)入數(shù)碼照片檔案資源收集管理方面，回歸到檔案部門的本職工作。

1.關(guān)注數(shù)碼照片檔案資源本身的研究

比如，很多研究涉及數(shù)碼照片的管理，深入分析管理的現(xiàn)狀和存在的問題，還有部分涉及數(shù)碼照片檔案的保管等方面，保管主要涉及格式等方面的研究。還有部分研究是從高校記錄工程角度深入高校人文數(shù)字領(lǐng)域的。

2.數(shù)碼照片收集問題的研究

隨著移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，數(shù)碼照片產(chǎn)生的形式和途徑也呈現(xiàn)多樣化的特點(diǎn)。對(duì)數(shù)碼照片檔案資源收集工作提出了新的要求，數(shù)碼照片收集還涉及數(shù)碼照片管理的規(guī)章制度和數(shù)碼照片質(zhì)量等，這方面的課題和研究近幾年有不少涉及。部分研究已深入App（小程序）方面，可謂已經(jīng)找到問題的痛點(diǎn)。縱觀以上研究，對(duì)數(shù)碼照片檔案資源本身關(guān)注度高，對(duì)數(shù)碼照片檔案收集、整理工作關(guān)注少。數(shù)碼照片檔案資源收集工作的研究普遍缺乏整體性，大多為被動(dòng)性收集，對(duì)實(shí)際工作指導(dǎo)意義不大。

3.數(shù)碼照片檔案的發(fā)展趨勢(shì)

（1）數(shù)碼照片檔案價(jià)值日益凸顯。在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，數(shù)碼照片檔案資源爆發(fā)式增長(zhǎng)，成為重要的檔案數(shù)字資源。并且，這些電子檔案具有很高的利用價(jià)值和宣傳作用，尤其是高校數(shù)字人文建設(shè)重要資源的同時(shí)，也是高校校史展覽館的核心資源。（2）實(shí)現(xiàn)數(shù)碼照片全流程無紙化管理。改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)照片收集、整理和歸檔方式，使數(shù)碼照片從形成、移交、歸檔、管理以及利用等方面，實(shí)現(xiàn)全生命周期內(nèi)檔案的全程化、專業(yè)化和精細(xì)化管理。（3）實(shí)現(xiàn)數(shù)碼照片即時(shí)移交。目前，全國(guó)高校檔案館（室）都在開展數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，數(shù)字檔案館（室）是數(shù)字檔案資源匯集地，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為檔案館（室）和業(yè)務(wù)部門的重要橋梁，原生電子文件從產(chǎn)生、采集和移交可以通過多途徑、多方式和不受時(shí)空限制，實(shí)現(xiàn)即時(shí)移交。

三、數(shù)碼照片檔案資源縱橫融合建設(shè)

由于高校檔案部門的采集、移交、接收途徑和方式老舊，造成數(shù)碼照片檔案資源不斷流失，因此，探索數(shù)碼照片檔案資源的采集方式具有緊迫性和重要性。目前，檔案部門要改變傳統(tǒng)的檔案接收方式方法，主動(dòng)融合業(yè)務(wù)部門前端，為業(yè)務(wù)部門的主動(dòng)歸檔做好服務(wù)，融合業(yè)務(wù)部門相關(guān)某信公眾號(hào)、某博、網(wǎng)站以及自媒體等的同時(shí)，把數(shù)碼照片檔案采集融合其中，通過某信公眾號(hào)、照片共享平臺(tái)和App（小程序）等方式采集。數(shù)碼照片檔案具有直觀、形象等鮮明特點(diǎn)，是檔案數(shù)字資源中重要且極具特色的組成部分。

1.高校數(shù)碼照片采集途徑多樣化、便捷化模式探索

傳統(tǒng)數(shù)碼照片檔案采集途徑分為：磁介質(zhì)移交、刻錄光盤或者用移動(dòng)硬盤、U盤、共享網(wǎng)絡(luò)磁盤以及網(wǎng)上直接發(fā)送，還有將需提交的數(shù)碼照片分組打包或者文件夾復(fù)制到網(wǎng)絡(luò)共享磁盤等方式。這些方式都叫被動(dòng)式或等待式移交，在這個(gè)過程中都需要移交人員主觀意愿強(qiáng)，且有很強(qiáng)的檔案觀念，在對(duì)檔案知識(shí)了解情況下方可完成移交。對(duì)大多數(shù)人來說，由于檔案相對(duì)比較“神秘”，少有接觸，因此，造成不愿意移交數(shù)碼照片的普遍現(xiàn)象。

高校在信息化建設(shè)中積極推進(jìn)數(shù)字（智慧）校園建設(shè)，檔案部門可以和高校的網(wǎng)站、某博和公眾號(hào)等新媒體對(duì)接信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)采集相關(guān)的數(shù)碼照片。對(duì)接不同業(yè)務(wù)部門的新媒體資源，并實(shí)現(xiàn)數(shù)碼照片檔案的自動(dòng)采集、整理，橫向拓展各學(xué)術(shù)團(tuán)體和個(gè)人的同時(shí)，確保有歸檔價(jià)值的數(shù)碼照片都能及時(shí)自動(dòng)完成采集移交。

2.充分利用某信公眾號(hào)采集數(shù)碼照片檔案

目前，高校檔案部門的某信公眾號(hào)基本實(shí)現(xiàn)了宣傳展覽、信息發(fā)布、業(yè)務(wù)咨詢和業(yè)務(wù)預(yù)約等功能，甚少涉及電子檔案的采集。如今，移動(dòng)終端拍攝是數(shù)碼照片產(chǎn)生的主要方式，同時(shí)，某信公眾號(hào)具有很好的黏性和無須安裝等特點(diǎn)，且某信在高校師生使用過程中具有普及性，某信公眾號(hào)使用操作無門檻，無須客戶任何安裝過程，進(jìn)入某信后自動(dòng)關(guān)聯(lián)。因此，某信公眾號(hào)是高校數(shù)碼照片采集最好的工具載體。

通過某信公眾號(hào)采集數(shù)碼照片如同在朋友圈發(fā)布照片一樣簡(jiǎn)便，用戶進(jìn)入某信公眾號(hào)后，可從本地相冊(cè)中挑選要?dú)w檔的照片，著錄照片基本信息項(xiàng)，包括照片說明、人物、時(shí)間、地點(diǎn)、備注以及拍攝者等。其中，時(shí)間、地點(diǎn)和拍攝者這些信息可以自動(dòng)提取或者默認(rèn)，減少相關(guān)信息的著錄，描述清楚照片內(nèi)容后即可輕松完成預(yù)歸檔。整個(gè)過程類似用戶發(fā)朋友圈，減少因操作過程復(fù)雜、增加用戶負(fù)擔(dān)，而造成不愿意提交照片的現(xiàn)象。某信公眾號(hào)不僅讓高校師生加深和檔案部門之間的聯(lián)系，充分調(diào)動(dòng)師生歸檔積極性，愿意為數(shù)字檔案資源建設(shè)貢獻(xiàn)自己的力量，還加強(qiáng)了檔案部門與師生間的互動(dòng)。

用戶通過某信公眾號(hào)在采集數(shù)碼照片檔案時(shí)，還可以通過所綁定某信ID，隨時(shí)進(jìn)入查看所提交的數(shù)碼照片檔案是否已采用，檔案部門采用之后會(huì)自動(dòng)生成檔號(hào)和檔案移交證明，確保數(shù)碼照片檔案符合來源可靠、程序規(guī)范以及要素合規(guī)的要求。

3.突發(fā)、偶發(fā)事件或集體活動(dòng)數(shù)碼照片檔案直播、采集工具研發(fā)

高校在舉辦各種重要活動(dòng)時(shí)，相關(guān)業(yè)務(wù)部門都會(huì)派專業(yè)人員拍攝記錄，但是，在一些突發(fā)、偶發(fā)事件或者集體活動(dòng)時(shí)，每個(gè)參與者都在拍攝和記錄相關(guān)信息，為確保這些相關(guān)數(shù)碼照片等有價(jià)值的電子文件及時(shí)采集到檔案部門，可通過照片直播工具，實(shí)時(shí)把同一主題下的不同拍攝者所拍的數(shù)碼照片集中采集和歸檔整理。

參與者可以通過照片直播工具把拍攝的相關(guān)照片通過某信公眾號(hào)采集，針對(duì)同一個(gè)主題無須輸錄重復(fù)信息，直接上傳對(duì)應(yīng)內(nèi)容的照片即可。比如，每年的畢業(yè)季，通常以班級(jí)為單位，有專業(yè)的攝影團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)拍攝，也有普通師生之間相互拍攝，記錄學(xué)生畢業(yè)重要時(shí)刻，畢業(yè)合影是最為重要的數(shù)碼照片檔案。目前，僅僅能夠收集到畢業(yè)合影照片，其他數(shù)碼照片存在流失的現(xiàn)狀。通過照片直播工具所收集的大量有創(chuàng)意的照片，是將來校友資源建設(shè)的重要記錄，具有很高的歸檔價(jià)值。但是，照片直播工具都是公共平臺(tái)臨時(shí)性的存放空間，活動(dòng)結(jié)束后，參與師生基本只是下載保存自己相關(guān)的照片，如果不及時(shí)歸檔，平臺(tái)臨時(shí)存儲(chǔ)空間撤銷后，很難重新收集完整相關(guān)的照片。因此，通過直接對(duì)接照片直播平臺(tái)的方式，活動(dòng)結(jié)束后自動(dòng)對(duì)接電子檔案管理平臺(tái)，及時(shí)采集、整理，確保數(shù)碼照片活動(dòng)完整歸檔，極大豐富了數(shù)碼照片檔案數(shù)字資源，為學(xué)校的發(fā)展提供更豐富的檔案數(shù)字資源。

4.非系統(tǒng)類電子文件管理系統(tǒng)數(shù)碼照片檔案模塊建設(shè)

非系統(tǒng)類電子文件相對(duì)系統(tǒng)類電子文件來說，就是非系統(tǒng)類電子文件不是來自信息管理系統(tǒng)或在歸檔時(shí)脫離了信息管理系統(tǒng)，非系統(tǒng)類電子文件一般是通過移動(dòng)介質(zhì)，如U盤或郵箱等移交給檔案部門。但這個(gè)方式不僅效率低，也無法獲取電子文件的實(shí)體元數(shù)據(jù)，更沒法滿足新《檔案法》對(duì)電子檔案來源可靠、程序規(guī)范和要素合規(guī)的要求。數(shù)碼照片檔案屬于重要的非系統(tǒng)類電子文件，數(shù)碼照片檔案在線歸檔問題一直困擾檔案工作人員，而非系統(tǒng)類電子文件管理系統(tǒng)數(shù)碼照片檔案模塊建設(shè)能夠有效地解決這個(gè)問題。

《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》（國(guó)家檔案局16號(hào)令）第七條指出，重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案工作應(yīng)當(dāng)積極運(yùn)用新技術(shù)、新手段，不斷提升信息化管理水平。非系統(tǒng)類電子文件管理系統(tǒng)數(shù)碼照片檔案模塊建設(shè)，解決了數(shù)碼照片檔案在線合規(guī)歸檔問題，為重大活動(dòng)和突發(fā)事件所產(chǎn)生的數(shù)碼照片檔案提供信息化管理工具，提升信息化管理水平。

非系統(tǒng)類電子文件管理系統(tǒng)數(shù)碼照片檔案模塊建設(shè)，是在非系統(tǒng)類電子文件管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上新增的管理模塊，一般分為新聞?lì)悢?shù)碼照片、學(xué)術(shù)活動(dòng)類數(shù)碼照片、畢業(yè)合影類數(shù)碼照片以及校園文化類數(shù)碼照片等，系統(tǒng)分類自動(dòng)賦予數(shù)碼照片檔案分類號(hào)，元數(shù)據(jù)方案參照《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DAT 54-2014）執(zhí)行，大部分元數(shù)據(jù)可以自動(dòng)或半自動(dòng)著錄，用戶通過該模塊在移交數(shù)碼照片檔案時(shí)僅需著錄主題、年份和備注等信息，其他由系統(tǒng)自動(dòng)采集著錄，實(shí)際操作性強(qiáng)，使用效果好。

非系統(tǒng)類電子文件管理系統(tǒng)數(shù)碼照片檔案模塊還嵌套AI人臉識(shí)別技術(shù)，利用AI人臉識(shí)別技術(shù)提取的人臉特征值數(shù)據(jù)庫(kù)，自動(dòng)著錄數(shù)碼照片檔案人物信息，方便數(shù)碼照片檔案自動(dòng)歸集和人物檔案編研工作。

非系統(tǒng)類電子文件管理系統(tǒng)數(shù)碼照片檔案模塊的建設(shè)，為數(shù)字校園時(shí)代數(shù)碼照片檔案管理工作注入新技術(shù)和新理念，為盤活數(shù)碼照片檔案資源，提供切實(shí)科學(xué)的管理和技術(shù)方案，也為人物檔案編研工作提供一種新的技術(shù)和手段，是高校智慧檔案館建設(shè)的重要載體和平臺(tái)，也是高校檔案文化建設(shè)的重要基礎(chǔ)工程。

非系統(tǒng)類電子文件管理系統(tǒng)數(shù)碼照片檔案模塊的建設(shè)，讓數(shù)碼照片檔案從數(shù)字化進(jìn)入數(shù)據(jù)化時(shí)代，在提高數(shù)碼照片檔案管理效率的基礎(chǔ)上，豐富數(shù)字校園時(shí)代的數(shù)碼照片檔案資源，成為高校檔案文化建設(shè)的一道亮麗的風(fēng)景線，在校園文化建設(shè)和校史編研等方面發(fā)揮了重要作用。

為了進(jìn)一步踐行電子檔案“廣收集”的理念，非系統(tǒng)類電子文件管理系統(tǒng)數(shù)碼照片檔案管理模塊部署某信端，在面對(duì)全體師生收集的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步拓展收集范圍，征集所有校友和關(guān)心學(xué)校發(fā)展的廣大社會(huì)人士，用戶可以通過檔案部門官方某信公眾號(hào)移交，用戶不需注冊(cè)和身份驗(yàn)證即可移交數(shù)碼照片檔案，用戶移交完后，可以通過數(shù)碼照片檔案管理模塊某信端讀取的某信ID，查詢所移交的數(shù)碼照片檔案是否已被采用，數(shù)碼照片一旦被檔案部門采用，用戶就可以通過某信端導(dǎo)出由檔案部門簽發(fā)的數(shù)碼照片檔案移交證書，讓校園數(shù)碼照片檔案移交工作更有儀式感。

四、展望

數(shù)字校園時(shí)代，數(shù)碼照片檔案資源縱橫融合建設(shè)研究，對(duì)豐富高校檔案數(shù)字資源具有重要的作用，對(duì)豐富高校的數(shù)字人文研究具有重要意義。數(shù)碼照片檔案資源縱橫融合建設(shè)研究，解決了數(shù)碼照片檔案來源單一的問題，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。隨著數(shù)碼照片檔案收集工具的更新?lián)Q代，收集范圍的深入，在豐富數(shù)碼照片檔案數(shù)字資源的同時(shí)，為高校檔案編研工作提供了豐富的資源，特別是在人物檔案編研方面更具價(jià)值。隨著AI技術(shù)的發(fā)展和人物照片檔案開發(fā)利用研究的深入，豐富的數(shù)碼照片檔案數(shù)字資源，使人物檔案編研工作進(jìn)入了新時(shí)代，數(shù)碼照片檔案資源的價(jià)值日益凸顯。

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（作者單位：深圳大學(xué)檔案館）

基金項(xiàng)目：廣東省檔案局科技項(xiàng)目“數(shù)字校園時(shí)代數(shù)碼照片檔案資源縱橫融合建設(shè)的探討與研究”（項(xiàng)目編號(hào)：YDK-293-2022）。

作者簡(jiǎn)介：羅家靖（1981—），男，漢族，廣東廉江人，碩士研究生，館員，研究方向：高校檔案信息化、高校檔案文化建設(shè)等。