從全電發(fā)票助推高校財務(wù)信息化管理研究

高偉霞

（安陽師范學(xué)院財務(wù)處）

一、引言

2022 年8 月28 日起，全面數(shù)字化電子發(fā)票在全國范圍內(nèi)推行。國家稅務(wù)總局自2021 年12 月1日起在上海、廣東（不含深圳）、內(nèi)蒙開展全面數(shù)字化電子發(fā)票試點(diǎn)工作，經(jīng)過六批推進(jìn)擴(kuò)圍，實(shí)現(xiàn)了36 省市受票全覆蓋。全電發(fā)票是將稅務(wù)發(fā)票向電子化轉(zhuǎn)變，涉及數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)管理等多個環(huán)節(jié)[1]。全電發(fā)票是數(shù)字經(jīng)濟(jì)時代的產(chǎn)物，代表著數(shù)字經(jīng)濟(jì)時代對會計行業(yè)的發(fā)展革新?！稌嫺母锱c發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要》提出要切實(shí)加快會計數(shù)字化轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)會計信息化對單位會計核算流程和管理的全面覆蓋，推動電子會計憑證開具、接收、入賬和歸檔全程數(shù)字化和無紙化。財政部、國家檔案局《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》(財會〔2020〕6 號)中提出，符合檔案管理要求的電子會計檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。

全電發(fā)票簡化了發(fā)票代碼等信息，同時取消了抵扣聯(lián)，全部發(fā)票無聯(lián)次之分，不僅節(jié)省紙質(zhì)發(fā)票費(fèi)用，且使用方便、安全性高、流轉(zhuǎn)性高，極大地方便了發(fā)票的開具方和接收方。作為財務(wù)報銷的基礎(chǔ)原始憑證，全電發(fā)票的推行對實(shí)現(xiàn)財務(wù)報銷全流程電子化及實(shí)現(xiàn)電子檔案管理提供重要支持，也勢必推動高校財務(wù)信息化管理。

二、當(dāng)前高校財務(wù)信息化管理工作現(xiàn)狀

（一）線下審核簽批，網(wǎng)上預(yù)約報賬

高校財務(wù)在經(jīng)過較長時間的現(xiàn)場排隊報賬時期后，進(jìn)入網(wǎng)上預(yù)約階段，報賬人員將打印出來的預(yù)約單與其他原始憑證一起遞交到財務(wù)處或投遞柜，由財務(wù)人員進(jìn)行審核記賬。通過網(wǎng)上預(yù)約模式，減少了報賬人員現(xiàn)場排隊的時間，只需將預(yù)約單遞交財務(wù)即可，財務(wù)人員在審核記賬時發(fā)現(xiàn)問題會另行通知報賬人員，同時也節(jié)省了財務(wù)人員記賬時手工輸入項目、科目、摘要的時間，在一定程度上提高了工作效率。

但現(xiàn)行預(yù)約模式下，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)還需要經(jīng)辦人員在線下多層簽批審核，受時間、空間及人員的限制，過程緩慢，且效率較低，往往導(dǎo)致很多業(yè)務(wù)不能及時完成報銷，造成工作積壓。若遇到退單情況，財務(wù)人員要電話通知報賬人員進(jìn)行解釋，而報賬人員又要進(jìn)行新一輪的重新簽批，浪費(fèi)時間和精力，影響日常教學(xué)和科研工作。

（二）電子發(fā)票管理存在漏洞，增加重復(fù)報銷的風(fēng)險

大部分高校所用的預(yù)約系統(tǒng)都有很多功能模塊，每個模塊分別收費(fèi)，高校根據(jù)業(yè)務(wù)需求定制不同的預(yù)約模塊。前期由于電子發(fā)票未全面推行及受資金投入等因素制約，部分高校并未上線自動校驗查重模塊，在報銷時需要將電子發(fā)票進(jìn)行打印憑真?zhèn)尾轵灲Y(jié)果報銷。在此情況下，電子化發(fā)票僅僅解決了發(fā)票載體問題，沒有從實(shí)質(zhì)上解決報銷全過程的電子化[2]，不僅違背了推行全電發(fā)票的初衷，而且在發(fā)票重復(fù)報銷時，依靠人工審核并不能發(fā)現(xiàn)，電子發(fā)票不僅沒有方便報銷，反而增加了重復(fù)打印報銷的風(fēng)險。

（三）發(fā)票等原始紙質(zhì)單據(jù)多，不能實(shí)現(xiàn)線上業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)

全電發(fā)票雖然已經(jīng)全面推行，但目前仍屬于與紙質(zhì)發(fā)票并行階段，高校報銷單據(jù)中仍然有紙質(zhì)增值稅普通發(fā)票甚至定額發(fā)票。對于只有一張發(fā)票的簡單報銷業(yè)務(wù)，報賬人員報銷時需要提供發(fā)票、發(fā)票查驗結(jié)果、財務(wù)報銷審批表以及預(yù)約單四張紙質(zhì)單據(jù)；如果是差旅業(yè)務(wù)，除了車票和相關(guān)發(fā)票外，即使是已經(jīng)通過OA 系統(tǒng)走過出差審批程序，在財務(wù)報銷時依然需要將電子流程打印出來作為出差報銷手續(xù)，外出參加會議或培訓(xùn)的，還需要附會議或培訓(xùn)通知，單據(jù)越多，整理粘貼越耗費(fèi)時間和精力。

另外，財務(wù)處內(nèi)部科室分工明確、崗位細(xì)化、獨(dú)自開展業(yè)務(wù)，每一筆報銷單據(jù)都要在多個科室、多個崗位、多個人員手中流轉(zhuǎn)，效率低下且流轉(zhuǎn)過程中單據(jù)容易發(fā)生丟失的現(xiàn)象。

（四）“信息孤島”現(xiàn)象仍然存在

目前高校的財務(wù)信息系統(tǒng)仍然是一個“孤島”，財務(wù)系統(tǒng)未能充分融合其他部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)，致使所有數(shù)據(jù)及信息的獲得依然需要通過提供紙質(zhì)材料或人工比對，雖然有些高校實(shí)現(xiàn)了財務(wù)系統(tǒng)與科研系統(tǒng)的對接，但也只是接口的對接，并不能達(dá)到信息化的程度，而資產(chǎn)、人事、教學(xué)、學(xué)生等系統(tǒng)更是相對獨(dú)立，因此在信息提供上存在重復(fù)性，影響工作效率。

（五）會計檔案以紙質(zhì)形式存檔

由于目前的財務(wù)報銷仍然是線下遞交紙質(zhì)手續(xù)，因此決定了會計檔案的保存仍是紙質(zhì)形式，但是紙質(zhì)檔案并不利于整理、保存、查閱與轉(zhuǎn)移，且由于會計檔案保存時間較長，甚至有些是永久保存，隨著時間的推移，檔案數(shù)量會越來越多，占用大量空間與人力保管。即使是現(xiàn)在推行的全電發(fā)票，高校在報銷過程中依然是將發(fā)票打印出來作為報銷依據(jù)并存檔，并不保存電子檔案。

（六）信息化人才缺失

目前高校財務(wù)人才隊伍多是財會專業(yè)人員，雖然有些高校配有計算機(jī)專業(yè)的信息管理員，但信息管理員往往是有自己專門負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)，只是兼職財務(wù)信息系統(tǒng)管理，對于財務(wù)系統(tǒng)信息管理投入精力相對較少，往往只是負(fù)責(zé)簡單的日常系統(tǒng)操作與維護(hù)，而具體財務(wù)信息需求方面，主要還是依靠軟件公司協(xié)助解決，受時間、地點(diǎn)限制。而另一方面，財務(wù)人員專注于本職工作，且因?qū)I(yè)壁壘，對于信息系統(tǒng)的研究較少，尤其對于系統(tǒng)內(nèi)部之間的邏輯關(guān)系、觸發(fā)規(guī)則缺乏了解。

三、高校財務(wù)信息化管理的長遠(yuǎn)規(guī)劃

高校財務(wù)信息化是一項長期工作，不能一蹴而就，可以以全電發(fā)票的推行為起點(diǎn)分步驟有計劃的實(shí)施。

（一）大力推行全電發(fā)票的使用

電子發(fā)票是互聯(lián)網(wǎng)時代信息化的產(chǎn)物，它的開具、存儲、管理和使用等都通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)，將開具人與使用人之間的接觸降到最低，助力實(shí)現(xiàn)財務(wù)證據(jù)鏈網(wǎng)上流轉(zhuǎn)。對于受票方來說，電子發(fā)票服務(wù)平臺的稅務(wù)數(shù)字賬戶將自動歸集接收到的全電發(fā)票數(shù)據(jù)，支持受票方對全電發(fā)票進(jìn)行查詢、下載、打印，并依托于內(nèi)部系統(tǒng)電子發(fā)票服務(wù)平臺的集成，幫助企業(yè)從稅務(wù)數(shù)字賬戶中自動獲取全量的發(fā)票結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)[3]。鑒于此，高校應(yīng)大力推行電子發(fā)票在財務(wù)報銷中的使用，通過以財務(wù)為核心的智能財務(wù)服務(wù)平臺，自動審核電子發(fā)票的真?zhèn)危⒔Y(jié)合區(qū)塊鏈技術(shù)不可篡改的特點(diǎn)，解決電子發(fā)票的重復(fù)報銷、數(shù)據(jù)安全問題。以此改進(jìn)報銷電子發(fā)票仍然需要打印，并由報銷人送往財務(wù)處的財務(wù)報銷環(huán)節(jié)。財務(wù)處制單人員可以從校內(nèi)智能財務(wù)服務(wù)平臺直接提取出電子發(fā)票報銷的相關(guān)信息，同時打印出電子發(fā)票的紙質(zhì)版，避免因報銷人無法遞交手續(xù)導(dǎo)致遲遲不能報銷的事情發(fā)生。當(dāng)前高校財務(wù)信息化改革要把區(qū)塊鏈電子發(fā)票的應(yīng)用作為重點(diǎn)來關(guān)注，在現(xiàn)有的財務(wù)服務(wù)平臺上引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)，優(yōu)化原有的報銷流程和環(huán)節(jié)，改變財務(wù)業(yè)務(wù)辦理模式。區(qū)塊鏈電子發(fā)票不僅可以解決高校內(nèi)部電子發(fā)票的重復(fù)報銷現(xiàn)象，還可以同時避免電子發(fā)票在不同單位間重復(fù)報銷的問題，更對簡化高校報銷環(huán)節(jié)、提高報銷效率、保障數(shù)據(jù)安全具有重要意義。

（二）實(shí)行網(wǎng)上簽批，建立財務(wù)業(yè)務(wù)辦理的“零接觸”模式

業(yè)務(wù)模式的轉(zhuǎn)變要依托智能財務(wù)服務(wù)平臺的建設(shè)，更要有獨(dú)立的證據(jù)鏈管理的理念，使財務(wù)證據(jù)鏈及流程從源頭管理和控制，形成完善的財務(wù)證據(jù)庫，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)合規(guī)。同時要建立以業(yè)務(wù)事項為證據(jù)鏈管理的服務(wù)架構(gòu)，將財務(wù)相關(guān)服務(wù)全部以業(yè)務(wù)事項編成證據(jù)鏈，視業(yè)務(wù)辦理為“一條生產(chǎn)線”來完成相應(yīng)的流程，把線下服務(wù)遷移到線上，實(shí)現(xiàn)財務(wù)服務(wù)事項的應(yīng)辦盡辦，做到“信息在網(wǎng)上，手續(xù)在財務(wù)”的辦理模式。

財務(wù)證據(jù)鏈可細(xì)分為資料來源提供、個人報銷智能填報、填報信息智能提醒、填報信息智能審核、網(wǎng)上銀行支付以及填報信息智能稽核六部分。其中資料來源提供是啟動流程的源頭，發(fā)票又是源頭的支撐。在這個部分，高校財務(wù)要在現(xiàn)有的平臺和技術(shù)上，結(jié)合稅務(wù)部門和財務(wù)軟件商，引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)，利用區(qū)塊鏈電子發(fā)票的不可篡改性、安全可靠性和全流程可追溯性等特征，實(shí)現(xiàn)區(qū)塊鏈電子發(fā)票與高校財務(wù)業(yè)務(wù)管控的融合；同時對接校內(nèi)OA 系統(tǒng)，完善網(wǎng)上財務(wù)簽批功能，線上簽批步驟自動流轉(zhuǎn)，過程清晰可見。這兩項功能的加入，可以實(shí)現(xiàn)原始票據(jù)采集的“零接觸”、審簽手續(xù)的“零接觸”和投遞環(huán)節(jié)的“零接觸”，財務(wù)人員只需在財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)打印相關(guān)手續(xù)作為原始憑證即可。教職工財務(wù)報銷手續(xù)也能真正實(shí)現(xiàn)“零投遞”，財務(wù)處逐步實(shí)現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)網(wǎng)上辦理，從容應(yīng)對各種突發(fā)風(fēng)險。

（三）加快建設(shè)以財務(wù)為核心的智能財務(wù)服務(wù)平臺

高校要以全電發(fā)票的推行為契機(jī)，加快建設(shè)“智慧校園”“智能財務(wù)”的步伐。重新審視當(dāng)前的財務(wù)信息化建設(shè)狀況，積極推進(jìn)以財務(wù)為核心的智能財務(wù)服務(wù)平臺的建設(shè)，延伸財務(wù)的服務(wù)功能，打破傳統(tǒng)財務(wù)管控模式在空間、時間的約束，全面提升財務(wù)信息化水平。

目前高校大多已建立了基于互聯(lián)網(wǎng)的財務(wù)報銷系統(tǒng)，財務(wù)處應(yīng)提早擬定網(wǎng)上財務(wù)業(yè)務(wù)實(shí)施方案，交付當(dāng)前在用的財務(wù)系統(tǒng)軟件商，對現(xiàn)有的系統(tǒng)進(jìn)行升級改造，引進(jìn)新技術(shù)、新功能優(yōu)化原有的業(yè)務(wù)流程，這種方式可大大節(jié)約時間成本和系統(tǒng)適應(yīng)成本。同時加快建設(shè)以財務(wù)為核心的智能財務(wù)服務(wù)平臺，平臺縱向要覆蓋到校領(lǐng)導(dǎo)、管理部門負(fù)責(zé)人、教職工和學(xué)生；橫向要整合人事信息、科研信息、資產(chǎn)信息、采購信息、學(xué)生信息、教學(xué)信息等。財務(wù)處首先要主動與校內(nèi)相關(guān)業(yè)務(wù)歸口部門協(xié)調(diào)，將其業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對接。高校人事系統(tǒng)、教學(xué)系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)、學(xué)籍系統(tǒng)、基建系統(tǒng)、合同系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)融入智能財務(wù)服務(wù)平臺，通過平臺完成財務(wù)需要的相關(guān)憑據(jù)資料的收集、交換及對接；其次要改進(jìn)智能財務(wù)服務(wù)平臺中的財務(wù)流程，加入更多的網(wǎng)上自動識別功能、智能審核功能、智能提醒功能、智能稽核功能，逐步建立起財務(wù)業(yè)務(wù)辦理“零接觸”“不跑一次路”的服務(wù)模式。

（四）完善會計電子檔案管理

根據(jù)2020 年新修訂的《會計檔案管理辦法》第七條、第八條規(guī)定要求，高校應(yīng)加快建立本單位的電子檔案管理辦法，盡快利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段來規(guī)范管理會計檔案，將原來基本上都是使用會計紙質(zhì)存檔管理轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一使用會計電子檔案進(jìn)行存檔管理?！蛾P(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》(財會〔2020〕6 號)中提出滿足條件的單位可以僅使用電子會計憑證進(jìn)行報銷入賬歸檔，不再另以紙質(zhì)形式保存。

（五）財務(wù)復(fù)合型人才的儲備

高校財務(wù)工作由于信息技術(shù)能力的局限，致使財務(wù)業(yè)務(wù)的服務(wù)范圍、工作效率受到較大影響。反思高校財務(wù)人員隊伍的專業(yè)結(jié)構(gòu)，財經(jīng)專業(yè)人員占據(jù)大半片天，懂計算機(jī)專業(yè)知識的人員缺失。因此要充分考慮信息技術(shù)領(lǐng)域人員的引進(jìn)，以及加快對自身隊伍中財務(wù)知識扎實(shí)、學(xué)習(xí)領(lǐng)悟力強(qiáng)，經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)后能成為財務(wù)復(fù)合型人才的儲備。只有高校財務(wù)基礎(chǔ)人才的能力提升了，才能應(yīng)對財務(wù)信息化建設(shè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

四、結(jié)論

提高財務(wù)信息化水平是提高高校財務(wù)服務(wù)質(zhì)量與管理水平以及落實(shí)放、管、服政策的重要途經(jīng)，全電發(fā)票的全面推行為高校財務(wù)管理信息化建設(shè)提供了良好的契機(jī)，高校財務(wù)人員在做好全面了解、學(xué)習(xí)全電發(fā)票知識的基礎(chǔ)上，要進(jìn)一步思考高校財務(wù)信息化管理，轉(zhuǎn)變思維模式，建立健全高校財務(wù)管控的長效機(jī)制；同時，通過財務(wù)信息化建設(shè)，使財務(wù)人員投入更多的精力到財務(wù)管理上來，從容應(yīng)對、防范財務(wù)風(fēng)險，有效推進(jìn)高校事業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。